孫亞麗

摘 要：隨著檔案工作實(shí)踐的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案學(xué)中文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何運(yùn)用文件生命周期理論，正確分析文件內(nèi)部?jī)r(jià)值運(yùn)動(dòng)規(guī)律，是探索文件與檔案轉(zhuǎn)化關(guān)系的科學(xué)之路。本文就文件向檔案轉(zhuǎn)化的條件和標(biāo)志進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，僅供學(xué)習(xí)和參考。

關(guān)鍵詞：文件向檔案轉(zhuǎn)化；條件；標(biāo)志

1 概述

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案學(xué)認(rèn)為，文件與檔案是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文件向檔案轉(zhuǎn)化，一般必須具備三個(gè)條件：“1.現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；2.對(duì)日后實(shí)際工作和科研具有一定查考利用價(jià)值的文件才有必要作為檔案保存；3.按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)的文件才能最后成為檔案?！倍@三個(gè)條件的最終實(shí)現(xiàn)在實(shí)際工作中便體現(xiàn)為“立卷歸檔”。于是“歸檔”也就成為“文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限?！?/p>

歸檔，是檔案管理的一個(gè)基本工作程序。歸檔，從字面上理解，即“歸入檔案”。是將處理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室（館）保存?zhèn)浒福▊洳椋┑倪^(guò)程。歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書(shū)處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。檔案是觀念的產(chǎn)物。從外觀上看，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形成為檔案可能的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，促使其轉(zhuǎn)化的就是人們的檔案觀念，以及在這種觀念指導(dǎo)下的檔案行為。有形成為檔案可能的原始記錄材料是自然形成的，甚至所有原始記錄材料都可能形成為檔案，但人們出于能力和成本等諸多方面利益的考慮，只能選擇其中具有保存價(jià)值的材料作為檔案保存，這就產(chǎn)生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為。人們根據(jù)自己的需要和管理能力將原始記錄材料，通過(guò)歸檔行為進(jìn)行

了身份的劃分，歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會(huì)屬性。歸檔后才成為檔案管理的工作對(duì)象——檔案，檔案工作由此而始。對(duì)于國(guó)家公共檔案來(lái)說(shuō)，歸檔還是一個(gè)法律行為，經(jīng)歸檔認(rèn)定的，則是國(guó)家所有的檔案，才能享受《檔案法》的保護(hù)。歸檔，并非是一年一度文書(shū)立卷的工作程序，這樣理解就過(guò)于狹隘了。歸檔，也是一種意識(shí)活動(dòng)，在任何時(shí)候，只要覺(jué)得原始記錄材料具有檔案的價(jià)值，并保存起來(lái)，都是歸檔行為，保存下來(lái)的就是檔案，這與有沒(méi)有檔案機(jī)構(gòu)、保存在什么地方、誰(shuí)保管都沒(méi)關(guān)系。同時(shí)，歸檔也不是一次性行為，第一次歸檔可能有不妥之處，以后仍然可以經(jīng)過(guò)鑒定，將不具有檔案價(jià)值的“檔案”剔出去，或?qū)⑦^(guò)去遺漏的補(bǔ)充進(jìn)來(lái)。

2 變革

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用和電子文件時(shí)代的即將到來(lái)，檔案工作實(shí)踐也發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)化標(biāo)志“歸檔”，在這種環(huán)境下也經(jīng)歷著系列變革。

首先，辦公自動(dòng)化的結(jié)果使歸檔的文件產(chǎn)生了兩大門(mén)類(lèi)———電子文件和紙質(zhì)文件。兩類(lèi)不同的文件在歸檔載體上也是相異的，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件的歸檔包括“網(wǎng)絡(luò)歸檔”和“介質(zhì)歸檔”兩種程序，這樣一來(lái)，歸檔自身的標(biāo)志又是什么呢？在“歸檔”這一概念尚未被確定前，以“歸檔”作為文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，來(lái)指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐又怎能行之有效呢？

其次，“文檔一體化”是檔案管理的必然趨勢(shì)。在這種“一體化”管理的模式下，系統(tǒng)的最大特點(diǎn)就是文件工作與檔案工作同步進(jìn)行。任何文件一旦正式形成或收到就被自動(dòng)鑒定，當(dāng)確定有保存價(jià)值就進(jìn)行檔號(hào)標(biāo)引并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)到檔案室歸檔，處于檔案室的全面監(jiān)控之下。在這種系統(tǒng)中，歸檔并沒(méi)有在文件“處理完畢”之后，而是在文件形成或收到之時(shí)，文件工作和檔案工作也沒(méi)有被分成兩個(gè)截然不同的部分。從這一點(diǎn)來(lái)看，傳統(tǒng)的轉(zhuǎn)化條件之一“處理完畢”已不再是文件向檔案轉(zhuǎn)化的限制要素了。

