【摘 要】隨著項目管理在各行各業(yè)中的廣泛應用,圖書出版項目管理已經(jīng)成為我國出版界新的研究熱點。文章從項目管理理論出發(fā),結(jié)合圖書出版實際,闡述了圖書項目經(jīng)理的地位、作用和職責,以及其應具備的意識,并從項目團隊建設的必要性、打造項目團隊的關鍵要素、作為團隊中心的項目經(jīng)理應具備的能力三個方面分析了如何以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊。這為更好地滿足圖書市場需求,突破傳統(tǒng)的出版模式,建立出版社內(nèi)部管理新模式提供了借鑒。
【關 鍵 詞】項目管理;圖書出版;項目經(jīng)理;圖書項目團隊
【作者單位】 申永剛,機械工業(yè)出版社。
【中圖分類號】G231 【文獻標識碼】A
當下,圖書出版項目化是出版業(yè)的一個大趨勢,但由于業(yè)內(nèi)很多人對項目管理的認識過于簡單,限制了其在出版行業(yè)的應用。實施項目管理,出版社可根據(jù)出版項目的需要,配備相應的編輯人員和管理人員。出版工作涉及編輯策劃、文字加工、印制裝幀、營銷銷售等多個環(huán)節(jié),有效的分工、專業(yè)人員的協(xié)作會使出版工作事半功倍。在圖書出版過程中應用項目管理具有很多優(yōu)勢,一方面項目小組會吸納各方面專才,組成團隊,彌補個體在某些環(huán)節(jié)上管理經(jīng)驗或業(yè)務知識的欠缺,為各類人才提供施展才華的廣闊舞臺;另一方面,項目管理是一個人人參與、互相學習的過程,項目組成員可以通過互相學習獲得成長,積累營銷、策劃、編輯等實踐經(jīng)驗。筆者認為,出版社采取項目管理模式是大勢所趨,而如何以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊更是值得探討。
一、什么是圖書項目經(jīng)理
一個項目的流程一般包括啟動、計劃、執(zhí)行、控制、結(jié)束和評估等環(huán)節(jié)。項目管理的內(nèi)容則包括成本管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、質(zhì)量管理、集成管理、時間管理、采購管理和范圍管理等。項目經(jīng)理對項目負責,不僅要有豐富的知識,而且要有較強的項目管理能力。在出版社的日常經(jīng)營活動中,圖書項目經(jīng)理往往由優(yōu)秀的策劃編輯擔任。
1. 圖書項目經(jīng)理的地位和作用
圖書項目經(jīng)理是圖書出版項目組的核心人員,既是圖書出版項目的負責人,也是組織者,對出版過程的所有環(huán)節(jié)負責。圖書項目經(jīng)理一方面代表出版社的利益,要從大局出發(fā),組織實施圖書項目,力爭給出版社創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值和社會價值;另一方面,其也代表了所在圖書出版項目組的利益。圖書項目經(jīng)理受出版社委托對項目整個過程負責,從選題立項開始就被授予充分的權利,在項目通過審批后負責執(zhí)行,在圖書發(fā)行后授權結(jié)束。在這個過程中,圖書項目經(jīng)理要全程負責組織協(xié)調(diào)工作,在市場調(diào)研的基礎上提出圖書項目計劃,在項目實施過程中對成本、信息、目標、質(zhì)量等進行專業(yè)管理。從整個管理過程看,圖書項目經(jīng)理具有不可取代的作用。
圖書項目經(jīng)理要對出版社、項目組成員和讀者三方負責,同時,要培養(yǎng)服務大局觀,站在為出版社服務的角度開展項目合作,對項目進行協(xié)調(diào)、監(jiān)督和控制。圖書項目經(jīng)理應積極落實國家的出版方針政策,恪守企業(yè)內(nèi)部的各項規(guī)章制度;應接受出版社的考核和監(jiān)督,定期向出版社領導和相關部門匯報工作;應積極上報項目組成員在項目運作過程中遇到的困難、問題,并主動想辦法解決;應充分發(fā)揮契約精神,按照出版合同規(guī)定負責圖書出版的全過程,主動搜集各方面的意見,生產(chǎn)高質(zhì)量的圖書產(chǎn)品服務讀者。
2. 圖書項目經(jīng)理的職責
圖書項目經(jīng)理的工作要與其崗位相匹配,在其位謀其政,其具體職責包括以下方面。
