謝志敏+魏桂彬

摘 要 本文對東莞科技館自主研發(fā)的平衡計分卡績效管理系統(tǒng)進行了研究。本系統(tǒng)融合了App、平衡計分卡理論的主要特征，旨在優(yōu)化績效管理、實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標。依托移動互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，系統(tǒng)實現(xiàn)了績效指標管理、項目跟蹤、資金預(yù)算監(jiān)控功能，有助于領(lǐng)導(dǎo)集體準確把脈全局，從而科學(xué)決策；有利于員工明晰工作目標，從而提高工作積極性；有利于組織加強協(xié)同溝通，從而優(yōu)化戰(zhàn)略性績效管理。為促進系統(tǒng)的推廣和可持續(xù)應(yīng)用，應(yīng)以用戶的接受度為基礎(chǔ)、以場館特色為抓手、以調(diào)研結(jié)論為依據(jù)進行系統(tǒng)優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 平衡計分卡；科技館；績效管理；App

中圖分類號 TP2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）12-0122-03

當前，科普場館紛紛在探索如何利用移動智能終端技術(shù)來提高管理的效能、加強組織運作的靈活性。本文通過探究東莞科技館開發(fā)平衡計分卡（BSC）績效管理系統(tǒng)的價值需求，分析其實際應(yīng)用的成效和可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)化思路，為其他科普場館創(chuàng)新戰(zhàn)略管理模式、驅(qū)動管理理念轉(zhuǎn)型提供經(jīng)驗借鑒。

1 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的主要特征

基于智能終端的績效管理系統(tǒng)是以東莞科技館多年來引進平衡計分卡進行戰(zhàn)略性績效管理的經(jīng)驗為基礎(chǔ)，它既依托了App的技術(shù)特性，又無縫隙地嵌入了平衡計分卡理論，雙璧合一致力于高效完成戰(zhàn)略性績效管理的目標和使命。

1.1 以移動App的基本特性為依托

BSC績效管理系統(tǒng)具備移動智能終端應(yīng)用程序的基本特性。App主要有以下三大特點。1）信息集成。信息是App呈現(xiàn)的主體內(nèi)容，甚至還能“生產(chǎn)信息、傳播信息、連通信息”[1]。2）實時交互。移動App的終端是手機客戶端，可以實現(xiàn)隨時隨地交互共享、溝通協(xié)同。3）操作便捷。App設(shè)計的流程操作簡單、界面簡潔易懂。平衡計分卡績效管理App同樣有這樣的基本特征，如：更加注重對各層級的指標數(shù)據(jù)進行分析和整合，在實時互動方面主要表現(xiàn)為上下級、跨部門間對目標、行動方案的溝通、反饋，通過利用App技術(shù)能夠有效解決以往績效管理中溝通協(xié)作不足的問題。

1.2 以平衡計分卡的理論特質(zhì)為內(nèi)容

此款A(yù)pp的個性特征是以平衡計分卡理論為核心內(nèi)容和基本框架。平衡計分卡體系包括財務(wù)、服務(wù)對象、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長四個維度和組織、部門、個人三個層面，整個體系的落實將實現(xiàn)“長期目標和短期目標、結(jié)果目標和過程目標、先行指標和滯后指標、組織績效和個人績效、外部關(guān)注和內(nèi)部訴求”之間的平

衡[2]。個人、領(lǐng)導(dǎo)、部門及館平衡計分卡的錄入過程實現(xiàn)了組織績效和個人績效中不同目標之間的平衡。系統(tǒng)的資金預(yù)算模塊則直接指向了財務(wù)的維度；項目跟蹤管理模塊指向的是內(nèi)部業(yè)務(wù)流程維度，項目涉及到時間跨度、內(nèi)外合作等要素，通過App系統(tǒng)的項目管理跟蹤流程，最終實現(xiàn)長期目標和短期目標、外部關(guān)注和內(nèi)部訴求等要素之間的平衡。

