陳亮平

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作備顯重要，占據(jù)重要地位，因此，要重視檔案管理工作有效性的落實(shí)。在信息技術(shù)的支持下，電子檔案廣泛應(yīng)用，切實(shí)提升了檔案管理效率，成為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。本文全面探討了事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理，在根本上為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作提供新的發(fā)展機(jī)會(huì)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案管理

立足新的發(fā)展階段，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用了自動(dòng)化辦公，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的獲取，借助相關(guān)程序，達(dá)到對(duì)電子文件的處理。在現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案是主要形式，能夠?yàn)橛脩籼峁└尤媾c可靠的功能，同時(shí)，與事業(yè)單位相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，構(gòu)建更加強(qiáng)大的現(xiàn)代信息管理網(wǎng)絡(luò)。

1 全面分析電子檔案管理的主要特征

1.1 具有較高的信息處理速度

對(duì)于電子檔案而言，主要是將原始的信息、圖片等進(jìn)行掃描，而后錄入計(jì)算機(jī)，借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序進(jìn)行有效處理。在這種應(yīng)用模式下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速整理和分析，最后進(jìn)行歸檔。這種模式能夠有效避免人工操作中的誤操作，有效節(jié)約時(shí)間，切實(shí)提升工作效率。

1.2 為檔案查閱提供極大的便利

在電子檔案中，信息錄入完成之后，能夠自動(dòng)生產(chǎn)目錄和文獻(xiàn)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案類型的自動(dòng)劃分，促進(jìn)編排工作得以高效完成。在進(jìn)行檔案信息查閱的時(shí)候，只需要借助關(guān)鍵詞就能夠快速完成所需信息的檢索，節(jié)省了大量時(shí)間。

1.3 存儲(chǔ)狀態(tài)更加穩(wěn)定

在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要以紙質(zhì)形式進(jìn)行存放，空間需要較大，同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)地點(diǎn)的環(huán)境要求也較高。電子檔案存儲(chǔ)相比較而言，穩(wěn)定性突出，能夠滿足較長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)要求。

1.4 促進(jìn)檔案信息的高效利用

在傳統(tǒng)檔案管理中，面對(duì)查閱需要，要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的提取，耗費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)，對(duì)檔案保管造成困擾。電子檔案信息化發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，提升信息共享程度。借助權(quán)限的提供，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查閱的遠(yuǎn)程操作，有效提升檔案利用率，促使查找和傳遞的流程被簡(jiǎn)化。

1.5 便于檔案信息的及時(shí)補(bǔ)錄

在檔案管理中，信息需要進(jìn)行不斷更新和補(bǔ)充，但是，在傳統(tǒng)的的檔案管理模式中，一旦遇到補(bǔ)錄現(xiàn)象，需要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆卷操作，而后再進(jìn)行整理，時(shí)間耗費(fèi)較長(zhǎng)，同時(shí)，流程較為復(fù)雜和繁瑣。在數(shù)字化的電子檔案中，借助關(guān)鍵詞進(jìn)行相關(guān)檔案的查閱，而后再進(jìn)行檔案的完善和編輯，整個(gè)過(guò)程效率極高，節(jié)省大量時(shí)間和人力。

1.6 檔案管理者的工作效率得以提升

在傳統(tǒng)檔案管理中，工作項(xiàng)目較為復(fù)雜，工作壓力巨大，需要大量時(shí)間和精力的投入，使得檔案管理者很難抽出時(shí)間進(jìn)行新業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，更不要談檔案的利用。電子檔案的高效性使得工作人員能夠擺脫繁重的勞動(dòng)，工作效率大幅提升，因此，贏取更多時(shí)間進(jìn)行新業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，切實(shí)提升檔案利用效率。

2 如何推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理工作的開展

2.1 重視電子檔案形成制度建設(shè)

在電子檔案形成和構(gòu)建中，需要嚴(yán)格遵守國(guó)家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，尤其是規(guī)范不同媒體電子檔案的相關(guān)接收和存儲(chǔ)，關(guān)注各種載體和標(biāo)準(zhǔn)。重視對(duì)電子檔案相關(guān)背景、元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一保存，目的是保證電子檔案信息的完整性與全面性。

2.2 切實(shí)提升歸檔制度的科學(xué)性與合理性

在電子檔案管理中，歸檔制度的完善不容忽視。歸檔在整個(gè)文檔管理中占據(jù)重要地位。與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案的歸檔需要相應(yīng)軟硬件環(huán)境的支持，保證有效性。同時(shí)，重視對(duì)與電子檔子相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案的檢查，目的是維護(hù)檔案內(nèi)容的一致性。另外，也要對(duì)電子檔案的機(jī)讀目錄、說(shuō)明文件等進(jìn)行同時(shí)歸檔。對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢查，保證其滿足存儲(chǔ)要求。

2.3 重視電子檔案管理人才教育與培養(yǎng)，形成復(fù)合型管理隊(duì)伍

鑒于電子檔案自身的專業(yè)性以及管理內(nèi)容的復(fù)雜性，需要重視實(shí)踐指導(dǎo)作用，積累經(jīng)驗(yàn)，防止出現(xiàn)頻繁的人員流動(dòng)，目的是維護(hù)電子檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。另外，管理者要積極學(xué)習(xí)，對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷更新，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，提升自身的綜合素質(zhì)，以更好地適應(yīng)檔子檔案管理發(fā)展的需要。

2.4 構(gòu)建更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９荏w系

在電子檔案完成歸檔之后，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９苤贫炔豢扇鄙?，以保證資料的安全性。首先，嚴(yán)格控制存儲(chǔ)載體的質(zhì)量。其次，對(duì)保管條件進(jìn)行規(guī)范和玉樹，避免有害環(huán)境產(chǎn)生的不良影響。再次，重視對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒檢測(cè)，避免病毒入侵，同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行有目的的加密處理。最后，為了保證信息的全面性與長(zhǎng)遠(yuǎn)性，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全檢查，做好維護(hù)措施。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上，在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，為了有效提升檔案管理的效率，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將電子檔案引入檔案管理實(shí)踐中，以更好地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提升檔案管理工作的效率。因此，要重視電子檔案管理工作的開展，加強(qiáng)制度建設(shè)，注重專業(yè)人才培養(yǎng)，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，在根本上保證電子檔案的真實(shí)性，為事業(yè)單位檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

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