(1)決策。主要包括財務安排、選題策劃、人事任免等決策。財務安排包括分配圖書出版項目資金,制定資金的流出和流入計劃,購買工具、辦公用品,采購生產(chǎn)資料等。選題策劃包括選定圖書項目策劃方向、內(nèi)容、結(jié)構(gòu),定位讀者,尋找作者等。人事任免包括項目組成員的選擇、解聘等。
(2)控制。主要體現(xiàn)在對制度和生產(chǎn)的控制上。項目運轉(zhuǎn)需要相應的制度做支撐,為項目組成員開展工作提供依據(jù)。制度控制可從兩個層面解析。宏觀上,圖書項目的實施要符合國家的方針政策,出版活動要依照管理規(guī)范開展;微觀上,項目組成員不能破壞出版社的規(guī)章制度。生產(chǎn)控制有三個原則——事前策劃、事中監(jiān)督、事后檢查。圖書項目經(jīng)理一方面可以采取全面的質(zhì)量管理方法,實施科學控制,有效提高生產(chǎn)質(zhì)量;另一方面可以通過建立溝通渠道,增加成員之間的溝通交流來保證項目優(yōu)質(zhì)、高效地完成。
(3)組織。組織是為了更好地完成工作。項目經(jīng)理對組織分工做出安排,決定哪些工作可以外包完成,哪些工作可以內(nèi)部消化。項目經(jīng)理一方面要最大限度利用組織中的出版資源,實現(xiàn)產(chǎn)出最優(yōu)化;另一方面要對圖書出版過程涉及的各項活動做出合理安排。
(4)協(xié)調(diào)。主要是協(xié)調(diào)項目組內(nèi)部、項目組與出版社之間的關系,如各工序的安排、職能部門之間的分工等。項目經(jīng)理要合理安排生產(chǎn)周期,有效地分配成本費用,以實現(xiàn)項目效益最大化,并消除各環(huán)節(jié)之間的矛盾。
(5)制定規(guī)章制度,管理項目文檔。為了保證項目順利實施,在項目實施前或?qū)嵤┻^程中,項目經(jīng)理要制定完善的項目管理制度,指導和規(guī)范項目組成員的行為,讓他們的工作有規(guī)章可依。此外,一個項目結(jié)束后,項目經(jīng)理要做好總結(jié)工作,整理和保存項目的相關文檔,為下次立項提供參考。項目文檔包括項目介紹、分解任務、各崗位工作描述、人力資源匯總圖等。
3. 圖書項目經(jīng)理應具備的意識
(1)整體意識。圖書出版首先要進行市場調(diào)研,其次是選題策劃、組稿、編輯加工、印制,再次是上市銷售,最后是退市核算。這些環(huán)節(jié)形成一個有機整體。項目經(jīng)理在市場調(diào)研階段就要考慮市場營銷的問題,比如封面、版式設計與圖書的內(nèi)容是否匹配,外包裝要精裝還是平裝,如何定價才能提高銷量,怎樣打動目標讀者,宣傳促銷的方式等。項目經(jīng)理要認識到任何一個環(huán)節(jié)都不是獨立存在的,考慮這些環(huán)節(jié)的解決方案時要考慮項目整體,要在項目的約束條件和目標框架下解決問題。
(2)規(guī)劃意識。周密的規(guī)劃是保證項目具有可控性的基礎。古語有云,“凡事預則立,不預則廢”,一本圖書在市場上受到認可,暢銷、常銷,不是單個環(huán)節(jié)左右的結(jié)果,從選題策劃、編輯加工到印刷、宣傳,再到鋪貨,各個環(huán)節(jié)通力合作、運作順暢才有可能實現(xiàn)最終目標。因此,項目管理者要有規(guī)劃意識,周密分析各環(huán)節(jié)存在的風險,與團隊成員一起制訂有效的風險解決方案,讓項目始終處于可控狀態(tài)。
(3)成本意識。成本是企業(yè)經(jīng)營所需付出的經(jīng)濟價值,它不但給企業(yè)經(jīng)營帶來直接風險,還關系到企業(yè)的最終效益。圖書出版的各環(huán)節(jié)會產(chǎn)生很多成本,比如市場調(diào)研費用、稿費、排版設計費、紙張費、營銷費等。在收益不能完全掌控的情況下,成本控制顯得尤為重要。項目經(jīng)理要對各環(huán)節(jié)的成本支出進行預測并制訂合理的計劃,有效實施控制,沒有有效的成本管理,就無法獲得理想的收益。
(4)質(zhì)量意識。圖書質(zhì)量包括印刷裝訂質(zhì)量、編輯校對質(zhì)量、圖書內(nèi)容質(zhì)量等。圖書沒有好的質(zhì)量,就難以產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益。項目管理者要具備質(zhì)量意識,要通過打造高質(zhì)量的產(chǎn)品實現(xiàn)預期的項目目標。
