陳月嫦

摘 要：檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務工作，它是檔案室或檔案館圍繞檔案所進行的一系列業(yè)務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案。作為真實客觀的第一手參考材料，檔案是為各項工作提供備查的依據(jù)。隨著國家對技工院校學生實施免學費政策的順利實施，提高免學費學生資助檔案工作的水平也顯得尤為必要。

關鍵詞：免學費學生資料；檔案工作；存在問題；對策

隨著國家對技工院校學生實施免學費政策范圍的擴寬，受助的學生越來越多，國家撥付給院校的補助資金也越來越多，如果各技工院校對受助學生的資料沒有進行嚴格、規(guī)范、合理的歸檔，將直接影響到國家政策的正確實施和資助資金的安全使用。為使國家的惠民政策普及到每一位符合條件的學生，確保國家資助資金使用的安全有效，本人認為，做好技工院校免學費學生資料的歸檔，是一項非常重要的工作。

結合工作實際，我認為現(xiàn)今技工院校學生的資助檔案管理存在著以下幾個問題：

一、檔案資料不全

由于技工院校的專項資金項目比較多，對資金的監(jiān)管有一定難度。比如退役士兵專項資金，主要用于退役士兵補貼；國家助學金專項資金，主要用于補助符合條件的困難生；免學費則是對符合條件學生學費的減免，是一項資金數(shù)額比較大的補助項目，是專項資金檢查的重點。國家明文規(guī)定，免學費必須設立專戶，做到?？顚Ｓ?。

就實際工作中看到，一般技工學校的免學費學生檔案

只有專戶和會計賬的明細賬是不夠的，會計賬的明細賬是核算記載年度資金明細，未對發(fā)放人員數(shù)量、退學人員數(shù)量等作記錄，且如該學年度有資金預發(fā)、資金發(fā)放不及時或存在應發(fā)未發(fā)等情況時，該學年的資金結余就無法直接在會計賬明細賬反映。所以，學校除設置專門的資助管理賬戶和專門的明細賬核算外還應設置備查賬。

二、缺乏資助資料檔案管理制度和歸檔指引

院校不重視，沒有制定相應的資助資料檔案管理制度和歸檔指引，受助學生的檔案資助資料不全或存檔不合理，不規(guī)范，將直接影響學校是否正確實施國家政策和資金的使用是否安全有效。

三、檔案資料更新不及時

除了紙質的檔案資料，電子的系統(tǒng)數(shù)據(jù)也需要加以重視。技工院校的“全國技工院校信息管理系統(tǒng)”重點用于資助管理，“人力資源和社會保障業(yè)務管理軟件”重點用于學籍管理，目前國家只對全日制且符合條件的學生進行免學費資助，有的院校沒有及時對退學的學生在系統(tǒng)作異動處理，造成紙質材料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致，檔案更新不及時。

四、檔案管理意識弱，人員不夠專業(yè)

由于技工院校管理資助資料的人員大多是身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，造成資料的歸檔不合理，不規(guī)范。

其次檔案管理人員對資助政策不了解，不熟悉，導致一些歸檔材料收集不夠齊全和不準確，嚴重影響了檔案管理水平。

那么，如何做好技工院校免學費學生資料的歸檔呢？

一、建全資助歸檔資料

為進一步加強專項資金的監(jiān)督管理和存檔資料的收集，學校除設置專門的資助管理賬戶和專門的明細賬核算外還應設置備查賬。備查賬應記錄財政撥入的資助資金上年度結余金額和當年撥入金額，應發(fā)放（享受）金額，已發(fā)放（享受）金額，未發(fā)放（享受）金額，應發(fā)放（享受）人數(shù)及名單，已發(fā)放（享受）人數(shù)及名單，未發(fā)放（享受）人數(shù)及名單。財會的存檔資料除明細賬核算和備查賬外還應包括財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學生簽領確認表、專項資金收支明細等材料。齊全的檔案資料將更為準確和高效地反映及監(jiān)督資金的使用情況。

二、制定合理的歸檔指引

檔案的種類凡多，資料的收集整理也有所區(qū)別。由于免學費資助需要收集的資料相對比較多，我們首先必須要分類整理，然后再立卷存檔，這樣才會淺析、明朗。如：

1.第一類：歷年省、市關于免學費政策的文件資料等。

2.第二類：學校歷年實施免學費政策而出臺的文件資料（包括：①學校實施免學費政策而成立的機構文件，②工作方案，③工作措施）。

3.第三類：學校歷年實施免學費情況匯總資料（包括：①歷年享受免學費學生人數(shù)，②歷年有關享受免學費公示材料，③省和地方財政下?lián)苜Y金入帳銀行憑證，④歷年免學費省、市資金結算表及帳號余額的銀行憑證，⑤學生退學情況匯總表，⑥財政撥款通知、資金發(fā)放憑據(jù)、銀行存款回執(zhí)和學生簽領確認表、專項資金收支明細等）。

4.第四類：以班級為單位建立臺帳資料（包括①班級符合免學費條件并申報經(jīng)批準的學生名單總表，②學生申請免學費資料（申請表、戶口簿首頁和本人頁以及身份證復印件和其他申請憑證③“三級”評審情況資料，④學生享受確認表，⑤學生考勤成績或操作表，⑥學生退學憑證等）。

5.第五類：備查資料（包括①班級考勤表、成績表、班級學籍冊，②學校校內對特困生資助辦法及內容③其他）。

三、及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)

對退學的學生要及時在系統(tǒng)作異動處理，確保紙質歸檔材料與系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致。

四、配備專業(yè)的檔案工作人員

隨著免學費學生人數(shù)和資料的增多，學校配備專業(yè)的檔案管理人員顯得尤其重要。然而，專業(yè)的檔案管理人員不但要有專業(yè)的檔案管理知識，還要對免學費資助政策熟悉。所以學校有必要對專業(yè)的檔案管理人員進行免學費資助政策的培訓，只有熟悉政策，才能懂得如何收集存檔資料，如何判別資料的真?zhèn)蔚取?/p>

免學費政策是國家資助的一項陽光惠民的好政策，受助學生資料的合理、規(guī)范歸檔，是技工院校開展免學費工作的重要依據(jù)。各院校只有做好免學費學生資料的歸檔工作，才能更好地反映國家免學費政策有效的貫徹落實，確保國家補助資金使用的安全有效。

參考文獻

[1] 羅詩銘；淺談基層檔案工作中存在的問題及對策建議；重慶市奉節(jié)縣人民政府；2013年

[2]段士鴻；淺析如何做好檔案管理工作；中小企業(yè)管理與科技（下旬）；2009年01期