古志強(qiáng)

摘 要：計(jì)算機(jī)管理對(duì)傳統(tǒng)管理的手段和方法具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為必然。本文針對(duì)當(dāng)前縣級(jí)廣播電視臺(tái)檔案管理信息化過(guò)程中基礎(chǔ)工作普遍存在的問(wèn)題，并以廣東梅縣廣播電視臺(tái)為例，給出應(yīng)對(duì)措施，以期能提高基層廣播電視臺(tái)檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：廣播電視；檔案管理；應(yīng)對(duì)措施

當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用已普及到社會(huì)各個(gè)層面，檔案工作通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理已成為必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理具有儲(chǔ)存信息量大、占用空間小、傳輸速度快等特點(diǎn)，同時(shí)還具有檢索、查詢(xún)、輸入、修改、刪除、篩選等的功能，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高工作效率?？h級(jí)廣播電視臺(tái)經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展，積累了大量的獨(dú)具特色的文獻(xiàn)檔案資料，利用價(jià)值隨著時(shí)間的推移正被人們所認(rèn)識(shí)和重視。因此，加強(qiáng)基層廣播電視臺(tái)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前縣級(jí)廣播電視臺(tái)檔案信息化管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題

雖然近年來(lái)各縣級(jí)廣播電視臺(tái)檔案管理部門(mén)做了大量工作，但檔案管理的信息化程度仍較低，操作手段和方法仍較為傳統(tǒng)原始，進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)工作仍普遍存在不少共性的問(wèn)題。以廣東梅縣廣播電視臺(tái)為例：梅縣臺(tái)是廣東梅州市的一家縣級(jí)臺(tái)，有一個(gè)約100平方米的省二級(jí)綜合檔案室，藏有文書(shū)、人事、宣傳、技術(shù)、工程和財(cái)會(huì)等檔案資料，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的工作正穩(wěn)步推進(jìn)，但在全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的過(guò)程中，手工操作而成的檔案資料仍存在許多不足和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在如下幾方面：

1、案卷標(biāo)題多缺損，錄入案卷標(biāo)題隨便，有的雖有案卷標(biāo)題卻缺少基本要素或不能反映案卷的主題內(nèi)容；

2、目錄號(hào)、檔號(hào)登記不規(guī)范，一冊(cè)多卷現(xiàn)象較為普遍，有的文獻(xiàn)資料甚至連目錄號(hào)、檔號(hào)都沒(méi)有；

3、著錄工作粗糙，沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》來(lái)規(guī)范著錄；

4、檔案資料的分類(lèi)和標(biāo)引較混亂，沒(méi)有按規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化操作，導(dǎo)致檔案資料的檢索查全率、查準(zhǔn)率低；

5、網(wǎng)絡(luò)工程等三種文獻(xiàn)檔案資料計(jì)算機(jī)管理仍空白，基本上仍處于傳統(tǒng)的手工操作狀態(tài)。

2 應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)這些不足和問(wèn)題，梅縣臺(tái)采取了如下應(yīng)對(duì)措施：

1、著力重組案卷。重新組卷一項(xiàng)極其繁雜的工作，它的原則就是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件重新組合在一起。梅縣臺(tái)綜合檔案室過(guò)去大都按時(shí)間順序組卷，造成部分案卷組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜，這就要求檔案人員要將那些時(shí)間界定不準(zhǔn)、內(nèi)容關(guān)聯(lián)度不高的案卷進(jìn)行重新組卷。同時(shí)還對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼或缺頁(yè)、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷進(jìn)行重新加工填寫(xiě)，以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率，并確保全部案卷更加規(guī)范。

2、進(jìn)行案卷清查。對(duì)所存的案卷進(jìn)行全面清查，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)性工作。由于梅縣臺(tái)綜合檔案室多年來(lái)未對(duì)許多年份較長(zhǎng)的室藏檔案資料做過(guò)全面的清查，加之以前如辦公室、財(cái)會(huì)、新聞、技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等部門(mén)在移交資料時(shí)，劃分的保管期限參差不一，造成許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文獻(xiàn)不同程度地存在，需要檔案工作人員花費(fèi)大量的精力，把這些資料挑出并剔除，再以手工的形式登記在記錄本上，以免進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入時(shí)出現(xiàn)重復(fù)。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是檔案部門(mén)編制檔案檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行選擇、分析和記錄的過(guò)程，是檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是縣級(jí)廣播電視臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，著錄規(guī)范以否直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息準(zhǔn)確性。梅縣臺(tái)檔案管理人員嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》來(lái)規(guī)范著錄工作，并結(jié)合實(shí)際根據(jù)這一規(guī)則制定了著錄細(xì)則，保證了全部室藏檔案案卷著錄工作的更加規(guī)范。

4、制定分類(lèi)細(xì)則和規(guī)范題名，確保檢索查全率、查準(zhǔn)率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足利用單位和個(gè)人檢索的需要。為了確保檢索的完整，梅縣臺(tái)根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》對(duì)所有室藏文獻(xiàn)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，形成行政文書(shū)類(lèi)、人事檔案類(lèi)、新聞專(zhuān)題類(lèi)（音像光盤(pán)）、技術(shù)工程基建類(lèi)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類(lèi)等各類(lèi)資料案卷，并根據(jù)案卷的不同內(nèi)容，再分成若干二級(jí)或三級(jí)類(lèi)目，案卷的排列和案卷號(hào)的編寫(xiě)保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類(lèi)文件標(biāo)引一致。同時(shí)還依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定對(duì)錄入計(jì)算機(jī)的檔案案卷的題名進(jìn)行了規(guī)范。在規(guī)范檔案題名的工作中，力求做到用詞準(zhǔn)確、言簡(jiǎn)意賅，能夠直接表達(dá)檔案的內(nèi)容特征，并有助于區(qū)別另一檔案名稱(chēng)，確保了在通過(guò)計(jì)算機(jī)管理時(shí)檔案的檢索查全率和查準(zhǔn)率。

5、加快檔案管理信息化建設(shè)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)檔案信息的利用需求日益增多，實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為檔案管理工作的迫切要求。近年來(lái)，梅縣臺(tái)高度重視檔案管理的信息化工作，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。在硬件建設(shè)方面：加大資金投入，配備先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，積極創(chuàng)建電子信息管理系統(tǒng)。累計(jì)投入近20萬(wàn)元，新購(gòu)置了計(jì)算機(jī)及管理軟件、空調(diào)、新型組合檔案柜等一批設(shè)備設(shè)施；軟件建設(shè)方面：想方設(shè)法創(chuàng)造條件，改善檔案工作人員的學(xué)習(xí)和工作環(huán)境；加強(qiáng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，每年至少兩次派出檔案工作人員到省、市等上級(jí)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)及繼續(xù)教育培訓(xùn)，有效地提高了檔案管理人員的工作能力，特別是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的能力；完善和制訂了一系列的檔案管理規(guī)章制度，有效地推進(jìn)了檔案管理信息化的順利有序進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的方向?？h級(jí)廣電部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作并不是一蹴而就，而是一項(xiàng)既有宏觀總體思路指導(dǎo)的又有微觀管理內(nèi)涵和技術(shù)創(chuàng)新的長(zhǎng)期專(zhuān)業(yè)的工作，要緊跟技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展潮流，采取切實(shí)可行的措施，開(kāi)拓創(chuàng)新，真抓實(shí)干、夯實(shí)檔案計(jì)算機(jī)管理前的基礎(chǔ)工作，加快檔案管理信息化進(jìn)程，從而推動(dòng)縣級(jí)廣電檔案管理事業(yè)快速健康發(fā)展。

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