1.3 以績效和戰(zhàn)略管理的目標為旨歸

績效管理App的最終落腳點是實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和使命。本系統(tǒng)遵循的正是赫爾曼·阿吉斯所倡導(dǎo)的戰(zhàn)略性績效管理觀，即“確保個人績效與組織目標的戰(zhàn)略一致性”[3]和最大程度地提高個人績效?？冃е笜丝ㄖ械闹笜隧?、目標值都是組織戰(zhàn)略的細化和目標任務(wù)的分解，上級領(lǐng)導(dǎo)對下級指標完成情況具有的審核確認功能是通過監(jiān)督下級來確保個人績效與組織戰(zhàn)略達成一致。場館的項目同樣是為場館的績效與戰(zhàn)略服務(wù)，App中“項目跟蹤”選項卡包括了上級對下級工作績效的監(jiān)督管理和個人自我管理，這是為了避免個人目標背離組織目標的問題產(chǎn)生。系統(tǒng)所有的功能設(shè)置都以最有利于平衡個人績效和組織績效為旨歸，這是該App區(qū)別于其他應(yīng)用程序的關(guān)鍵所在。

2 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

績效管理系統(tǒng)通過績效指標、項目跟蹤、資金預(yù)算三大功能模塊來實行BSC管理、項目管理和財務(wù)管理。東莞市某專業(yè)機構(gòu)已對本軟件進行了測試，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)容易操作，在規(guī)定的主要系統(tǒng)環(huán)境下可正確運行。

2.1 績效指標模塊通過由下至上、從上而下的路徑來管理

績效指標模塊把指標卡信息電子化，提供人性化的界面進行錄入、管理。根據(jù)不同的角色，績效指標模塊分為“我的績效卡”和“跟蹤績效卡”兩部分。每個員工都需要在“我的績效卡”里填寫指標項的內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)可在“跟蹤績效卡”中查看下屬指標完成情況。當員工用戶在系統(tǒng)上填寫完指標項的完成數(shù)量后，系統(tǒng)會自動判斷此指標的屬性，然后，發(fā)送一條消息給直接上級領(lǐng)導(dǎo)并判斷其是否存在此指標，若存在就會進行相應(yīng)的處理。這就能夠從上而下監(jiān)控工作指標完成情況，由下至上承接并完成工作，達到內(nèi)外雙向監(jiān)督、全體凝聚合力的功效。

2.2 項目跟蹤模塊通過內(nèi)外協(xié)同、分工負責(zé)的方式來管理

項目跟蹤模塊是把部門內(nèi)或者跨部門的項目組成臨時的項目工作組，實時對項目的進展情況進行全方位監(jiān)控。一般員工可在系統(tǒng)上新建項目，指定牽頭部門和負責(zé)人，并且填寫階段目標信息。新建項目者可以設(shè)置每個成員的權(quán)限，包括錄入權(quán)、審核權(quán)、復(fù)核權(quán)，新建的項目通過審核后方可開展。項目組的所有成員可以根據(jù)自己的角色和階段性目標任務(wù)去設(shè)定個人工作指標和按要求完成工作。項目負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)點擊項目跟蹤選項后，可以查看所有項目的進度和審核項目。通過在App軟件上設(shè)置項目跟蹤功能，可以將項目管理傳統(tǒng)的金字塔結(jié)構(gòu)升級為扁平化的網(wǎng)格結(jié)構(gòu)，大大減少了項目跟蹤的成本、工作量，提高項目實施的協(xié)同度和靈活性。

2.3 資金預(yù)算監(jiān)控模塊通過跟蹤用款執(zhí)行率的形式來管理

為了提高項目驗收的通過率，提高組織資金的利用率，平衡計分卡App專門設(shè)計了資金預(yù)算監(jiān)控模塊，主要是跟蹤預(yù)算計劃和報賬使用情況。整個模塊設(shè)有新建專項、等待審核專項和我的專項共三個欄目。項目總負責(zé)人可在“新建專項”里錄入和查看信息。新建專項由財務(wù)專員審核，審核通過后才會在“我的專項”里顯示。在“我的專項”中可以詳細填寫項目的預(yù)算批復(fù)金額和預(yù)算采購金額，并按照每個季度的實際情況，錄入實際可用額、請款額、執(zhí)行率等。當指定時間內(nèi)執(zhí)行率未達到標準時，系統(tǒng)會自動提醒，項目總負責(zé)人也會查看到用款情況來提醒項目相關(guān)責(zé)任人，從而提升財政專項績效，確保項目健康運行。

