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        淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

        2017-08-27 08:10:30董妹
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        董妹

        摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)水平的穩(wěn)定提升,事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生較大變化。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展,為現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中一種新潮流,因此,在本文中,針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中產(chǎn)生的問(wèn)題,為其提出有效的實(shí)施對(duì)策,保證在信息化、現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)下,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化

        事業(yè)單位檔案管理工作主要是對(duì)原有文件進(jìn)行管理,利用現(xiàn)代信息手段,能夠?qū)崿F(xiàn)信息與資源之間的有效轉(zhuǎn)換,在對(duì)其保存過(guò)程中,實(shí)現(xiàn)良好的服務(wù)工作,對(duì)現(xiàn)代化社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展具有十分重要的作用。

        1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

        其一,沒(méi)有對(duì)檔案信息資源合理開(kāi)發(fā)。事業(yè)單位采集的檔案信息比較少,存在的重復(fù)性比較嚴(yán)重,整體的質(zhì)量需要提高。目前,我國(guó)雖然已經(jīng)構(gòu)建了多個(gè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù),但是,這些數(shù)據(jù)庫(kù)都沒(méi)有獲得良好的使用效果,還需要對(duì)其進(jìn)一步開(kāi)發(fā)[1]。

        其二,沒(méi)有促進(jìn)檔案信息的安全性。事業(yè)單位中存在的檔案信息與普通的檔案都是一致的,其中包括國(guó)家的機(jī)密文件,在管理工作中需要保證其安全。但是,在信息化建設(shè)工作中,有些事業(yè)單位沒(méi)有重視到檔案信息的安全性,導(dǎo)致信息自身存在就較大威脅性,影響其安全。甚至有些事業(yè)單位將信息進(jìn)行公開(kāi),沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理,制約檔案信息的安全管理。

        其三,檔案管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位檔案管理工作中的人員缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),人員流動(dòng)大,無(wú)法實(shí)現(xiàn)人員的長(zhǎng)期工作。該形式下,導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生較大混亂現(xiàn)象,甚至丟失一些重要文件。

        其四,檔案檢索效率較低。一般的檢索工作為計(jì)算機(jī)和手工檢索,與工作效率和設(shè)施存在較大關(guān)系。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中,計(jì)算機(jī)檢索能夠促進(jìn)工作效率的提升,但是,有些事業(yè)單位還停留在手工檢索中,該工作需要投入大量的人力、物力,不僅影響了整體的實(shí)施效率,還導(dǎo)致檔案信息重疊信息的產(chǎn)生[2]。

        2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策

        2.1 制度規(guī)范的規(guī)范性

        基于我國(guó)的基本國(guó)情,事業(yè)單位為特殊部門,其中的檔案管理部門為邊緣化機(jī)構(gòu)?;谙嚓P(guān)法律法規(guī)的分析,給檔案管理工作建立了明確的規(guī)定,所以,要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化,一定要遵循法律法規(guī)建設(shè),使其在期間對(duì)其制約,這樣才能使事業(yè)單位的檔案管理工作有效執(zhí)行。同時(shí),事業(yè)單位還需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況,為自身制定科學(xué)、合理的管理制度,保證基于制度能夠?qū)Ω鱾€(gè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)與約束。

        2.2 規(guī)劃工作的合理性

        對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化進(jìn)行合理規(guī)劃。期間,需要事業(yè)單位根據(jù)自身的發(fā)展情況,了解事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程。在新時(shí)期發(fā)展下,雖然信息化建設(shè)為檔案管理工作提供較大便利條件,但執(zhí)行過(guò)程中不能太過(guò)隨意。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理工作前期,需要為其提出科學(xué)、合理的規(guī)劃。在實(shí)際規(guī)劃工作中,還需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況,為其制定出信息化建設(shè)目標(biāo),這樣不僅能為檔案信息化管理工作的執(zhí)行提供便利條件,還能促進(jìn)該工作的順利實(shí)施與有效進(jìn)步[3]。

