郭晉余

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡信息資源的多樣化，社會養(yǎng)老保險事業(yè)不斷發(fā)展，覆蓋范圍不斷擴大，參保單位、參保職工和享受社會養(yǎng)老保險待遇的人數(shù)也在不斷增加，管理手段也受到信息化進程的影響，企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的重要地位日益凸顯。原有的傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險檔案管理方法已經(jīng)很難適應發(fā)展的客觀要求，加強和完善信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理新模式勢在必行。本文將在對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀分析的基礎上，結(jié)合信息化環(huán)境提出企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展模式。

關鍵詞：信息化；企業(yè)；養(yǎng)老保險；檔案管理

1 引言

我國現(xiàn)行的養(yǎng)老制度可以追溯到上世紀80年代中期，當時面臨的問題是起步晚、覆蓋面小，資金不足。目前養(yǎng)老保障范圍已經(jīng)逐步擴大到各類企業(yè)，保障形式和渠道都隨著社會保險的發(fā)展在不斷發(fā)生變化。這期間所形成的各類檔案材料紛繁復雜、五花八門，系統(tǒng)管理遲遲跟不上需要，缺乏專業(yè)管理隊伍。

2003年以前的企業(yè)養(yǎng)老保險檔案大部分集中在企業(yè)，在職職工、退休人員檔案由企業(yè)及其主管局管理。2003年起開始，所有企業(yè)檔案開始逐步向社會保險經(jīng)辦機構(gòu)移交，移交過程中涉及較多的檔案資料，系統(tǒng)管理起步晚，一度陷入混亂。加上現(xiàn)代化技術手段飛速發(fā)展，信息化進程不斷加快，影響波及到各行各業(yè)，檔案管理行業(yè)也不能例外，依靠傳統(tǒng)的管理已然無法滿足日益發(fā)展的企業(yè)步伐，加上現(xiàn)在人才流動性大、政策變化快，企業(yè)發(fā)展日新月異，缺乏精心管理檔案的理論和實踐勢必給企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理帶來阻礙，從而影響企業(yè)人才的招募留任，因此探討信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理模式十分有必要。

2 企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不完善，開發(fā)利用程度低

企業(yè)職工屬于流動較大的人群，養(yǎng)老保險檔案來源紛繁復雜，職工養(yǎng)老保險逐漸積累了大量的檔案信息資料，但其開發(fā)利用仍處于“初級階段”，主要用于職工計算養(yǎng)老保險待遇和離退休人員養(yǎng)老金調(diào)整等方面，推送社會保險發(fā)展和決策方面幾乎未開發(fā)。因為檔案來源復雜，又缺乏統(tǒng)一的管理流程和完善的制度，有序管理尚未解決，更遑論開發(fā)利用。

2.2 系統(tǒng)管理未完全實現(xiàn)

我國2009年9月才出臺實施了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，這是第一個統(tǒng)一的社會保險檔案管理的規(guī)定。管理法規(guī)實行較晚，導致檔案管理部門并未一早就把企業(yè)養(yǎng)老保險列入管理范圍。管理水兵不高影響社保業(yè)務的開展，即使信息化程度可以滿足企業(yè)養(yǎng)老保險的系統(tǒng)化管理，也難以短時間實現(xiàn)，軟硬件和管理人員配套不足，不能完全適應管理需要，導致現(xiàn)代化技術不能發(fā)揮出應有的管理效能。

2.3 檔案管理意識不足

各地的社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有各自的規(guī)定，不統(tǒng)一、不規(guī)范。企業(yè)職工流動人員有些仍然缺乏相關意識，自己個人保存有關參保資料，導致檔案遺失時有發(fā)生，雖然設立了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案機構(gòu)和管理人員，但沒有過硬的措施和規(guī)定，也沒有足夠的意識宣傳，仍然有一大部分流動人員保存著個人的參保檔案資料，企業(yè)不及時將有關資料歸檔和不認真辦理的問題也不同程度存在，導致養(yǎng)老保險真正利用遇到麻煩。

2.4 缺乏專業(yè)的管理隊伍

檔案管理專業(yè)人才不在少數(shù)，但隨著社會發(fā)展、信息化技術的滲透，傳統(tǒng)的檔案管理和紙質(zhì)目錄檢查無法滿足檔案管理和事業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案數(shù)量巨大，發(fā)展變化快，利用現(xiàn)代化的管理手段才能保障有序管理。這就需要既懂得檔案管理知識，對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案特點熟悉，又能夠利用現(xiàn)代化信息技術進行管理規(guī)范的專業(yè)管理隊伍。目前的狀況在轉(zhuǎn)變期，檔案管理工作有屬于邊緣性、安插性崗位，還需建立專業(yè)的管理隊伍。

3 信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理模式

3.1 自上而下規(guī)范管理責任

提高企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的意識問題，要從健全組織領導機構(gòu)，強化責任管理開始。信息化環(huán)境下一改往日改革緩慢的步伐，要將檔案管理工作納入績效責任考核，組建相關科室和領導小組，定期培訓、研討、交流，研究解決企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理在發(fā)展中遇到的新情況和新問題，在改革中調(diào)整策略，定期檢查，規(guī)范管理。

3.2 資金傾斜，利用現(xiàn)代化技術實現(xiàn)系統(tǒng)化管理

企業(yè)養(yǎng)老保險管理在信息化時代需要利用現(xiàn)代化的手段進行管理，是 適應時代需求，發(fā)展企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務的必然要求，要采取多種渠道措施解決資金問題，加大硬件投入，配備現(xiàn)代化管理手段。比如建立標準庫房，配備溫度濕度計、干燥劑等專用物品；建立數(shù)據(jù)庫、配備掃描儀等，開發(fā)檔案管理軟件并不斷更新，確保檔案管理和檢索工作正常開展。

3.3 培養(yǎng)信息化環(huán)境下的專業(yè)管理人才隊伍

制定人員培訓計劃，不斷提高信息化環(huán)境下專業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。信息化環(huán)境對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，除了要掌握最先進的檔案管理專業(yè)理論知識和管理工作理念，還要不斷革新理念，了解新政策新信息，再者需要結(jié)合企業(yè)養(yǎng)老保險的不同實際進行專門管理，并且掌握信息化管理的軟件使用操作技能。

4 總結(jié)

綜上，隨著信息化技術的飛速發(fā)展革新和社會市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展進步，檔案管理工作不斷面臨新的形勢和要求的挑戰(zhàn)和考驗，企業(yè)養(yǎng)老保險是維持人才穩(wěn)定、保障企業(yè)職工社會權益的重要部分，必須跟上發(fā)展的步伐，轉(zhuǎn)變觀念、拓展服務領域，創(chuàng)新服務模式，結(jié)合信息化環(huán)境的技術手段，積極開發(fā)起利用價值，提高養(yǎng)老保險檔案的利用率，更好的發(fā)揮應有的服務功能。

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