劉海燕+王運(yùn)德

摘 要：在當(dāng)今信息社會(huì)，信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，成為支撐經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施。國(guó)家檔案事業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用的推動(dòng)下帶來(lái)了深刻變化，信息技術(shù)成為檔案管理的有效手段，改善了公共服務(wù)，提高了工作效率。然而，作為一個(gè)涉密部門的業(yè)務(wù)檔案管理工作，不能回避的一個(gè)問(wèn)題是信息時(shí)代涉密檔案的管理問(wèn)題。

涉密檔案是一種特殊的檔案，它承載著記錄國(guó)家安全和單位敏感的涉密信息，對(duì)涉密檔案的管理工作是涉密工作部門的重中之重。 在當(dāng)今信息社會(huì)，信息技術(shù)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，成為支撐經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施。國(guó)家檔案事業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用的推動(dòng)下帶來(lái)了深刻變化，信息技術(shù)成為檔案管理的有效手段，改善了公共服務(wù)，提高了工作效率。然而，作為一個(gè)涉密部門的檔案管理工作，不能回避的一個(gè)問(wèn)題是信息時(shí)代涉密檔案的管理問(wèn)題。筆者從事檔案工作多年，從最初的普通文書檔案到現(xiàn)在的業(yè)務(wù)檔案，其管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)一不凝聚著檔案管理工作者對(duì)檔案工作的情懷和熱愛(ài)。下面，筆者結(jié)合自己的工作實(shí)際，就本單位如何管理涉密檔案談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

1 配齊配強(qiáng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員是關(guān)鍵

盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定因素。檔案工作人員素質(zhì)的高低是管好涉密檔案的關(guān)鍵所在。涉密檔案管理者身份特殊，具有知密多、知密早、知密深的特點(diǎn)，有著比一般檔案管理者更重大的責(zé)任，所以，選好人用好人是做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵。 一要選拔政治素質(zhì)過(guò)硬的人員。要有全心全意為人民服務(wù)的精神和高度的政治責(zé)任心，要有堅(jiān)定的理想信念和愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)比忠誠(chéng)的擔(dān)當(dāng)精神。在涉密檔案的整理歸檔時(shí)，要把保守機(jī)密，全心全意投身本職工作作為自己神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)，作為終生的追求和必須的政治素養(yǎng)。能做到無(wú)論何時(shí)何地都能守口如瓶，確保萬(wàn)無(wú)一失。每一件經(jīng)手的事情都能有頭有尾，手續(xù)清楚，還要防止無(wú)形秘密的泄露。二要培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、文化水平高的隊(duì)伍。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和檔案事業(yè)的發(fā)展。它是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，從收集、保管、利用等都有一整套的理論和方法，特別是對(duì)涉密檔案的管理，要求更高。所以，我們部門選定了熟知檔案法規(guī)和保密法規(guī)的人員從事檔案管理工作。定期組織他們參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國(guó)家檔案法律、檔案行政法規(guī)和地方性檔案法規(guī)和規(guī)章制度，學(xué)習(xí)《保密法》、《保密守則》以及保密工作的制度和文件管理規(guī)定，學(xué)習(xí)涉密檔案的管理知識(shí)等，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，來(lái)適應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求。同時(shí)，還要求人員要有較高的文化知識(shí)水平，能正確分析和總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從中掌握一些規(guī)律性的東西，指導(dǎo)和推進(jìn)下步工作。