        2.3 監(jiān)督制度的完善性

        監(jiān)督制度能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展提供監(jiān)督與制約條件,保證工作執(zhí)行過(guò)程都能在合理范圍內(nèi)。一個(gè)完善的監(jiān)督制度需要增強(qiáng)工作人員的積極性、主動(dòng)性,并為檔案信息與檔案資料提供安全保障。同時(shí),事業(yè)單位還需要充分發(fā)揮內(nèi)部與外部的監(jiān)督工作,實(shí)現(xiàn)兩者的有效結(jié)合和發(fā)展,在該情況下,不僅能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的隱患,還能為其提供有效的實(shí)施方法,從而促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)的高效構(gòu)建[54]。

        2.4 人員素質(zhì)的全面提升

        在現(xiàn)代社會(huì)不斷進(jìn)步與發(fā)展下,事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的信息化,為了促進(jìn)管理工作的有效執(zhí)行,檔案管理人員需要具備信息化管理方法和相關(guān)技能?;谠摴ぷ饕c(diǎn),需要促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)與自身能力的提升,并在檔案管理工作中,將服務(wù)作為主要的實(shí)施要素,掌握事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容,對(duì)管理人員進(jìn)行全方位培訓(xùn),保證能夠提高他們的綜合素質(zhì)與自身能力。不僅如此,在實(shí)際培訓(xùn)工作中,還需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式、知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化,這樣才能在整體上促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)的提升。

        2.5 信息化網(wǎng)站的建設(shè)

        檔案管理信息化網(wǎng)站的建立是將網(wǎng)頁(yè)作為主要形式,為工作人員的檔案工作提供良好的服務(wù)工作,保證工作人員在網(wǎng)絡(luò)上能夠查詢到相關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),還能為檔案管理工作提供新的方式,從而保證信息資源的有效傳遞。所以說(shuō),在事業(yè)單位檔案管理工作中,信息化網(wǎng)站為建設(shè)工作中的主要方式,該方式不僅促進(jìn)更新能力、開(kāi)發(fā)能力的獲取,適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需要,還能為其提供大量的信息資源[5]。

        2.6 管理工作的信息化增強(qiáng)

        在信息化發(fā)展進(jìn)程中,還需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與現(xiàn)代手段應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中,保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的穩(wěn)步提升。事業(yè)單位檔案管理人員將計(jì)算機(jī)軟件作為輔助,促進(jìn)檔案內(nèi)容與信息的更新化,保證各個(gè)檔案信息更準(zhǔn)確。使用計(jì)算機(jī)軟件,還能利用圖片、聲像等展現(xiàn)檔案資料,在該情況下,不僅能實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化保存,還能減少資金與空間的使用。

        2.7 管理工作的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)

        數(shù)字化管理工作為現(xiàn)代化進(jìn)程中的主要部分,事業(yè)單位在檔案管理工作中,需要利用現(xiàn)代信息手段與相關(guān)信息,促進(jìn)信息資源的數(shù)字化發(fā)展,保證能形成合理數(shù)據(jù)庫(kù),促進(jìn)服務(wù)工作的完好發(fā)展。同時(shí),數(shù)字化管理工作的執(zhí)行還能優(yōu)化傳統(tǒng)的工作方法,實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作與現(xiàn)代工作的相互融合,從而實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步與發(fā)展。

        3 總結(jié)

        在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升下,事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生一系列問(wèn)題,為了對(duì)其有效解決,提出了信息化發(fā)展模式。該方式的執(zhí)行不僅能符合現(xiàn)代化發(fā)展需要,還能促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013(16):128-128,129.

        [2]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2013(30):214,216.

        [3]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].檔案管理,2011(4):86.

        [4]楊立.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探[J].卷宗,2016(7):182-182.

        [5]董晶晶.基于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的“五個(gè)基礎(chǔ)”的相關(guān)探討[J].卷宗,2014(12):71.

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