【摘要】本文闡述了“6S”管理模式的內(nèi)容，及高職院?？紕?wù)管理工作的內(nèi)容和重要性，并從“6S”管理模式角度分析了高職院?？紕?wù)管理工作中的現(xiàn)存問題，探討了“6S”管理模式在高職院?？紕?wù)管理過程中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】“6S”管理模式 高職院校 考務(wù)管理

一、“6S”管理模式闡述

“6S”管理模式最早起源于日本的5S管理模式，該種管理模式從現(xiàn)場工作環(huán)境的實際需要出發(fā)，制定切實可行的工作計劃，同時通過對可行性工作措施的綜合考慮，使管理更加規(guī)范化。該管理模式一出臺就受到日本各界的極大推崇?！?S”是以整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（safety）為內(nèi)容的活動，這6個詞在日語和英文中的第一個字母都是“S”簡稱為“6S”。此外，與其說現(xiàn)場活動中的整理、整頓、清掃、清潔等環(huán)節(jié)很重要，不如說素養(yǎng)是“6S”活動的核心和精髓。員工的素養(yǎng)，是“6S”活動順利開展的前提。

二、高職院校考務(wù)管理的主要內(nèi)容及重要性

（一）高職院?？紕?wù)管理工作的主要內(nèi)容

在高職院校考務(wù)管理工作通常有四方面的內(nèi)容：校外考試、校內(nèi)考試、學(xué)生成績管理、考務(wù)管理機制的研究與建設(shè)。具體內(nèi)容如下：

1.校外考試。校外考試主要是學(xué)生的外語等級考試；如：大學(xué)英語四級、六級考試；全國英語應(yīng)用能力的AB級考試。全國計算機水平考試；偶爾承擔(dān)的一些社會性的考試項目。這些考試工作需要學(xué)校做好全方位的工作。包括：考前對考生的組織與宣傳、報名人數(shù)的統(tǒng)計與上報、考場的編排、考務(wù)參與人員的安排與培訓(xùn)、考務(wù)費用的預(yù)算；考試過程中的全程管理；考后試卷的整理與護(hù)送等。此類考試要求極其嚴(yán)格不容出錯。

2.校內(nèi)考試。在高職院校，由于專業(yè)較多，學(xué)生考試的形式和科目各有不同，考務(wù)管理的內(nèi)容也較繁雜。主要包括：考前的試題命題與檢查、試卷的印刷與保管、考場的安排、監(jiān)考人員的培訓(xùn)等；考試過程中的全程監(jiān)控、考后試卷的裝訂與歸檔、考生成績的分析、錄入與管理等。對于上機考試還要提前做好設(shè)備的檢查，與試題的錄入工作。

3.成績管理。在高職院校里，每學(xué)期考試結(jié)束后，教師們需要流水作業(yè)批卷紙，而后將成績錄入到教務(wù)管理系統(tǒng)中，學(xué)生可以根據(jù)需要自行網(wǎng)上查閱成績，畢業(yè)之時，可以打印完整的成績單。由于高職院校的學(xué)生成績管理工作涉及學(xué)生獎學(xué)金評定、評獎評優(yōu)、畢業(yè)資格審定、就業(yè)單位選擇等方面的問題，該工作做起來難度更大。從學(xué)生成績的錄入開始到成績冊的歸檔每一環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)。

4.考務(wù)管理機制的研究與建設(shè)。傳統(tǒng)的考試方式有利有弊，新形勢下，高職院校也要順應(yīng)時代改革考試制度。將高職教育的理念在考試中得以彰顯，通過考試進(jìn)一步完善高職教育的人才培養(yǎng)方案，使學(xué)生能夠通過考試這一形式學(xué)到知識，不是為了考試而考試。