3 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的運行效果

中國科協(xié)創(chuàng)新戰(zhàn)略研究院于2016年對場館多年來使用BSC進行績效管理的實踐和績效管理App的開發(fā)前景進行了評估。評估報告反映了場館擁有良好的運作績效，提出了開發(fā)績效管理系統(tǒng)的必要性。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)集體更能準確把脈全局，實現(xiàn)決策的科

學(xué)化

科學(xué)決策是科學(xué)管理的首要環(huán)節(jié)。BSC之所以被認為是戰(zhàn)略性績效管理的有效工具，是因為它使目標層層落實能衡量、可視化。有學(xué)者提出“決策科學(xué)化是90%的信息加10%的判斷”[4]，可見，信息對于科學(xué)決策具有重要意義。本系統(tǒng)的績效指標模塊的數(shù)據(jù)信息具有多維度、宏觀性等特征，而項目跟蹤模塊和資金預(yù)算模塊的信息數(shù)據(jù)具有微觀、實時性的特點，系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠動態(tài)關(guān)聯(lián)、實時查看。領(lǐng)導(dǎo)集體可以通過績效管理系統(tǒng)實時掌握全館項目開展的進度和績效的完成情況，分析不同維度數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系和規(guī)律，預(yù)測數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，并依此進行決策和部署工作，這種基于實際數(shù)據(jù)的決策方法更為有效、科學(xué)。

3.2 員工個體更加明晰工作目標，提高了工作積

極性

目標能調(diào)動工作積極性在目標管理理論和激勵理論中已有論證。清晰的工作目標更能強化責(zé)任意識，調(diào)動工作的“主動性、積極性與創(chuàng)造性”[5]。個人平衡計分卡具有的明確目標、具體指標、詳細行動方案，讓員工更加篤定方向、積極進取。場館每個員工的指標卡都是首先由個人初步制定，再提交給上級審核確認，即使有修改的地方，也是上級與員工協(xié)商后才進行修訂并形成最終版本。員工在參與目標制定的過程中對績效指標理解得更加透徹，工作積極性由此大大提高。本系統(tǒng)的績效指標模塊設(shè)計提高了員工工作的積極性，同時又彰顯了組織和個人、上級和下級之間的縱向協(xié)同性以及部門之間、同級員工之間的橫向協(xié)同性。

3.3 組織整體加強了協(xié)同溝通，優(yōu)化了戰(zhàn)略績效

管理

App的實時交互、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)特性加強了組織溝通協(xié)作、優(yōu)化了戰(zhàn)略管理。領(lǐng)導(dǎo)和員工通過系統(tǒng)可以實現(xiàn)橫向與縱向協(xié)同溝通，多方整合資源來提升組織績效，即時反饋工作情況來保障組織目標落實，也就是這種持續(xù)性的協(xié)同、溝通、整合、反饋機制提高了戰(zhàn)略的執(zhí)行力。東莞科技館的頂層戰(zhàn)略是“引進、培育和整合人力資源，持續(xù)創(chuàng)新科學(xué)傳播模式，打造科普教育知名品牌”[6]，場館在科學(xué)傳播中除了運用常見的科普展覽、科技論壇、科學(xué)秀等科普形式外，還增添了創(chuàng)客教育、慕課等新形式，著力推動了科學(xué)傳播模式的持續(xù)創(chuàng)新，而且場館活動成果豐富，參加的多項比賽獲得國際國內(nèi)大獎，提高了科普品牌項目的認知度。