(5)溝通意識。在圖書出版項目中,項目經(jīng)理負責整個項目的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制和評價。在圖書生產(chǎn)和銷售的過程中有很多復雜的交互關系,比如項目組和作者、排版人員、校對人員、美術設計人員、印刷廠之間的關系,這些關系都需要協(xié)調(diào),因此要求項目經(jīng)理具有很強的溝通能力,能與各方面進行有效協(xié)調(diào),保證項目的順暢運行。
二、以項目經(jīng)理為中心打造圖書項目團隊
出版社不僅需要項目經(jīng)理,更需要組建以項目經(jīng)理為中心的項目團隊,只有這樣,才能有效實施項目管理。
1.組建項目團隊的必要性
第一,出版行業(yè)激烈競爭的影響。目前,國內(nèi)圖書市場環(huán)境復雜,國外出版力量涌入、民營書業(yè)崛起、讀者需求多樣化、新媒體沖擊等情況促使出版社優(yōu)化內(nèi)部管理模式,管控項目進度,充分開發(fā)現(xiàn)有資源,采用節(jié)約時間成本的方法,以應對市場不斷變化的需求,提高出版效率,進而提升自身競爭力。組建以項目經(jīng)理為中心的項目團隊,可以改變出版社長期以來的事業(yè)單位管理模式,打破其內(nèi)部的溝通壁壘,由項目團隊來協(xié)調(diào)各部門力量,更好地進行成本控制、時間管理和溝通管理,進而生產(chǎn)出符合市場導向和讀者需求的高品質(zhì)圖書。
第二,現(xiàn)代出版業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著新媒體、互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,現(xiàn)代出版業(yè)發(fā)生了結(jié)構(gòu)性變化,圖書出版不再以單一的紙媒形式出現(xiàn),圖書出版+新媒體的形式成為出版業(yè)新的發(fā)展趨勢。從內(nèi)容上看,現(xiàn)代出版業(yè)不僅開發(fā)了圖書出版領域的內(nèi)容資源,還延伸到相關的教育和培訓等領域。
在復雜的現(xiàn)代出版環(huán)境下,如何運作大型的圖書項目,如何以市場為導向有效協(xié)調(diào)各個工種,實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置?出版社可以組建項目團隊。項目經(jīng)理根據(jù)項目的需要從各職能部門選取專門的業(yè)務人員,組成圖書項目團隊,這個團隊為了完成共同的目標一起努力。在這個項目團隊中,項目經(jīng)理是總負責人,對項目的進度負責,管理和控制項目周期,合理配置資源,最終帶領團隊實現(xiàn)項目目標。這種組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)扁平化特征,其有很多優(yōu)勢,如消除部門之間的矛盾、節(jié)約執(zhí)行成本、使橫向各部門之間的溝通更加順暢、提高資源利用效率等。項目組成員在相同的利益驅(qū)動下協(xié)同作戰(zhàn),為達成最終目標而努力。
2.打造項目團隊的關鍵要素
打造項目團隊的關鍵要素有以下幾點。
第一,轉(zhuǎn)變觀念。構(gòu)建圖書項目團隊,轉(zhuǎn)變項目組成員的觀念非常重要。首先,要增強項目組成員的項目參與意識,增強其責任感。其次,團隊應該有一個既定的目標,為團隊成員指明工作方向。這個目標還可以具體分解到各個團隊成員的身上,促使他們朝這個目標努力奮斗。
第二,協(xié)作意識。項目組成員是從各個職能部門抽調(diào)的專業(yè)人員,在項目經(jīng)理的領導下,為了完成共同的項目目標而努力。信息時代,商業(yè)競爭日益激烈,項目組成員要意識到,孤軍作戰(zhàn)是沒有前途的,團隊協(xié)作精神才是應對競爭的法寶。因此,項目組成員要學會跨部門合作,掌握有效的溝通技巧,與他人共同成長,樹立責任心,做事不推脫,提高工作效率。
第三,專業(yè)技能。項目小組成員應練好專業(yè)基本功,在專業(yè)深度上下功夫,利用專業(yè)技能把每一件事做好、做到位,提高自身的競爭力。
第四,成為復合型出版人才。項目管理制使得傳統(tǒng)的編輯負責制的壁壘被打破,項目組成員之間可以取長補短,相互促進。負責不同工作的人員,可以在這個過程中加強自身對出版全流程的認識,學習和掌握出版各環(huán)節(jié)所需要的知識和技能,進而成為一個復合型的出版人才。項目組成員應明白出版流程中涉及的選題、編輯、加工、生產(chǎn)、營銷等工作只是基礎,面對圖書市場復雜多變的形勢,應該主動學習數(shù)字出版方面的知識,以勝任未來多元化的復合型出版工作。
