許琦

摘 要：在全球化、信息化速度不斷加快的今天，企業(yè)檔案管理的信息化將會成為今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但是目前我國的企業(yè)檔案管理還不算完善，在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)方面還有待提高。本文就將對企業(yè)檔案信息化建設(shè)中所存在的各種問題，以及針對性的解決措施進(jìn)行詳細(xì)闡述，并且對于企業(yè)檔案信息化的優(yōu)點進(jìn)行了分析，以便為今后相關(guān)方面提供一些有用的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；問題；對策

目前我國的信息化、全球化的進(jìn)程正在不斷的加快，同時，不斷完善和創(chuàng)新的信息技術(shù)為我們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鲙砹朔浅６嗟谋憷?。而針對目前我國企業(yè)檔案管理的情況來看，檔案管理信息化將會成為企業(yè)今后檔案管理工作的發(fā)展方向。可是現(xiàn)在我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的情形還不容樂觀，這就需要我們采取針對性的措施來加強(qiáng)關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)，以此來提高企業(yè)的管理效率，使檔案的作用發(fā)揮到最大化。

1 企業(yè)檔案管理信息化具有哪些優(yōu)點

企業(yè)要適應(yīng)當(dāng)前新形勢的具體要求，努力推廣和應(yīng)用新的科學(xué)技術(shù)，提高企業(yè)的管理效益，這樣才可以加強(qiáng)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式。企業(yè)的檔案管理屬于企業(yè)管理中的一項重要組成部分。如果企業(yè)要提升自身的管理水平，就要全力推進(jìn)企業(yè)的信息化建設(shè)，這樣對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展也是十分有利的。企業(yè)檔案管理信息化具有以下幾個優(yōu)點：

1.1 提升企業(yè)的核心競爭力

如果加快企業(yè)檔案管理信息化的步伐，首先就是要通過企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理的交互性和標(biāo)準(zhǔn)化，打破傳統(tǒng)的各自為戰(zhàn)的局面。以檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化為依據(jù)，建立目錄級數(shù)據(jù)庫，還可以對一些檔案的原件進(jìn)行掃描，使之成為內(nèi)容豐富的數(shù)字化信息資源。在網(wǎng)絡(luò)中，每個網(wǎng)絡(luò)成員都在發(fā)揮著自身的核心作用，技術(shù)的共享、費用的分?jǐn)?，可以把制造和開發(fā)的產(chǎn)品迅速推向市場。不僅如此，公共檔案信息的共享，還能夠?qū)⒃械母偁庩P(guān)系轉(zhuǎn)變成為合作共贏的關(guān)系，以此來增加企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風(fēng)險，最終提高企業(yè)的競爭力。

1.2 提高企業(yè)的管理效益

效率高是信息技術(shù)的一大優(yōu)勢。企業(yè)可以通過檔案管理信息化的數(shù)據(jù)處理能力，提高企業(yè)效率，同時也縮小管理成本。同時，由于信息化程度的不斷加深，企業(yè)檔案管理的范圍也在不斷增加，企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)效益也得到了完全的發(fā)揮，從而降低了企業(yè)的相關(guān)成本。

1.3 能夠完善工作流程

計算機(jī)正在逐漸取代監(jiān)控部門的大部分的職能，使決策層和執(zhí)行層之間的溝通更加方便、及時，這其中變少了管理層。把對等的信息傳遞給企業(yè)的各個部門、小組，采取動態(tài)管理模式，便可以使信息溝通變得更加及時、順暢，進(jìn)而降低了協(xié)調(diào)和監(jiān)督的成本，加快了決策中心和市場周圍信息間的反饋速度，激發(fā)了組織成員的潛能和積極性，使流程化管理的效果凸現(xiàn)出來。

2 企業(yè)檔案管理信息化所存在的問題和矛盾

盡管我國目前信息化的發(fā)展速度很快，可是受到企業(yè)管理者思想觀念和知識閱歷的影響，企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的并不順利，其中存在著一些問題和矛盾，主要表現(xiàn)在以下的3個方面：

