趙紅新

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案管理人員面前的緊迫的課題。衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案具有內(nèi)容系統(tǒng)、形式多樣等特點(diǎn)，在衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督工作管理中具有重要作用。因此，遵循檔案管理原則，明確檔案管理理念和目標(biāo)，提升檔案管理的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案管理的措施，才能為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督工作的持續(xù)性發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生；檔案管理；監(jiān)督檔案；管理

一、檔案的現(xiàn)代化管理概念

檔案現(xiàn)代化管理就是運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和科學(xué)理念，對(duì)目前我國(guó)檔案進(jìn)行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，繼而減少人力、物力的投入，獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。檔案的現(xiàn)代化管理一般包含三個(gè)含義：在檔案的管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)；使檔案管理人員掌握了解現(xiàn)代信息技術(shù)；制定建立現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理體系。目前電子信息技術(shù)仍然飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的應(yīng)用更使得數(shù)據(jù)的傳輸儲(chǔ)存變得更加高效方便，電子信息檔案的管理之路已逐漸開(kāi)始，傳統(tǒng)的人工、手工管理模式逐步被代替，現(xiàn)代化科技的應(yīng)用使得檔案的管理更加高效、準(zhǔn)確、方便，極大的促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)展，同時(shí)檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)展也會(huì)對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、人民生活水平的提高產(chǎn)生相應(yīng)助力。

二、檔案的現(xiàn)代化建設(shè)原則

衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案建設(shè)的原則主要包括質(zhì)、真、全三方面，具體表現(xiàn)在：所謂質(zhì)、真、全就是質(zhì)量控制、真實(shí)性控制和全程控制的簡(jiǎn)稱(chēng)。首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門(mén)要對(duì)成為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計(jì)等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn)，一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理的真實(shí)性控制，是指我們?cè)谶M(jìn)行管理過(guò)程中一定要注重真實(shí)性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的有效監(jiān)督與控制。最后，全程控制就是指在管理的過(guò)程中應(yīng)將衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案文件的鑒定、整理、歸檔及衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。

三、檔案的現(xiàn)代化管理目的

檔案管理需要達(dá)到的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)。一是需要檔案管理相關(guān)人員管理保存好各種各樣的實(shí)體檔案資料，以達(dá)到最長(zhǎng)時(shí)間限度保存實(shí)體檔案，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性。二是逐步加深檔案的現(xiàn)代化管理即信息化管理檔案的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展，以便更好地為現(xiàn)代化國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的提高做出貢獻(xiàn)。從而一步一步地開(kāi)展實(shí)現(xiàn)檔案管理的文字搜索、運(yùn)用多媒體信息技術(shù)對(duì)檔案的資料和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳輸、運(yùn)用電子技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存、不同的檔案館資料需要互相交換更新，以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資料的共享，建立一個(gè)大型的信息現(xiàn)代化檔案管理體系。

四、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。目前，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)對(duì)與檔案管理有關(guān)的信息化制度建設(shè)還未展開(kāi)，尤其是對(duì)電子檔案的規(guī)章制度制定幾近為空。因此，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案所需要的相關(guān)配套設(shè)施和環(huán)境，如數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)、檔案存儲(chǔ)與檔案數(shù)字化等硬件設(shè)備都需要大量的資金投入，因重視程度不夠，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)檔案信息化建設(shè)存在制度建設(shè)不完善、資金投入不充足的問(wèn)題。

（二）檔案管理軟件落后。目前，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)所使用的檔案管理軟件幾乎都是各行業(yè)的通用版本，并沒(méi)有針對(duì)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督業(yè)務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化、研發(fā)，導(dǎo)致很多軟件提供的功能用不上，同時(shí)又有很多業(yè)務(wù)檔案所需要用到的功能軟件不提供，而且相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案還需要檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的整理歸檔，造成了極大的人力、財(cái)力的浪費(fèi)。

