鄧可歡

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。隨著時(shí)代的發(fā)展和信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作發(fā)生的重大改變。在新的歷史條件下我們檔案人應(yīng)該思考的是怎么利用現(xiàn)代化手段來完善檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；新常態(tài)

社會(huì)在不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)也在迅速騰飛。檔案管理也必須隨之發(fā)展，才能適應(yīng)新常態(tài)下社會(huì)的要求，才能更好的為社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的向前發(fā)展。二十一世紀(jì)是以知識(shí)和信息為特征的新時(shí)代，檔案包含了政府、社會(huì)組織、企事業(yè)單位、公民活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資料，因此，檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化、緊跟時(shí)代的步伐，把握時(shí)代脈搏，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。

1 制定規(guī)章，嚴(yán)把檔案材料的收集關(guān)

1.1 建立立體網(wǎng)絡(luò)

結(jié)合單位自身的特點(diǎn)及檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到上下貫通，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。

1.2 分類管理

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？梢姸喽彪s的檔案就需要我們對(duì)各種檔案進(jìn)行分類，并根據(jù)不同檔案的性質(zhì)進(jìn)行不同方式的管理，但無論是什么檔案，我們都應(yīng)注意材料的收集并遵循其基本要求，即主動(dòng)及時(shí)、全面準(zhǔn)確、保質(zhì)保量、安全保密。做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

2 適應(yīng)新常態(tài)，提高檔案利用率

2.1 適應(yīng)信息化新常態(tài)

利用電腦技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備如掃描儀等，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的各種檔案信息，通過電腦技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行存儲(chǔ)，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高檔案的利用效率和管理效率。

2.2 做好基本工作，嚴(yán)守保密職責(zé)

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉各種檔案當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。更要嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

3 適應(yīng)新常態(tài)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

3.2 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

3.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)將以前手動(dòng)檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛?jì)算機(jī)檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時(shí)間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的作用和地位，只有不斷的提高我們檔案人自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)才能適應(yīng)新常態(tài)下的相關(guān)要求，才能讓檔案管理真正的達(dá)到信息化時(shí)代，才能更好的為大眾服務(wù)，也才能更好的記錄我們所有的信息。