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        關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考

        2017-08-27 06:43:46程鷹
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位

        摘 要:事業(yè)單位主要是為社會服務(wù)的非營利性組織,而在具體的服務(wù)過程中需要由相關(guān)的人員進(jìn)行管理和服務(wù),這就要求高度重視人力資源管理,在人力資源管理方面人事檔案管理發(fā)揮著舉足輕重的作用,尤其是在事業(yè)單位人員調(diào)動較為頻繁的情況下,檔案管理對于提高工作效率、保證事業(yè)單位工作質(zhì)量意義重大。本文分析的是做好事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略,全文從事業(yè)單位人事檔案管理、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀以及強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略等方面進(jìn)行分析。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案管理;思考分析

        人力資源在事業(yè)單位日常管理以及服務(wù)過程中發(fā)揮著重要作用,依靠人力資源管理實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配制,確保事業(yè)單位中所有工作人員能夠發(fā)揮最大作用。在事業(yè)單位管理中人事檔案是工作人員成長過程中主要經(jīng)歷等相關(guān)信息的文字記錄,也是工作人員工作過程的證明。人事檔案的科學(xué)管理對于保證事業(yè)單位正常的運(yùn)行均有重要意義,本文結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料,就關(guān)于做好事業(yè)單位人事檔案管理的幾點思考策略分析如下:

        1 事業(yè)單位人事檔案管理分析

        事業(yè)單位屬于國家一個重要機(jī)構(gòu)分支,現(xiàn)階段的事業(yè)單位主要職責(zé)是為社會公眾服務(wù),促進(jìn)社會各項福利的實施,確保當(dāng)前社會下文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等多方面的需求,從這個角度分析,事業(yè)單位主要是為社會提供多種社會服務(wù)的。隨著《事業(yè)單位人事管理條例》的頒布和實施,事業(yè)單位中的工作人員不再是終身制,工作人員可根據(jù)自身的情況選擇離開事業(yè)單位。

        事業(yè)單位中工作人員參與工作的相關(guān)記錄都存在于人事檔案中,人事檔案管理主要是對各種檔案的收集、整理、保管、鑒定以及使用等過程,具體的需要有專人負(fù)責(zé)管理,對于事業(yè)單位而言,人事檔案管理發(fā)揮著重要作用,首先通過人事檔案管理有助于全面的了解工作人員,從而充分的發(fā)揮工作人員的主觀能動性,保證事業(yè)單位工作效率;其次人事檔案是事業(yè)單位進(jìn)行技術(shù)人才、科研人才選拔、晉升、任免等重要參考,也是人力資源管理的依據(jù),依靠人事檔案保證各部門工作人員可以充分發(fā)揮自身的價值,為社會提供更好的服務(wù),也就是人事檔案管理在事業(yè)單位中十分重要[1]。

        2 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

        2.1 輕視人事檔案管理工作

        事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)者在日常工作中將大量的工作放在了事業(yè)單位業(yè)績方面,對于人事檔案管理工作不是很重視,狹義的認(rèn)為人事檔案管理就是將所有工作人員的檔案進(jìn)行集中管理,卻沒有重視人事檔案管理的應(yīng)用,由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的不重視,從事檔案管理的工作人員沒有充分發(fā)揮自身的職能,尤其是在人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理改革發(fā)展過程中,沒有足夠的資金用于信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè),降低了人事檔案管理工作效率,影響到事業(yè)單位中工作人員升遷的公平性和合理性。

        2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

        事業(yè)單位中涉及到的人事檔案較多,而具體的管理過程都是由事業(yè)單位檔案管理員完成的,實際參與檔案管理的工作人員對于《檔案法》、《保密法》等相關(guān)內(nèi)容缺乏認(rèn)識,在檔案管理過程中缺少保密意識以及對檔案管理工作的主動性;在人事檔案管理中沒有落實檔案管理崗位職責(zé),缺少對各類人事檔案的監(jiān)督和檢查;部分事業(yè)單位檔案管理員還存在泄密、丟失或者是損毀檔案的事件,影響到事業(yè)單位人事檔案管理的完整性,而這些都和檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系[2]。

        2.3 人事檔案管理規(guī)章制度的不完善

        事業(yè)單位人事檔案管理過程中需要以檔案管理制度為參考,但是現(xiàn)階段,大多數(shù)人事檔案管理規(guī)章制度主要來源于國家相關(guān)法律法規(guī),不同事業(yè)單位沒有根據(jù)自身的實際情況對檔案管理制度進(jìn)行完善,這樣就造成了大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度存在大范圍的相似性。不具有特色的檔案管理制度必然會讓檔案管理人員忽視,影響到實際的人事檔案管理。

