摘 要:人社部門作為機關文書檔案的管理部門,在日常的機關工作中占據(jù)重要的地位,加強檔案管理工作,有助于提升人社部門的檔案服務能力,有助于文書答案的科學發(fā)展。本文就機關文書檔案管理常見問題進行了歸納整理,同時針對這些問題提出相應的整改對策,從而促進我國機關文書檔案管理工作的進一步發(fā)展。
關鍵詞:機關文書;檔案管理;對策
文書檔案常被用于記錄機關黨政工作的管理實施現(xiàn)狀,不同管理部門的發(fā)展進程以及部門人員的基本信息,是在機關日常工作中形成的重要的無形資產(chǎn)。人社部門作為機關文書檔案的管理部門,是機關日常黨政管理、行政執(zhí)行的基礎。機關人社部門主管機關干部人事、流動職員、離退休職員、失業(yè)人員、社保業(yè)務、會計資料、專業(yè)資料等文書檔案,具有種類繁多、利用率高的特點。因此為了更好的進行管理工作,需要對檔案管理常見問題進行歸納總結,并提出相應整改對策,從而促進機關文書的檔案管理工作順利進行。
1 機關文書檔案管理過程存在的問題
人社部門掌管的文書檔案涉及部門較多、覆蓋范圍較廣、業(yè)務能力較強,直接影響著整個機關員工的利益。文書檔案管理作為人社部門的基本工作,是人社部門開展其他工作的重要保障。隨著文書檔案管理工作的逐漸深入,一些問題逐漸浮出水面。這些問題都在一定程度上影響著機關文書的檔案管理,因此需要引起機關主要領導的高度重視。
(一)機關文書檔案的管理理念有待提高
目前有關機關文書的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,并未加入新時期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念,欠缺分類歸檔的管理意識。新時期、現(xiàn)代化、信息化的管理理念是當今社會重要的文書檔案管理理論,只有在日常文書管理過程中融入分類管理的思想,才能在一定程度上提高檔案管理功能,降低檔案查詢的工作難度。機關文書檔案管理部門的相應領導并沒有完全意識到現(xiàn)代化管理理念的重要性,從而使得檔案管理部門職員缺乏統(tǒng)一的歸檔管理規(guī)范。原有的檔案管理模式存在相應的缺陷,因此在今后的檔案管理過程中需要轉(zhuǎn)變工作理念,提高機關文書檔案管理的工作效率。
(二)機關檔案管理部門對檔案管理的重視度不夠
通過調(diào)研發(fā)現(xiàn),人社局相關領導對機關文書檔案的管理工作重視度不夠,因此導致文書檔案的管理人員配置不足,并沒有一套行之有效的管理制度。我國的人社管理制度無法緊跟時代步伐,并未結合自身單位的實際情況,從而給人事檔案管理帶來極大的不確定性。同時有些檔案管理人員在實際工作中敷衍了事,從而出現(xiàn)收集的文書資料不完整,無法實現(xiàn)動態(tài)管理。人社局的某些工作人員在日常工作中并未嚴格遵守相應規(guī)章制度,與管控單位的協(xié)調(diào)程度不高,為了貪圖方便,當某個部門需要查閱相應檔案時,叫本人自行提取,甚至未經(jīng)記錄借出機關,從而極易導致文書檔案出現(xiàn)涂抹、缺失等情況,嚴重影響文書檔案的真實性
(三)機關文書檔案的管理工作缺乏專業(yè)性
很多人社局文書檔案管理的工作人員并非檔案專業(yè)出身,大部分都是由機關內(nèi)部其他崗位調(diào)動過來的,缺乏一定的專業(yè)性、技術性。專業(yè)化、技術化的文書檔案管理可在一定程度上提高檔案管理的工作效率。非專業(yè)的人員從事機關的檔案管理工作,由于缺少專業(yè)的檔案整理知識、專業(yè)的培訓,這就導致這些工作人員對于機關文書的檔案分類、整理、匯總、立卷、歸檔等知識一知半解,從而在日常檔案管理過程中極易出現(xiàn)各種問題。部分人社局的檔案管理人員流動性較大,很多新職工對檔案管理知識剛剛有點起色的時候又被轉(zhuǎn)入其他部門,從而使得檔案管理內(nèi)部處于極度不穩(wěn)定的狀態(tài)。隨著檔案管理人員的新老交替,很多重要文件并未做好交接工作,從而出現(xiàn)查無原件、缺少簽發(fā)材料、原件及復印件分離等不規(guī)范現(xiàn)象。
(四)機關文書檔案管理過程信息化程度不夠
