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        淺談技工院校免學(xué)費學(xué)生資助檔案工作存在的問題及對策

        2017-08-23 09:03:00陳月嫦
        卷宗 2017年18期
        關(guān)鍵詞:檔案工作存在問題對策

        陳月嫦

        摘 要:檔案工作從狹義上講,就是檔案業(yè)務(wù)工作,它是檔案室或檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作,是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案。作為真實客觀的第一手參考材料,檔案是為各項工作提供備查的依據(jù)。隨著國家對技工院校學(xué)生實施免學(xué)費政策的順利實施,提高免學(xué)費學(xué)生資助檔案工作的水平也顯得尤為必要。

        關(guān)鍵詞:免學(xué)費學(xué)生資料;檔案工作;存在問題;對策

        隨著國家對技工院校學(xué)生實施免學(xué)費政策范圍的擴寬,受助的學(xué)生越來越多,國家撥付給院校的補助資金也越來越多,如果各技工院校對受助學(xué)生的資料沒有進行嚴(yán)格、規(guī)范、合理的歸檔,將直接影響到國家政策的正確實施和資助資金的安全使用。為使國家的惠民政策普及到每一位符合條件的學(xué)生,確保國家資助資金使用的安全有效,本人認(rèn)為,做好技工院校免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔,是一項非常重要的工作。

        結(jié)合工作實際,我認(rèn)為現(xiàn)今技工院校學(xué)生的資助檔案管理存在著以下幾個問題:

        一、檔案資料不全

        由于技工院校的專項資金項目比較多,對資金的監(jiān)管有一定難度。比如退役士兵專項資金,主要用于退役士兵補貼;國家助學(xué)金專項資金,主要用于補助符合條件的困難生;免學(xué)費則是對符合條件學(xué)生學(xué)費的減免,是一項資金數(shù)額比較大的補助項目,是專項資金檢查的重點。國家明文規(guī)定,免學(xué)費必須設(shè)立專戶,做到??顚S?。

        就實際工作中看到,一般技工學(xué)校的免學(xué)費學(xué)生檔案

        只有專戶和會計賬的明細(xì)賬是不夠的,會計賬的明細(xì)賬是核算記載年度資金明細(xì),未對發(fā)放人員數(shù)量、退學(xué)人員數(shù)量等作記錄,且如該學(xué)年度有資金預(yù)發(fā)、資金發(fā)放不及時或存在應(yīng)發(fā)未發(fā)等情況時,該學(xué)年的資金結(jié)余就無法直接在會計賬明細(xì)賬反映。所以,學(xué)校除設(shè)置專門的資助管理賬戶和專門的明細(xì)賬核算外還應(yīng)設(shè)置備查賬。

        二、缺乏資助資料檔案管理制度和歸檔指引

        院校不重視,沒有制定相應(yīng)的資助資料檔案管理制度和歸檔指引,受助學(xué)生的檔案資助資料不全或存檔不合理,不規(guī)范,將直接影響學(xué)校是否正確實施國家政策和資金的使用是否安全有效。

        三、檔案資料更新不及時

        除了紙質(zhì)的檔案資料,電子的系統(tǒng)數(shù)據(jù)也需要加以重視。技工院校的“全國技工院校信息管理系統(tǒng)”重點用于資助管理,“人力資源和社會保障業(yè)務(wù)管理軟件”重點用于學(xué)籍管理,目前國家只對全日制且符合條件的學(xué)生進行免學(xué)費資助,有的院校沒有及時對退學(xué)的學(xué)生在系統(tǒng)作異動處理,造成紙質(zhì)材料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致,檔案更新不及時。

        四、檔案管理意識弱,人員不夠?qū)I(yè)

        由于技工院校管理資助資料的人員大多是身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足,日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒,沒有及時整理歸檔,造成資料的歸檔不合理,不規(guī)范。

        其次檔案管理人員對資助政策不了解,不熟悉,導(dǎo)致一些歸檔材料收集不夠齊全和不準(zhǔn)確,嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

        那么,如何做好技工院校免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔呢?

