孟維

摘要：在SAP系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項目管理的業(yè)務(wù)層面是WBS主數(shù)據(jù)、計劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統(tǒng)中PS模塊主要是項目狀態(tài)、項目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：項目管理 輔助功能 SAP PS

中圖分類號：TU229 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2017）05（c）-0000-00

SAP系統(tǒng)引入中國海油已有10多年的時間。在10多年時間里，無論應(yīng)用的業(yè)務(wù)類型、還是應(yīng)用的企業(yè)數(shù)量看，各類從業(yè)人員到目前已達到前所未有的水平。SAP項目系統(tǒng)（Project System，以下簡稱PS）模塊作為傳統(tǒng)模塊之一，在最近幾年也得到較為廣泛的應(yīng)用。大到復(fù)雜的大型工程建設(shè)項目，小到只用一個或幾個WBS輔助結(jié)算的單位紛紛把PS模塊作為企業(yè)內(nèi)部以項目管理為運作方式的業(yè)務(wù)管理利器。

在SAP系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項目管理的業(yè)務(wù)層面是WBS主數(shù)據(jù)、計劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統(tǒng)中PS模塊主要是項目狀態(tài)、項目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實現(xiàn)。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊的項目狀態(tài)管理是基于WBS主數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)用。SAP系統(tǒng)中PS的狀態(tài)分為兩個層面，即系統(tǒng)狀態(tài)和用戶狀態(tài)。系統(tǒng)狀態(tài)是ERP系統(tǒng)固有的項目狀態(tài)，它體現(xiàn)在項目管理的全生命周期里，利用系統(tǒng)狀態(tài)可以滿足部分項目的管理需求。

（1）項目創(chuàng)建-CRTD：“項目創(chuàng)建”狀態(tài)表示項目在系統(tǒng)中處于初始階段，是創(chuàng)建項目、項目架構(gòu)后自動獲得的狀態(tài)，項目進行到其他狀態(tài)的起點。

（2）部分下達-PREL：可以只對部分WBS下達進入“部分下達PREL” 狀態(tài)。

（3）預(yù)算激活-ACAV：“預(yù)算激活A(yù)CAV”表示項目預(yù)算可用性控制已激活，將對項目的物資/服務(wù)需求、采購申請、采購訂單、收貨發(fā)貨、其他費用記賬等預(yù)算耗用情況進行事前、事中、事后的全過程管理。

（4）項目下達-REL：“下達”表示系統(tǒng)中的項目或者WBS已經(jīng)被激活，WBS被下達后對應(yīng)的工作才可以開始進行，因為只有下達狀態(tài)的WBS才可以產(chǎn)生實際的費用。

（5）項目鎖定-LKD；“項目鎖定”表示W(wǎng)BS有部分信息在系統(tǒng)中被鎖定，無法修改。在系統(tǒng)中可對WBS的描述、日期、計劃、預(yù)算等信息分別進行鎖定，使其無法被不相關(guān)的人員修改。

（6）技術(shù)關(guān)閉-TECO：“技術(shù)性關(guān)閉”表示從項目實施的角度已經(jīng)完成，但是會發(fā)生財務(wù)費用后續(xù)處理的項目狀態(tài)。當項目結(jié)算完成但是財務(wù)尚未進行決算轉(zhuǎn)資、置于“技術(shù)性關(guān)閉狀態(tài)”時，無法在系統(tǒng)中進行合同的創(chuàng)建、確認、付款等相關(guān)的操作，只能進行財務(wù)上的調(diào)整。

（7）關(guān)閉標志-CLSD：“關(guān)閉標志”表示項目轉(zhuǎn)資已經(jīng)完成，進行項目關(guān)閉后將無法對此項目進行任何修改操作了。

