摘 要：隨著辦公自動(dòng)化的不斷普及，檔案管理也向信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，是每一個(gè)單位所需要思考的問題。本文以辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的重要性為切入點(diǎn)，針對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，從而為辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理提出可行的建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；改善措施

目前很多單位檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下進(jìn)行檔案管理是順利運(yùn)營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對(duì)性的改革，改變?cè)械臋n案管理手段，以現(xiàn)代化的電子管理方式促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化。

1 目前檔案管理存在的問題

目前，檔案管理工作中存在的主要問題分為兩個(gè)方面：第一，對(duì)檔案管理工作不夠重視。近年來，我國逐漸加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的重視，然而，一些單位和企業(yè)還沒有正視到檔案管理工作的重要性，仍未給予很多關(guān)注。眾所周知，檔案管理工作具有一定的隱形性，屬于后臺(tái)管理工作，沒有得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，影響了檔案管理工作的開展。在短期內(nèi)，檔案管理工作的開展質(zhì)量和完成，給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益看起來沒有足夠直接的聯(lián)系，因此有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為其不會(huì)影響其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，忽視了檔案管理工作的重要性。然而一旦認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要時(shí)，短期會(huì)加強(qiáng)管理，隨后又敷衍、懈怠。從長遠(yuǎn)的發(fā)展意義看，檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位的發(fā)展具有絕對(duì)的保障作用，領(lǐng)導(dǎo)管理者沒有意識(shí)到檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的質(zhì)量。第二，檔案管理工作基礎(chǔ)不強(qiáng)。健康、有效的實(shí)施日常的檔案管理工作最重要的是保證其穩(wěn)定性。一般來說，正常、規(guī)范、有序的環(huán)境才會(huì)促進(jìn)企業(yè)、單位和個(gè)人的穩(wěn)定發(fā)展。檔案管理作為一個(gè)基礎(chǔ)性工作，它的穩(wěn)定直接影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量，具體要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，信息完整。但是在實(shí)際操作中，檔案管理工作受到很多限制，被單位列為一個(gè)邊緣地帶，工作人員很難穩(wěn)定工作，導(dǎo)致人員流動(dòng)頻繁，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的持續(xù)性，檔案管理工作的基礎(chǔ)不強(qiáng)，降低了檔案管理工作的效率。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的重要性及優(yōu)勢(shì)

辦公自動(dòng)化就是利用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段作為輔助，幫助各政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適用時(shí)代發(fā)展，辦公自動(dòng)化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)檔案管理的重要舉措，該種手段促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的管理模式，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，使管理人員不必再花費(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分類、整理。同時(shí)，也減少了出錯(cuò)的概率，提高了管理效率。對(duì)推進(jìn)單位運(yùn)營的數(shù)字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進(jìn)作用，為其進(jìn)行相應(yīng)的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。

辦公自動(dòng)化不僅可以有效提升檔案管理工作的效率，還可以實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的共享。以檔案查閱為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時(shí)，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力而且很難保證其正確性。而運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對(duì)設(shè)備的操作控制實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長此以往，檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使文檔通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行文檔查閱，從而實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的建議

3.1 完善檔案管理的人員配備

單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往會(huì)選用相關(guān)人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將檔案管理落到實(shí)處。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求，要完善檔案管理工作的人員配備，提高檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。辦公自動(dòng)化手段對(duì)于檔案管理工作來說還是一個(gè)較為陌生的領(lǐng)域，要配備能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化手段的高水平的檔案管理人員，并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員能夠具備相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)，熟練的掌握相應(yīng)的技巧，便于在辦公自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)相關(guān)檔案更好地進(jìn)行管理。

3.2 規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性

在適應(yīng)并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)，要重視對(duì)檔案的安全保護(hù)。在進(jìn)行檔案管理過程中，要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范及條例，規(guī)范整個(gè)檔案的管理流程，運(yùn)用計(jì)算機(jī)手段確實(shí)可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實(shí)用性與科學(xué)性，但是也有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動(dòng)化管理手段的同時(shí)確保檔案信息不能外泄，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)上對(duì)檔案管理工作監(jiān)管的有效性。

3.3 樹立相應(yīng)的檔案管理意識(shí)

單位檔案管理意識(shí)薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。未能真正重視起對(duì)檔案信息的管理，會(huì)導(dǎo)致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，所以，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)樹立起在辦公自動(dòng)化條件下檔案管理的意識(shí)。理解辦公自動(dòng)化對(duì)于檔案管理的重要意義。同時(shí)，單位也要對(duì)此進(jìn)行大力宣傳，將檔案管理意識(shí)植根于每個(gè)人的思想中，因?yàn)橹挥袠淞⒘讼鄳?yīng)的檔案管理意識(shí)，才能更好地利用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案管理。

4 結(jié)語

在現(xiàn)存的檔案管理過程中，確實(shí)還存在檔案管理意識(shí)薄弱、管理流程缺少專業(yè)性與規(guī)范性和相關(guān)管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)較低等問題，對(duì)于檔案管理工作來說，改變固有的檔案管理制度勢(shì)在必行。我們要利用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)等先進(jìn)手段，促進(jìn)檔案管理工作向信息化、電子化、數(shù)字化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，使整個(gè)單位重視起相應(yīng)的辦公自動(dòng)化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整改，促進(jìn)單位檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡介

張雪松（1986-），男，云南華寧人，本科，畢業(yè)于大理學(xué)院，助理館員。