謝志敏+魏桂彬

摘 要 本文對(duì)東莞科技館自主研發(fā)的平衡計(jì)分卡績(jī)效管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究。本系統(tǒng)融合了App、平衡計(jì)分卡理論的主要特征，旨在優(yōu)化績(jī)效管理、實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)。依托移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了績(jī)效指標(biāo)管理、項(xiàng)目跟蹤、資金預(yù)算監(jiān)控功能，有助于領(lǐng)導(dǎo)集體準(zhǔn)確把脈全局，從而科學(xué)決策；有利于員工明晰工作目標(biāo)，從而提高工作積極性；有利于組織加強(qiáng)協(xié)同溝通，從而優(yōu)化戰(zhàn)略性績(jī)效管理。為促進(jìn)系統(tǒng)的推廣和可持續(xù)應(yīng)用，應(yīng)以用戶的接受度為基礎(chǔ)、以場(chǎng)館特色為抓手、以調(diào)研結(jié)論為依據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 平衡計(jì)分卡；科技館；績(jī)效管理；App

中圖分類號(hào) TP2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095-6363（2017）12-0122-03

當(dāng)前，科普?qǐng)鲳^紛紛在探索如何利用移動(dòng)智能終端技術(shù)來提高管理的效能、加強(qiáng)組織運(yùn)作的靈活性。本文通過探究東莞科技館開發(fā)平衡計(jì)分卡（BSC）績(jī)效管理系統(tǒng)的價(jià)值需求，分析其實(shí)際應(yīng)用的成效和可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)化思路，為其他科普?qǐng)鲳^創(chuàng)新戰(zhàn)略管理模式、驅(qū)動(dòng)管理理念轉(zhuǎn)型提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

1 平衡計(jì)分卡績(jī)效管理系統(tǒng)的主要特征

基于智能終端的績(jī)效管理系統(tǒng)是以東莞科技館多年來引進(jìn)平衡計(jì)分卡進(jìn)行戰(zhàn)略性績(jī)效管理的經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，它既依托了App的技術(shù)特性，又無縫隙地嵌入了平衡計(jì)分卡理論，雙璧合一致力于高效完成戰(zhàn)略性績(jī)效管理的目標(biāo)和使命。

1.1 以移動(dòng)App的基本特性為依托

BSC績(jī)效管理系統(tǒng)具備移動(dòng)智能終端應(yīng)用程序的基本特性。App主要有以下三大特點(diǎn)。1）信息集成。信息是App呈現(xiàn)的主體內(nèi)容，甚至還能“生產(chǎn)信息、傳播信息、連通信息”[1]。2）實(shí)時(shí)交互。移動(dòng)App的終端是手機(jī)客戶端，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地交互共享、溝通協(xié)同。3）操作便捷。App設(shè)計(jì)的流程操作簡(jiǎn)單、界面簡(jiǎn)潔易懂。平衡計(jì)分卡績(jī)效管理App同樣有這樣的基本特征，如：更加注重對(duì)各層級(jí)的指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整合，在實(shí)時(shí)互動(dòng)方面主要表現(xiàn)為上下級(jí)、跨部門間對(duì)目標(biāo)、行動(dòng)方案的溝通、反饋，通過利用App技術(shù)能夠有效解決以往績(jī)效管理中溝通協(xié)作不足的問題。

1.2 以平衡計(jì)分卡的理論特質(zhì)為內(nèi)容

此款A(yù)pp的個(gè)性特征是以平衡計(jì)分卡理論為核心內(nèi)容和基本框架。平衡計(jì)分卡體系包括財(cái)務(wù)、服務(wù)對(duì)象、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)四個(gè)維度和組織、部門、個(gè)人三個(gè)層面，整個(gè)體系的落實(shí)將實(shí)現(xiàn)“長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)、結(jié)果目標(biāo)和過程目標(biāo)、先行指標(biāo)和滯后指標(biāo)、組織績(jī)效和個(gè)人績(jī)效、外部關(guān)注和內(nèi)部訴求”之間的平

