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        淺議行政事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷

        2017-07-27 21:18:52劉辰晨
        商業(yè)會計(jì) 2017年7期
        關(guān)鍵詞:傳統(tǒng)模式行政事業(yè)單位

        劉辰晨

        摘要:網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得行政事業(yè)單位的報(bào)銷模式由傳統(tǒng)模式向信息化趨勢發(fā)展。相對于傳統(tǒng)模式的審批效率低下等弊端,網(wǎng)上報(bào)銷能夠有效完善內(nèi)部控制,切實(shí)提高工作效率,有效改變財(cái)務(wù)管理理念。同時,文章針對網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行所面臨的諸多挑戰(zhàn)提出了幾點(diǎn)建議,為進(jìn)一步完善行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化提供參考。

        關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位 傳統(tǒng)模式 網(wǎng)上報(bào)銷

        為全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè),規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動,提高內(nèi)部控制的針對性和有效性,財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財(cái)會[2015]24號),對健全內(nèi)部控制體系,加強(qiáng)內(nèi)部權(quán)力制衡,有效控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提出了更高的要求。同時,隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展,使得行政事業(yè)單位的報(bào)銷模式由傳統(tǒng)模式向信息化趨勢發(fā)展。傳統(tǒng)的報(bào)銷模式效率低下,費(fèi)用控制管理滯后,已無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需要,而網(wǎng)上報(bào)銷模式能夠提升工作效率,完善內(nèi)部控制體系,符合更加長遠(yuǎn)的發(fā)展需要。

        一、傳統(tǒng)報(bào)銷模式的弊端

        傳統(tǒng)的報(bào)銷模式以紙質(zhì)版報(bào)銷單為介質(zhì),職工在費(fèi)用發(fā)生之后,需要填寫各類紙質(zhì)版報(bào)銷單,隨后請業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批,最后將報(bào)銷單移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。這種傳統(tǒng)的報(bào)銷模式存在以下幾點(diǎn)弊端:

        (一)業(yè)務(wù)審批效率低下。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下,業(yè)務(wù)人員需要手工填寫報(bào)銷單之后找各級領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)外出工作時,報(bào)銷業(yè)務(wù)就得不到及時處理,影響報(bào)銷進(jìn)度,過多占用工作時間,而有效工作時間的浪費(fèi)將直接導(dǎo)致行政事業(yè)單位組織運(yùn)營成本的增加。

        (二)財(cái)務(wù)審核效率低下。報(bào)銷人員將大量報(bào)銷單據(jù)送到財(cái)務(wù)部門以后,財(cái)務(wù)人員既要審核業(yè)務(wù)審批流程是否合理,又要審核原始憑證,復(fù)核各項(xiàng)金額,過多地忙碌于機(jī)械檢查復(fù)核,弱化了財(cái)務(wù)分析、內(nèi)部控制等管理工作,不利于財(cái)務(wù)管理水平的提高。

        (三)無法有效落實(shí)內(nèi)部控制。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下,報(bào)銷流程無法固化,報(bào)銷人員如不熟悉流程,很可能導(dǎo)致報(bào)銷審批流程不符合內(nèi)控規(guī)定,而財(cái)務(wù)人員機(jī)械化的工作,也可能導(dǎo)致報(bào)銷流程出現(xiàn)錯誤,繼而出現(xiàn)遺漏審批、越級審批等現(xiàn)象,無法有效落實(shí)內(nèi)部控制。

        二、網(wǎng)上報(bào)銷模式的特點(diǎn)與優(yōu)勢

        (一)網(wǎng)上報(bào)銷模式的特點(diǎn)。網(wǎng)上報(bào)銷通過線上單據(jù)填寫、線上業(yè)務(wù)審批、線上財(cái)務(wù)審核,形成了一套跨部門開放式的財(cái)務(wù)管理流程。在此模式下,報(bào)銷人員可以在任意時間任意地點(diǎn)提交報(bào)銷申請,并以附件形式上傳相關(guān)原始憑證,相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)可在任意時間任意地點(diǎn)以數(shù)字簽名的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)審批,財(cái)務(wù)人員在審核相關(guān)原始憑證及報(bào)銷金額后,點(diǎn)擊生成報(bào)銷單據(jù)。作為對傳統(tǒng)報(bào)銷模式的創(chuàng)新與探索,具有以下幾點(diǎn)鮮明的特征:

        1.報(bào)銷流程的可視性。每一位報(bào)銷人員均可在提交報(bào)銷流程后,在任意時間登陸網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),實(shí)時查看待辦的報(bào)銷事項(xiàng)在整個報(bào)銷流程過程中的狀態(tài),例如:報(bào)銷流程已經(jīng)完成了哪幾個環(huán)節(jié),目前在哪個環(huán)節(jié)等待審批,接下來還需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)等。各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時查看報(bào)銷人員上傳的原始憑證,并通過待辦事項(xiàng)了解還有哪些流程及事項(xiàng)需要審批。

        2.報(bào)銷流程的可關(guān)聯(lián)性。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中,單一的報(bào)銷流程可以與事先完成的審批流程或其他報(bào)銷流程相互關(guān)聯(lián)。通過科學(xué)地設(shè)定審批流程、審批權(quán)限、預(yù)算額度等關(guān)鍵內(nèi)控節(jié)點(diǎn),規(guī)范了審批流程的流轉(zhuǎn)程序及審批權(quán)限,固化了預(yù)算數(shù)據(jù)的使用范圍及使用額度,使得每一個報(bào)銷流程都“事先審批,有章可循”。

        3.流程審批的數(shù)字化。在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單據(jù)以后,報(bào)銷人員無需再找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,系統(tǒng)自動將流程流轉(zhuǎn)給業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,各審批領(lǐng)導(dǎo)利用數(shù)字簽名審批各類業(yè)務(wù),安全的數(shù)字簽名相比傳統(tǒng)模式下的手工簽名,不僅快速高效,而且更加安全可靠,從源頭上有效杜絕了冒充簽字的風(fēng)險(xiǎn),也避免了財(cái)務(wù)人員的審核困擾。

        4.報(bào)銷信息的公開性。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中,經(jīng)過授權(quán)的報(bào)銷人員可以在線查詢各類報(bào)銷信息及流程,對行政事業(yè)單位會計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性和精確性提出了更高的要求。通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)使報(bào)銷信息得到了高度共享及有效監(jiān)督,形成了一個多部門、多用戶,各級領(lǐng)導(dǎo)、全體職工共同參與的監(jiān)督體系,促進(jìn)財(cái)務(wù)信息在單位內(nèi)部公開,提升了財(cái)務(wù)人員的信息公開意識,推動了財(cái)務(wù)信息公開平臺的建設(shè)。

        5.財(cái)務(wù)信息的及時性。在傳統(tǒng)模式下,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后的報(bào)銷、核算、記賬,是對已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事后反映,如需要報(bào)表數(shù)字的匯總數(shù),則需要等待更長的時間,信息反饋具有滯后性。而在網(wǎng)上報(bào)銷模式下,只要報(bào)銷流程一經(jīng)啟動,財(cái)務(wù)信息能夠及時快速地進(jìn)入到系統(tǒng)中,當(dāng)需要某個財(cái)務(wù)信息時,只需要調(diào)用系統(tǒng)中的匯總數(shù)即可,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)動態(tài)數(shù)據(jù)的有效更新,保證了財(cái)務(wù)信息的及時性。

        (二)網(wǎng)上報(bào)銷模式的優(yōu)勢。網(wǎng)上報(bào)銷模式是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為手段,以提高工作效率為中心,體現(xiàn)集約化管理的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理模式。它既是一個信息系統(tǒng),又是一種管理模式;既是一種技術(shù)創(chuàng)新,更是一種管理理念的更新。相對于傳統(tǒng)模式,網(wǎng)上報(bào)銷模式有以下幾大優(yōu)勢:

        1.有效完善內(nèi)部控制。通過將內(nèi)部控制流程以及財(cái)務(wù)報(bào)銷制度“固化”到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中,在系統(tǒng)中按照預(yù)設(shè)金額報(bào)銷,按照預(yù)設(shè)流程審批,使得業(yè)務(wù)審批更趨規(guī)范化,報(bào)銷流程更趨標(biāo)準(zhǔn)化,全面杜絕了遺漏審批、越級審批等現(xiàn)象,進(jìn)一步提升了行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算的規(guī)范性,加強(qiáng)了內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。