        一、建全資助歸檔資料

        為進一步加強專項資金的監(jiān)督管理和存檔資料的收集,學(xué)校除設(shè)置專門的資助管理賬戶和專門的明細(xì)賬核算外還應(yīng)設(shè)置備查賬。備查賬應(yīng)記錄財政撥入的資助資金上年度結(jié)余金額和當(dāng)年撥入金額,應(yīng)發(fā)放(享受)金額,已發(fā)放(享受)金額,未發(fā)放(享受)金額,應(yīng)發(fā)放(享受)人數(shù)及名單,已發(fā)放(享受)人數(shù)及名單,未發(fā)放(享受)人數(shù)及名單。財會的存檔資料除明細(xì)賬核算和備查賬外還應(yīng)包括財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學(xué)生簽領(lǐng)確認(rèn)表、專項資金收支明細(xì)等材料。齊全的檔案資料將更為準(zhǔn)確和高效地反映及監(jiān)督資金的使用情況。

        二、制定合理的歸檔指引

        檔案的種類凡多,資料的收集整理也有所區(qū)別。由于免學(xué)費資助需要收集的資料相對比較多,我們首先必須要分類整理,然后再立卷存檔,這樣才會淺析、明朗。如:

        1.第一類:歷年省、市關(guān)于免學(xué)費政策的文件資料等。

        2.第二類:學(xué)校歷年實施免學(xué)費政策而出臺的文件資料(包括:①學(xué)校實施免學(xué)費政策而成立的機構(gòu)文件,②工作方案,③工作措施)。

        3.第三類:學(xué)校歷年實施免學(xué)費情況匯總資料(包括:①歷年享受免學(xué)費學(xué)生人數(shù),②歷年有關(guān)享受免學(xué)費公示材料,③省和地方財政下?lián)苜Y金入帳銀行憑證,④歷年免學(xué)費省、市資金結(jié)算表及帳號余額的銀行憑證,⑤學(xué)生退學(xué)情況匯總表,⑥財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學(xué)生簽領(lǐng)確認(rèn)表、專項資金收支明細(xì)等)。

        4.第四類:以班級為單位建立臺帳資料(包括①班級符合免學(xué)費條件并申報經(jīng)批準(zhǔn)的學(xué)生名單總表,②學(xué)生申請免學(xué)費資料(申請表、戶口簿首頁和本人頁以及身份證復(fù)印件和其他申請憑證③“三級”評審情況資料,④學(xué)生享受確認(rèn)表,⑤學(xué)生考勤成績或操作表,⑥學(xué)生退學(xué)憑證等)。

        5.第五類:備查資料(包括①班級考勤表、成績表、班級學(xué)籍冊,②學(xué)校校內(nèi)對特困生資助辦法及內(nèi)容③其他)。

        三、及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)

        對退學(xué)的學(xué)生要及時在系統(tǒng)作異動處理,確保紙質(zhì)歸檔材料與系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致。

        四、配備專業(yè)的檔案工作人員

        隨著免學(xué)費學(xué)生人數(shù)和資料的增多,學(xué)校配備專業(yè)的檔案管理人員顯得尤其重要。然而,專業(yè)的檔案管理人員不但要有專業(yè)的檔案管理知識,還要對免學(xué)費資助政策熟悉。所以學(xué)校有必要對專業(yè)的檔案管理人員進行免學(xué)費資助政策的培訓(xùn),只有熟悉政策,才能懂得如何收集存檔資料,如何判別資料的真?zhèn)蔚取?/p>

        免學(xué)費政策是國家資助的一項陽光惠民的好政策,受助學(xué)生資料的合理、規(guī)范歸檔,是技工院校開展免學(xué)費工作的重要依據(jù)。各院校只有做好免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔工作,才能更好地反映國家免學(xué)費政策有效的貫徹落實,確保國家補助資金使用的安全有效。

        參考文獻

        [1] 羅詩銘;淺談基層檔案工作中存在的問題及對策建議;重慶市奉節(jié)縣人民政府;2013年

        [2]段士鴻;淺析如何做好檔案管理工作;中小企業(yè)管理與科技(下旬);2009年01期

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