衡[2]。個(gè)人、領(lǐng)導(dǎo)、部門及館平衡計(jì)分卡的錄入過程實(shí)現(xiàn)了組織績(jī)效和個(gè)人績(jī)效中不同目標(biāo)之間的平衡。系統(tǒng)的資金預(yù)算模塊則直接指向了財(cái)務(wù)的維度；項(xiàng)目跟蹤管理模塊指向的是內(nèi)部業(yè)務(wù)流程維度，項(xiàng)目涉及到時(shí)間跨度、內(nèi)外合作等要素，通過App系統(tǒng)的項(xiàng)目管理跟蹤流程，最終實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)、外部關(guān)注和內(nèi)部訴求等要素之間的平衡。

1.3 以績(jī)效和戰(zhàn)略管理的目標(biāo)為旨?xì)w

績(jī)效管理App的最終落腳點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和使命。本系統(tǒng)遵循的正是赫爾曼·阿吉斯所倡導(dǎo)的戰(zhàn)略性績(jī)效管理觀，即“確保個(gè)人績(jī)效與組織目標(biāo)的戰(zhàn)略一致性”[3]和最大程度地提高個(gè)人績(jī)效?？?jī)效指標(biāo)卡中的指標(biāo)項(xiàng)、目標(biāo)值都是組織戰(zhàn)略的細(xì)化和目標(biāo)任務(wù)的分解，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)指標(biāo)完成情況具有的審核確認(rèn)功能是通過監(jiān)督下級(jí)來確保個(gè)人績(jī)效與組織戰(zhàn)略達(dá)成一致。場(chǎng)館的項(xiàng)目同樣是為場(chǎng)館的績(jī)效與戰(zhàn)略服務(wù)，App中“項(xiàng)目跟蹤”選項(xiàng)卡包括了上級(jí)對(duì)下級(jí)工作績(jī)效的監(jiān)督管理和個(gè)人自我管理，這是為了避免個(gè)人目標(biāo)背離組織目標(biāo)的問題產(chǎn)生。系統(tǒng)所有的功能設(shè)置都以最有利于平衡個(gè)人績(jī)效和組織績(jī)效為旨?xì)w，這是該App區(qū)別于其他應(yīng)用程序的關(guān)鍵所在。

2 平衡計(jì)分卡績(jī)效管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

績(jī)效管理系統(tǒng)通過績(jī)效指標(biāo)、項(xiàng)目跟蹤、資金預(yù)算三大功能模塊來實(shí)行BSC管理、項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)管理。東莞市某專業(yè)機(jī)構(gòu)已對(duì)本軟件進(jìn)行了測(cè)試，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)容易操作，在規(guī)定的主要系統(tǒng)環(huán)境下可正確運(yùn)行。

2.1 績(jī)效指標(biāo)模塊通過由下至上、從上而下的路徑來管理

績(jī)效指標(biāo)模塊把指標(biāo)卡信息電子化，提供人性化的界面進(jìn)行錄入、管理。根據(jù)不同的角色，績(jī)效指標(biāo)模塊分為“我的績(jī)效卡”和“跟蹤績(jī)效卡”兩部分。每個(gè)員工都需要在“我的績(jī)效卡”里填寫指標(biāo)項(xiàng)的內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)可在“跟蹤績(jī)效卡”中查看下屬指標(biāo)完成情況。當(dāng)員工用戶在系統(tǒng)上填寫完指標(biāo)項(xiàng)的完成數(shù)量后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷此指標(biāo)的屬性，然后，發(fā)送一條消息給直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并判斷其是否存在此指標(biāo)，若存在就會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的處理。這就能夠從上而下監(jiān)控工作指標(biāo)完成情況，由下至上承接并完成工作，達(dá)到內(nèi)外雙向監(jiān)督、全體凝聚合力的功效。

