陳月嫦

摘 要：檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室或檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案。作為真實客觀的第一手參考材料，檔案是為各項工作提供備查的依據(jù)。隨著國家對技工院校學(xué)生實施免學(xué)費政策的順利實施，提高免學(xué)費學(xué)生資助檔案工作的水平也顯得尤為必要。

關(guān)鍵詞：免學(xué)費學(xué)生資料；檔案工作；存在問題；對策

隨著國家對技工院校學(xué)生實施免學(xué)費政策范圍的擴寬，受助的學(xué)生越來越多，國家撥付給院校的補助資金也越來越多，如果各技工院校對受助學(xué)生的資料沒有進行嚴(yán)格、規(guī)范、合理的歸檔，將直接影響到國家政策的正確實施和資助資金的安全使用。為使國家的惠民政策普及到每一位符合條件的學(xué)生，確保國家資助資金使用的安全有效，本人認(rèn)為，做好技工院校免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔，是一項非常重要的工作。

結(jié)合工作實際，我認(rèn)為現(xiàn)今技工院校學(xué)生的資助檔案管理存在著以下幾個問題：

一、檔案資料不全

由于技工院校的專項資金項目比較多，對資金的監(jiān)管有一定難度。比如退役士兵專項資金，主要用于退役士兵補貼；國家助學(xué)金專項資金，主要用于補助符合條件的困難生；免學(xué)費則是對符合條件學(xué)生學(xué)費的減免，是一項資金數(shù)額比較大的補助項目，是專項資金檢查的重點。國家明文規(guī)定，免學(xué)費必須設(shè)立專戶，做到?？顚Ｓ?。

就實際工作中看到，一般技工學(xué)校的免學(xué)費學(xué)生檔案

只有專戶和會計賬的明細(xì)賬是不夠的，會計賬的明細(xì)賬是核算記載年度資金明細(xì)，未對發(fā)放人員數(shù)量、退學(xué)人員數(shù)量等作記錄，且如該學(xué)年度有資金預(yù)發(fā)、資金發(fā)放不及時或存在應(yīng)發(fā)未發(fā)等情況時，該學(xué)年的資金結(jié)余就無法直接在會計賬明細(xì)賬反映。所以，學(xué)校除設(shè)置專門的資助管理賬戶和專門的明細(xì)賬核算外還應(yīng)設(shè)置備查賬。

二、缺乏資助資料檔案管理制度和歸檔指引

院校不重視，沒有制定相應(yīng)的資助資料檔案管理制度和歸檔指引，受助學(xué)生的檔案資助資料不全或存檔不合理，不規(guī)范，將直接影響學(xué)校是否正確實施國家政策和資金的使用是否安全有效。

三、檔案資料更新不及時

除了紙質(zhì)的檔案資料，電子的系統(tǒng)數(shù)據(jù)也需要加以重視。技工院校的“全國技工院校信息管理系統(tǒng)”重點用于資助管理，“人力資源和社會保障業(yè)務(wù)管理軟件”重點用于學(xué)籍管理，目前國家只對全日制且符合條件的學(xué)生進行免學(xué)費資助，有的院校沒有及時對退學(xué)的學(xué)生在系統(tǒng)作異動處理，造成紙質(zhì)材料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，檔案更新不及時。

四、檔案管理意識弱，人員不夠?qū)I(yè)

由于技工院校管理資助資料的人員大多是身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，造成資料的歸檔不合理，不規(guī)范。

其次檔案管理人員對資助政策不了解，不熟悉，導(dǎo)致一些歸檔材料收集不夠齊全和不準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