3.作為團隊中心的項目經(jīng)理應具備的能力
第一,項目管理能力是項目經(jīng)理的必備技能。項目經(jīng)理是整個圖書出版項目的首要負責人,大到編輯加工,小到通讀稿件、審查核片,都必須做到頭腦清晰、心中有數(shù),才能有效開展各項工作。因此,項目經(jīng)理要不斷學習管理理論,提升管理素養(yǎng),增強綜合能力,比如業(yè)務能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力、執(zhí)行能力等,才能做好項目團隊的掌舵人。
第二,制定和執(zhí)行項目管理流程的能力。圖書出版工作是一項規(guī)范性的工作,圖書出版項目運行過程中一切活動都是相互聯(lián)系的,且有一定的先后順序,后面的環(huán)節(jié)是在前面環(huán)節(jié)的基礎上進行的,這些活動環(huán)環(huán)相扣,不可缺少也不能顛倒,它們共同構(gòu)成一個整體。因此,實施圖書出版項目管理必須制定科學規(guī)范的項目管理流程,并嚴格執(zhí)行,才能有效加強對業(yè)務流程的管理和監(jiān)控。
第三,執(zhí)行過程的監(jiān)控能力和執(zhí)行結(jié)果的評估能力。對項目管理執(zhí)行過程的監(jiān)控和對執(zhí)行結(jié)果的評估,是提高圖書出版項目質(zhì)量的保障。一方面,監(jiān)控是對執(zhí)行過程的檢驗,評估是對執(zhí)行結(jié)果的反饋,兩者相輔相成;只注重執(zhí)行過程而不重視結(jié)果反饋,那么執(zhí)行方法是否有效無法判斷。另一方面,評估可能會給出版社帶來新的啟發(fā),進而促使其在細分市場中發(fā)掘新的圖書出版系列。出版項目執(zhí)行過程的監(jiān)控效果受前期論證影響很大,沒有前期論證樹立的明確目標,對項目執(zhí)行過程的監(jiān)控將無的放矢,很難取得好的效果。對執(zhí)行過程進行有效監(jiān)控,理性分析和評估執(zhí)行結(jié)果,找到項目的成功經(jīng)驗與失敗教訓,能促使項目經(jīng)理提高項目管理質(zhì)量。
第四,項目溝通能力。在項目管理的過程中,項目經(jīng)理必須高度重視溝通的作用,通過溝通了解項目進程,發(fā)現(xiàn)存在的問題,并針對問題采取有效的應對措施。項目經(jīng)理同時要意識到,與項目組成員的溝通可起到有效的激勵作用,讓他們認識到自己的主人翁地位,從而全身心地投入項目。在項目的內(nèi)部,成員與成員之間、部門與部門之間,上下級之間都涉及溝通的問題,只有溝通渠道暢通無阻,項目才能順利開展。
第五,協(xié)調(diào)項目管理制度與出版社其他制度的能力。圖書出版項目涉及多個環(huán)節(jié)、多個部門,以及許多系統(tǒng)性的工作。因此,項目經(jīng)理需要協(xié)調(diào)項目管理制度與出版社現(xiàn)行其他制度的契合性,一方面將項目管理的方法與出版社現(xiàn)狀進行匹配,另一方面建議出版社領導合理升級原有管理制度,為新模式、新方法的實施提供良好的配合機制。
現(xiàn)代出版業(yè)涉及多個領域,除了紙質(zhì)圖書的出版,還有數(shù)字出版、衍生品開發(fā)、影視、教育培訓等。由于現(xiàn)代出版業(yè)的復雜性和多元化,組建項目團隊是大勢所趨。以項目經(jīng)理為中心打造項目團隊,可有效整合資源,處理涉及多部門、多線程的任務,生產(chǎn)出符合市場導向和讀者需求的高質(zhì)量產(chǎn)品。這種矩陣型組織結(jié)構(gòu)更加扁平化,相比傳統(tǒng)職能型組織結(jié)構(gòu)有很多優(yōu)點,如消除部門間的矛盾,節(jié)約執(zhí)行成本,使橫向各部門之間的溝通更加順暢,提高資源利用效率等。由各個職能部門成員組成的項目團隊,給項目組成員制定了共同的目標,大家在相同的利益驅(qū)動下協(xié)同作戰(zhàn),合理分配圖書出版所需的各種資源,最終達成項目目標。而且在項目運作中,團隊成員可以快速成長,獲得扎實的業(yè)務技能與知識、較強的溝通能力、團隊合作和組織策劃能力,最終實現(xiàn)出版社人力資源的合理配置。
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