李瑩

摘 要：人事檔案是人事部門對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及工作實績等相關(guān)信息的真實記錄，是對員工進行全面考察和了解的重要依據(jù)。因此需要做好人事檔案歸檔工作，確保材料的及時、準確收信及歸檔，全面提高人事檔案的完整性和可靠性。文中分析了人事檔案歸檔工作中存在的問題，并進一步對做好人事檔案歸檔工作的強化措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；歸檔工作；問題；強化措施

人事檔案作為人事管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，是對一個人人生軌跡的記載，人事檔案與個人工資待遇、社會勞動保障組織存在十分緊密的關(guān)系，具有較強的法律效用，是各單位人員選拔、任用及考核的重要依據(jù)。為了保證人事檔案的完整性和真實性，需要做好人事檔案歸檔工作。

1 人事檔案歸檔工作中存在的問題

（一）歸檔材料內(nèi)容更新不及時

在當前人事檔案材料中，多為參加工作前的各項材料內(nèi)容，關(guān)于近期情況的材料多以獎勵、調(diào)資、入黨及職稱等材料為主，對于個人專業(yè)知識水平、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、業(yè)務(wù)能力及工作業(yè)績的考察、考核及個人技術(shù)專長的發(fā)展趨勢等相關(guān)材料較少，這就無法從人事檔案中更客觀、真實、全面的將一個人的實際情況反映出來，不利于人事管理工作的開展。

（二）歸檔材料內(nèi)容不完整、不真實

由于檔案材料形成部門對人事檔案歸檔材料缺乏明確的要求，這就導致人事檔案歸檔材料上交不及時，而且隨時產(chǎn)生的人事檔案材料也做不到及時歸檔，這對檔案材料的內(nèi)容的全面性和完整性帶來了較大的影響，導致人事檔案無法真實、全面的反映出一個人的實際情況。同時在人事檔案歸檔材料中，部分內(nèi)容填寫缺乏完整性和真實性，部分填寫的材料存在前后矛盾的現(xiàn)象。這對人事管理工作帶來了較大的影響。

（三）歸檔制度不落實，缺乏有效的制約機制

人事檔案材料歸檔制度不健全，檔案形成部門對歸檔制度不重視，在具體工作中導致制度執(zhí)行力度較差，從而使得檔案管理部門對歸檔材料的收集、鑒別、整理工作缺乏有效的制約手段。當前在人事檔案工作中人事檔案材料的收集、歸檔工作仍然存在較強的被動性，大量有價值的人事檔案材料不能及時、完整的歸檔，甚至丟失，嚴重影響了人事檔案的利用工作。

2 做好人事檔案歸檔工作的強化措施

（一）做好檔案材料的日常收集工作

由于人事檔案是對個人工作狀況以及能力的全面反應(yīng)，為單位的人事管理工作提供重要的依據(jù)，所以對于檔案的歸檔工作應(yīng)該保證時效性，從而能夠更加全面的反應(yīng)出個人的工作狀況。為了保證歸檔工作的時效性，應(yīng)該建立完善的檔案收集、移交轉(zhuǎn)遞、歸檔制度，形成一系列的流程化管理。明確各種類型檔案的歸檔要求、歸檔時間和歸檔職責，以確保在規(guī)定的時間全部檔案歸檔工作順利完成。通過長期的檔案管理工作，應(yīng)該對每種類型檔案的來源以及歸檔時間總結(jié)規(guī)律，為檔案歸檔工作管理提供重要依據(jù)，確保檔案歸檔工作的高效運行。人事檔案的來源主要有個人形成和單位形成兩部分，針對個人形成部分，要做好宣傳工作，加強單位職工人事檔案歸檔意識，及時將個人最新檔案材料移交檔案管理部門。對于單位形成部分，要做好主動收集工作，加快檔案歸檔工作的進程。保證人事檔案歸檔的時效性，是人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，也為加強人事檔案開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