（二）高職院?？紕?wù)管理工作的重要性

高職院?？紕?wù)管理工作的重要意義主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

1.高職院?？紕?wù)管理是教務(wù)管理工作的核心體現(xiàn)。教務(wù)管理工作是多方面的，但是考務(wù)管理工作的好壞直接影響著教務(wù)管理其他方面的工作。例如：機房的設(shè)備的檢查、教室的座位安排等；學(xué)校通過學(xué)生考試的成績判定學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)內(nèi)容的落實情況；嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目紕?wù)管理流程彰顯著教務(wù)管理其他工作的好壞；教學(xué)中的一些問題也會在考務(wù)管理進(jìn)行的過程中反應(yīng)出來，教學(xué)部門可以根據(jù)考試后出現(xiàn)的不良情況對自身的工作加以改進(jìn)。

2.考務(wù)管理管理工作體現(xiàn)著高職院校的學(xué)風(fēng)與校風(fēng)。建設(shè)優(yōu)良的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)是高職院校辦學(xué)宗旨之一，考試風(fēng)氣是校園風(fēng)氣的集中體現(xiàn)，考試風(fēng)氣不正，考試管理流程不嚴(yán)謹(jǐn)，一定會間接的對學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情、學(xué)習(xí)方式，教師的授課進(jìn)度、授課效果，班級、學(xué)校管理等工作造成影響。對高職院校而言，由于學(xué)生自身特點，這樣的問題更容易出現(xiàn)。因此，抓好考務(wù)管理，嚴(yán)肅考風(fēng)考紀(jì)是切實提高教學(xué)質(zhì)量，加強校園環(huán)境建設(shè)的保障。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目紕?wù)管理也是為社會培養(yǎng)應(yīng)用型人才，提高高職院校社會地位的間接動力。

3.考務(wù)管理能促進(jìn)教務(wù)管理規(guī)范化、合理化。高職院校教務(wù)管理工作是否正常運行，最終會通過考務(wù)管理工作表現(xiàn)出來。而考務(wù)管理工作是一項繁雜、瑣碎的的工作，是教務(wù)管理其它工作的體現(xiàn)。比如：教學(xué)任務(wù)落實后，進(jìn)行課表編排；授課結(jié)束后，安排考試具體事宜；學(xué)生考試成績出來后，要做成績管理。任何一個環(huán)節(jié)出錯都會影響到其他環(huán)節(jié)的工作。所以，教務(wù)管理工作只有合理化、規(guī)范化，考務(wù)工作才能順利完成。考務(wù)管理工作進(jìn)行的過程中出顯得任何問題都是教務(wù)管理工作的預(yù)警。

三、用“6S管理模式”分析高職院?？紕?wù)工作中的問題

高職院?？紕?wù)管理工作具體內(nèi)容主要有考前準(zhǔn)備管理、考試運行過程、考后總結(jié)管理三個大部分?！?S”管理的內(nèi)容可以貫穿整個考務(wù)的全過程，并從中有指導(dǎo)作用。

整理（SEIRI）——是指為工作場所提供清爽整潔的活動空間，將不必要的物品及時清除掉。整頓（SEITON）——是指對于留下來的必要的、有用的物品應(yīng)分門別類整齊擺放，一目了然，消除積壓品，減少物品尋找時間。

筆者曾走訪三所高職院校，在這些院校中，考務(wù)資料的管理都是比較凌亂的。學(xué)校除了對現(xiàn)有在校生的考試資料進(jìn)行管理外，還需要對已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生的一些考務(wù)資料保存三年。這種實物資料的保存量是很大的，然而很多高職院校的考務(wù)管理部門并沒有及時清理這些過期試卷，使得儲存空間越發(fā)擁擠，沒有秩序?，F(xiàn)有保存試卷擺放也沒有規(guī)矩，給資料查找?guī)砗芏嗦闊?。還有些考務(wù)資料的保存有重復(fù)性。比如：學(xué)生所在學(xué)期的成績單、教師針對所教學(xué)科的試卷分析，除了教務(wù)處需要保存外，系內(nèi)也需要保存。這些，都非常占空間。對于每次考試必用的考務(wù)袋，據(jù)負(fù)責(zé)教務(wù)的老師反映，每場考試結(jié)束后這種資料袋不是統(tǒng)一的放在指定的地方，總是出現(xiàn)材料袋丟失或者內(nèi)放物品不全的現(xiàn)象，這就需要從事考務(wù)的老師每場考試后都要核對、檢查，對于一所學(xué)校來講這是一份不小的工作量。