隨著科技的發(fā)展,傳統(tǒng)的機關文書檔案管理模式已無法滿足多樣化的檔案管理工作,因此在傳統(tǒng)的機關文書檔案管理工作中需要融入信息化的元素。目前我國絕大多數(shù)的人社局信息化程度不夠,具體表現(xiàn)在于:人社局缺乏信息化、科技化的設備技術,如檔案分類管理數(shù)據(jù)庫等;人社局領導缺乏先進的信息化存儲、管理思想,同時缺乏具備信息化技術的專業(yè)人員。
(五)硬件設施落后,有待于進一步完善。
檔案文書由于多是紙質(zhì)材料的,因此對于檔案文書的儲存環(huán)境要求較高,必須保持在一定的濕度、溫度,才能一定程度上延長檔案材料的壽命。調(diào)查發(fā)現(xiàn)個別單位并沒有設立專門用于儲存文書資料的檔案室,有的單位即使設立了檔案室,但空間相對狹窄,不具備通風換氣系統(tǒng),“六防”設備不齊全,從而導致檔案資料極易出現(xiàn)霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象,不僅影響了文書檔案的整潔美觀,還會引起重要文件的丟失。
2 加強機關文書檔案管理工作的對策
(一)轉(zhuǎn)變管理思想
若想從根本上解決機關文書檔案管理部門的管理觀念,就需要緊跟時代步伐注重管理思想的改革,不斷完善、創(chuàng)新機關文書的管理模式。只有滿足時代的需求,才能發(fā)揮機關文書管理的重要作用,同時為了更好的轉(zhuǎn)變管理觀念,需要提高機關文書管理部門相關工作人員的重視度。人社局的檔案管理部門應該定期開展專題座談會,順應時代需求,調(diào)整機關檔案管理工作的方向。
(二)加強機關各部門對文書檔案管理的重視度
為了更好的開展人社局的文書檔案管理工作,需要人社局各部門管理者認識到文書檔案管理的重要性,鼓勵這些領導多多參與檔案管理工作,為其它員工起到帶頭作用。各部門領導在日常工作中可以加強對管理部門上交文書材料的監(jiān)督,督促工作人員保質(zhì)保量的提交歸檔材料,減少文書檔案管理的工作負擔。同時對于未按時提交的歸檔材料,及時進行記錄,避免文書材料的丟失,為后續(xù)的歸檔整理提供方便。
(三)加強機關文書檔案管理部門專業(yè)人才隊伍的建設
目前我國大部分人社局文書檔案管理部門存在整體專業(yè)化程度較低的問題,因此在日常的管理部門構建過程中,應該加強專業(yè)人才隊伍的建設,注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。人社局應該加強內(nèi)部人才的培訓教育,提升文書檔案管理員工的專業(yè)技能;定期開展文書檔案管理的專題講座,聘請有經(jīng)驗的、專業(yè)的講師教授相關檔案整理技巧;積極招聘專業(yè)院校人才,從而提高機關文書檔案整理的整體水平。
(四)加強機關文書檔案管理的信息化建設
隨著信息化時代的到來,文書檔案管理工作也需要融入相應的信息化元素,從而提高機關文書檔案管理工作的效率。首先檔案管理部門應該引進先進的信息化設備,并建立以計算機技術為主的歸檔分類系統(tǒng);其次加強電子化文書資料的存儲力度,計算機系統(tǒng)不僅能夠儲存大量的文書資料,同時還能進行快速、技術的修改、查閱工作,從而有效解決傳統(tǒng)文書管理查閱、修改困難的問題。
(五)注重機關文書檔案的儲存與保護
由于傳統(tǒng)的機關文書檔案都是紙質(zhì)材料的,因此在日常的存儲過程中,需要格外注意溫度、濕度、蟲蛀等因素。機關部門可在文書檔案儲藏室按照全自動的溫度、濕度控制系統(tǒng),一旦溫度、濕度有所變化,就會發(fā)出告警信號,及時告知檔案管理人員進行處理;在隱蔽的角落放置一定數(shù)量的樟腦球及活性炭包,防止文書檔案受到蟲蛀威脅及回潮霉變;此外文書檔案管理人員還應定期對存儲的文件材料進行查看,從而有效延長文書檔案的存儲壽命。
3 結語
機關文書檔案整理看似是一個簡單的工作,其實蘊含了大量的細微、繁瑣的步驟,需要檔案管理部門及員工給予高度的重視。若想做好機關文書的檔案管理工作,不僅需要轉(zhuǎn)變管理理念、提高重視程度,還應加強檔案管理部門的專業(yè)技術首批,從而促進整個機關文書檔案管理部門的科學、穩(wěn)定發(fā)展。
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作者簡介
楊芹燕(1975-),女,云南省保山市人,本科,專技十二級,就業(yè)于保山市隆陽區(qū)人力資源和社會保障局,研究方向:檔案類。