葉敏瑤

摘 要：作為事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案管理不僅真實(shí)地記錄著各種方針決策、管理辦法形成過程，同時(shí)推動(dòng)著事業(yè)單位行政管理的發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，發(fā)揮文書檔案的作用和優(yōu)勢，對(duì)于提高工作效率具有重大作用。本文通過對(duì)文書檔案的管理現(xiàn)狀與發(fā)展構(gòu)想，提出相應(yīng)的提高文書檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理；發(fā)展趨勢

對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案管理工作而言，雖然行文工作與檔案管理工作分屬于不同的部門，但二者卻是緊密的相連；雖然二者具有不同的工作任務(wù)，但是對(duì)于事業(yè)單位而言同樣具有重要作用。因此事業(yè)單位的文書擬稿人、審批人、簽發(fā)人與檔案管理人員只有樹立規(guī)范化意識(shí)才能加強(qiáng)文書檔案的管理工作。

1 事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀

第一，文書的行文格式不規(guī)范。對(duì)于行文工作與檔案管理工作而言，二者既相互聯(lián)系有相互區(qū)別。在目前的文書行文工作中，諸多工作人員的思想意識(shí)較薄弱，對(duì)于公文的格式與處理方式普遍存在不規(guī)范行為，例如內(nèi)容表述生硬、格式雜亂、缺少相應(yīng)的文件編號(hào)、文件排序與裝訂不合理等，對(duì)日后所形成的檔案質(zhì)量并沒有予以過多的重視。

第二，對(duì)文書檔案的保存工作缺乏足夠的重視。對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案保存工作而言，其是一項(xiàng)較為枯燥的工作，因此使得部分工作人員缺少責(zé)任心和熱情，對(duì)文書檔案只是單純的收集、歸檔，并未對(duì)文書檔案的整理與規(guī)范給予足夠的重視程度，更從來不會(huì)考慮如何才能提高文書檔案利用壽命與價(jià)值的問題，對(duì)文書檔案的管理工作造成嚴(yán)重的制約影響。

第三，缺乏完善的管理設(shè)施。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理與保存的科技手段層出不窮，然而部分事業(yè)單位卻因?yàn)榻?jīng)費(fèi)少的問題而不愿購置新設(shè)備，使得無法為文書檔案管理提供強(qiáng)有力的硬件保障。更有甚者，部分事業(yè)單位缺少專門的檔案室，檔案存儲(chǔ)環(huán)境雜亂臟，使得檔案材料發(fā)霉、破損，要查閱時(shí)找不到，最終導(dǎo)致無法實(shí)現(xiàn)文書檔案應(yīng)用的利用價(jià)值。

第四，檔案管理信息化水平太低。隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛使用。然而在實(shí)際的文書檔案管理工作中，部分事業(yè)單位卻并未使用計(jì)算機(jī)手段，或者并未挖掘出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，使得文書檔案的管理效率無法提升，在一定程度上浪費(fèi)了資源，不利于工作的高效開展。

2 對(duì)文書檔案工作的科學(xué)化管理

2.1 將規(guī)范公文制作作為管理的前提

文書檔案是通過各類行文文件轉(zhuǎn)化而來，因此文書的質(zhì)量對(duì)于檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。在實(shí)際的文書制作中，相關(guān)的制作人員必須依照及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則進(jìn)行工作。若想實(shí)現(xiàn)較高水平的歸檔管理，文書制作人員必須對(duì)以下事項(xiàng)進(jìn)行重視：第一，對(duì)文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行處理，做好相應(yīng)的收發(fā)記錄，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件缺少時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查找，同時(shí)必須督促相關(guān)的辦公室人員保證文書材料的完整性。第二，在制作文書時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的行文要求與格式，同時(shí)應(yīng)明確行文種類，以便日后進(jìn)行查找。第三，對(duì)于公文的審批應(yīng)一致，并且需要使用不易褪色的墨水進(jìn)行簽閱。第四，對(duì)相關(guān)的文件擬稿人與檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)，使其能夠嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行文書檔案的保存工作。