清掃（SEISO）——是指將工作場所內(nèi)死角的地方也要清掃干凈，以保持環(huán)境的明亮整潔。

考務(wù)管理進(jìn)行中，工作人員可能會對外顯得工作環(huán)境收拾的較好，然而，細(xì)小的死角常常被忽略。在高職院校，考務(wù)檔案庫一般很少有人出入，打掃的次數(shù)也不多，使得檔案庫的死角常年沒有人收拾，資料上總是落滿厚厚的灰塵，有些材料因保管不當(dāng)還發(fā)霉了，空氣充滿潮濕的味道。

高職院校的學(xué)生對學(xué)習(xí)的重視程度較差，每節(jié)課下課教室里都會出現(xiàn)一些雜物，作為考試的考場更是如此，有些作弊的學(xué)生還會把答案用透明膠帶貼在桌子上、椅子上、甚至寫在墻上，地面上、書桌里也隨處可見作弊的小紙條。使得考試場所臟亂不堪，沒有次序。而學(xué)生當(dāng)場考試結(jié)束離開后，卻沒有工作人員及時清理。

清潔（SEIKETSU）——總的來講，這一項任務(wù)以維持上述3S成果為主，將日常簡單而又必須的整理、整頓、與清掃工作進(jìn)行到底，并加以制度化。從而保持環(huán)境的整潔、美觀。

在高職院校中，關(guān)于考務(wù)管理的制度有很多，但是對于上述“3S”的制度內(nèi)容卻沒有。整理、清掃、整頓等工作只有必要的時候才會有人問津，而其實，貌似簡單的工作卻意義重大。

素養(yǎng)（SHITSUKE）——是指從團(tuán)隊建設(shè)的意識出發(fā)，來培養(yǎng)員工的主動精神和工作熱情，使員工按規(guī)則做事，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。

如前所述，要想順利看展“6S”管理活動，素養(yǎng)是活動順利開展的前提，是活動的核心和精髓。在高職院?！八仞B(yǎng)”主要體現(xiàn)在考風(fēng)考紀(jì)和師德這兩點上。

考風(fēng)不正是許多高職院校面臨的一個棘手問題，根本原因在于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生三方的重視程度不夠。對于校領(lǐng)導(dǎo)，由于日常工作繁忙，在考風(fēng)考紀(jì)問題上投放的精力較少；對于教師，忙于繁重的教學(xué)任務(wù)忽略了考風(fēng)建設(shè)的研究。同時，對于學(xué)生思想教育的不到位導(dǎo)致學(xué)生缺乏對考試意義的重視和認(rèn)識。

現(xiàn)階段，很多高職院校的考試模式依然單一，主要是筆試的理論知識較重要。學(xué)生臨考試之前的背題成為應(yīng)付考試的唯一手段。就此，許多教師為了讓學(xué)生能考出好成績會親自帶領(lǐng)學(xué)生復(fù)習(xí)、劃重點，甚至劃考試原題。嚴(yán)重違背了考試的制度和意義。有的教師批改試卷時不夠認(rèn)真，選擇題讓學(xué)生幫忙批閱，主觀題走馬觀花，這些都反映著教師的師德素養(yǎng)。

