黃淑貞

摘 要：我國(guó)的數(shù)字化建設(shè)隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)而逐步走向正軌，作為信息化建設(shè)的重要組成部分，檔案在各行各業(yè)的發(fā)展中起著重要作用，所以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)是非常必要的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)

1 信息化時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)和重要性

1.1 信息化時(shí)代檔案管理的新特點(diǎn)

進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理表現(xiàn)除了新的特點(diǎn)，主要有兩個(gè)：一是檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，通過(guò)借用電子計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)管理，檔案的分類(lèi)、歸檔都更加自動(dòng)，借用程序的自動(dòng)明確歸檔范圍和方式，給復(fù)雜的檔案管理工作帶來(lái)了便利，大大的降低了相應(yīng)的管理成本支出，還確保了檔案在建立之初就具有高準(zhǔn)確性；二是網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)凸顯，通過(guò)與教育部等系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，的檔案管理信息能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化管理，提供了檔案信息查閱的網(wǎng)絡(luò)化。

1.2信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的重要性提供了所有的原始憑證保障；另一方面滿足了信息時(shí)代，檔案管理的客觀要求，即可以與時(shí)俱進(jìn)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又能夠減少人力、財(cái)力成本支出，提高檔案管理的工作效率。另外，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，是為了解決高校龐大、復(fù)雜、多變的檔案信息問(wèn)題的首選對(duì)策。

2 信息化時(shí)代影響檔案管理的因素

2.1 內(nèi)在因素

從影響檔案管理的內(nèi)在因素來(lái)看，主要有這樣的點(diǎn)組成：一是檔案管理的操作流程等內(nèi)在因素，作為保障檔案完整、真實(shí)的管理工作，在具體的開(kāi)展過(guò)程中，可能由于操作流程的設(shè)置不合理，會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量帶來(lái)直接的影響；二是檔案的原始收集工作，對(duì)原始檔案的收集、整理，以至于開(kāi)展鑒定、保管等工作，都會(huì)影響在信息化時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化；三是實(shí)際操作檔案管理的工作人員，由于長(zhǎng)時(shí)間的人工管理模式固式的束縛，檔案管理人員沒(méi)來(lái)得及轉(zhuǎn)變信息化管理的思想，直接造成高校檔案管理面臨嚴(yán)重的危機(jī)。

2.2 外在因素

從影響檔案管理應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代影響的外在因素來(lái)看，主要有：首先是的信息化管理的硬件配備情況，如果沒(méi)有高性能的電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，是沒(méi)有辦法完成高校檔案信息化管理的；其次是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的氛圍情況，如果所有的都沒(méi)有實(shí)行信息化檔案管理，那么任何一個(gè)都沒(méi)有動(dòng)力和積極性來(lái)開(kāi)展此項(xiàng)工作；最后是檔案信息化管理的可靠性、可實(shí)施性、可操作性是否具備，如果信息化時(shí)代沒(méi)有滲透到檔案管理中，想要進(jìn)行信息化管理也無(wú)計(jì)可施。

3 信息化時(shí)代影響檔案管理的危機(jī)表現(xiàn)

雖然，已經(jīng)開(kāi)始注意到要加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需要，但是總體上，檔案管理仍然面臨著四大主要危機(jī)，具體表現(xiàn)如下：

3.1 信息化時(shí)代檔案管理的意識(shí)理念不足

當(dāng)前的高層管理者，更多的是將工作重心放到管理等方面，沒(méi)有對(duì)檔案管理引起足夠的重視，以至于都沒(méi)有對(duì)檔案管理重視，也就不會(huì)配套的制定出保障策略。另外整個(gè)社會(huì)上，都沒(méi)有濃厚的氛圍來(lái)重視檔案管理，形成的是檔案管理只是配套其他工作開(kāi)展的理念，這將不利于完成危機(jī)應(yīng)對(duì)。

3.2 信息化時(shí)代檔案管理的資金投入不足

對(duì)于發(fā)展投入而言，偏向于向基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)、扶持教學(xué)、開(kāi)展科研等領(lǐng)域，在檔案管理上，投入非常有限，并且也沒(méi)有外部可依托的信息化管理建設(shè)資金投入，因此面臨嚴(yán)峻的資金投入不足是當(dāng)前檔案管理面臨的重大危機(jī)。一方面，這是因?yàn)楣芾碚叩墓逃邪l(fā)展思維模式影響的，他們沒(méi)有充分的意識(shí)到加大信息化建設(shè)的投入，能夠最快的應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的沖擊，另一方面，這是發(fā)展戰(zhàn)略影響的，因?yàn)閷?duì)的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系中，并沒(méi)有納入檔案管理的評(píng)價(jià)。面臨嚴(yán)重的檔案管理資金投入不足，將極大的降低其信息化建設(shè)的進(jìn)度，不利于檔案管理加強(qiáng)防盜、加密、設(shè)立防火墻等工作的開(kāi)展。

