李杏杏

摘 要：以某政府部門的文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目為實例，探討了信息系統(tǒng)項目收尾的工作內(nèi)容，包括合同收尾和管理收尾；闡述了文件流轉(zhuǎn)項目中實施項目收尾的工作流程。對在項目收尾過程中的問題與對策進行分析，針對頻繁的需求變更問題，采取了版本控制、與客戶溝通及爭取客戶方領導協(xié)商的方法；針對客戶不愿意在驗收報告上簽字的問題，了解真實原因，對癥下藥；針對項目資金不到位的情況，爭取單位領導支持，與客戶方領導進行協(xié)商，共同攻關(guān)；驗收會后在項目組內(nèi)部進行工作總結(jié)。項目最終成功收尾。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；項目收尾；管理收尾；合同收尾

中圖分類號：TB

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.098

1 信息系統(tǒng)項目背景

本文中的信息系統(tǒng)，是以我作為項目主管管理的政府項目為例進行的。我負責政府部門文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目整體工作，該項目主要是用于完成某政府部門機關(guān)及其各事業(yè)單位等工作機構(gòu)之間電子公文流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、辦結(jié)等工作，項目從啟動到結(jié)尾的工期歷時8個月左右，最終順利完成項目目標。此項目由于涉及政府機關(guān)部門，各方面的問題較多，收尾較為困難，但經(jīng)過在項目整體把控過程中不斷調(diào)整策略，采取相應措施，最終在項目外部和內(nèi)部收尾工作都能有條不紊的完成。

2 項目收尾的主要內(nèi)容

項目收尾工作是項目生命周期的最后階段，即將項目產(chǎn)品交付給客戶，以正式結(jié)束項目的全部過程。項目收尾工作的主要內(nèi)容就是移交項目成果完成外部收尾、進行經(jīng)驗教訓總結(jié)、歸檔項目資料、遣散項目資源等完成內(nèi)部收尾工作。政府部門的項目收尾工作流程一般較為復雜、繁瑣、費時費力。

項目收尾中最重要的一項就是移交項目成果，也就是讓項目干系人及客戶滿意最終項目產(chǎn)品，并在正式的項目驗收文件上簽字，完成項目的移交，使項目或階段有序的進入到下一階段或過程。若是項目在竣工前提前結(jié)束，仍然需要完成項目收尾工作，在正式的收尾文件中說明項目終止的原因，并規(guī)定正式的收尾程序，將該項目已經(jīng)完成的和尚未完成的可交付成果移交他人。

項目收尾包括合同收尾和管理收尾。合同收尾就是根據(jù)合同內(nèi)容來核查項目事項，并清算合同賬目。合同收尾需要進行采購審計，也就是要對項目的采購過程進行相關(guān)的審查，找出合同準備或管理方面的成功經(jīng)驗和失敗教訓，供本項目其他采購合同或執(zhí)行組織內(nèi)其他項目采購合同參考借鑒。管理收尾就是為交付能夠讓項目干系人和客戶滿意的項目產(chǎn)品而進行的正式項目驗收工作及內(nèi)部的資源遣散和文檔歸檔工作，主要包括歸檔項目中的各種記錄文件、確保產(chǎn)品滿足客戶的最終需求、并將項目合同、項目計劃和項目管理文件、項目審計等歸檔。

項目驗收就是核查項目范圍計劃中規(guī)定的各項工作或活動是不是全部都已經(jīng)完成，可交付成果是否能夠令項目干系人滿意，并在驗收文件中記錄核查結(jié)果。對于還沒有全部完成項目需要中途終止的項目，也需要在驗收文件中詳細記錄其情況，包括目前完成了哪些工作，哪些工作未完成，提前結(jié)束項目的原因等。

管理收尾對降低軟件項目失敗率有重大的意義。將項目失敗的原因、需要改進的地方、項目過程中得到的經(jīng)驗記錄在文件中，并仔細研究揣摩，歸納成正式的存檔文件，一方面能夠豐富組織過程資產(chǎn)，另一方面能夠在以后類似項目中借鑒使用，不斷總結(jié)和歸納，進而能夠形成企業(yè)獨特的軟件管理模式，從而降低企業(yè)軟件項目管理的風險和成本。

3 項目收尾的工作流程

在某政府部門文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目開發(fā)完成、經(jīng)過內(nèi)部測試及客戶試運行測試一個月后，系統(tǒng)基本上能穩(wěn)定運行了，此時我認為項目可以進入收尾階段了。于是開始制定收尾程序，準備驗收報告，并將驗收報告（按照單位標準的驗收報告格式撰寫）交與客戶，讓雙方對項目情況做到心中有數(shù)；然后按照客戶提供的驗收標準及驗收清單，準備文檔資料及系統(tǒng)軟件程序等材料，并在此過程中與客戶方多次進行溝通，確保準備的材料滿足客戶需求；最后舉行一次正式的項目驗收會，邀請雙方領導、項目重要干系人及項目評審專家參加；驗收會后根據(jù)評審專家意見，修改相關(guān)材料，將產(chǎn)品及驗收文件交與客戶方，并結(jié)清合同項目款，外部收尾完成。在項目內(nèi)部組織正式會議或非正式溝通，總結(jié)項目各階段經(jīng)驗教訓，撰寫項目總結(jié)報告，并將項目各階段文件（項目管理計劃、范圍計劃、成本計劃、進度計劃、變更管理計劃等）、經(jīng)驗教訓、客戶驗收文件及合同等備份存檔，完成內(nèi)部收尾。釋放相關(guān)項目資源，結(jié)束項目。