2.2 項(xiàng)目跟蹤模塊通過內(nèi)外協(xié)同、分工負(fù)責(zé)的方式來管理

項(xiàng)目跟蹤模塊是把部門內(nèi)或者跨部門的項(xiàng)目組成臨時(shí)的項(xiàng)目工作組，實(shí)時(shí)對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行全方位監(jiān)控。一般員工可在系統(tǒng)上新建項(xiàng)目，指定牽頭部門和負(fù)責(zé)人，并且填寫階段目標(biāo)信息。新建項(xiàng)目者可以設(shè)置每個(gè)成員的權(quán)限，包括錄入權(quán)、審核權(quán)、復(fù)核權(quán)，新建的項(xiàng)目通過審核后方可開展。項(xiàng)目組的所有成員可以根據(jù)自己的角色和階段性目標(biāo)任務(wù)去設(shè)定個(gè)人工作指標(biāo)和按要求完成工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊項(xiàng)目跟蹤選項(xiàng)后，可以查看所有項(xiàng)目的進(jìn)度和審核項(xiàng)目。通過在App軟件上設(shè)置項(xiàng)目跟蹤功能，可以將項(xiàng)目管理傳統(tǒng)的金字塔結(jié)構(gòu)升級(jí)為扁平化的網(wǎng)格結(jié)構(gòu)，大大減少了項(xiàng)目跟蹤的成本、工作量，提高項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)同度和靈活性。

2.3 資金預(yù)算監(jiān)控模塊通過跟蹤用款執(zhí)行率的形式來管理

為了提高項(xiàng)目驗(yàn)收的通過率，提高組織資金的利用率，平衡計(jì)分卡App專門設(shè)計(jì)了資金預(yù)算監(jiān)控模塊，主要是跟蹤預(yù)算計(jì)劃和報(bào)賬使用情況。整個(gè)模塊設(shè)有新建專項(xiàng)、等待審核專項(xiàng)和我的專項(xiàng)共三個(gè)欄目。項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人可在“新建專項(xiàng)”里錄入和查看信息。新建專項(xiàng)由財(cái)務(wù)專員審核，審核通過后才會(huì)在“我的專項(xiàng)”里顯示。在“我的專項(xiàng)”中可以詳細(xì)填寫項(xiàng)目的預(yù)算批復(fù)金額和預(yù)算采購(gòu)金額，并按照每個(gè)季度的實(shí)際情況，錄入實(shí)際可用額、請(qǐng)款額、執(zhí)行率等。當(dāng)指定時(shí)間內(nèi)執(zhí)行率未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人也會(huì)查看到用款情況來提醒項(xiàng)目相關(guān)責(zé)任人，從而提升財(cái)政專項(xiàng)績(jī)效，確保項(xiàng)目健康運(yùn)行。

3 平衡計(jì)分卡績(jī)效管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果

中國(guó)科協(xié)創(chuàng)新戰(zhàn)略研究院于2016年對(duì)場(chǎng)館多年來使用BSC進(jìn)行績(jī)效管理的實(shí)踐和績(jī)效管理App的開發(fā)前景進(jìn)行了評(píng)估。評(píng)估報(bào)告反映了場(chǎng)館擁有良好的運(yùn)作績(jī)效，提出了開發(fā)績(jī)效管理系統(tǒng)的必要性。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)集體更能準(zhǔn)確把脈全局，實(shí)現(xiàn)決策的科