3.3 信息化時(shí)代檔案管理的人員專(zhuān)業(yè)水平不足

從目前的檔案管理信息化建設(shè)來(lái)看，管理人員的專(zhuān)業(yè)水平偏低，極不利于推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。從表現(xiàn)來(lái)看，主要表現(xiàn)在兩個(gè)層面，一是基層檔案管理人員的工作方式非常陳舊，對(duì)信息化系統(tǒng)的利用效率極低，雖然很多已經(jīng)引進(jìn)了電子計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，要求檔案管理人員進(jìn)行信息化管理，但是很多工作人員仍然沒(méi)有改變傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)信息化設(shè)備的使用效率非常低，如在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，就人工的根據(jù)檔案的信息進(jìn)行操作，不僅工作量非常大，工作效率和準(zhǔn)確性也非常低；二是基層檔案管理人員的信息化技術(shù)水平不夠，雖然鼓勵(lì)使用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備來(lái)完成檔案管理，但是他們不會(huì)操作、操作不好，就導(dǎo)致整個(gè)人員推進(jìn)信息化建設(shè)的積極性很低的問(wèn)題。

4 應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代檔案管理危機(jī)的對(duì)策

未來(lái)，實(shí)現(xiàn)高度的信息化管理，是檔案管理的必然之路，因此要積極應(yīng)對(duì)危機(jī)，采取對(duì)應(yīng)的策略，保障檔案管理工作的高質(zhì)、高效完成。通過(guò)論證，本文認(rèn)為應(yīng)該主要從以下四個(gè)對(duì)策出發(fā)。

4.1 培養(yǎng)信息化時(shí)代檔案管理的意識(shí)理念

從理念意識(shí)上進(jìn)行培養(yǎng)，是解決信息化時(shí)代檔案管理危機(jī)的首要方法，一方面需要對(duì)整個(gè)社會(huì)風(fēng)氣進(jìn)行引導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，并加大社會(huì)投資和人才培養(yǎng)保障；另一方面在中，要從上至下的對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，將檔案管理的情況納入管理人員的年度考評(píng)中，迫使加大檔案管理的投入。

4.2 加大信息化時(shí)代檔案管理的資金投入

要建成數(shù)字化的檔案管理模式，適應(yīng)信息化時(shí)代的影響，就必須加大對(duì)檔案管理的資金投入，保障信息化建設(shè)的質(zhì)量。首先，需要改變資金投入的傾向，讓原本的資金投資逐步向檔案管理傾斜，逐步加大對(duì)檔案管理的投資比例；其次，要引進(jìn)更多的投入資金源，單靠學(xué)校建設(shè)資金來(lái)完成檔案管理信息化建設(shè)，是不可行的，也會(huì)加大學(xué)校的建設(shè)壓力，不能保證建成的成效，因此可以向社會(huì)招標(biāo)，引進(jìn)信息化系統(tǒng)建設(shè)資金；最后，教育部要向各撥付定向的檔案管理資金，支持鼓勵(lì)各大開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作。

4.3 提高信息化時(shí)代檔案管理的人員專(zhuān)業(yè)水平

基層檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的高低，直接影響了檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，因此要逐步提高相關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，就需要做到這樣兩點(diǎn)：一是加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們操作電子計(jì)算機(jī)、進(jìn)行信息化檔案處理的能力，改變固有的傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理的效率；二是要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)信息化檔案管理人員培養(yǎng)，在檔案管理專(zhuān)業(yè)教學(xué)中，加大對(duì)信息化建設(shè)的技能培養(yǎng)，保障基層檔案管理人才需求，提高整體的人員素質(zhì)。

5 結(jié)論

完成對(duì)信息化時(shí)代影響下，檔案管理的全面闡析之后，得到了四個(gè)關(guān)鍵結(jié)論：首先，在信息化時(shí)代、“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響中，檔案管理表現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，為了適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。其次，信息化時(shí)代，很多因素都會(huì)對(duì)的檔案管理帶來(lái)危機(jī)，成為誘發(fā)危機(jī)成為現(xiàn)實(shí)的條件，主要有檔案管理的人員水平、意識(shí)理念等內(nèi)在因素，也有制度和資金投入等外在因素。再次，從危機(jī)的表現(xiàn)來(lái)看，檔案管理面臨的危機(jī)有管理意識(shí)理念偏低、信息化建設(shè)的資金投入不足、相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平偏低以及保障制度不健全等危機(jī)。最后，要想化解信息化時(shí)代給檔案管理帶來(lái)的危機(jī)，就需要進(jìn)行意識(shí)理念的樹(shù)立、資金的加大投入、工作人員水平的提高和保障制度的健全建設(shè)。

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