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        機(jī)關(guān)文書檔案管理常見問題及對(duì)策

        2017-08-27 08:52:26楊芹燕
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:檔案管理對(duì)策

        摘 要:人社部門作為機(jī)關(guān)文書檔案的管理部門,在日常的機(jī)關(guān)工作中占據(jù)重要的地位,加強(qiáng)檔案管理工作,有助于提升人社部門的檔案服務(wù)能力,有助于文書答案的科學(xué)發(fā)展。本文就機(jī)關(guān)文書檔案管理常見問題進(jìn)行了歸納整理,同時(shí)針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的整改對(duì)策,從而促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)文書;檔案管理;對(duì)策

        文書檔案常被用于記錄機(jī)關(guān)黨政工作的管理實(shí)施現(xiàn)狀,不同管理部門的發(fā)展進(jìn)程以及部門人員的基本信息,是在機(jī)關(guān)日常工作中形成的重要的無形資產(chǎn)。人社部門作為機(jī)關(guān)文書檔案的管理部門,是機(jī)關(guān)日常黨政管理、行政執(zhí)行的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)人社部門主管機(jī)關(guān)干部人事、流動(dòng)職員、離退休職員、失業(yè)人員、社保業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)資料、專業(yè)資料等文書檔案,具有種類繁多、利用率高的特點(diǎn)。因此為了更好的進(jìn)行管理工作,需要對(duì)檔案管理常見問題進(jìn)行歸納總結(jié),并提出相應(yīng)整改對(duì)策,從而促進(jìn)機(jī)關(guān)文書的檔案管理工作順利進(jìn)行。

        1 機(jī)關(guān)文書檔案管理過程存在的問題

        人社部門掌管的文書檔案涉及部門較多、覆蓋范圍較廣、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng),直接影響著整個(gè)機(jī)關(guān)員工的利益。文書檔案管理作為人社部門的基本工作,是人社部門開展其他工作的重要保障。隨著文書檔案管理工作的逐漸深入,一些問題逐漸浮出水面。這些問題都在一定程度上影響著機(jī)關(guān)文書的檔案管理,因此需要引起機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

        (一)機(jī)關(guān)文書檔案的管理理念有待提高

        目前有關(guān)機(jī)關(guān)文書的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,并未加入新時(shí)期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念,欠缺分類歸檔的管理意識(shí)。新時(shí)期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念是當(dāng)今社會(huì)重要的文書檔案管理理論,只有在日常文書管理過程中融入分類管理的思想,才能在一定程度上提高檔案管理功能,降低檔案查詢的工作難度。機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全意識(shí)到現(xiàn)代化管理理念的重要性,從而使得檔案管理部門職員缺乏統(tǒng)一的歸檔管理規(guī)范。原有的檔案管理模式存在相應(yīng)的缺陷,因此在今后的檔案管理過程中需要轉(zhuǎn)變工作理念,提高機(jī)關(guān)文書檔案管理的工作效率。

        (二)機(jī)關(guān)檔案管理部門對(duì)檔案管理的重視度不夠

        通過調(diào)研發(fā)現(xiàn),人社局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作重視度不夠,因此導(dǎo)致文書檔案的管理人員配置不足,并沒有一套行之有效的管理制度。我國(guó)的人社管理制度無法緊跟時(shí)代步伐,并未結(jié)合自身單位的實(shí)際情況,從而給人事檔案管理帶來極大的不確定性。同時(shí)有些檔案管理人員在實(shí)際工作中敷衍了事,從而出現(xiàn)收集的文書資料不完整,無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。人社局的某些工作人員在日常工作中并未嚴(yán)格遵守相應(yīng)規(guī)章制度,與管控單位的協(xié)調(diào)程度不高,為了貪圖方便,當(dāng)某個(gè)部門需要查閱相應(yīng)檔案時(shí),叫本人自行提取,甚至未經(jīng)記錄借出機(jī)關(guān),從而極易導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)涂抹、缺失等情況,嚴(yán)重影響文書檔案的真實(shí)性

        (三)機(jī)關(guān)文書檔案的管理工作缺乏專業(yè)性

        很多人社局文書檔案管理的工作人員并非檔案專業(yè)出身,大部分都是由機(jī)關(guān)內(nèi)部其他崗位調(diào)動(dòng)過來的,缺乏一定的專業(yè)性、技術(shù)性。專業(yè)化、技術(shù)化的文書檔案管理可在一定程度上提高檔案管理的工作效率。非專業(yè)的人員從事機(jī)關(guān)的檔案管理工作,由于缺少專業(yè)的檔案整理知識(shí)、專業(yè)的培訓(xùn),這就導(dǎo)致這些工作人員對(duì)于機(jī)關(guān)文書的檔案分類、整理、匯總、立卷、歸檔等知識(shí)一知半解,從而在日常檔案管理過程中極易出現(xiàn)各種問題。部分人社局的檔案管理人員流動(dòng)性較大,很多新職工對(duì)檔案管理知識(shí)剛剛有點(diǎn)起色的時(shí)候又被轉(zhuǎn)入其他部門,從而使得檔案管理內(nèi)部處于極度不穩(wěn)定的狀態(tài)。隨著檔案管理人員的新老交替,很多重要文件并未做好交接工作,從而出現(xiàn)查無原件、缺少簽發(fā)材料、原件及復(fù)印件分離等不規(guī)范現(xiàn)象。

