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        現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理探析

        2017-08-27 12:33:12熊卉
        卷宗 2017年17期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化

        熊卉

        摘 要:現(xiàn)階段,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求,所以現(xiàn)代企業(yè)采用信息化管理方式刻不容緩。本文首先研究了現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重要性,然后分析了管理現(xiàn)狀。最后從制度樹立、技術(shù)運(yùn)用和安全性管理這幾個方面,研究了現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法,以供參考。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;信息化

        最近幾年來,我國關(guān)于檔案管理的理念在逐步革新。在現(xiàn)代企業(yè)中,采用信息化管理模式取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式,已經(jīng)成為了發(fā)展的必然趨勢。信息化管理方法可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效、準(zhǔn)確與安全管理,所以必須要加強(qiáng)對相關(guān)措施的研究,促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。因此,針對現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法展開研究分析,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        1 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重要性研究

        1.1 能夠提升檔案管理效率

        以往的檔案管理模式較為復(fù)雜,并且速度受限。這是由于輸入和管理檔案信息等工作都需要人力進(jìn)行,并且難免會出現(xiàn)失誤,使得管理效果得不到保證。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化與互聯(lián)網(wǎng)得到普及,這就為檔案管理提供了先進(jìn)技術(shù)條件。采用現(xiàn)代信息化方式進(jìn)行檔案管理,能夠轉(zhuǎn)變以往人工管理的方式,革新管理模式,并推動檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。利用信息化方式只需要在電腦上錄入資料,就能夠迅速查找到檔案,非常方便快捷,從而提高了管理效率。

        1.2 保存時間更長

        曾幾何時企業(yè)都是采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息管理,但隨著時間的逐步流逝,紙質(zhì)檔案容易產(chǎn)生丟失、損壞、字跡消磨等問題,管理起來難度增加。每到一定時間,還需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)處理。但采用信息化管理方法后,就能夠科學(xué)處理好這項(xiàng)問題。計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)為檔案信息的保存提供了有利條件,并能夠使檔案長時間保存下去而不受損壞。這也能夠優(yōu)化企業(yè)檔案管理的效果。

        1.3 可以更加便捷地進(jìn)行資源共享

        信息化檔案管理方法運(yùn)用起來十分方便,也可以更為快捷地實(shí)現(xiàn)資源共享。人們要搜索檔案時,只需要利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就能夠進(jìn)行,相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案搜索而言其速度大大提高。以往采用紙質(zhì)檔案很難完成資源共享,且檔案內(nèi)容不能復(fù)制。如有人想要查詢檔案,只有到專門的管理部門才能進(jìn)行。而使用信息化管理方法后,人們對檔案的資源共享也就更加容易實(shí)現(xiàn)。

        2 管理現(xiàn)狀分析

        2.1 各部門協(xié)調(diào)性不強(qiáng)

        針對當(dāng)前的檔案信息化管理,由于相關(guān)人員合作意識不足,因此各部門之間的協(xié)調(diào)工作做得不夠完善。這便在一定程度上影響了管理過程中的溝通與交流開展,導(dǎo)致管理效率降低。要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、自動化管理,必須要強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系,使其保持適當(dāng)?shù)臏贤ń涣?,增?qiáng)合作意識。這樣才能保證檔案管理信息化的順利開展。

        2.2 管理方式尚待完善

        當(dāng)前雖然也有些企業(yè)開始運(yùn)用信息化的方式實(shí)施檔案管理,但由于運(yùn)用時間不長,經(jīng)驗(yàn)不足,因此在管理方式這一層面還存有一些問題。比如電子檔案開始大范圍普及,但如何保障其檔案數(shù)據(jù)的處理安全,又怎樣保障其在互聯(lián)網(wǎng)傳播中的安全,就是相關(guān)管理人員需要重點(diǎn)思考的問題。所以,企業(yè)必須要進(jìn)一步優(yōu)化并完善信息化管理方式,推動檔案管理工作朝著更加便捷安全的方向發(fā)展。

