周建軍

摘要：檔案管理是衛(wèi)生計生工作的重要組成部分。衛(wèi)生計生檔案不僅是衛(wèi)生計生事業(yè)發(fā)展歷程的全面記錄、服務(wù)衛(wèi)生計生業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)性工作，而且是涉及廣大人民群眾切身利益的極其重要的基礎(chǔ)性民生檔案。本文論述了新形勢下做好計生檔案工作的幾點(diǎn)建議，提出存在的問題，并提出了相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：計劃檔案；問題；對策；意見

如何高效運(yùn)用人口和計劃生育檔案，提升人口和計劃生育部門服務(wù)的效率和能力，發(fā)揮人口和計劃生育檔案資源在知識生產(chǎn)和社會生產(chǎn)中的作用，是當(dāng)前需要認(rèn)真研究的一個重要課題。計生檔案是國家檔案的一個重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念體制、人力和經(jīng)費(fèi)等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。

一、計生檔案工作的重要意義

人口與計劃生育是我國的一項基本國策，是我國全面建成小康社會、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的一個重要內(nèi)容。人口與計劃生育工作涉及到千家萬戶、子孫后代，做好人口與計劃生育檔案工作對于嚴(yán)格計劃生育政策，建立和諧社會具有十分重要的意義。

計生檔案可以說是計生部門的基礎(chǔ)性工作。社會的進(jìn)步離不開檔案工作，檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。計生檔案，是計生部門在進(jìn)行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。

在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計的數(shù)字調(diào)查、計生人員工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)劃與實(shí)施、計劃生育隊伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計劃生育經(jīng)費(fèi)的管理、再生育人員調(diào)查、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準(zhǔn)確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領(lǐng)受新任務(wù)，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現(xiàn)新情況，需要作出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。

二、計生檔案存在的問題

1.重視檔案工作的氛圍不夠濃厚。

部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)沒有把計生檔案工作 真正抓在手上，口頭講得多，實(shí)際關(guān)心少，沒有將檔案工作列入年度考核體系，檔案意識還沒有在單位全體人員中真正樹立起來。檔案管理制度雖然掛在墻上，但細(xì)化、具體化不到位，缺乏可操作性。部分檔案室?guī)旆窟_(dá)不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至還缺少存儲、檢索設(shè)備，與檔案管理現(xiàn)代化、信息化的要求差距較大。

2.部分單位檔案管理不夠規(guī)范。

一是檔案信息收集不規(guī)范，沒有樹立全員抓檔案的意識，導(dǎo)致有的負(fù)責(zé)人將各種會議文件、資料滯留在自己手中，不及時向檔案部門移交歸檔，極易造成歸檔不全現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中出現(xiàn)卷內(nèi)目錄與實(shí)際文件不符，偶爾會發(fā)生卷內(nèi)資料重復(fù)、漏失現(xiàn)象等，有的沒有按最新的規(guī)范要求進(jìn)行裝訂立卷，存在格式欠規(guī)范現(xiàn)象 。 三是檔案利用不規(guī)范。沒有形成規(guī)范的借檔、還檔制度，制約了檔案的利用，大大影響了檔案工作在促進(jìn)基層工作開展、服務(wù)人民群眾作用的發(fā)揮。

3.檔案隊伍建設(shè)不夠有力。

不少基層衛(wèi)生計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會較少，檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能提升較慢。

三、做好計生檔案工作的對策

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對人口計生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

計生部門的領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，充分認(rèn)識人口計生檔案在人口與計劃生育工作中的重要作用，把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計劃生育協(xié)會等人口計劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費(fèi)，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，認(rèn)真做好人口計生檔案管理工作。

（二）實(shí)行檔案規(guī)范化、信息化管理，提高人口計生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。要加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計生檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理水平

信息時代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員既善于檔案管理，又具有較高的計算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力，為進(jìn)一步做好人口計生檔案工作打下良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案部門一定要主動適應(yīng)新形勢，充分用好現(xiàn)代化的信息手段助推檔案工作。各級衛(wèi)生計生檔案室要配備高標(biāo)準(zhǔn)的電腦、A4 高速掃描儀、A3平板掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等必需的檔案信息化設(shè)備，有條件的單位，檔案管理系統(tǒng)可配備專用服務(wù)器，也可由專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中心托管和安全維護(hù)。各級衛(wèi)生計生單位要以電子病歷信息化、育齡婦女信息庫、OA 辦公等電子公文處理系統(tǒng)全面使用為契機(jī)，加快衛(wèi)生計生檔案信息資源的開發(fā)利用，確保衛(wèi)生計生檔案信息化建設(shè)與衛(wèi)生計生機(jī)關(guān)信息化建設(shè)同步發(fā)展。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對待每一點(diǎn)，每一步，才會達(dá)到理想的效果。

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