4 平衡計分卡績效管理系統(tǒng)的優(yōu)化思路

系統(tǒng)整體上既包含了績效管理的指標體系，又包含了App的技術(shù)體系，兩個模塊的優(yōu)化都不可偏廢，只有在試驗中不斷探索，依據(jù)調(diào)研結(jié)論來優(yōu)化系統(tǒng)，才能提高系統(tǒng)運用的持續(xù)性。

4.1 以用戶的接受度為基礎(chǔ)，優(yōu)化系統(tǒng)的功能和

流程

用戶接受度直接影響了管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。Davis基于理性行為理論構(gòu)建出技術(shù)接受模型，他提出的“Perceived Usefulness”和“Perceived Ease of Use”[7]概念正是用戶對信息系統(tǒng)接受度的決定性因素。用戶的感知有用性和感知易用性又受許多外在因素的影響，比如不同崗位、不同部門的人員對于系統(tǒng)的有用性感知會有差異，不同年齡、不同專業(yè)、不同教育層次的用戶對系統(tǒng)的易用性感知也會不一樣。系統(tǒng)能提高用戶的工作效率和績效會使用戶產(chǎn)生有用性感知，操作簡便、各模塊清晰易懂是易用性感知的表現(xiàn)。場館應(yīng)該以系統(tǒng)使用滿意度作為系統(tǒng)優(yōu)化的研判依據(jù)，將有用性和易用性作為系統(tǒng)流程優(yōu)化的衡量標準。

4.2 以突出場館特色為抓手，增強指標的戰(zhàn)略導(dǎo)

向性

績效指標體系的優(yōu)化須立足于科普場館的戰(zhàn)略和使命?！凹ぐl(fā)公眾對科學(xué)的興趣，提高公眾科學(xué)素質(zhì)”[8]是科技館的崇高使命，科普的主體是科技教育工作者，科普的客體是知識源，科普的對象是公眾，因此，場館在優(yōu)化績效指標時應(yīng)該全面考慮這些要素。主體上的優(yōu)化在指標上體現(xiàn)為高素質(zhì)專業(yè)人才的數(shù)量、訓(xùn)練有素的人的比例等等。客體上的優(yōu)化涉及的內(nèi)容較多，如指標要突出創(chuàng)新和提升科普理念、引進來和走出去的科普形式、展品和知識的前沿性、趣味性等等。在對象上的優(yōu)化需要關(guān)注公眾參與科普活動的感受。優(yōu)化績效管理系統(tǒng)，需要著力在指標內(nèi)容上做文章，使其彰顯場館特色、發(fā)揮價值導(dǎo)向作用。

4.3 以調(diào)研分析結(jié)論為依據(jù)，提高系統(tǒng)應(yīng)用的持

續(xù)性

立足實際調(diào)研結(jié)論，正確定位系統(tǒng)優(yōu)化的方向，方可提高系統(tǒng)應(yīng)用的持續(xù)性、普適性。本系統(tǒng)的實施思路是先在本場館使用，再向其他科普場館推廣。應(yīng)用與推廣是一個長期的過程，需要系統(tǒng)的可持續(xù)性作支撐。而系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展又必須立足調(diào)查研究，通過館內(nèi)外、國內(nèi)外調(diào)研來捕捉數(shù)據(jù)信息、設(shè)計優(yōu)化路徑，結(jié)合績效管理的現(xiàn)實需求和技術(shù)發(fā)展的趨勢來完善、優(yōu)化系統(tǒng)。只有以用戶體驗為本，才能準確定位系統(tǒng)的發(fā)展方向，有的放矢地改進系統(tǒng)；只有洞悉信息化發(fā)展趨勢，才能及時升級系統(tǒng)、提高系統(tǒng)的生命力。立足調(diào)研分析來推動系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，就是以需求拉動和技術(shù)驅(qū)動為雙翼來維護、推廣系統(tǒng)。

參考文獻

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[8]東莞科技館.東莞市科學(xué)技術(shù)博物館簡介[EB/OL].[2012-11-27] http：//www.dgstm.org.cn/changguanwenhua/kejiguanjieshao/13.shtml.