第三，“集中保存”在這種“一體化”的形勢(shì)下，也受到了沖擊。由于網(wǎng)絡(luò)歸檔在文件形成或收到的同時(shí)就可以進(jìn)行了，“介質(zhì)歸檔”也就顯得不那么重要了。許多館室受保管條件的限制，一般磁質(zhì)材料或紙質(zhì)文件可以不必歸檔，由各形成部門(mén)自己分散保管，只有一些留作證據(jù)查考的紙質(zhì)和膠質(zhì)文件才是必須移交集中保管的。從以上的歸檔變化中，我們可以看出，傳統(tǒng)的文件向檔案轉(zhuǎn)化的三個(gè)條件中的兩個(gè)（即辦理完畢和集中保存）已不再成為轉(zhuǎn)化的必要條件了。文件不必辦理完畢，也無(wú)須集中保存，只要被確定為具有一定的保存價(jià)值就可以轉(zhuǎn)化為檔案了。而這種價(jià)值確定的過(guò)程就是鑒定。可見(jiàn)具有保存價(jià)值是文件向檔案轉(zhuǎn)化的唯一條件，價(jià)值鑒定是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志和界限。

3 轉(zhuǎn)化動(dòng)力

文件具有現(xiàn)實(shí)和歷史功用的記錄材料，文件生命周期向我們描述了文件運(yùn)動(dòng)的客觀規(guī)律，目前從文件劃分運(yùn)動(dòng)階段分析，檔案概念大體可分為四種類(lèi)型：第一種，以美國(guó)等為代表檔案界認(rèn)為檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件。第二種，以法國(guó)為代表的國(guó)家認(rèn)為檔案涵蓋了整個(gè)文件生命周期全過(guò)程。第三種，是國(guó)際檔案理事會(huì)主持編寫(xiě)的《多語(yǔ)種檔案術(shù)語(yǔ)詞典》中的檔案定義。這里的定義與美國(guó)定義較為類(lèi)似，但它們并不強(qiáng)調(diào)檔案必須具有永久價(jià)值，而僅僅指出它是由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價(jià)值而保存經(jīng)過(guò)挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件。第四種，以我國(guó)和蘇聯(lián)為代表的檔案定義，即認(rèn)為辦理完結(jié)歸檔保存的文件才能被稱(chēng)為檔案。

由于各國(guó)國(guó)情不同，但無(wú)論何種定義都承認(rèn)檔案是由文件“轉(zhuǎn)化”而來(lái)的，轉(zhuǎn)化就是運(yùn)動(dòng)，任何事物的運(yùn)動(dòng)都是其內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，文件運(yùn)動(dòng)也是由其內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)決定并推動(dòng)的。而文件內(nèi)部矛盾運(yùn)動(dòng)是通過(guò)文件價(jià)值表現(xiàn)出來(lái)的。

4 反思

歸檔是“文書(shū)業(yè)務(wù)部門(mén)將工作活動(dòng)中處理完畢，仍有保存價(jià)值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過(guò)程，是文書(shū)處理工作的最后環(huán)節(jié)，是正常情況下文件轉(zhuǎn)化為檔案的交匯點(diǎn)和條件。”歸檔的對(duì)象是有保存價(jià)值的文件材料，可見(jiàn)確定文件材料是否具有保存價(jià)值，是對(duì)其進(jìn)行歸檔的前提。事實(shí)上，文件一旦被確定為有保存價(jià)值時(shí)，轉(zhuǎn)化行為就已經(jīng)發(fā)生了，人們就要對(duì)這些被認(rèn)定為已屬檔案范疇的文件材料進(jìn)行集中和歸檔。文件本體總要經(jīng)歷一個(gè)從“形成”到“現(xiàn)行”再到“暫存”最后進(jìn)入“歷史”階段的運(yùn)動(dòng)周期，這一客觀規(guī)律是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的，不管文件是否被歸檔，文件價(jià)值一旦轉(zhuǎn)化為檔案價(jià)值時(shí)，它自身就已實(shí)現(xiàn)向檔案的轉(zhuǎn)化了。歸檔僅僅改變了現(xiàn)行文件的存放地點(diǎn)和管理方式，并不能改變文件的屬性。我國(guó)傳統(tǒng)檔案學(xué)將“歸檔”視作界定文件與檔案的標(biāo)志，這種劃分確定了檔案工作、檔案人員的職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍和管理對(duì)象，這方面對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展曾起到一定的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]任漢中，王茂躍.“歸檔”理論內(nèi)涵和意義[J].檔案管理，2010（03）.