2.1 企業(yè)管理者思想存在較為模糊的認(rèn)識

很多的企業(yè)管理者都認(rèn)為所謂的企業(yè)檔案管理信息化，無非就是要把檔案資料輸入到電腦當(dāng)中，也有一些管理者會因為覺得企業(yè)檔案信息化的建設(shè)需要投入資金，最終也選擇了放棄。所以信息化的過程和作用就在信息化的推動過程中被逐漸的弱化，而信息化可以讓企業(yè)的管理環(huán)節(jié)變得更加透明，為企業(yè)建立一套嶄新的管理體系，能夠重新建立企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和生產(chǎn)系統(tǒng)。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化沒有進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理信息化的推進(jìn)過程中，把企業(yè)的各種信息資源進(jìn)行有效的整合和利用，進(jìn)而為經(jīng)營管理服務(wù)是十分重要的。有一部分的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，以及辦公自動化系統(tǒng)是由很多個單一的設(shè)計單位所共同建立的，想要每個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)提取及共享是十分困難的，這就形成了系統(tǒng)低效運作的情況，企業(yè)在制作完信息系統(tǒng)的軟、硬件之后，檔案信息資源還是沒辦法實現(xiàn)有效的對接與共享。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平較低

很多的企業(yè)并不具備一直專業(yè)的建設(shè)隊伍，特別是一些中小企業(yè)中，這種現(xiàn)象更為明顯。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，很多的軟件公司對企業(yè)的特點、流程及管理都比較陌生。有一些企業(yè)干脆實行拿來主義，對方案的論證缺少系統(tǒng)的分析，在具體的實施過程中也缺少二次開發(fā)的能力，這些都是導(dǎo)致建設(shè)信息化系統(tǒng)缺乏實用性和針對性的原因。還有一些企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，由于系統(tǒng)功能求大求全，因此使得企業(yè)信息化系統(tǒng)與企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程、管理流程截然不同。不僅如此，人才隊伍短缺、隊伍質(zhì)量不高，并且對現(xiàn)代化管理以及計算機(jī)的高級認(rèn)知不夠。

3 如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，它需要通過企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，檔案管理應(yīng)用軟件的推廣，對電子文件和檔案的管理，最終實現(xiàn)電子文件和檔案的保管，確保電子文件和檔案的完整性、有效性，使局域網(wǎng)絡(luò)更加規(guī)范化，同時還可以促使企業(yè)館藏檔案的數(shù)字化。

3.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在日常的實踐工作中，企業(yè)要為檔案管理的相關(guān)部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，通過科學(xué)技術(shù)來完善自己，加強(qiáng)管理者的實際操作的能力。檔案信息管理軟件的功能正在不斷的提高，所以對計算機(jī)硬件的要求也是越來越高。在檔案的管理方面，可以通過計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理和編制工作，還可以對檔案庫房進(jìn)行管理。除此之外，還可以用于其他不同的檔案工作項目中，使每項工作都可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，最終實現(xiàn)資源共享。

3.2 做好電子檔案信息資源的建設(shè)工作

很多的檔案軟件不具備通用性，沒有信息管理的功能。而且企業(yè)的檔案部門所使用的的計算機(jī)型號并不一樣，因此使得各自開發(fā)出來的軟件不能夠相互通用，并且也沒有一個既能夠用于檔案信息管理，又可以進(jìn)行文件檢索的管理軟件。因為軟件不能相互之間通用，所以也就無法通過計算機(jī)來進(jìn)行信息的管理工作，也不能編制出信息成果，這些都是制約檔案信息電子化不斷發(fā)展的主要因素。所以，加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，對實現(xiàn)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫都是十分有利的。但是有很多的企業(yè)到目前為止也并沒有一個完整的，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的檔案系統(tǒng)，檔案的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式大相徑庭，并且開發(fā)性、服務(wù)性、規(guī)范性都相對來說較差，滿足不了檔案信息資源共享的要求。想要解決這些問題，就必須加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，使檔案管理系統(tǒng)更加標(biāo)準(zhǔn)化，同時也要注重檔案目錄的輸入和保存。

3.3 加強(qiáng)對檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

檔案資料的錄入正在逐步邁入數(shù)字化的時代，所以就需要對檔案的管理者進(jìn)行全新檔案管理理念的教育培訓(xùn)，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時解決，這樣才可以提高檔案管理的整體水平。在日常的工作中，檔案管理者要及時進(jìn)行檔案的歸檔工作，掌握各種信息檢索的方式方法，使日常的檔案管理工作變得更加輕松。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案信息化建設(shè)不單單是企業(yè)檔案管理的客觀要求，同時還是加強(qiáng)檔案信息服務(wù)水平的一條必經(jīng)之路。所以說，我們一定要加快對于企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理的步伐，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，最終可以實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李新霞.論新形勢下企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案. 2015（04）

[2]陳月霞.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].現(xiàn)代國企研究. 2016（22）

[3]李金苓.加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案. 2016（01）