王麗莎+李鵬

摘 要：會議記錄在高校發(fā)展中有著重要的素材作用和查考價值。會議記錄是辦公室秘書的一項重要工作任務(wù)，看似簡單，實則不易。它的形成過程需要借助現(xiàn)代電子設(shè)備的完整拷貝，結(jié)合人工摘要記錄，充分考慮多種要素和細(xì)節(jié)，通過有效加工整理，最終整合而成。

關(guān)鍵詞：高校；會議記錄

中圖分類號：G4

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.18.064

在高校，會議記錄一般適用于比較重要和正式的會議，如黨委全委會、黨委常委會、書記辦公會、校長辦公會、黨政聯(lián)席會及各分院、部處的黨政會議。會議記錄是一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書，真實準(zhǔn)確的反映了會議的組織情況和會議內(nèi)容，包涵學(xué)校各項重大決議決策，直接關(guān)系到學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展，有極大的價值。

1 高校會議記錄的價值

1.1 素材作用

會議記錄是對會議情況和內(nèi)容的原始、真實、客觀的記錄。高校會議記錄是撰寫會議紀(jì)要、編寫會議簡報和形成報告、總結(jié)的重要素材，是貫徹落實上級精神與指示的重要依據(jù)，記載著學(xué)校重點工作的開展和推進(jìn)情況，是學(xué)校歷史發(fā)展的第一手資料。

1.2 查考價值

會議記錄，即“有聞必錄”，是會上討論發(fā)言的實錄，包括議定事項、會議對重大事件所做的安排，記載了會議討論、表決等會議過程，它可以為日后檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況提供查考依據(jù)，它是下達(dá)與上報會議精神的重要憑證，為分析研究與總結(jié)工作提供參考。在高校，會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，而是被作為原始資料編入檔案長期保存，以備需要時查閱，尤其是黨委常委會、校長辦公會的會議記錄，其機(jī)密性強(qiáng)、使用價值高，是黨政機(jī)關(guān)最核心的檔案。

2 高校會議記錄形成流程及要素

做好會議記錄，首先應(yīng)明確會議記錄形成的流程，掌握會議記錄的要素。結(jié)合實際的工作情況，筆者認(rèn)為會議記錄形成的流程及要素如下：

2.1 會前準(zhǔn)備

文字秘書作為會議信息的采集者、加工者和提煉者，不僅需要了解本部門的綜合情況，更要熟悉全校各單位和部門的相關(guān)情況，對重要事項的工作動態(tài)、工作進(jìn)展要時刻關(guān)注，對師生員工關(guān)心的問題要隨時留心，這樣才會保證在會議記錄過程中對學(xué)校情況了然于胸，才能夠克服排除各種客觀因素，如一些簡稱、俗語、專業(yè)術(shù)語的出現(xiàn)，語速過快、方言、噪音等造成的記錄不準(zhǔn)確、要素缺失等影響。

會前準(zhǔn)備首先要向領(lǐng)導(dǎo)征集要討論的議題，向部門征集要匯報的事項，并事先熟悉、了解議題范圍。根據(jù)初步定的幾項大的議題，會議記錄人員要提前向匯報部門搜集上報的會議材料及相關(guān)支撐材料，了解議題背景，盡量在會前就將會議精神吃懂、吃透。會議記錄人還應(yīng)養(yǎng)成一些良好的職業(yè)習(xí)慣，如提前到達(dá)會場、提前調(diào)試記錄設(shè)備，提前搜集材料，避免因準(zhǔn)備不足而影響會議記錄效果。

2.2 設(shè)備記錄

實踐證明，在重要會議時使用錄像機(jī)、錄音筆等現(xiàn)代多媒體設(shè)備進(jìn)行會議錄像錄音，結(jié)合人工記錄，后期再進(jìn)行補(bǔ)充整理，極大提高了會議記錄的效率和準(zhǔn)確性。目前，利用設(shè)備記錄，已逐漸成為高校會議記錄廣泛采用的手段。憑借設(shè)備的優(yōu)越性，它不僅可以較為全面的記錄會議的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容、準(zhǔn)確的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，還能還原會議過程中的各個細(xì)節(jié)，如發(fā)言人的語氣、語調(diào)，影響決議形成的討論、爭議、插話，及掌聲、笑聲等現(xiàn)場情況。

需要強(qiáng)調(diào)一點，利用設(shè)備進(jìn)行記錄，一定要注意會前調(diào)試，避免會上設(shè)備失靈影響記錄。

2.3 人工記錄

人工記錄是任何情況下都不應(yīng)當(dāng)省略的記錄方式，人工記錄有其不可替代性，它具有設(shè)備記錄所不及的優(yōu)勢和特點，它能夠準(zhǔn)確反映會議的出席情況，掌握全局，提綱挈領(lǐng)，突出重點，還能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行分析、歸納和總結(jié)，有助于整體掌握會議記錄的主旨和精神。

