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        提升檔案管理現(xiàn)代化水平淺析

        2017-08-27 19:47:11劉國棟
        卷宗 2017年17期
        關鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理水平

        劉國棟

        近年來,隨著辦公自動化水平的不斷提高和檔案信息量的快速遞增,依靠手工進行的紙質(zhì)檔案管理已越來越不能適應新形勢下檔案管理工作的需。在此背景下,借助計算機技術平臺組成的檔案管理現(xiàn)代化結構體系優(yōu)勢日益凸顯.檔案管理現(xiàn)代化主要是以計算機作為電子檔案的存儲載體。它將大大節(jié)省檔案存儲空間,并且使得查找和管理檔案更為便利,從而大大提高了工作效率,逐漸成為檔案管理現(xiàn)代化較為理想的選擇.

        1 提升檔案管理現(xiàn)代化水平的具體任務

        檔案管理現(xiàn)代化是借助計算機以及網(wǎng)絡通訊等現(xiàn)代化技術,實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化存儲、流轉、與利用。它包括檔案資源數(shù)字化處理、檔案數(shù)字化信息資源庫建設,并借助計算機與網(wǎng)絡技術,實現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息資源共享。具體任務有以下四個方面。

        一是提高思想認識水平,為檔案管理現(xiàn)代化提供基礎保障。思想認識水平直接決定了檔案管理工作的現(xiàn)代化水平的高低。要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化,首先要更新傳統(tǒng)觀念,提高對檔案管理現(xiàn)代化的認識,從思想上高度重視檔案管理現(xiàn)代化工作,不斷接收先進的管理理念和科學的管理方法。同時,通過媒體等各種渠道大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性和優(yōu)越性,營造促進檔案現(xiàn)代化管理的良好社會氛圍。

        二是加大設施設備投入,為檔案管理現(xiàn)代化提供平臺支撐?;A設施建設是做好檔案管理現(xiàn)代化工作的基本保障。在檔案管理基礎工作的各環(huán)節(jié)中,計算機軟、硬件建設尤為重要。檔案管理單位必須在軟件和硬件建設上予以必要的經(jīng)費保證,以確保充分利用現(xiàn)代化的管理手段、設備和保護措施,推進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,盡快實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化,從而不斷提升檔案管理工作科學化、信息化水平。

        三是創(chuàng)新工作方式機制,為檔案管理現(xiàn)代化提供制度保證。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是社會發(fā)展的不竭動力。不斷創(chuàng)新檔案管理機制是檔案管理現(xiàn)代化的重要保證,也是檔案管理現(xiàn)代化的重要組成部分。創(chuàng)新機制主要是運用現(xiàn)代化的管理理念,不斷建立健全和完善各項檔案管理規(guī)章制度,積極探索檔案分類集中管理體制,從而實現(xiàn)用科學的管理方法指導檔案管理工作現(xiàn)代化的持續(xù)健康發(fā)展。

        四是加強人才隊伍建設,為檔案管理現(xiàn)代化提供智力支持。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須有一支掌握現(xiàn)代化技術,具有管理才能和專業(yè)知識的人才隊伍。隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展,檔案工作管理人員僅僅掌握專業(yè)知識是遠遠不夠的,還必須掌握相關的學科知識。各級檔案管理部門要重視檔案管理人才的培養(yǎng),抓好人才培養(yǎng)中長期規(guī)劃與實施,從而實現(xiàn)人才的梯次健康發(fā)展和更新接替。

        2 提升檔案管理現(xiàn)代化水平的具體建議

        (一)更新檔案管理觀念,加強檔案基礎工作

        思想觀念的及時更新是打贏檔案管理現(xiàn)代化之戰(zhàn)的 “先遣部隊”。沒有檔案管理觀念的更新,即使擁有再先進的檔案管理“武器”,還是不能有效解決現(xiàn)有檔案管理和檔案事業(yè)不斷發(fā)展的矛盾。加強基礎工作 是在更新思想觀念的前提下,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的又一重要保障。各級檔案管理單位和有關部門應當進一步建立健全檔案管理專項經(jīng)費保障機制,扎實做好計算機軟、硬件和網(wǎng)絡技術系統(tǒng)工程建設,利用規(guī)范化和科學化的程序和方法,加快推進檔案管理現(xiàn)代化的進程。

        (二)健全集中管理機制,抓好統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫建設

        目前,檔案現(xiàn)代化的管理體制同時存在管理相對分散和使用效率不高的問題,主要是管理相對分散,這一問題已成為制約檔案管理現(xiàn)代化的一個主要因素。檔案集中管理從制度上保證了檔案的系統(tǒng)化綜合管理和查找利用,如果檔案管理分散且各單位都建立各自獨立的數(shù)據(jù)系統(tǒng),勢必造成信息資源的網(wǎng)片分割和重復浪費。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息現(xiàn)代化的核心和基礎,是一項長期而艱巨的任務,要經(jīng)過一個循序漸進的過程。當前,首要任務是盡快實現(xiàn)檔案管理的相對集中,在此基礎上,把數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網(wǎng)絡連接形成開放的分布式庫群,從而大幅度提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

        (三)重視人才培養(yǎng)和引進,提升科學管理決策水平

        推進檔案管理現(xiàn)代化還有一個關鍵因素是人才隊伍,其素質(zhì)水平直接影響檔案管理現(xiàn)代化的水平。加快檔案管理工作人員知識結構的更新,多途徑、多層次 復合型人才,是檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化水平的最根本對策。因此,必須采取積極措施加快現(xiàn)代化技術人才的培養(yǎng)和引進,建立人員穩(wěn)定、結構合理的檔案管理現(xiàn)代化人才隊伍,抓好業(yè)務知識更新培訓,使檔案管理人員及時掌握信息技術的新知識,以適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。同時,要從檔案管理實際需求和社會效益等多方面進行綜合分析,不斷加強和完善檔案管理現(xiàn)代化建設的規(guī)劃設計,提出中長期發(fā)展目標,制定規(guī)范化標準和具體實施方案,為各級領導科學決策提供翔實的理論參考和數(shù)據(jù)支持。

        檔案工作的現(xiàn)代化管理是一項龐大的系統(tǒng)性工程,需要各級有關部門和檔案管理單位共同努力,牢固樹立現(xiàn)代化管理意識,從檔案管理基礎工作做起,在廣泛采取先進技術的同時,積極構筑管理網(wǎng)絡技術平臺。作為檔案管理人員,更要身體力行,求真務實,勇于開拓,在實踐中不斷學習總結先進經(jīng)驗,不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法,為檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展做出應有貢獻。

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