丁華

摘 要：通過對(duì)當(dāng)前企業(yè)文檔存儲(chǔ)和保管的方式方法的簡(jiǎn)介和分析當(dāng)前文檔現(xiàn)代化的困境，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)手段，針對(duì)性地對(duì)解決目前電子文檔管理現(xiàn)代化中所遇到的困難。

關(guān)鍵詞：電子化；文檔現(xiàn)代化；困境；文檔系統(tǒng)管理軟件

文檔是企業(yè)最重要的智力資產(chǎn)形式。對(duì)文檔的存儲(chǔ)和保管對(duì)于公司的這種智力財(cái)富的保留、利用和傳承較為重要。通常，企業(yè)的市場(chǎng)、行政、產(chǎn)品開發(fā)、服務(wù)支持、工程等部門，都存在著大量的文檔資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的文檔資料急劇增長(zhǎng)。

傳統(tǒng)的存儲(chǔ)和保管方式已經(jīng)不適合當(dāng)前對(duì)文檔的需求，加上計(jì)算機(jī)作為主要的辦公工具，文檔主要以電子化的形態(tài)出現(xiàn)，文檔管理的現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)。目前企業(yè)管理文檔現(xiàn)代化方式通常有如下幾種：E-mail附件傳播文檔 、文件共享服務(wù)器、專業(yè)版本管理軟件等。

然而這些方式各自的劣勢(shì)都比較明顯：

1 E-mail附件傳播文檔

完成文檔后，企業(yè)中通常通過e-mail附件方式，直接將傳遞到需要的用戶，并沒有對(duì)文檔集中存放。Email附近傳播文檔存在如下問題：1、網(wǎng)絡(luò)和郵件系統(tǒng)擁塞。發(fā)送大文件的時(shí)候，收發(fā)非常緩慢，同時(shí)造成公司郵箱擁塞。2、難以獲得最新版本。如果一個(gè)文件修改出現(xiàn)了多個(gè)版本，則可能發(fā)放多次。用戶需要使用該文檔的時(shí)候，難以找到文檔的最新版本，難以找到文檔的責(zé)任人。3、文檔丟失。新來的員工，由于沒有收到從前的信件，無法得到該文檔。文檔很容易丟失。

2 文件共享服務(wù)器

Windows/Linux自身提供了文件共享的功能，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一對(duì)文件夾權(quán)限進(jìn)行管理。文件共享服務(wù)器存在如下不便：1、難管理。在企業(yè)環(huán)境下，由于企業(yè)員工數(shù)量眾多，各個(gè)部門的需求復(fù)雜，這種“獨(dú)裁”式的集中權(quán)限管理，一方面給系統(tǒng)管理造成了非常繁重的任務(wù)，另外一方面阻礙了企業(yè)文檔管理的應(yīng)用和推廣。2、難獲取。簡(jiǎn)單文件共享，難以對(duì)文檔補(bǔ)充標(biāo)題、描述、分類等元數(shù)據(jù)說明信息，并且欠缺強(qiáng)大高效的文檔搜索，用戶難以獲取文檔。3、難挖掘。共享文件的展現(xiàn)形式比較單一，難以對(duì)現(xiàn)有文件舉行挖掘分析，提供最近更新、最熱文檔等復(fù)雜的展現(xiàn)形式。4、難訪問。由于企業(yè)防火墻設(shè)置、域用戶管理方面的諸多原因，企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)無法訪問共享文件夾的問題，難以解決。用戶一旦出差，也難以訪問。5、不友好。企業(yè)的文件往往保存在多臺(tái)服務(wù)器的共享文件夾中，這種文件共享的界面并不友好。

3 專業(yè)版本管理軟件

很多開發(fā)公司采用cvs/subversion/sourcesafe等專業(yè)的版本工具進(jìn)行文檔管理。但是這些版本管理工具往往功能過于專業(yè)和復(fù)雜，操作和管理并不友好，文檔的展現(xiàn)和挖掘功能有限，并不適合企業(yè)普通用戶的使用。

綜上，企業(yè)傳統(tǒng)的文檔管理體系缺少集中的存儲(chǔ)，缺少易管理、易用的操作界面，缺少文檔搜索、挖掘機(jī)制，缺少對(duì)文檔的動(dòng)態(tài)反饋和交互功能。這些問題，大大降低企業(yè)的工作效率，導(dǎo)致企業(yè)智力資產(chǎn)流失，工作重復(fù)。

這樣，文檔的現(xiàn)代化管理就陷入了嚴(yán)峻的困境中，企業(yè)迫切需要一套易用、可靠、專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)。針對(duì)性地解決目前企業(yè)在對(duì)電子文檔方面的管理要求。