那么，如何做好技工院校免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔呢？

一、建全資助歸檔資料

為進一步加強專項資金的監(jiān)督管理和存檔資料的收集，學(xué)校除設(shè)置專門的資助管理賬戶和專門的明細(xì)賬核算外還應(yīng)設(shè)置備查賬。備查賬應(yīng)記錄財政撥入的資助資金上年度結(jié)余金額和當(dāng)年撥入金額，應(yīng)發(fā)放（享受）金額，已發(fā)放（享受）金額，未發(fā)放（享受）金額，應(yīng)發(fā)放（享受）人數(shù)及名單，已發(fā)放（享受）人數(shù)及名單，未發(fā)放（享受）人數(shù)及名單。財會的存檔資料除明細(xì)賬核算和備查賬外還應(yīng)包括財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學(xué)生簽領(lǐng)確認(rèn)表、專項資金收支明細(xì)等材料。齊全的檔案資料將更為準(zhǔn)確和高效地反映及監(jiān)督資金的使用情況。

二、制定合理的歸檔指引

檔案的種類凡多，資料的收集整理也有所區(qū)別。由于免學(xué)費資助需要收集的資料相對比較多，我們首先必須要分類整理，然后再立卷存檔，這樣才會淺析、明朗。如：

1.第一類：歷年省、市關(guān)于免學(xué)費政策的文件資料等。

2.第二類：學(xué)校歷年實施免學(xué)費政策而出臺的文件資料（包括：①學(xué)校實施免學(xué)費政策而成立的機構(gòu)文件，②工作方案，③工作措施）。

3.第三類：學(xué)校歷年實施免學(xué)費情況匯總資料（包括：①歷年享受免學(xué)費學(xué)生人數(shù)，②歷年有關(guān)享受免學(xué)費公示材料，③省和地方財政下?lián)苜Y金入帳銀行憑證，④歷年免學(xué)費省、市資金結(jié)算表及帳號余額的銀行憑證，⑤學(xué)生退學(xué)情況匯總表，⑥財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學(xué)生簽領(lǐng)確認(rèn)表、專項資金收支明細(xì)等）。

4.第四類：以班級為單位建立臺帳資料（包括①班級符合免學(xué)費條件并申報經(jīng)批準(zhǔn)的學(xué)生名單總表，②學(xué)生申請免學(xué)費資料（申請表、戶口簿首頁和本人頁以及身份證復(fù)印件和其他申請憑證③“三級”評審情況資料，④學(xué)生享受確認(rèn)表，⑤學(xué)生考勤成績或操作表，⑥學(xué)生退學(xué)憑證等）。

5.第五類：備查資料（包括①班級考勤表、成績表、班級學(xué)籍冊，②學(xué)校校內(nèi)對特困生資助辦法及內(nèi)容③其他）。

三、及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)

對退學(xué)的學(xué)生要及時在系統(tǒng)作異動處理，確保紙質(zhì)歸檔材料與系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致。

四、配備專業(yè)的檔案工作人員

隨著免學(xué)費學(xué)生人數(shù)和資料的增多，學(xué)校配備專業(yè)的檔案管理人員顯得尤其重要。然而，專業(yè)的檔案管理人員不但要有專業(yè)的檔案管理知識，還要對免學(xué)費資助政策熟悉。所以學(xué)校有必要對專業(yè)的檔案管理人員進行免學(xué)費資助政策的培訓(xùn)，只有熟悉政策，才能懂得如何收集存檔資料，如何判別資料的真?zhèn)蔚取?/p>

免學(xué)費政策是國家資助的一項陽光惠民的好政策，受助學(xué)生資料的合理、規(guī)范歸檔，是技工院校開展免學(xué)費工作的重要依據(jù)。各院校只有做好免學(xué)費學(xué)生資料的歸檔工作，才能更好地反映國家免學(xué)費政策有效的貫徹落實，確保國家補助資金使用的安全有效。

參考文獻

[1] 羅詩銘；淺談基層檔案工作中存在的問題及對策建議；重慶市奉節(jié)縣人民政府；2013年

[2]段士鴻；淺析如何做好檔案管理工作；中小企業(yè)管理與科技（下旬）；2009年01期