記錄人首先應(yīng)及時記錄會議的出席情況，包括會議名稱、時間、地點、出席人、列席人、主持人。有時根據(jù)會議要求，還常常有應(yīng)到人數(shù)和缺席人員等。其次，提綱挈領(lǐng)的記錄講話人的發(fā)言重點，突出發(fā)言人的意圖、題旨。除了要記錄針對議題內(nèi)容的講話要點，還要充分領(lǐng)會一些領(lǐng)導(dǎo)即興講話的思路和主旨。重點記錄會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論，會議過程中重要人物的主要發(fā)言和對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論等。第三，對于在會議過程中出現(xiàn)的討論、爭議等情況，要重點記錄爭議的焦點，各方見解，具體分歧，以及最終是否形成決議，形成怎樣的決議。

人工記錄要注意做到既要條例清晰又要掌握細(xì)節(jié)。記錄會議發(fā)言內(nèi)容，應(yīng)講究條理，分條列項，以一個發(fā)言者為一個記錄單元獨立成段，查閱時便能一目了然。對于一些細(xì)節(jié)問題，例如涉及討論通過議定事項時，有時領(lǐng)導(dǎo)提問“還有什么意見”，“是否討論通過”，除了發(fā)言的領(lǐng)導(dǎo)，有的領(lǐng)導(dǎo)點頭同意，有的沒有發(fā)言默認(rèn)同意，這些是錄音設(shè)備不能記錄的，人工記錄則必須準(zhǔn)確記錄并標(biāo)明，這樣才能成為一個可以說明議定事項是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)討論通過的支撐材料。

人工會議記錄的方式、方法有著無限可能性，甚至可以說是一門學(xué)問，記錄人員應(yīng)該在不斷的會議記錄工作過程中積累經(jīng)驗，提煉方法，思考技巧，才會使會議記錄工作越來越得心應(yīng)手，更好地做好會議記錄工作。

2.4 綜合、加工

參考結(jié)合會議中的各種材料，根據(jù)設(shè)備記錄對人工記錄文稿進(jìn)行核對、補(bǔ)充、綜合、改正、加工整理形成最終的會議記錄。在綜合、加工的過程中，需要掌握幾個要點。

2.4.1 忠實于講話人的原意，盡量保留原話

會議記錄是對會議內(nèi)容最直接、最初始的反映，內(nèi)容較為隨意，語言比較口語化，會議記錄要盡量保持原汁原味、真實客觀，不能隨意增加修飾詞、感嘆詞等。在此基礎(chǔ)上，保證文字通順，要素完整。

2.4.2 全面詳實

記錄要全面，尤其涉及學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、人事聘用、干部任免、大額資金使用、黨員干部違紀(jì)處理等內(nèi)容的重大議題，一定要確保記錄全面、詳實。會議記錄一方面要詳細(xì)記錄與會人員的發(fā)言，會議中如有爭議問題，還應(yīng)該把爭議焦點和各方觀點記錄下來，此外，還要記錄與會議主題密切相關(guān)的其他動態(tài)，如掌聲、休息、插話等。

2.4.3 有所取舍

會議記錄加工的過程必須要把握一定的尺度，有取有舍。對于層次不清、啰嗦重復(fù)、偏離會議主題、與議題無關(guān)的發(fā)言等要果斷刪減。而發(fā)言中沒有使用規(guī)范化的簡稱，一些一帶而過的專業(yè)術(shù)語、項目代號等現(xiàn)象則應(yīng)當(dāng)更正并補(bǔ)充完整。

2.4.4 精準(zhǔn)核實

會議中涉及的一些數(shù)字、數(shù)據(jù)有的關(guān)系重大，記錯一個數(shù)字就有可能差之毫厘謬以千里，因此對數(shù)字和數(shù)據(jù)的記錄和整理要精準(zhǔn)無誤；對人名、地名、機(jī)構(gòu)名、項目名、專業(yè)術(shù)語等專有名詞要準(zhǔn)確核實和校對；對個別無法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄來標(biāo)注上拼音。

2.4.5 規(guī)范格式

各類會議記錄應(yīng)有其規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)，要調(diào)整字體、字號、段落間距等格式，并注意使用適宜的標(biāo)點符號。

記錄人經(jīng)過加工、綜合而成的會議記錄，還應(yīng)報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，對記錄中存在的一些問題進(jìn)一步核實，糾正錯誤，確保會議記錄完整、準(zhǔn)確。

參考文獻(xiàn)

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