學(xué)化

科學(xué)決策是科學(xué)管理的首要環(huán)節(jié)。BSC之所以被認(rèn)為是戰(zhàn)略性績(jī)效管理的有效工具，是因?yàn)樗鼓繕?biāo)層層落實(shí)能衡量、可視化。有學(xué)者提出“決策科學(xué)化是90%的信息加10%的判斷”[4]，可見，信息對(duì)于科學(xué)決策具有重要意義。本系統(tǒng)的績(jī)效指標(biāo)模塊的數(shù)據(jù)信息具有多維度、宏觀性等特征，而項(xiàng)目跟蹤模塊和資金預(yù)算模塊的信息數(shù)據(jù)具有微觀、實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)、實(shí)時(shí)查看。領(lǐng)導(dǎo)集體可以通過績(jī)效管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握全館項(xiàng)目開展的進(jìn)度和績(jī)效的完成情況，分析不同維度數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系和規(guī)律，預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，并依此進(jìn)行決策和部署工作，這種基于實(shí)際數(shù)據(jù)的決策方法更為有效、科學(xué)。

3.2 員工個(gè)體更加明晰工作目標(biāo)，提高了工作積

極性

目標(biāo)能調(diào)動(dòng)工作積極性在目標(biāo)管理理論和激勵(lì)理論中已有論證。清晰的工作目標(biāo)更能強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作的“主動(dòng)性、積極性與創(chuàng)造性”[5]。個(gè)人平衡計(jì)分卡具有的明確目標(biāo)、具體指標(biāo)、詳細(xì)行動(dòng)方案，讓員工更加篤定方向、積極進(jìn)取。場(chǎng)館每個(gè)員工的指標(biāo)卡都是首先由個(gè)人初步制定，再提交給上級(jí)審核確認(rèn)，即使有修改的地方，也是上級(jí)與員工協(xié)商后才進(jìn)行修訂并形成最終版本。員工在參與目標(biāo)制定的過程中對(duì)績(jī)效指標(biāo)理解得更加透徹，工作積極性由此大大提高。本系統(tǒng)的績(jī)效指標(biāo)模塊設(shè)計(jì)提高了員工工作的積極性，同時(shí)又彰顯了組織和個(gè)人、上級(jí)和下級(jí)之間的縱向協(xié)同性以及部門之間、同級(jí)員工之間的橫向協(xié)同性。

3.3 組織整體加強(qiáng)了協(xié)同溝通，優(yōu)化了戰(zhàn)略績(jī)效

管理

App的實(shí)時(shí)交互、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)特性加強(qiáng)了組織溝通協(xié)作、優(yōu)化了戰(zhàn)略管理。領(lǐng)導(dǎo)和員工通過系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)橫向與縱向協(xié)同溝通，多方整合資源來提升組織績(jī)效，即時(shí)反饋工作情況來保障組織目標(biāo)落實(shí)，也就是這種持續(xù)性的協(xié)同、溝通、整合、反饋機(jī)制提高了戰(zhàn)略的執(zhí)行力。東莞科技館的頂層戰(zhàn)略是“引進(jìn)、培育和整合人力資源，持續(xù)創(chuàng)新科學(xué)傳播模式，打造科普教育知名品牌”[6]，場(chǎng)館在科學(xué)傳播中除了運(yùn)用常見的科普展覽、科技論壇、科學(xué)秀等科普形式外，還增添了創(chuàng)客教育、慕課等新形式，著力推動(dòng)了科學(xué)傳播模式的持續(xù)創(chuàng)新，而且場(chǎng)館活動(dòng)成果豐富，參加的多項(xiàng)比賽獲得國(guó)際國(guó)內(nèi)大獎(jiǎng)，提高了科普品牌項(xiàng)目的認(rèn)知度。

4 平衡計(jì)分卡績(jī)效管理系統(tǒng)的優(yōu)化思路

系統(tǒng)整體上既包含了績(jī)效管理的指標(biāo)體系，又包含了App的技術(shù)體系，兩個(gè)模塊的優(yōu)化都不可偏廢，只有在試驗(yàn)中不斷探索，依據(jù)調(diào)研結(jié)論來優(yōu)化系統(tǒng)，才能提高系統(tǒng)運(yùn)用的持續(xù)性。