不能用系統(tǒng)狀態(tài)滿足的管控需求，我們采用可定制的用戶狀態(tài)來滿足。用戶狀態(tài)具備較高的靈活性，可根據(jù)客戶的特殊需要通過配置實現(xiàn)管控。把用戶狀態(tài)與系統(tǒng)狀態(tài)相結(jié)合，就能滿足項目全生命周期狀態(tài)管理的需求，不但在系統(tǒng)中明確顯示了項目所處的各個階段，也可以設(shè)置是否允許發(fā)生費用、是否允許調(diào)整架構(gòu)等配置，實現(xiàn)了項目各階段的管控要求。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊的項目預(yù)留主要是基于WBS的預(yù)留和基于網(wǎng)絡(luò)的預(yù)留。WBS元素的預(yù)留是項目專用預(yù)留，意味著專買專用，也就是說不會去考慮正常庫存中是否能滿足這個需求，一定要進行專門的采購或生產(chǎn)，這種方式適用于項目的專用物資。例如項目上往往需要很多物資及備品備件，不同項目上需求的型號規(guī)格不一樣，由于型號規(guī)格太多了又不能窮舉，因此無法通過編碼來區(qū)分不同的物資。這時候通過WBS元素預(yù)留可以明確這個物資是某項目專用的，是要單獨進行采購或生產(chǎn)的，這樣即使庫存有存貨，也不會去考慮。

網(wǎng)絡(luò)預(yù)留則是通用預(yù)留，就是說這個需求只要正常庫存有，就不需要進行采購或生產(chǎn)了，直接從庫存領(lǐng)用就可以了，適用于通過物料編碼可以直接對應(yīng)到實際物品的這種模式。對于網(wǎng)絡(luò)作業(yè)下掛接組件生成的預(yù)留，如果需要預(yù)留計劃值占用預(yù)算，可以對以下配置點進行配置。配置路徑 ：項目系統(tǒng)->結(jié)構(gòu)->網(wǎng)絡(luò)->網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置->維護網(wǎng)絡(luò)類型；當勾選“計劃”復(fù)選框時，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計劃值不占用預(yù)算；當不勾選“計劃”復(fù)選框時，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計劃值占用預(yù)算。該計劃占用預(yù)算是在物料組建一掛接網(wǎng)絡(luò)時，物料主數(shù)據(jù)帶入的價格就已占用預(yù)算。那么后續(xù)發(fā)貨價格不符時，關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)才釋放多余計劃價格占用的預(yù)算。關(guān)于物料計劃價格，應(yīng)該用標準價，這樣實際成本不變，預(yù)算管控比較準。用移動平均價，變化大，實際成本耗用預(yù)算差異大，預(yù)算管控不準。網(wǎng)絡(luò)計劃值可以通過CN41N里更改布局選取需要的字段信息查看，或是通過S_ALR_87013556 - 資金概覽報表進行查詢。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊對項目中重大事件或節(jié)點的觸發(fā)及管控可以通過WBS和里程碑相結(jié)合，更好地實現(xiàn)項目重大事件和節(jié)點的信息化控制。在SAP的項目管理中，里程碑常被用于標識一個重要階段的事件。例如完成一個項目的特定狀態(tài)，可以通過維護里程碑的描述性的短文本實現(xiàn)。如果需要還可以在里程碑上維護一個長文本和計劃日期，這些數(shù)據(jù)信息是用來補充里程碑的目地或功能。當實際日期被輸入后這些信息就會形成系統(tǒng)憑證，輸入了實際日期就代表對里程碑進行了一次確認。但需要注意在SAP PS中，里程碑不能用于控制WBS元素和作業(yè)的時間計劃。

在標準結(jié)構(gòu)和實施結(jié)構(gòu)中，可以創(chuàng)建任意數(shù)量的里程碑在WBS和作業(yè)上，系統(tǒng)會自動分配一個唯一的號碼在每個里程碑上。系統(tǒng)提供了用CN11來創(chuàng)建標準里程碑的功能，在正式項目中可以方便的復(fù)制標準里程碑。創(chuàng)建好里程碑后，我們可以把里程碑分配給WBS。一旦分配完成并保存，系統(tǒng)就可以顯示里程碑分配到WBS后的詳細信息。當里程碑信息被分配到WBS后，系統(tǒng)的標準報表可以通過“用途”來分析這些里程碑數(shù)據(jù)，可以通過顏色的高亮來提醒這些里程碑的計劃日期已經(jīng)過去了還是將要到期或者馬上觸發(fā)。

