文·曲孟國(guó)

煙臺(tái)市精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范整理的實(shí)踐與思考

文·曲孟國(guó)

規(guī)范整理，是精準(zhǔn)扶貧檔案工作的重要環(huán)節(jié)。今年以來(lái)，按照煙臺(tái)市檔案局與煙臺(tái)市扶貧辦聯(lián)合印發(fā)的《精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理建設(shè)年方案》，我們開(kāi)展了系列調(diào)研工作、研討等工作，初步形成了根據(jù)市、縣市區(qū)和鎮(zhèn)街形成文件材料的差異，區(qū)分不同情況，分別確定不同方案的整理工作思路。筆者對(duì)不同單位中文書(shū)檔案、項(xiàng)目檔案和貧困村、貧困戶識(shí)別退出檔案的整理方法做了一點(diǎn)研究探討，以求專(zhuān)家、同行指教。

一、市扶貧辦

鑒于市扶貧辦形成的文件材料，基本上是政策性、指導(dǎo)性文件材料（沒(méi)有貧困村、貧困戶的具體識(shí)別、退出材料，沒(méi)有具體的項(xiàng)目材料），所以應(yīng)當(dāng)作為文書(shū)檔案整理。

（一）分類(lèi)方法的選擇

可以采用“年度—保管期限”二級(jí)分類(lèi)法，也可以采用“年度—保管期限—問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法。推薦采用“年度—保管期限”二級(jí)分類(lèi)法。

（二）分類(lèi)方法的具體實(shí)施

1.采用“年度—保管期限”二級(jí)分類(lèi)法。

1.1 文件材料排列。參照檔發(fā)〔2016〕13號(hào)文件附件《歸檔范圍和保管期限表》，依次排列綜合性材料、精準(zhǔn)識(shí)別材料、精準(zhǔn)施策材料和精準(zhǔn)脫貧材料，即將《歸檔范圍和保管期限表》中的一級(jí)類(lèi)目、二級(jí)類(lèi)目和三級(jí)類(lèi)目作為文件材料排列的參照。

1.2 檔號(hào)結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—件號(hào)，如“Z109-WS·2016-Y-0001”。

2．采用“年度—保管期限—問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法。

2.1 問(wèn)題的劃分。分為4個(gè)問(wèn)題，即將綜合類(lèi)、精準(zhǔn)識(shí)別類(lèi)、精準(zhǔn)施策類(lèi)和精準(zhǔn)脫貧類(lèi)按照問(wèn)題對(duì)待。

2.2 同一問(wèn)題（大類(lèi)）內(nèi)文件材料排列。參照《歸檔范圍和保管期限表》中各大類(lèi)內(nèi)文件材料的排列順序排列。

2.3 檔號(hào)結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—問(wèn)題代碼—件號(hào)，如“Z 1 0 9-WS·2016-Y-001-0001”。

問(wèn)題代碼，采用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。即綜合類(lèi)、精準(zhǔn)識(shí)別類(lèi)、精準(zhǔn)施策類(lèi)和精準(zhǔn)脫貧類(lèi)依次為001、002、003、004。

3.歸檔文件目錄需由系統(tǒng)生成。

二、縣市區(qū)扶貧辦

（一）文書(shū)檔案的整理

扶貧辦為獨(dú)立機(jī)構(gòu)的縣市區(qū)，其整理方法與市扶貧辦相同（全宗號(hào)由縣市區(qū)檔案館給定）。扶貧辦作為非獨(dú)立機(jī)構(gòu)的縣市區(qū)，而是將扶貧職責(zé)放在有關(guān)部門(mén)的縣市區(qū)，其形成的扶貧文書(shū)檔案應(yīng)歸入其所屬部門(mén)文書(shū)檔案，統(tǒng)一整理。

（二）扶貧項(xiàng)目檔案的整理

總體上執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008），以項(xiàng)目為單位，組織案卷、排列、編目。

1.項(xiàng)目的區(qū)分。按照項(xiàng)目組織方式的不同，區(qū)分情況，分別對(duì)待。能夠分開(kāi)的盡可能分開(kāi)，不能分開(kāi)的則作為一個(gè)項(xiàng)目對(duì)待，按照工作流程、工作環(huán)節(jié)，統(tǒng)一排列文件材料，統(tǒng)一組織案卷，統(tǒng)一編目。

2.應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題。一是準(zhǔn)確擬制案卷題名，不得出現(xiàn)案卷題名雷同問(wèn)題。二是規(guī)范編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。

3.項(xiàng)目檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)—項(xiàng)目大類(lèi)代碼·具體項(xiàng)目代碼—案卷號(hào)，如S017-XM·001-001。

全宗號(hào)，與文書(shū)檔案相同。

項(xiàng)目大類(lèi)代碼，用“項(xiàng)目”2 位漢語(yǔ)拼音首字母“XM”標(biāo)識(shí)。

具體項(xiàng)目代碼，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

案卷號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

4.卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)，案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表、 案卷目錄編制及檔號(hào)章等，均執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧機(jī)構(gòu)

（一）分類(lèi)

