孔令成
摘 要:財(cái)政檔案的質(zhì)量高低與否對(duì)于當(dāng)?shù)馗邔訉?duì)于當(dāng)前地區(qū)經(jīng)濟(jì)的真實(shí)把握以及做出正確的決策與否。因此財(cái)政檔案管理存在著很大的價(jià)值。現(xiàn)代化管理模式的引入,能夠加強(qiáng)財(cái)政檔案的管理效率,但是也存在很多問題,導(dǎo)致財(cái)政的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)出現(xiàn)較多的阻礙。本研究根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代化管理模式出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析,并提出相關(guān)對(duì)策,以作指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞:財(cái)政檔案 現(xiàn)代化管理 對(duì)策
前言
隨著信息時(shí)代的到來(lái),相關(guān)的財(cái)政檔案呈幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng),因此給傳統(tǒng)的人工管理帶來(lái)的很大困難,現(xiàn)代化管理模式的引入,使得管理的效率大幅度提升,解放了人力,但是也出現(xiàn)了不少問題。本研究就問題進(jìn)行闡述,并提出建議,從而使現(xiàn)代化管理更加理想。
1.財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的必要性
1.1 改變傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)
財(cái)政檔案管理主要就是資料的收集,處理,存儲(chǔ)以及利用等幾個(gè)過程。傳統(tǒng)的檔案管理,主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理,對(duì)于管理管理主要為人工管理,通過人工對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行收集,以及篩選、分類歸檔等過程,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理,而由于資料量的問題,這種人工的管理模式,容易出現(xiàn)紕漏,同時(shí)效率低下,管理成本相當(dāng)高,因此需要改變這種低效率的管理模式?,F(xiàn)代化的管理模式主要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理為基礎(chǔ)的信息化管理過程,這種管理過程能夠取代以人工為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)模式,提升管理效率,降低管理成本。
1.2 時(shí)代的必然要求
當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,相關(guān)的財(cái)政檔案越來(lái)越多,呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的趨勢(shì),而在這樣的形勢(shì)下,如果仍然采用效率低下的人工管理模式,必然無(wú)法應(yīng)對(duì)當(dāng)前的復(fù)雜局面,因此需要引入現(xiàn)代化管理模式,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)污染的電子檔案,實(shí)現(xiàn)輕便快捷管理,節(jié)省了材料成本和人力成本,提高了管理效率和質(zhì)量,從而能夠應(yīng)對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展的形勢(shì)。
2.當(dāng)前財(cái)政現(xiàn)代化管理存在的問題
2.1 檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大
檔案管理的載體雖然在很多方面實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的電子文檔,但是由于觀念的局限性,導(dǎo)致電子檔案形成仍然保持著傳統(tǒng)的形式,比如需要經(jīng)過形成紙質(zhì)文檔后在形成電子文檔進(jìn)行保存。因此對(duì)于當(dāng)前的檔案管理,其涉及的歸檔問題,相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔要更加細(xì)致,導(dǎo)致在對(duì)電子歸檔過程步驟繁瑣,難以發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的最佳效果。此外,存儲(chǔ)對(duì)應(yīng)的文檔需要更大的存儲(chǔ)設(shè)備,如果在管理上沒有很全局的管理觀念,那么管理過程也會(huì)出現(xiàn)混亂的局面,造成管理的極大問題。
2.2 檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
電子檔案主要的依托手段為計(jì)算機(jī)。通過計(jì)算機(jī)編程技術(shù)來(lái)進(jìn)行的歸檔過程。一般,檔案管理需要有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人,而當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化剛剛起步,因此在管理檔案的人員中能夠技能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)編程,同時(shí)還具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)極少。對(duì)于計(jì)算機(jī)編程不熟,導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量不高,造成這些管理人員的情緒不滿,影響工作進(jìn)展,導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理模式效果不佳。
2.3 檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