考試過程中，監(jiān)考人員不認(rèn)真的現(xiàn)象時有發(fā)生，對閉卷考試的舞弊現(xiàn)象視而不見。即使會有巡考人員督導(dǎo)檢查，這些人員也并非完全履行職責(zé)?？傊?，教師的責(zé)任意識較差、工作熱情不高，導(dǎo)致考試的作用沒有得到充分的發(fā)揮。

安全（SECURITY）——指全體成員都要有安全意識，把安全看成第一要務(wù)，增強防范意識。從而建立良好的安全環(huán)境，保證任務(wù)質(zhì)量。

在高職院校的考務(wù)管理工作中，全體參與人員都要有安全意識，以保證每場考試工作都能順利完成。首先，試卷管理，考前要確保試卷放置在安全、指定的位置，不可泄題?？荚囍?，要嚴(yán)謹(jǐn)核對考試信息，不能出錯，以往考試過程中有老師領(lǐng)取試卷出錯的事件出現(xiàn)。考后，試卷批閱后，試卷要治愈安全地方保存，存儲試卷的倉庫要采取安全措施，監(jiān)控器、防火器具等等。

四、“6S管理模式”在高職院?？紕?wù)管理中的實施

“6S管理模式”在高職院?？紕?wù)管理中的具體實施如下：

（一））整理、整頓階段

根據(jù)具體的需要認(rèn)真整理教學(xué)資料，將檔案資料細(xì)化，對以往沒有必要的資料進(jìn)行及時的處理與清除。將每學(xué)年的考試試卷、畢業(yè)設(shè)計材料等分門別類的放置在不同的庫房內(nèi)，并貼好標(biāo)簽，便于需要時查閱尋找。也使庫房的使用空間得以利用。對于每場考試必需用品要放于指定的位置，由專人負(fù)責(zé)，考試結(jié)束后立即請點，方便下次使用。

（二）清掃、清潔階段

如上所述，教務(wù)管理部門因工作內(nèi)容繁雜，工作場所出現(xiàn)混亂狀態(tài)是常有的，這就需要根據(jù)“6S”管理程序?qū)k公場所進(jìn)行及時的清掃。包括對死角的清掃、清潔。此外，考試現(xiàn)場的清掃、清潔工作更為重要，這不僅使考場環(huán)境舒適，易于考試，還有助于嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)。對于清掃、清潔這樣的工作也要制度化，不是在需要的時候，才去準(zhǔn)備。

（三）素養(yǎng)培養(yǎng)階段

考務(wù)管理工作做得好，主要取決于考務(wù)人員及參與人員的素養(yǎng)。要按照“6S”管理模式的要求提升教師們的素養(yǎng)，使教師們在考務(wù)工作中的行為表現(xiàn)做到自我規(guī)范。高職院?？梢耘e行培訓(xùn)活動號召老師們學(xué)習(xí)，強化教師的工作規(guī)范意識、職業(yè)道德意識、和團(tuán)隊合作意識。

（四）安全防范階段

全體考務(wù)人員都要有安全意識，對于有危險的、不規(guī)范的地方要及時提出改進(jìn)措施?？记皽?zhǔn)備、考試過程、考后管理都要按照規(guī)定辦事，資料的存儲、保管現(xiàn)場要有安全設(shè)施。將安全問題制度化。

總之，在高職院校的考務(wù)管理中，處理的基本上都是瑣碎的小事，“6S”管理模式可以將瑣碎的小事流程化、規(guī)范化，易于各項工作的順利進(jìn)行。“6S”管理內(nèi)容表面上看很簡單，但它是管理精華的提升，是提高高職院?？紕?wù)管理水平的有效方法，也是提高高職院校教學(xué)管理、教師素養(yǎng)的有力措施。在高職院校實行“6S”管理是一項辛苦的工作，要發(fā)揮它的功效，需要大家鍥而不舍的堅持，需要全校師生的重視。

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作者簡介：梁莉（1978-），遼寧金融職業(yè)學(xué)院，講師，碩士，研究方向：教育經(jīng)濟(jì)與管理。