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        干部人事檔案管理問題研究

        2017-08-11 19:10:51宋偉
        卷宗 2017年20期
        關(guān)鍵詞:干部人事檔案管理

        宋偉

        摘 要:干部人事檔案是歷史的、全面的考察了解干部的重要依據(jù),體現(xiàn)了干部的基本誠信,是衡量干部素質(zhì)的重要方面,也反映了組織人事部門的管理水平。本文通過分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題、原因,并提出相應(yīng)的解決辦法。

        關(guān)鍵詞:干部人事;組織人事;檔案管理

        干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、思想政治、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案直接關(guān)系到干部個人的切身利益。

        1 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問題

        1.干部人事檔案管理者觀念陳舊。干部人事檔案管理者的思想觀念還停留在過去的干部人事檔案只側(cè)重于政治歷史,沒有意識到干部人事檔案在適應(yīng)時代發(fā)展的過程中已發(fā)生了變化,由側(cè)重于政治歷史轉(zhuǎn)移到提供干部的德、能、勤、績、廉等方面的數(shù)據(jù)及信息,是全面考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據(jù)。

        2.部人事檔案管理者檔案保護(hù)意識不強(qiáng)。檔案管理者保護(hù)意識不強(qiáng),使得外界理化因素(如光、熱、氧等)、生物蟲霉等對干部人事檔案危害很大,最常出現(xiàn)的就是蟲蛀現(xiàn)象。另外,由于管理不嚴(yán)格,還存在修改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象,甚至有檔案材料丟失的現(xiàn)象。

        3.干部人事檔案管理制度不完善。干部人事檔案內(nèi)容包括履歷材料等十大類,由于在收集、整理、鑒定、加工裝訂等過程中,沒有規(guī)范的規(guī)章制度約束,如紙張要求、書寫要求等,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料紙張不一、參差不齊、字跡潦草,有些會出現(xiàn)漏掉本人簽名的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響著干部人事檔案的質(zhì)量。個別單位在移交處級干部人事檔案過程中拖延,致使檔案未能及時移交當(dāng)?shù)刂鞴懿块T,影響工作進(jìn)程。

        4.干部人事檔案的鑒定未被認(rèn)真對待。干部人事檔案的鑒定不同于其他專門檔案,其鑒定主要從價值性、完整性、真實(shí)性等方面進(jìn)行。

        (1)干部人事檔案要把具有價值的材料如履歷表、簡歷表等留下,但有時候管理人員卻認(rèn)為有總比沒有好,將個人回憶錄、傳記等沒有歸檔價值的材料收歸,這不符合干部人事檔案收集制度。

        (2)有些干部人事檔案管理人員在收集材料時還持舊的思想觀念,側(cè)重于政治歷史情況的審查材料,而輕視學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。有的單位只保管了完整的在職在編干部的人事檔案,對其余聘用人員的人事檔案材料收歸要求不高,影響了檔案的完整性。

        (3)干部人事檔案與干部本人的切身利益密切相關(guān)。在當(dāng)今干部不斷年輕化的趨勢和利益的誘惑下,有些干部把年齡寫小,把黨齡、工齡寫大,把學(xué)歷報(bào)高等,嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。有些材料字跡模糊,干部人事檔案管理工作人員請人代填也可造成信息不真實(shí)。

        2 存在問題的原因

        1.認(rèn)識不到位。干部人事檔案管理人員沒有真正認(rèn)識到自己所做工作的特殊性及重要性,只是一味地認(rèn)為檔案部門是一個工作繁雜、沒有什么直接經(jīng)濟(jì)效益、吃力不討好的“角落”,單位領(lǐng)導(dǎo)不重視,易被人忽視,以“工作做得好與壞沒有多大影響,反正提拔一般與自己關(guān)系不大”的心態(tài)消極對待工作。

        2.專管人員少之又少。多數(shù)單位目前的檔案專管人員很少,多數(shù)是兼職檔案管理人員,外出培訓(xùn)少,未能及時學(xué)習(xí)到新的有關(guān)檔案的法律法規(guī),也未能及時了解新的檔案保護(hù)方法和手段。

        3.宣傳力度不夠。雖然國家出臺了一系列關(guān)于檔案的法律法規(guī),地方政府也參照國家標(biāo)準(zhǔn)制訂出更適合本地的規(guī)章制度,但沒有宣傳或宣傳力度不夠,相關(guān)材料缺乏,培訓(xùn)班開辦也少,許多新的管理理念無法傳達(dá)給干部人事檔案管理人員。