（二）明確人事檔案材料歸檔的具體要求

首先，人事檔案歸檔材料必須是完整、規(guī)范的正式材料。首先，歸檔材料內(nèi)容要真實、文字要清楚、對象要明確、形成部門要有審核意見，并蓋章，填寫落款時間。各部門對歸檔材料要嚴格審核，對各種表格要求填寫完整、規(guī)范，時間要填寫準確，單位蓋章要清晰。各歸檔部門要按檔案館的規(guī)定，及時、準確、完整地移交各類人事檔案材料。人事部門要按照國家人事部和中共中央組織部的有關(guān)規(guī)定，嚴格把關(guān)，杜絕一切不合格的檔案材料歸檔。審核合格后，為了檔案材料的完整、規(guī)范，人事部門還必須制定相關(guān)的人事檔案材料歸檔制度。制度中對相關(guān)部門應(yīng)有一定的約束，可把人事檔案材料歸檔工作記入年終考核范圍，以引起各部門的重視。

其次，人事檔案歸檔材料必須手續(xù)完備。歸檔材料必須是經(jīng)本人簽字的材料。任免審批材料須注明任免職務(wù)的批準機關(guān)、時間和文號。改變學歷的材料，要有學籍材料，或?qū)W歷證明；國家教育部門不承認學校所發(fā)的學歷、未經(jīng)審核的學歷證書不能歸檔。人事部門在審核材料過程中，如出現(xiàn)這類不合格、不完備或偽材料，要及時糾正，或拒收。必要時，可制定一些細則規(guī)范檔案材料入檔，使其手續(xù)更加完備。

最后，歸檔材料內(nèi)容必須真實、準確。凡是需要歸入人事檔案的材料，人事部門要逐一核對年齡、工齡、黨齡及學歷，如發(fā)現(xiàn)前后矛盾、不一致的情況，要認真審核、認定，經(jīng)本人簽字后交檔案館歸檔。在日常工作中形成的個人德、能、勤、績等考核材料應(yīng)嚴格審查、核對、仔細鑒別，不得接收不符合要求、內(nèi)容不實、模糊不清、不屬歸檔范圍的材料，嚴格把握入口關(guān)，從根本上杜絕人事檔案材料內(nèi)容不真實、不準確現(xiàn)象的發(fā)生。各相關(guān)部門必須保證人事檔案材料內(nèi)容的真實性、準確性，保證為人事管理工作提供真實而準確的職工個人信息資源。為此，各相關(guān)部門要嚴格按照內(nèi)容真實、準確的制度執(zhí)行，經(jīng)人事部門、組織部門聯(lián)合審核，嚴禁不真實、不準確的材料入檔。

（三）完善人事檔案歸檔制度

人事檔案歸檔工作是整個檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，起到承上啟下的重要作用，一方面是對檔案收集、分類、整理工作的收尾，充分體現(xiàn)出前期檔案管理工作的成效。另一方面也是人事檔案開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)，只有保證歸檔工作的時效性、真實性、完整性和規(guī)范性，才能夠為檔案信息資源的開發(fā)利用提供重要的保障。所以應(yīng)該強化人事檔案歸檔的落實執(zhí)行制度，建立完善的檔案管理制度，根據(jù)單位的實際情況，對人事檔案的材料的內(nèi)容、范圍、要求以及工作流程制定完善的管理制度，在實際運行過程中，確保每個環(huán)節(jié)的工作都嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，為人事檔案歸檔工作的高效運行提供有利的依據(jù)。為了更好的落實歸檔執(zhí)行，可建立相應(yīng)的制約機制，將個人工作表現(xiàn)納入考核范圍，以績效考核的方式制約歸檔工作，從而提高檔案歸檔的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

為了全面提升人事檔案工作的質(zhì)量，需要進一步規(guī)范人事檔案歸檔工作，確保人事檔案歸檔材料的完整性、齊全性，這樣才能更真實、全面的反映出一個人的全貌，更好的發(fā)揮出人事檔案的憑證和參考作用，使其成為人事管理工作中重要的依據(jù)。

參考文獻

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