文檔系統(tǒng)需具備以下主要特點(diǎn)：

1）對(duì)電子文檔采用數(shù)據(jù)庫(kù)方式進(jìn)行管理，采用角色授權(quán)機(jī)制與實(shí)體授權(quán)機(jī)制相結(jié)合，并且融入了加密與壓縮技術(shù)，從而規(guī)范、有效地對(duì)電子文檔進(jìn)行管理。將企業(yè)電子文檔采用數(shù)據(jù)庫(kù)方式進(jìn)行管理除了具有查詢快速方便；防止誤刪除；不會(huì)受病毒感染等優(yōu)點(diǎn)外，對(duì)于企業(yè)重要、敏感文檔通過數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)授權(quán)訪問控制可提高其訪問安全性，防止被竊取或遭到破壞。

2）電子文檔分類存儲(chǔ)。分類存儲(chǔ)是對(duì)電子文檔進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，系統(tǒng)將個(gè)人文檔與公司文檔區(qū)分，將公司各個(gè)類別（或各個(gè)部門）文檔區(qū)分，使公司文檔能夠以規(guī)范的方式分類歸檔。

3）支持大尺寸文件，支持各種格式類型的文件。在辦公中會(huì)出現(xiàn)不同格式的文檔，不能因?yàn)楦袷降牟患嫒?，而?dǎo)致該文檔不能有效地存儲(chǔ)和保管。

4）電子文檔的安全性。由于本系統(tǒng)采用角色授權(quán)機(jī)制與實(shí)體授權(quán)機(jī)制相結(jié)合，角色授權(quán)就是按不同的崗位來決定對(duì)系統(tǒng)各功能的操作權(quán)限，這樣不具有某項(xiàng)功能權(quán)限的用戶就無法操作該項(xiàng)功能。實(shí)體授權(quán)就是對(duì)存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中的任何文檔，只有當(dāng)用戶對(duì)該文檔具有某一操作權(quán)限才能對(duì)該文檔進(jìn)行該項(xiàng)權(quán)限的操作，而擁有某項(xiàng)操作權(quán)限的用戶可以將該項(xiàng)操作權(quán)限授予其他用戶。角色授權(quán)相對(duì)穩(wěn)定，一般和企業(yè)的崗位相對(duì)應(yīng)，實(shí)體授權(quán)相對(duì)靈活，是在用戶與用戶之間進(jìn)行。這兩種機(jī)制的結(jié)合保證了在一般情況下電子文檔的安全。

5）網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)母咝浴Ｓ捎谖臋n存儲(chǔ)在公司的中心服務(wù)器上，一般通過內(nèi)部網(wǎng)訪問，網(wǎng)上傳輸?shù)臅r(shí)間是影響效率的關(guān)鍵因素，系統(tǒng)運(yùn)用了壓縮技術(shù)，在文檔通過網(wǎng)絡(luò)傳輸前對(duì)文檔進(jìn)行動(dòng)態(tài)壓縮來傳輸，大大減少了網(wǎng)絡(luò)上的傳輸量，從而縮短了傳輸時(shí)間，提高了運(yùn)行效率。

6）便捷的文檔查詢。支持多種查詢方式，方便用戶使用。

7）完善的日志記錄。使用系統(tǒng)時(shí)，每個(gè)用戶的每一項(xiàng)操作都會(huì)被詳細(xì)記錄，以便管理者進(jìn)行查詢。同時(shí)，日志能夠被導(dǎo)出，作為文件存檔備案。

8）支持與其它辦公軟件無縫銜接的接口。隨著ERP、OA等文檔一體化協(xié)同辦公軟件在很多企業(yè)大量使用，文檔管理系統(tǒng)可作為其中的一個(gè)組成部分，這是電子文檔比較完美地將文檔的使用和歸檔有機(jī)結(jié)合方式。但是，還有不少企業(yè)沒有使用以上協(xié)同軟件，或是使用了相當(dāng)?shù)奈募浖?，畢竟ERP、OA等文檔一體化協(xié)同辦公軟件投入較大，并不是所有企業(yè)都能承受得起的。針對(duì)這些情況，要求文檔管理軟件能夠有可以與其它軟件無縫銜接的接口，用戶在登錄一個(gè)軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)入和使用文檔管理軟件，在公司同時(shí)使用多個(gè)辦公軟件的情況下盡量減少登錄窗口，方便和協(xié)同辦公。

9）對(duì)設(shè)備和配置的要求較小，能在比較大眾化的運(yùn)行環(huán)境

以上基本上為筆者日常工作之總結(jié)，提出來與方家商榷，冀能使文檔管理現(xiàn)代化不斷向前發(fā)展，實(shí)現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化，從而使文檔管理為社會(huì)建設(shè)提供更多的支持。

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