        2.4 檔案管理信息化程度低

        隨著計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)的人事檔案逐漸向信息化管理方向發(fā)展,但是總體而言,人事檔案管理的信息化程度依然很低,這是由多方面原因造成的,比如在檔案管理人員方面,由于長期受到傳統(tǒng)管理觀念的影響,無法快速的適應(yīng)信息化人事檔案管理,部分從事檔案管理工作時間較長的人員在計算機(jī)操作以及計算機(jī)技術(shù)運(yùn)用方面上存在著一定的不足;而現(xiàn)階段人事檔案管理信息化系統(tǒng)還不是很完善,這是因為人事檔案信息中涉及到較多的個人因素,對于國家而言,屬于重要的數(shù)據(jù)資料,但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,系統(tǒng)容易遭受各類病毒、黑客的攻擊,從而使得事業(yè)單位人事檔案管理信息泄露,除此之外,信息化檔案管理的推廣必須要有配套的法律法規(guī)用以規(guī)范和約束管理人員的日常行為,但是現(xiàn)有條件下,大多數(shù)法律法規(guī)的服務(wù)對象仍然為傳統(tǒng)的人事檔案管理,對于信息化條件下的檔案管理不能發(fā)揮作用或者是發(fā)揮作用不明顯。

        3 強(qiáng)化事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)策略

        3.1 提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識

        事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)認(rèn)識到人事檔案管理的重要性,督促檔案管理人員做好人事檔案管理工作,定期對人事檔案管理情況進(jìn)行詢問。了解事業(yè)單位人事檔案管理變動情況,除此之外,事業(yè)單位負(fù)責(zé)人還需要根據(jù)檔案室管理需求,留置一定的資金用于檔案管理,根據(jù)實際情況增加檔案管理中所需要的各類硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施,不斷提高檔案管理水平,保證事業(yè)單位人力資源管理工作的順利進(jìn)行。

        3.2 重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

        作為一名事業(yè)單位檔案管理人員,在日常工作中需要具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、過硬的業(yè)務(wù)能力以及大膽的創(chuàng)新精神。對此需要對檔案管理人員進(jìn)行各項業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí),強(qiáng)化繼續(xù)教育,定期對檔案管理人員進(jìn)行全方位、多角度的培訓(xùn)學(xué)習(xí),組織事業(yè)單位檔案管理人員與其他事業(yè)單位檔案管理人員之間的交流溝通,促進(jìn)檔案管理人員獲得新的檔案管理觀念、管理方法以及新型理論等。尤其是對于人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理改革過程中,需要進(jìn)行專項業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員對信息化檔案管理的認(rèn)識以及檔案管理系統(tǒng)的基本操作等,當(dāng)然在檔案管理人員具體培訓(xùn)中,檔案管理方面的法律法規(guī)也是必不可少的一部分[3]。

        3.3 完善檔案管理制度

        在人事檔案管理過程中需要不斷地完善原有規(guī)章制度,根據(jù)時代發(fā)展特點,對現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行修改和調(diào)整,并具體到檔案管理中的歸檔管理制度、統(tǒng)計管理制度、保密管理制度、檔案分類編號管理制度、檔案使用管理制度以及人事檔案轉(zhuǎn)移管理制度等,確保檔案管理中任何一個管理環(huán)節(jié)都有法可依、有據(jù)可循。通過逐步的完善使得各項管理規(guī)章制度可以最大程度的指導(dǎo)事業(yè)單位人事檔案管理工作,促進(jìn)檔案管理水平的提升。

        3.4 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),提高檔案管理信息化程度

        人事檔案在管理過程中不僅要重視保存、分類等管理過程,還需要全面的提高人事檔案的應(yīng)用水平,比如使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理的統(tǒng)一化,尤其是在人事檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理的信息保護(hù)方面,信息化技術(shù)可提供極大的便利,逐步實現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實體管理向信息化管理的改革和發(fā)展,促進(jìn)檔案管理的信息化程度。

        4 結(jié)束語

        人事檔案管理在事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用,不過現(xiàn)階段事業(yè)單位中的人事檔案管理尚存在著一定的不足之處,還需要根據(jù)人事檔案管理現(xiàn)狀,及時采取措施保證人事檔案管理的正常進(jìn)行。

        參考文獻(xiàn)

        [1]顧瑋璞. 淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 人力資源管理,2016(06).

        [2]程力. 淺談新時期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J]. 才智,2016(13).

        [3]李雪海. 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江科學(xué),2016(13).

        作者簡介

        程鷹(1969-),女,漢,山東省棗莊市人,大學(xué)本科,職稱:館員,中共山東省棗莊市委《棗莊通訊》編輯部。

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