        3 完善干部人事檔案管理的對策

        1.更新思想觀念。隨著干部人事制度改革的不斷深入和檔案工作的發(fā)展,干部人事檔案管理水平得到了不同程度的提高,但就目前的狀況來看,干部人事檔案管理的改革還落后于干部人事工作發(fā)展的需要。在當(dāng)今的信息時代,干部人事檔案管理的現(xiàn)代化顯得越來越重要。因此,從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體工作人員,要跟上形勢的發(fā)展,就必須更新觀念、調(diào) 整 工 作 思 路 ,創(chuàng)新管理模式,對干部人事檔案管理工作進(jìn)行深入改革,更好地適應(yīng)干部人事工作發(fā)展的需求;要沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式,立足于干部檔案信息資源的開發(fā)利用,使干部人事檔案管理更好地為干部人事工作服務(wù)。

        2.完善規(guī)章制度,加強(qiáng)宣傳及對干部人事檔案的保護(hù)。把干部人事檔案管理工作列入目標(biāo)考核內(nèi)容,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,積極派管理人員參加各種有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí),參照國家及地方所制定的檔案法律法規(guī),在單位建立和完善干部人事檔案各項(xiàng)規(guī)章制度,讓干部人事檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

        一是完善干部人事檔案的收集制度。各單位專門的干部人事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常與主管人事的部門保持聯(lián)系,及時了解干部信息并迅速收集歸檔。

        二是完善干部人事檔案材料鑒定制度。在收集干部人事檔案的同時,要對檔案材料的價值性、完整性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。首先查看材料,做到材料完整、分類正確、排列合理,分辨有無保存價值,有價值的留下;其次查看干部人事檔案內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備;再次查看要?dú)w檔材料是否是干部本人的,不能張冠李戴,不能有多種記載;最后整理、編目、裝訂成冊。

        三是轉(zhuǎn)遞工作慎重嚴(yán)謹(jǐn)。嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案收發(fā)

        登記制度,遵守檔案專遞郵寄,做到轉(zhuǎn)遞檔案過程手續(xù)完備,確保干部人事檔案的安全,并及時送到,不影響工作進(jìn)程。

        原則上自帶的檔案不接收,嚴(yán)格遵守檔案的嚴(yán)肅性和保密性原則。

        3.創(chuàng)新工作方法和手段。一是加大干部人事檔案工作信息化建設(shè)的力度,充分利用現(xiàn)代 信息技術(shù),改進(jìn)工作方式,優(yōu)化工作流程,逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。二是充分利用現(xiàn)有的《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》軟件程序建立起內(nèi)容翔實(shí)、準(zhǔn)確可靠的干部檔案信息庫。三是探索適應(yīng)形勢發(fā)展的現(xiàn)代化人事檔案管理之路,選擇性地開放干部人事檔案中的部分內(nèi)容,比如檔案目錄、干部年度考核結(jié)果,以便于干部個人了解本人檔案的內(nèi)容。四是建立干部信息適時更新制度,使干部信息及時得到維護(hù),隨時為組織和領(lǐng)導(dǎo)提供最新的真實(shí)信息。

        4.創(chuàng)新服務(wù)方式,提高干部人事檔案利用率。干部人事檔案管理的目的在于利用,隨著當(dāng)今人事制度改革及經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要,干部人事檔案也日漸增多,原始的借用、查閱服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代干部人事檔案服務(wù)要求。將干部人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)管理是必然趨勢。

        一是要干部人事檔案管理人員樹立“全心全意為人民服務(wù)”的理念,端正自己的態(tài)度,要有奉獻(xiàn)精神。二是認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案處理等科學(xué)技術(shù),不斷為自己充電,充電的同時不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開拓創(chuàng)新。三是在實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化服務(wù)的同時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢、利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限,對不同的使用對象設(shè)置不同的操作權(quán)限,并設(shè)置“雙密鑰碼”對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù),同時注意數(shù)據(jù)的備份。

        參考文獻(xiàn)

        [1]武慶文.新形勢下人事檔案管理的信息化建設(shè)分析與研究[J].人力資源管理,2015.(1).

        [2]鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策[J].南方論刊,2011,(6).

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