        2.3 信息保密性受到影響

        面對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展,檔案信息的共享也變得越來越便利。但是,這也向管理工作提出了新的問題和挑戰(zhàn),也就是檔案信息的保密性和安全性受到了一定威脅。某些管理人員的保密意識與安全意識不夠強(qiáng),并且部分企業(yè)的計算機(jī)系統(tǒng)不夠成熟完善,或是遇到了黑客的惡意攻擊。這樣就使企業(yè)檔案信息的安全性得不到保障。所以,相關(guān)人員必須要在這方面積極尋找改進(jìn)方法,提高管理安全性。

        3 現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理方法

        3.1 樹立信息化管理制度

        要進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息化管理,首先必須要構(gòu)建起相應(yīng)的信息化管理制度。企業(yè)要革新檔案的管理模式,樹立并完善信息化管理規(guī)章制度。以往的紙質(zhì)檔案管理缺乏系統(tǒng)化、統(tǒng)一化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并且相關(guān)制度也不夠完善。隨著當(dāng)前信息化的發(fā)展,全新的檔案管理模式誕生。其要求企業(yè)必須革新并優(yōu)化檔案管理制度,建設(shè)出一套切合新時代需求的管理規(guī)則,以此提升企業(yè)檔案的管理質(zhì)效。所以,企業(yè)管理者在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時,一定要先制定相應(yīng)的制度,并將制度中所表達(dá)的理念準(zhǔn)確傳達(dá)給各位員工。

        3.2 采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理

        現(xiàn)階段,科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了全新的保障。要提升企業(yè)檔案管理的有效性、安全性與便捷性,就必須要采用先進(jìn)的信息化技術(shù)。所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)大力引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備,并定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),以確保檔案管理的信息化程度和水平。相關(guān)人員要積極對檔案管理的軟件進(jìn)行設(shè)計和開發(fā),盡量研發(fā)出新的有效的管理軟件,將企業(yè)檔案管理同日常生活緊密聯(lián)系起來。另外,還可以采用計算機(jī)集成技術(shù),擴(kuò)大計算機(jī)能夠存儲的信息量。同時選拔一批能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)秀人才,不斷進(jìn)行信息化管理技術(shù)的創(chuàng)新。如此才能更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

        3.3 強(qiáng)化對檔案信息的安全性管理

        在信息化普及的當(dāng)下,檔案信息的安全性管理也成為了企業(yè)檔案管理的核心任務(wù)之一。管理人員必須要從各個層面著手,大力提升檔案信息的安全性。企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員實(shí)施定期的專門培訓(xùn),以此提升其技能水平以及責(zé)任感,促使其對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理。其次,應(yīng)當(dāng)對重點(diǎn)信息實(shí)行安全防護(hù),采用檔案數(shù)據(jù)備份等方法,或是安設(shè)防火墻等,對要查找檔案的操作人員實(shí)行身份認(rèn)證。以此可以逐步提高檔案信息安全防護(hù)能力,實(shí)現(xiàn)信息的妥善管理。

        4 結(jié)語

        從上述分析可以看出,現(xiàn)代企業(yè)實(shí)行檔案信息化管理,已經(jīng)成為了當(dāng)下不可阻擋的趨勢。檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè),對于人才資源的管理能夠起到不可估量的效用。因此,相關(guān)管理人員必須要樹立科學(xué)的管理制度,采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理,同時重點(diǎn)強(qiáng)化檔案信息的安全性,以此推動檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]余青雅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].攀登,2005,05:161-162.

        [2]何燕寧.淺談企業(yè)檔案信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展,2010,11:131-133+138.

        [3]董亞坤.對現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理工作的若干思考[J].黑龍江檔案,2012,06:44.

        [4]周皓然,歐陽駿.現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化之路探索[J].檔案與建設(shè),2016,01:85-86.

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