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        檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化問題探討

        2017-08-27 13:06:37宋群
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理

        宋群

        摘 要:工作實(shí)踐表明,公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此基礎(chǔ)上,檔案管理要實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法;二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工;三是推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用,促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

        我國檔案管理基礎(chǔ)工作總體較差,尤其是基層檔案管理存在種種不足,很難達(dá)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理現(xiàn)代化的要求。檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革,它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的整體面貌,同時(shí)也方便日后的查找和利用。因此,做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),在檔案管理搞好硬件建設(shè)的同時(shí),規(guī)范地做好會(huì)計(jì)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。多年的工作實(shí)踐表明,雖然會(huì)計(jì)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),它們具有相對(duì)的獨(dú)立性,但由于會(huì)計(jì)資料是檔案的來源,因此,要強(qiáng)化會(huì)計(jì)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識(shí)和指導(dǎo)思想,在實(shí)際操作中,嚴(yán)格把住會(huì)計(jì)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

        1 全面普查案卷

        這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查,有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確,有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題,有缺少卷內(nèi)目錄,組卷混亂,不可避免地存在許多重份現(xiàn)象,也有相當(dāng)一部分無查考價(jià)值的案卷充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的案卷,去糟取精,以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

        2 重新組合案卷

        將那些組卷過厚內(nèi)容混雜、魚目混珠的案卷進(jìn)行重新組卷。重組原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的案卷組合在一起。應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題模糊不清的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。這不但可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率。

        3 注意有效的維護(hù)全宗的完整性

        在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下,要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則,即歸檔的案卷要以本單位形成的案卷為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔案卷不致混入,同時(shí),又要注意防止歸檔案卷的散失。分別是在立卷中,要把具有內(nèi)在聯(lián)系的案卷材料組在一個(gè)卷內(nèi),保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí),使立卷歸檔后形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

        4 分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)

        對(duì)那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑿彰?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),既大大提高著錄速度,又便于迅速查尋。

        5 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

        用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡化查找時(shí)間,提高效率,即從題名或案卷主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞,進(jìn)行標(biāo)識(shí),待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如:擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”,有人寫“基建”,有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并,這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢,計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn),而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底,了解目前館藏的庫房條件:包括庫房裝具數(shù)量、長度,庫房面積及其它保管條件等;以及將來的發(fā)展趨勢:比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等,為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

        6 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

        相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo),就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管的完整化、利用價(jià)值的最大化和檢索利用的便捷化,而“以我為主”的歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的歸檔原則,即歸檔的案卷要以本單位形成的案卷為主的原則,不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長期堅(jiān)持下來的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們實(shí)際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔案卷銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問題:一是要準(zhǔn)確把握案卷歸檔的時(shí)機(jī),只有完成現(xiàn)行階段任務(wù)的案卷才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的則不能立卷或歸檔,否則,將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確案卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的分工,即要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立案卷歸檔的重點(diǎn),在實(shí)際工作中注意區(qū)分案卷與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的案卷資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗檔案的入口關(guān),使不該歸檔的案卷不致混入,同時(shí)又要注意防止應(yīng)歸檔案卷的散失。

        7 提高人員素質(zhì)

        檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識(shí),熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識(shí),能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

        當(dāng)然,實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多,這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作,推進(jìn)了檔案管理,現(xiàn)代化的進(jìn)程,為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系,為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]楊公之:《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》,中國檔案出版社,2001年版。

        [2]王榮國、李東來:《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》,《圖書館學(xué)刊》,2001年第5期。

        [3]董君:《知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案的現(xiàn)代化管理》,《松遼學(xué)刊》(人文社會(huì)科學(xué)版),2000年第6期。

        [4]李華:《知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理》,《周口師范學(xué)報(bào)》,2004年第2期。

        [5]孫光禮:《新世紀(jì)檔案工作宏觀管理的探討》,《檔案學(xué)通訊》,2000年第6期。

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