        (四)機(jī)關(guān)文書檔案管理過程信息化程度不夠

        隨著科技的發(fā)展,傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理模式已無法滿足多樣化的檔案管理工作,因此在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中需要融入信息化的元素。目前我國(guó)絕大多數(shù)的人社局信息化程度不夠,具體表現(xiàn)在于:人社局缺乏信息化、科技化的設(shè)備技術(shù),如檔案分類管理數(shù)據(jù)庫(kù)等;人社局領(lǐng)導(dǎo)缺乏先進(jìn)的信息化存儲(chǔ)、管理思想,同時(shí)缺乏具備信息化技術(shù)的專業(yè)人員。

        (五)硬件設(shè)施落后,有待于進(jìn)一步完善。

        檔案文書由于多是紙質(zhì)材料的,因此對(duì)于檔案文書的儲(chǔ)存環(huán)境要求較高,必須保持在一定的濕度、溫度,才能一定程度上延長(zhǎng)檔案材料的壽命。調(diào)查發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位并沒有設(shè)立專門用于儲(chǔ)存文書資料的檔案室,有的單位即使設(shè)立了檔案室,但空間相對(duì)狹窄,不具備通風(fēng)換氣系統(tǒng),“六防”設(shè)備不齊全,從而導(dǎo)致檔案資料極易出現(xiàn)霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象,不僅影響了文書檔案的整潔美觀,還會(huì)引起重要文件的丟失。

        2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的對(duì)策

        (一)轉(zhuǎn)變管理思想

        若想從根本上解決機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的管理觀念,就需要緊跟時(shí)代步伐注重管理思想的改革,不斷完善、創(chuàng)新機(jī)關(guān)文書的管理模式。只有滿足時(shí)代的需求,才能發(fā)揮機(jī)關(guān)文書管理的重要作用,同時(shí)為了更好的轉(zhuǎn)變管理觀念,需要提高機(jī)關(guān)文書管理部門相關(guān)工作人員的重視度。人社局的檔案管理部門應(yīng)該定期開展專題座談會(huì),順應(yīng)時(shí)代需求,調(diào)整機(jī)關(guān)檔案管理工作的方向。

        (二)加強(qiáng)機(jī)關(guān)各部門對(duì)文書檔案管理的重視度

        為了更好的開展人社局的文書檔案管理工作,需要人社局各部門管理者認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性,鼓勵(lì)這些領(lǐng)導(dǎo)多多參與檔案管理工作,為其它員工起到帶頭作用。各部門領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中可以加強(qiáng)對(duì)管理部門上交文書材料的監(jiān)督,督促工作人員保質(zhì)保量的提交歸檔材料,減少文書檔案管理的工作負(fù)擔(dān)。同時(shí)對(duì)于未按時(shí)提交的歸檔材料,及時(shí)進(jìn)行記錄,避免文書材料的丟失,為后續(xù)的歸檔整理提供方便。

        (三)加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理部門專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)

        目前我國(guó)大部分人社局文書檔案管理部門存在整體專業(yè)化程度較低的問題,因此在日常的管理部門構(gòu)建過程中,應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè),注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。人社局應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部人才的培訓(xùn)教育,提升文書檔案管理員工的專業(yè)技能;定期開展文書檔案管理的專題講座,聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的、專業(yè)的講師教授相關(guān)檔案整理技巧;積極招聘專業(yè)院校人才,從而提高機(jī)關(guān)文書檔案整理的整體水平。

        (四)加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理的信息化建設(shè)

        隨著信息化時(shí)代的到來,文書檔案管理工作也需要融入相應(yīng)的信息化元素,從而提高機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的效率。首先檔案管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備,并建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的歸檔分類系統(tǒng);其次加強(qiáng)電子化文書資料的存儲(chǔ)力度,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅能夠儲(chǔ)存大量的文書資料,同時(shí)還能進(jìn)行快速、技術(shù)的修改、查閱工作,從而有效解決傳統(tǒng)文書管理查閱、修改困難的問題。

        (五)注重機(jī)關(guān)文書檔案的儲(chǔ)存與保護(hù)

        由于傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)文書檔案都是紙質(zhì)材料的,因此在日常的存儲(chǔ)過程中,需要格外注意溫度、濕度、蟲蛀等因素。機(jī)關(guān)部門可在文書檔案儲(chǔ)藏室按照全自動(dòng)的溫度、濕度控制系統(tǒng),一旦溫度、濕度有所變化,就會(huì)發(fā)出告警信號(hào),及時(shí)告知檔案管理人員進(jìn)行處理;在隱蔽的角落放置一定數(shù)量的樟腦球及活性炭包,防止文書檔案受到蟲蛀威脅及回潮霉變;此外文書檔案管理人員還應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)的文件材料進(jìn)行查看,從而有效延長(zhǎng)文書檔案的存儲(chǔ)壽命。

        3 結(jié)語

        機(jī)關(guān)文書檔案整理看似是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作,其實(shí)蘊(yùn)含了大量的細(xì)微、繁瑣的步驟,需要檔案管理部門及員工給予高度的重視。若想做好機(jī)關(guān)文書的檔案管理工作,不僅需要轉(zhuǎn)變管理理念、提高重視程度,還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)首批,從而促進(jìn)整個(gè)機(jī)關(guān)文書檔案管理部門的科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王慧.基于機(jī)關(guān)文書檔案整理存在問題及對(duì)策研究[J].黑龍江史志,2015(6):117.

        [2]謝春輝.機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在問題及解決方法[J].云南檔案,2016(12):34.

        [3]劉暢.機(jī)關(guān)文書檔案整理若干問題及對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2014(8):45.

        作者簡(jiǎn)介

        楊芹燕(1975-),女,云南省保山市人,本科,專技十二級(jí),就業(yè)于保山市隆陽區(qū)人力資源和社會(huì)保障局,研究方向:檔案類。

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