對(duì)于任何一種事物的管理都需要依從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理工作,只有這樣,才能使工作能夠有條不紊的進(jìn)行。然而,現(xiàn)代化管理模式是一個(gè)剛剛興起的事物,在操作標(biāo)準(zhǔn)和操作程序上沒有統(tǒng)一的規(guī)定,當(dāng)值很多財(cái)政檔案管理單位引進(jìn)該現(xiàn)代化管理技術(shù)后,都是依從各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,導(dǎo)致檔位之間無(wú)法形成檔案的有效對(duì)接,影響管理效果。此外,采用的管理軟件多種多樣,在對(duì)應(yīng)管理策略上也是五花八門,導(dǎo)致管理的檔案文件無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的共享機(jī)制,影響了檔案資料的利用。
3.解決的對(duì)策
3.1 建立和規(guī)范新形勢(shì)下檔案現(xiàn)代化管理制度
電子文檔相較于一般的紙質(zhì)文件,其安全性和可靠性較差。尤其是當(dāng)今互聯(lián)的世界,導(dǎo)致各種資源極容易泄露,使得文件的安全性受到威脅。此外,由于電子文檔的歸檔更加精細(xì),對(duì)于這樣一個(gè)龐大而又精細(xì)的過程,需要一定的管理制度和規(guī)范來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化各個(gè)環(huán)節(jié),從而促進(jìn)管理工作的順利高效進(jìn)行。建立一種比較合理的制度,就需要相關(guān)單位聯(lián)合起來(lái),結(jié)合實(shí)際情況,制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度,規(guī)范操作流程,從而保障文檔的安全和可靠性,提高管理效率和質(zhì)量,從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性,保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
3.2 提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
當(dāng)前對(duì)于電子文檔的歸檔問題是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題,現(xiàn)代化的檔案管理模式,需要對(duì)管理過程采用更加細(xì)致的操作,從而來(lái)維護(hù)電子文檔的有效性和可靠性。當(dāng)前對(duì)于現(xiàn)代化管理方式,缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程,導(dǎo)致文檔管理比較混亂,這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。要改變這種局面就需要協(xié)調(diào)各個(gè)環(huán)節(jié),對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)根據(jù)實(shí)際情況,制定行之有效的操作流程和一些操作規(guī)范,從而規(guī)范化管理過程,提高管理效率。
3.3 建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊(duì)伍
對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō),其是否能夠高效的運(yùn)轉(zhuǎn),主要依賴于高素質(zhì)的管理者隊(duì)伍。加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)就需要將管理工作者的能力作為考核標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于沒有達(dá)到該標(biāo)準(zhǔn)的管理人員,需要依據(jù)相關(guān)管理制度進(jìn)行處理,從而優(yōu)化管理工作者的素質(zhì),提高整體的管理能力。檔案管理是一個(gè)十分考驗(yàn)相關(guān)管理人員的管理能力的工作,需要有很強(qiáng)的管理能力和豐富的管理經(jīng)驗(yàn),才可勝任。因此,在加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)時(shí),需要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)能力來(lái)分配崗位,從而促進(jìn)整體工作的有效進(jìn)行。此外,要根據(jù)當(dāng)前多變的形式,加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培訓(xùn),及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),最大化管理效果,從而促進(jìn)管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
4.結(jié)語(yǔ)
財(cái)政檔案管理是一類比較典型的檔案管理工作。檔案的重要性關(guān)系著對(duì)相關(guān)局面的把控的有效性。財(cái)政檔案是關(guān)系到國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的檔案,這些檔案是國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策發(fā)布的重要依據(jù),加強(qiáng)財(cái)政檔案管理,能夠?qū)Ω邔又贫ㄕ_的經(jīng)濟(jì)政策提供科學(xué)指示。現(xiàn)代化管理模式,是新時(shí)代檔案管理工作中應(yīng)該采用的新模式,其能夠很大程度上提高檔案管理工作的效率,減少管理成本,從而實(shí)現(xiàn)最佳的管理過程。新生事物必然存在缺陷,根據(jù)當(dāng)前應(yīng)用情況來(lái)看,確實(shí)出現(xiàn)了不少問題,根據(jù)相關(guān)問題,采用正確的對(duì)策,從而避免這個(gè)問題,實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效能。
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