4.1 以用戶的接受度為基礎(chǔ)，優(yōu)化系統(tǒng)的功能和

流程

用戶接受度直接影響了管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。Davis基于理性行為理論構(gòu)建出技術(shù)接受模型，他提出的“Perceived Usefulness”和“Perceived Ease of Use”[7]概念正是用戶對(duì)信息系統(tǒng)接受度的決定性因素。用戶的感知有用性和感知易用性又受許多外在因素的影響，比如不同崗位、不同部門的人員對(duì)于系統(tǒng)的有用性感知會(huì)有差異，不同年齡、不同專業(yè)、不同教育層次的用戶對(duì)系統(tǒng)的易用性感知也會(huì)不一樣。系統(tǒng)能提高用戶的工作效率和績(jī)效會(huì)使用戶產(chǎn)生有用性感知，操作簡(jiǎn)便、各模塊清晰易懂是易用性感知的表現(xiàn)。場(chǎng)館應(yīng)該以系統(tǒng)使用滿意度作為系統(tǒng)優(yōu)化的研判依據(jù)，將有用性和易用性作為系統(tǒng)流程優(yōu)化的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

4.2 以突出場(chǎng)館特色為抓手，增強(qiáng)指標(biāo)的戰(zhàn)略導(dǎo)

向性

績(jī)效指標(biāo)體系的優(yōu)化須立足于科普?qǐng)鲳^的戰(zhàn)略和使命?！凹ぐl(fā)公眾對(duì)科學(xué)的興趣，提高公眾科學(xué)素質(zhì)”[8]是科技館的崇高使命，科普的主體是科技教育工作者，科普的客體是知識(shí)源，科普的對(duì)象是公眾，因此，場(chǎng)館在優(yōu)化績(jī)效指標(biāo)時(shí)應(yīng)該全面考慮這些要素。主體上的優(yōu)化在指標(biāo)上體現(xiàn)為高素質(zhì)專業(yè)人才的數(shù)量、訓(xùn)練有素的人的比例等等?？腕w上的優(yōu)化涉及的內(nèi)容較多，如指標(biāo)要突出創(chuàng)新和提升科普理念、引進(jìn)來和走出去的科普形式、展品和知識(shí)的前沿性、趣味性等等。在對(duì)象上的優(yōu)化需要關(guān)注公眾參與科普活動(dòng)的感受。優(yōu)化績(jī)效管理系統(tǒng)，需要著力在指標(biāo)內(nèi)容上做文章，使其彰顯場(chǎng)館特色、發(fā)揮價(jià)值導(dǎo)向作用。

4.3 以調(diào)研分析結(jié)論為依據(jù)，提高系統(tǒng)應(yīng)用的持

續(xù)性

立足實(shí)際調(diào)研結(jié)論，正確定位系統(tǒng)優(yōu)化的方向，方可提高系統(tǒng)應(yīng)用的持續(xù)性、普適性。本系統(tǒng)的實(shí)施思路是先在本場(chǎng)館使用，再向其他科普?qǐng)鲳^推廣。應(yīng)用與推廣是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，需要系統(tǒng)的可持續(xù)性作支撐。而系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展又必須立足調(diào)查研究，通過館內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外調(diào)研來捕捉數(shù)據(jù)信息、設(shè)計(jì)優(yōu)化路徑，結(jié)合績(jī)效管理的現(xiàn)實(shí)需求和技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)來完善、優(yōu)化系統(tǒng)。只有以用戶體驗(yàn)為本，才能準(zhǔn)確定位系統(tǒng)的發(fā)展方向，有的放矢地改進(jìn)系統(tǒng)；只有洞悉信息化發(fā)展趨勢(shì)，才能及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)、提高系統(tǒng)的生命力。立足調(diào)研分析來推動(dòng)系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，就是以需求拉動(dòng)和技術(shù)驅(qū)動(dòng)為雙翼來維護(hù)、推廣系統(tǒng)。

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