劉萍

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)，加快了人們的工作和生活節(jié)奏，也使得人們提高了對(duì)檔案管理工作的要求，需要檔案工作者能以現(xiàn)代信息化的方式進(jìn)行檔案管理，提高工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此，本文探討了信息時(shí)代檔案管理工作的開(kāi)展原則和有效思路，以期能為檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供參考與啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；工作原則；工作思路

信息時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇，亦帶來(lái)了挑戰(zhàn)。檔案管理工作者只有轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新工作方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息技術(shù)的整合，才能把握住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，迎接信息技術(shù)帶來(lái)的沖擊，做好檔案管理工作，滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案服務(wù)工作的新要求。

1 信息時(shí)代檔案管理工作概述

信息時(shí)代的檔案管理工作主要依托于現(xiàn)代信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)為載體進(jìn)行的檔案管理活動(dòng)，包括檔案信息的錄入、采集、查詢、共享利用等等。這種現(xiàn)代化的檔案管理方式較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理而言更為快捷、高效，且利用專業(yè)管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，還能使檔案的查詢與利用更加方便，有效提升服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率。此外，信息時(shí)代的檔案管理工作還具有極大的優(yōu)勢(shì)，由于傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)檔案、圖片、光盤(pán)、音頻等為主，在管理過(guò)程中，檔案人員需時(shí)刻注意檔案的防潮、防霉、防蟲(chóng)、防火、避光、避磁場(chǎng)等工作，耗時(shí)費(fèi)力，且這類(lèi)檔案特別是紙質(zhì)檔案需要占用較大空間，不能備份，查閱困難，利用率也較低，而信息時(shí)代，各類(lèi)現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理之中，能夠很好地解決檔案的存放、備份、安全管理等問(wèn)題，有效提升檔案管理效率。

2 信息時(shí)代檔案管理工作原則

信息化檔案管理已成為現(xiàn)代檔案管理之重要方法，為適應(yīng)時(shí)代需求，檔案管理人員必須正確對(duì)待現(xiàn)代檔案管理工作，堅(jiān)持相關(guān)工作原則，以讓檔案管理工作高效開(kāi)展。

第一，安全性原則。由于現(xiàn)代信息化檔案的管理多通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，因而在管理工作中，相關(guān)工作人員務(wù)必遵守管理規(guī)則，按照規(guī)范程序進(jìn)行操作管理。此外，由于網(wǎng)絡(luò)具有極大的開(kāi)放性，電子檔案文件也極易受到病毒、黑客的攻擊，這就需要檔案工作者做好檔案安全防范工作，避免網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

第二，標(biāo)準(zhǔn)化原則。在信息時(shí)代，檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)大工程，在將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案的過(guò)程中，需要檔案工作人員按照檔案數(shù)字化建設(shè)的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)和格式規(guī)范進(jìn)行處理，以便于檔案的查詢、共享和利用。

第三，效益性原則。檔案信息化建設(shè)需要投入大量人力、財(cái)力以及物力資源，因而，必須講求檔案信息化管理工作效益，遵守效益性原則。相關(guān)檔案管理部門(mén)需根據(jù)自身館藏實(shí)際以及用戶需求特點(diǎn)進(jìn)行合理分析，以開(kāi)展規(guī)模適當(dāng)?shù)臋n案信息化建設(shè)。此外，對(duì)于用戶需求度高的檔案信息要加強(qiáng)管理，保證檔案的實(shí)時(shí)更新，以提高檔案利用率，獲取較大的經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)效益。此外，對(duì)于利用率低的檔案，則可不實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，或是減少關(guān)注度，避免人力、財(cái)力、物力之浪費(fèi)。

3 信息時(shí)代檔案管理工作思路

（一）增強(qiáng)檔案管理人員信息化意識(shí)