在扶貧專(zhuān)業(yè)檔案之下，設(shè)置文書(shū)檔案、識(shí)別退出檔案、項(xiàng)目檔案等類(lèi)別。

（二）文書(shū)檔案整理

總體上與縣扶貧辦相同。不同點(diǎn)有二，一是分類(lèi)方法不同。建議采用“年度—保管期限”二級(jí)分類(lèi)法；二是需要為檔號(hào)增加扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼，即檔號(hào)結(jié)構(gòu)為全宗號(hào)—扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼·文書(shū)檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—件號(hào)，如S017-FP·01·2016-Y-0001。

全宗號(hào)，用其所屬全宗的全宗號(hào)。

扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼，用“扶貧”2 位漢語(yǔ)拼音首字母“FP”標(biāo)識(shí)。

文書(shū)檔案門(mén)類(lèi)代碼，作為扶貧專(zhuān)業(yè)檔案的屬類(lèi)，建議用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如 “01”（由鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案分類(lèi)編號(hào)方案統(tǒng)一規(guī)定）。

（三）項(xiàng)目檔案整理

總體上與縣扶貧辦相同。不同點(diǎn)在于，需要為檔號(hào)增加扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼“FP”。即項(xiàng)目檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼·項(xiàng)目檔案門(mén)類(lèi)代碼·具體項(xiàng)目代碼—案卷號(hào)，如S017-FP·03·001-001。

全宗號(hào)、扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼與文書(shū)檔案相同。

項(xiàng)目檔案門(mén)類(lèi)代碼的標(biāo)識(shí)方法與文書(shū)檔案相同。

具體項(xiàng)目代碼，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

案卷號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

（四）識(shí)別退出檔案整理

將貧困村、貧困戶的具體識(shí)別、退出檔案，以村為單位，統(tǒng)一整理、統(tǒng)一排列、統(tǒng)一編號(hào)。其要點(diǎn)，一是識(shí)別退出檔案只包括貧困村、貧困戶的具體識(shí)別、退出檔案，不包括政策性、指導(dǎo)性文件；二是以村為單位整理。這樣做的優(yōu)點(diǎn)，一是將同一村的精準(zhǔn)識(shí)別、退出檔案集中在一起，保持了同一村識(shí)別、退出檔案的完整性；二是保持了識(shí)別、退出工作的有機(jī)聯(lián)系，也便于將來(lái)以村為單位查找利用檔案；三是可以充分利用原有的整理基礎(chǔ)，減少工作量（目前大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)也是如此整理的。這樣做，不需要打亂重整，不需要大量復(fù)印。）

1.整理方法，一是以村為單位歸集文件材料，同一村的所有具體識(shí)別、退出材料集中到一起，不同的村不交叉；二是區(qū)分年度，不同年度的不交叉，跨年度的識(shí)別、退出材料歸入辦結(jié)年；三是識(shí)別、退出材料，分別按照識(shí)別、退出工作的工作流程，排列相關(guān)文件材料；四是以“卷”為單位整理，一年可以組織一卷或數(shù)卷，但案卷題名不能雷同，需要準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容；五是同一個(gè)村的識(shí)別、退出檔案，編制一個(gè)案卷流水號(hào)。

2.檔號(hào)結(jié)構(gòu)，全宗號(hào)—扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼·識(shí)別退出檔案門(mén)類(lèi)代碼·行政村代碼—案卷號(hào)，

如S017-FP·02·370612005243-001，

或S017-FP·02·243-001。

全宗號(hào)、扶貧專(zhuān)業(yè)檔案代碼與文書(shū)檔案相同。

識(shí)別退出檔案門(mén)類(lèi)代碼的標(biāo)識(shí)方法與文書(shū)檔案相同。

行政村代碼，一是用完整的行政村區(qū)劃代碼，即12位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，從左到右，1-2位代表省，3-4位代表市，5-6位代表縣市區(qū)，7-9位代表鄉(xiāng)鎮(zhèn)，10-12位代表村。二是用行政村區(qū)劃代碼的最后3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。推薦采用第二種方法。

案卷號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

3.規(guī)范案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表，案卷封面、卷盒封面、卷盒脊背項(xiàng)目。

3.1 案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表，參照《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）執(zhí)行。

3.2 案卷封面式樣

3.3 檔案盒封面式樣

3.4 檔案盒脊背式樣（可在3類(lèi)檔案盒脊頂部統(tǒng)一加蓋 “精準(zhǔn)扶貧”條形印章）

各相關(guān)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)、企業(yè)事業(yè)單位和社會(huì)組織形成的扶貧文件材料整理。屬于文書(shū)方面的則歸入文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，不再單獨(dú)設(shè)置類(lèi)別（如果數(shù)量多，可以獨(dú)立裝盒，以示區(qū)分）。分屬扶貧項(xiàng)目檔案、扶貧資金（會(huì)計(jì)）檔案、照片檔案、電子檔案的，應(yīng)納入單位檔案整理體系之中，根據(jù)需要確定是否增設(shè)類(lèi)目。根據(jù)調(diào)整后的類(lèi)目體系，進(jìn)行統(tǒng)一整理，統(tǒng)一編號(hào)。

（作者單位：煙臺(tái)市檔案局）