2.2 將做好文書收集和整理工作作為管理的關(guān)鍵

若想做好文書檔案的管理工作，檔案部門必須對(duì)本單位具有價(jià)值的文書進(jìn)行收集與整理。就各科室部門而言，應(yīng)定期主動(dòng)的將有價(jià)值的文書資料上交給檔案管理部門，不得隨意堆放、聽之任之；對(duì)于檔案管理部門而言，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的管理文件要求，對(duì)各文件進(jìn)行清晰明確的歸檔，切實(shí)做到以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)文件歸檔的時(shí)效性進(jìn)行有效的把握，否則將使檔案管理出現(xiàn)混亂；第二，在檔案整理工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件與資料的區(qū)分，以此來減少管理中的重復(fù)性與信息冗余度，提高檔案管理的效率；第三，在檔案管理工作中，若為立卷歸檔，既要把握全宗的入口關(guān)，又要注重文件的有機(jī)連貫性，在同組卷內(nèi)應(yīng)確保同一問題的完整性，以提高檔案的查詢效率及利用價(jià)值。

2.3 將檔案質(zhì)量作為管理的保證

實(shí)現(xiàn)上述工作的目標(biāo)在于提高文書檔案的質(zhì)量，方便后人查閱。經(jīng)過長期的實(shí)踐證明，文件材料是否完整，決定著檔案價(jià)值的高低；檔案裝訂和存放的規(guī)范決定著檔案工作的質(zhì)量。因此相關(guān)的文書檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)際的工作時(shí)一方面應(yīng)改善歸檔方式，便于相關(guān)人員的查閱，另一方面還必須注重檔案的裝訂質(zhì)量和存放環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。同時(shí)還必須利用相關(guān)的設(shè)備以延長檔案的保存期限，保證檔案的完整性。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

不論是紙質(zhì)文件還是電子文檔，最終需要依靠人來進(jìn)行管理，因此必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，定期組織開展學(xué)習(xí)，使其明確檔案管理的流程，增強(qiáng)其檔案管理工作的能力。同時(shí)事業(yè)單位還需進(jìn)行招聘人才工作，為檔案管理工作注入新鮮的血液。除此之外對(duì)于所有的管理人員加強(qiáng)新技術(shù)技能的培訓(xùn)，使其在短時(shí)間內(nèi)了解相關(guān)技術(shù)的使用，以提高文書檔案的管理工作效率。

2.5 建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制

為提高文書檔案管理的工作效率，事業(yè)單位應(yīng)建立健全相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于工作突出的管理人員予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以便更好的激發(fā)其工作的積極性，同時(shí)以此作為帶動(dòng)，為其他的工作人員樹立良好的榜樣；對(duì)于工作消極甚至出現(xiàn)紕漏的行為應(yīng)予以懲戒，使其他人心生敬畏，從此“不想犯、不敢犯”。

2.6 建立健全檔案管理制度

在實(shí)際的檔案管理工作中，必須完善檔案管理制度并認(rèn)真貫徹落實(shí)，為工作提供良好的制度保障，一方面單位應(yīng)加大宣傳力度，使工作人員加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。另一方面應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，同時(shí)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考察，以確保工作有條不紊開展。

3 文書檔案管理的發(fā)展方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案正朝著數(shù)字化與信息化的方向發(fā)展，利用數(shù)據(jù)檔案庫取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為發(fā)展趨勢。文書檔案管理部門應(yīng)開始大力應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，為文書檔案管理工作提供強(qiáng)有力的電子保證，使不同部門之間可以進(jìn)行跨區(qū)域共享，切實(shí)提高文書檔案管理效率及利用價(jià)值。同時(shí)通過信息化平臺(tái)的建立，改變以往文書的傳輸過過程與方式，實(shí)現(xiàn)文書檔案“保存即歸檔”的目標(biāo)。然而，由于目前事業(yè)單位所實(shí)行的檔案管理工作仍然是同時(shí)對(duì)紙質(zhì)文件與電子文檔進(jìn)行保存，其中電子文件主要起參考價(jià)值，而紙質(zhì)文件則主要起憑證價(jià)值，這導(dǎo)致大量的電子文檔也極易引起泄漏事件。

因此，檔案數(shù)字化與信息化管理固然是發(fā)展趨勢，但如何在提高文書檔案利用率與共享性的同時(shí)筑好防火墻，防止發(fā)生單位內(nèi)部信息外流或被不法分子竊取的情況，也是一個(gè)值得我們深思和探討的問題。

4 結(jié)束語

文書檔案管理對(duì)于事業(yè)單位具有至關(guān)重要的作用，因此各相關(guān)部門必須加大力度對(duì)問題進(jìn)行整改，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)文書檔案管理工作快速有效地向數(shù)據(jù)化信息化轉(zhuǎn)變，提高文書檔案管理的工作效率，為國家的檔案事業(yè)做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

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