（三）人員素質(zhì)較低。從目前各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生的檔案管理人員隊(duì)伍來(lái)看，無(wú)論是工作能力還是思想意識(shí)，都較為滯后。多數(shù)管理人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)有關(guān)軟件和系統(tǒng)的熟練操作，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全問(wèn)題；而檔案管理專(zhuān)業(yè)人員缺乏對(duì)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解，在對(duì)檔案進(jìn)行收集分檔和整理時(shí)，往往不能快速準(zhǔn)確的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)處理，缺乏“全才”直接影響到衛(wèi)生計(jì)生檔案信息化管理的效率和效果。

五、加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的具體措施

（一）注重衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的組織建設(shè)。衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)全責(zé)，專(zhuān)職人中負(fù)直接責(zé)任的制度。成立由2名專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)，各職能部門(mén)1名作為兼職檔案管理人員，為具體責(zé)任人，配合專(zhuān)職檔案管理人員的管理工作模式。衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管檔案管理人員每年召開(kāi)例會(huì)，對(duì)存在的問(wèn)題提出解決的辦法，匯總本年度檔案歸檔情況。同時(shí)還積極爭(zhēng)取上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)支持，邀請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員到檔案室進(jìn)行工作指導(dǎo)，并將檔案管理納入了衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督綜合目標(biāo)管理考核中，使衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理工作人人都重視、層層抓落實(shí)、件件有保障。

（二）落實(shí)安全管理制度，強(qiáng)化檔案管理安全技術(shù)。解決檔案管理的安全問(wèn)題必須從安全管理制度這方面加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，并從落實(shí)責(zé)任制根本入手，堅(jiān)持賞罰分明原則，對(duì)于系統(tǒng)安全運(yùn)作，可以實(shí)施雙人負(fù)責(zé)原則或最大權(quán)限原則外，還應(yīng)該對(duì)各類(lèi)衛(wèi)生計(jì)生文件進(jìn)行按級(jí)別劃分，對(duì)機(jī)密檔案可以實(shí)施物理隔離、與外網(wǎng)隔絕，對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案或內(nèi)部傳輸檔案，加強(qiáng)對(duì)密鑰的管理，對(duì)有關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)行跟蹤制度，自動(dòng)生成系統(tǒng)日志。最后，還應(yīng)重視各類(lèi)系統(tǒng)軟件的日常維護(hù)和病毒防范。

（三）加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理人員培養(yǎng)，引進(jìn)復(fù)合型人才。檔案信息管理人員的道德水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的高低對(duì)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案信息化工作有著重要的影響。因此，引進(jìn)、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員是當(dāng)務(wù)之急。針對(duì)擁有衛(wèi)生計(jì)生專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，但缺乏計(jì)算機(jī)有關(guān)技術(shù)的檔案管理人員，通過(guò)開(kāi)展定時(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)的方法提高其操作能力；對(duì)擁有檔案管理能力及計(jì)算機(jī)能力的人員來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)舉辦的知識(shí)講座、學(xué)術(shù)討論等科研活動(dòng)，增加衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督的法律法規(guī)知識(shí)，同時(shí)經(jīng)常性的與各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行交流溝通。此外，加大對(duì)具有專(zhuān)業(yè)化背景及具有信息技術(shù)人才的引進(jìn)，也是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案信息化人才建設(shè)的重要渠道。

（四）注重管理，加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生檔案的開(kāi)發(fā)利用。服務(wù)是工作的主題，做好服務(wù)工作始終是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理部門(mén)的宗旨。檔案管理，為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督的建設(shè)和發(fā)展提供了信息支持，這樣才能顯示檔案的重要價(jià)值和實(shí)際意義。因此，加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案的開(kāi)發(fā)利用，是目前檔案工作的重點(diǎn)和根本。因此，必須在今后的工作中，加強(qiáng)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的工作，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，有效促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理水平全面提高，牢固樹(shù)立管理就是服務(wù)的意識(shí)，確保衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督工作的可持續(xù)發(fā)展。

總之，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的主要目的是為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督工作服務(wù)，隨著國(guó)家的各項(xiàng)衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)的體制改革，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理新模式，做好檔案管理工作，不僅需要檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的工作精神，也需要單位領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)和廣大職工的大力支持，使檔案的信息盡可能客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、全面，使其發(fā)揮最大化的利用效力。

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