2 健全完善各項(xiàng)制度并抓好落實(shí)是保障

涉密檔案管理的工作不能一時(shí)松一時(shí)緊，也不能完全靠人的自覺(jué)性來(lái)工作，要有完善的制度做保障。由于筆者所在的單位是一個(gè)成立時(shí)間不是很長(zhǎng)的涉密部門，人員新，工作新，一切沒(méi)有什么可以參照和遵循，所以，要做好這項(xiàng)工作，必須要不斷健全完善各項(xiàng)制度。經(jīng)過(guò)幾年的實(shí)踐，我們從無(wú)到有，建立健全了《涉密檔案保密制度》、《涉密檔案交接制度》、《涉密檔案文件借查閱制度》等，用制度規(guī)范行為，用制度規(guī)范工作。工作中，我們要求業(yè)務(wù)工作開展到哪里，保密工作就做到哪里。檔案管理人員要“圍繞三個(gè)環(huán)節(jié)，做好嚴(yán)管文章”。一是密件形成和接收環(huán)節(jié)嚴(yán)。在密件形成和接收過(guò)程中，要做好密件接觸者和保存者的保密教育，努力做到密件形成不泄密，密件傳送不泄密，密件存放不泄密。要求單獨(dú)用密碼保險(xiǎn)柜存入密件和檔案資料，交接時(shí)嚴(yán)守交接制度，嚴(yán)格交接手續(xù)，做好交接登記，還要求分管領(lǐng)導(dǎo)要做好審核和監(jiān)督管理。二是密件的收集整理環(huán)節(jié)嚴(yán)。根據(jù)國(guó)家檔案局下發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和省市區(qū)檔案局下發(fā)的歸檔文件管理規(guī)則，結(jié)合部門工作實(shí)際，收集齊全，并進(jìn)行整理、分類、歸檔、立卷，進(jìn)而裝盒上架。對(duì)國(guó)家規(guī)定不得歸檔的，不擅自歸檔。在設(shè)立保管期限上，嚴(yán)格按照《檔案法》中規(guī)定的條款確定保管期限，并注意學(xué)習(xí)檔案解密的相關(guān)規(guī)定屆時(shí)按要求解密。三是檔案管理利用環(huán)節(jié)嚴(yán)。涉密文件資料一經(jīng)成為涉密檔案，管理和利用環(huán)節(jié)的工作就必須慎之又慎。要始終按照既確保國(guó)家機(jī)密又方便各項(xiàng)工作的原則，來(lái)開展涉密檔案的利用工作，這就要求檔案管理工作人員要緊繃保密這根弦，嚴(yán)守各項(xiàng)制度規(guī)定，不能為了人情省手續(xù)，省環(huán)節(jié)，防止造成泄密。在檔案利用過(guò)程中，要明確告知利用者必須承擔(dān)保密義務(wù)；要使每一個(gè)利用者始終處于檔案管理者的視線之中，做到“眼觀六路，耳聽八方”；要始終保持警醒的頭腦和敏銳的嗅覺(jué)，勤分析利用者的情況和利用效果；最后要在利用者離開之前，仔細(xì)檢查被利用案卷，督促利用登記制度的落實(shí)，以便能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)不符合知悉范圍的人員，必須按規(guī)定報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能查閱涉密案卷。

3 完善數(shù)字化系統(tǒng)防護(hù)是得力措施

信息時(shí)代的到來(lái)，使信息資源成為一種無(wú)形的資產(chǎn)，而檔案管理數(shù)字化、信息化越來(lái)越成為一種必然趨勢(shì)，也對(duì)涉密檔案的管理帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。作為涉密工作部門，我們?cè)诠芾砩隙啻氩⒂?，在技術(shù)上多手設(shè)防，完成了從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變。一是加強(qiáng)對(duì)密件載體的管理。現(xiàn)在的文件從初稿形成開始都是電子稿，所以加強(qiáng)涉密文件儲(chǔ)存方式的管理至關(guān)重要。我們首先配備了足夠的涉密微機(jī)和U 盤、刻錄機(jī)等專門的涉密媒體介質(zhì)，將各種文字、圖表、聲像等通過(guò)掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)中，由專人管理，專人查詢，完成了檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵動(dòng)作。二是將整理歸檔后的文件實(shí)現(xiàn)電子檢索管理。針對(duì)紙制檔案不好查閱的特點(diǎn)，利用專門的軟件錄入查詢目錄，來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檢索，大大提高了查閱的效率。三是建立針對(duì)管理對(duì)象的信息數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)。根據(jù)部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將所管理工作對(duì)象的個(gè)人詳細(xì)信息，逐人錄入涉密電腦，建立信息查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)工作對(duì)象的變動(dòng)信息及時(shí)更新和完善。利用者如需查詢某個(gè)人的基本情況，只需輸入人員名字，就可以實(shí)現(xiàn)檢索打印，并能兼具簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)功能。這個(gè)系統(tǒng)基本上實(shí)現(xiàn)了以機(jī)代人的檢索工作，提高了工作效率，增強(qiáng)了實(shí)用性。另外，我們還對(duì)涉密檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的可靠性與長(zhǎng)期可讀性；對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行備份，建立非常規(guī)狀態(tài)下數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)字信息檔案的絕對(duì)安全。

總之，管檔用檔意義重大，涉密檔案更是如此。作為基層的涉密單位，我們要以《檔案法》和《保密法》為遵循，研究探索實(shí)踐檔案管理工作中一些行之有效的好做法，為進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，推動(dòng)本部門的檔案管理工作再上新臺(tái)階做出最大的努力！