在信息時(shí)代，各類(lèi)資料信息不斷涌現(xiàn)，并于短期內(nèi)發(fā)生極大的變化，人們只有快速搜集并傳播這些信息，才能確保信息的利用價(jià)值。對(duì)于檔案而言，其是一類(lèi)重要的信息資源，在社會(huì)中的作用亦日益凸顯，這就更加需要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，以充分發(fā)揮其價(jià)值。在社會(huì)信息化程度日益提高的當(dāng)下，電子檔案層出不窮，這就需要檔案管理人員能夠具有良好的信息化意識(shí)，加強(qiáng)電子檔案的搜集、加工、整理、共享等工作，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，最大化發(fā)揮檔案信息之作用。檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加快信息化檔案管理制度的建設(shè)，以使檔案工作人員能以制度規(guī)范行為，在強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)的同時(shí)有效開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。此外，要增強(qiáng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)來(lái)提高檔案信息化管理工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加快檔案管理的信息化建設(shè)

信息時(shí)代，檔案管理工作者需與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理的信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。而要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，首先，需建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用相關(guān)管理軟件對(duì)檔案信息實(shí)施統(tǒng)一化管理。這是因?yàn)椋瑐鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案較為分散，若不以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行管理，則難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。其次，需加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案數(shù)字化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這些基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息傳輸、交換以及資源共享的基礎(chǔ)，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。再次，需加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。這是檔案信息化建設(shè)之核心，亦是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作。檔案信息資源建設(shè)主要包括了館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。其建設(shè)形式主要是館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。最后，要加強(qiáng)檔案信息化管理的制度規(guī)范建設(shè)。信息化檔案管理需要制定相應(yīng)的管理制度與管理規(guī)范，以對(duì)檔案的錄入、存儲(chǔ)、傳輸、借閱、查詢、利用進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案信息化管理的安全和高效。

此外，在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理部門(mén)還需借助數(shù)字化以及信息化平臺(tái)，來(lái)提升檔案管理的自動(dòng)化水平。一方面，檔案部門(mén)應(yīng)按照檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理、利用等工作流程，來(lái)設(shè)計(jì)智能化管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)在加工、生產(chǎn)、管理、更新、整理等方面的自動(dòng)化。另一方面，檔案部門(mén)應(yīng)按照檔案信息化管理制度制定制度實(shí)施細(xì)則，使檔案信息的管理、數(shù)據(jù)的處理、信息的利用以及網(wǎng)絡(luò)管理都有序進(jìn)行。同時(shí)，可授予檔案使用者和管理者相應(yīng)的電子身份秘鑰，通過(guò)系統(tǒng)授權(quán)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理以及信息管理的自動(dòng)化、信息利用以及數(shù)據(jù)分析的智能化，實(shí)現(xiàn)備案登記自動(dòng)化，以及信息的智能化、自動(dòng)化處理。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享

檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享是現(xiàn)代信息發(fā)展之下，以檔案需求利用為中心，以檔案資源整合為手段的一種檔案管理和利用工作。在信息技術(shù)發(fā)展背景之下，檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享成為可能。要想實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，需建立起檔案檢索與利用的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)公共平臺(tái)，通過(guò)該平臺(tái)來(lái)集成與分散檔案信息，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的獲取與互換，為用戶提供集成化、便利化、快捷化的信息服務(wù)。一方面，需加強(qiáng)對(duì)各單位、各部門(mén)檔案信息的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的溝通交流及合作。同時(shí)，制定檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享計(jì)劃，按照檔案集中管理原則將各類(lèi)檔案資源匯集至檔案信息管理的中心，并逐步實(shí)現(xiàn)部門(mén)與部門(mén)之間、單位與單位之間以及省際之間的檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享。另一方面，對(duì)各單位各部門(mén)的檔案資源實(shí)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范檔案信息化管理的格式，以實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案管理的社會(huì)共享，最大化發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，檔案信息化建設(shè)也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、全面性的工作，需要各方工作人員積極配合，更需要檔案工作者提高信息技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案的專業(yè)化管理。因此，檔案管理部門(mén)需加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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