4 項目收尾的問題與對策分析

項目收尾過程中也有許多的不順利，出現(xiàn)了大大小小的問題，但最終都能圓滿完成項目。下面對主要問題及其應對措施進行簡要介紹。

4.1 需求變更頻繁

文件流轉(zhuǎn)項目的需求不斷在變更，在項目收尾階段需求也還在變，主要是在試運行階段結(jié)束后，隨著客戶對系統(tǒng)的不斷熟悉，不斷會對系統(tǒng)有新想法新要求，再加上使用單位較多，各個單位的新需求加起來就相當多了，而且有些需求是與系統(tǒng)無關(guān)的業(yè)務需求。對收尾階段客戶提出的新需求不是說不變更，而是需要把變更控制在一定的范圍內(nèi)。在本項目中，我主要是采取以下幾個方面的對策：一方面使用版本控制，讓客戶知曉當前系統(tǒng)的版本是 Version 1.0，系統(tǒng)肯定會存在不完美的地方，我們可將某些不太重要或不急需的功能放在下一期系統(tǒng)升級中來完成，作為項目的乙方，在與客戶溝通需求時，我們要做主導方，引導客戶向著你建議的合理化方面去想，不能處在被動方一味的去應允客戶需求，否則變更無法得到控制，項目無法按期收尾；二是取得客戶方的理解，對于不甚合理的需求要做出解釋，讓客戶知曉不合理需求帶來的工作上的繁瑣和不便等，從而爭取開發(fā)和需求談判上的主動性；三是與客戶方領導溝通協(xié)商，確定統(tǒng)一提需求的時間期限，可以減少變更的需求量。

4.2 驗收報告不愿意簽字

在項目驗收階段，我發(fā)現(xiàn)客戶方領導不太愿意在驗收文檔上簽字，經(jīng)仔細研究和溝通發(fā)現(xiàn)，客戶方不愿意簽字主要是希望開發(fā)方能在他們使用過程中多解決些問題，一旦發(fā)現(xiàn)問題就可以修改，大多都不愿意承擔簽字后的責任。對此，為了消除客戶方的顧慮，我讓項目組準備了詳細的維護方案和操作手冊，并在各單位培養(yǎng)一名可進行基本維護的客戶方技術(shù)人員；為了保證簽字的有效性，與客戶方領導溝通確定負責人，同時將此匯報給單位領導，讓單位領導和客戶方領導有橫向接觸；最后在項目驗收會上獲得客戶方一直認可和高度評價。

4.3 資金不能及時到位

在項目驗收會成功驗收后，項目資金卻遲遲不能到位。項目資金未到位，也就是項目還未結(jié)束，我將此情況上報領導，請求領導的支持，進行共同攻關(guān)。本項目資金是120萬，并不是很高，但是客戶方作為政府單位，流程和手續(xù)相當繁瑣，時間上是一再拖延，后與客戶方領導多次溝通后，在驗收會結(jié)束后的第35天收到了合同的規(guī)定款項，與客戶方保持了良好的合作關(guān)系。

4.4 項目總結(jié)的必要性

項目總結(jié)是組織健康持續(xù)發(fā)展的必要，同時也是對項目組成員的尊重。因為當前項目的經(jīng)驗教訓是一筆很好的財富，對以后的項目有很大的參考價值，特別是對于類似的軟件產(chǎn)品，在項目管理上和技術(shù)上都有很大的幫助。這里說的參考價值，不僅指是項目的源代碼，更重要的是項目相關(guān)的文檔資料（如合同，開發(fā)技術(shù)文檔、管理計劃文檔、項目總結(jié)文檔等），具有很大程度的借鑒意義。

項目總結(jié)我較傾向于在一個寬松的范圍中進行，而非正式的會議。本次的項目總結(jié)工作就是在飯桌上進行的，在項目結(jié)束后，代表單位慰問和犒勞一下項目組成員，組織一次聚餐，大家隨心所欲的在餐桌上談感想談經(jīng)驗，不會有任何拘束，反而效果會很好。在飯后，我編寫了項目總結(jié)報告，為今后的項目提供豐富的組織過程資產(chǎn)。

5 總結(jié)

總之，信息系統(tǒng)項目的收尾工作是一項較為復雜和繁瑣的事情，需要細致的處理此階段的各種問題。項目收尾工作包含合同收尾和管理收尾，在本項目的收尾工作中出現(xiàn)的需求變更頻繁、驗收報告不愿意簽字、資金不到位、項目總結(jié)如何開展的問題，都有較好的解決，收尾工作順利完成。

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