當用里程碑創(chuàng)建開票計劃在WBS或銷售訂單上或發(fā)票計劃在作業(yè)上時，系統(tǒng)將提供里程碑的時間和計劃百分比集成功能（要求SALES DOC DATE的標識是被勾選上的）。當里程碑維護完成后，這個日期可以自動傳遞到開票或發(fā)票計劃中去。在此基礎(chǔ)之上，如需要更詳細的說明收入和成本計劃，可以采用里程碑的用戶自定義字段功能來實現(xiàn)。

具體到項目里程碑用于做開票計劃時，先要維護里程碑用途。自己定義一個用途，比如維護一個開票計劃，同時維護計劃類型和日期類別。完成基礎(chǔ)設(shè)置之后，要在前臺的項目構(gòu)造器中創(chuàng)建一個里程碑，注意用途選擇我們剛剛定義的那個開票計劃，同時要將銷售憑證日期的鉤打上。維護基本固定日期，這個日期會被帶到銷售訂單中成為開票計劃日期。在SAP系統(tǒng)中銷售分銷模塊的銷售訂單中維護發(fā)票計劃，通過VA02打開銷售訂單后，雙擊行項目，選中出具發(fā)票計劃，第一次進入時系統(tǒng)會根據(jù)你在賬戶分配里面維護的WBS自動彈出選擇界面。點擊對勾后會把你的里程碑計劃帶出來，選擇復(fù)制后會自己完成發(fā)票計劃。這時候發(fā)票計劃是處于‘02凍結(jié)狀態(tài)，當我們在項目構(gòu)造器對此里程碑維護了實際日期后，凍結(jié)標識會自動刪除，允許進行實際開票了。

關(guān)于里程碑的趨勢分析功能要求在SAP PS中啟用項目里程碑版本，并且勾選“趨勢分析”這個標識后，可以通過表格和圖形的方式分析追述里程碑節(jié)點。里程碑上的計劃時間和計劃完成的百分比可以用于確認完成的計劃時間和計劃完成百分比，當里程碑記錄了實際時間，就可以用完工百分比功能體現(xiàn)實際完工百分比了。在用戶使用過程中可以通過“固定日期”這個字段指定里程牌的計劃日期，并傳遞到被分配的WBS元素的計劃時間。在這種情況下，系統(tǒng)中可以選擇里程碑的時間是被傳遞到開始時間或結(jié)束時間。同時如果參考了WBS的時間區(qū)間，那么當WBS的時間變化時里程碑的時間也會跟著自動變化，但是固定日期是不會隨WBS的時間變化而變化的。

在啟動工作流任務(wù)功能中必須指明這個參數(shù)用于觸發(fā)工作流啟動，前提是要定義好工作流。在里程碑中系統(tǒng)允許通過選擇“字段”來確認使用哪一個功能，當維護好里程碑的實際時間或狀態(tài)后，系統(tǒng)會自動觸發(fā)已選擇的功能。若想接合系統(tǒng)狀態(tài)變化觸發(fā)功能時，要求用戶必須指明是設(shè)置狀態(tài)還是撤銷狀態(tài)，或者兩種方式都會觸發(fā)功能。

由此可見，無論是項目狀態(tài)、項目預(yù)留還是里程碑功能都是基于項目管理模塊WBS主數(shù)據(jù)為使用基礎(chǔ)的項目結(jié)構(gòu)和參數(shù)配置保障下PS模塊的重要輔助功能。他們不僅是在系統(tǒng)上豐富了項目管理的信息化使用手段，更為項目管理與物資管理、銷售分銷、工作流等SAP系統(tǒng)的其他模塊和功能提供了更為廣闊的集成空間。

參考文獻

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