        2.切實(shí)提高工作效率。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)通過將報(bào)銷人、審批人、財(cái)務(wù)人員三者有效地相互協(xié)調(diào),形成了一個科學(xué)有效的報(bào)銷流程。報(bào)銷人員提交報(bào)銷申請后,不再需要拿紙質(zhì)的報(bào)銷單找各級審批領(lǐng)導(dǎo)簽字,而是通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)提請領(lǐng)導(dǎo)審批,并且可以隨時查看報(bào)銷流程的流轉(zhuǎn)進(jìn)度。財(cái)務(wù)人員也不再需要對報(bào)銷審批流程進(jìn)行審核,大大提高了業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的工作效率。

        3.有效改變財(cái)務(wù)管理理念。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的深入應(yīng)用,有效地將財(cái)務(wù)人員的工作重心由財(cái)務(wù)核算轉(zhuǎn)向優(yōu)化財(cái)務(wù)管理水平。在減輕日常核算工作量以后,財(cái)務(wù)人員能夠?qū)⒏嗟臅r間精力投入到財(cái)務(wù)管理事務(wù)中,使會計(jì)信息更加及時有效,保證會計(jì)信息能夠科學(xué)指導(dǎo)行政決策,也切實(shí)提高了財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)。

        4.促進(jìn)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)信息公開。隨著財(cái)政部門規(guī)范和加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息公開的相關(guān)文件出臺,各級政府部門的主體意識也日漸增強(qiáng),增加預(yù)決算公開信息,加大預(yù)決算公開力度,增進(jìn)社會公眾對政府的理解,有效提升政府公信力。通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的運(yùn)行,各行政事業(yè)單位能夠科學(xué)、公開、透明地在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息公開,通過財(cái)務(wù)信息的高度共享,形成單位內(nèi)部切實(shí)有效的立體監(jiān)督格局,有效增進(jìn)單位職工的責(zé)任感、使命感和內(nèi)部凝聚力。

        三、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行過程中面臨的挑戰(zhàn)以及改進(jìn)措施

        (一)梳理完善相關(guān)內(nèi)控制度,把控流程節(jié)點(diǎn)。財(cái)會[2015]24號文要求各行政事業(yè)單位健全內(nèi)部控制體系,加強(qiáng)內(nèi)部權(quán)力制衡及監(jiān)督檢查工作。目前各單位內(nèi)部控制制度體系不甚完善,落后于政府預(yù)算管理制度、財(cái)政國庫管理制度等,并影響了制度的執(zhí)行效率和科學(xué)完整,因此,在設(shè)計(jì)網(wǎng)上報(bào)銷流程時,應(yīng)結(jié)合本單位具體情況,更新工作方法及管理理念,全面梳理業(yè)務(wù)流程,完善風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,準(zhǔn)確把握各報(bào)銷業(yè)務(wù)的授權(quán)事項(xiàng)環(huán)節(jié),找準(zhǔn)內(nèi)控流程關(guān)鍵點(diǎn),將科學(xué)完善的內(nèi)控制度嵌入到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中去。

        (二)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷流程的有效關(guān)聯(lián),提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中,單一的報(bào)銷流程無法達(dá)到行政事業(yè)單位有效內(nèi)部控制的要求,不同流程之間的有效相互關(guān)聯(lián),是構(gòu)建整個報(bào)銷系統(tǒng)的核心工作之一。各個報(bào)銷流程都需要與事先的資金預(yù)算審核流程相關(guān)聯(lián)??茖W(xué)地設(shè)置各類單據(jù)及關(guān)聯(lián)流程,能有效地事先控制費(fèi)用,從源頭杜絕資金風(fēng)險(xiǎn),真正發(fā)揮出預(yù)算管理的作用,增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動事先審批的規(guī)范性,保證了網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的良性運(yùn)行,也有效提升了財(cái)務(wù)部門的服務(wù)水平。

        (三)建立健全信息安全制度,保障信息安全。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)既涉及資金安全又涉及會計(jì)信息安全,對網(wǎng)絡(luò)信息安全的要求很高,但目前行政事業(yè)單位普遍存在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督技術(shù)相對落后、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善以及信息安全規(guī)章制度不合理等問題。因此,要努力做好數(shù)據(jù)信息安全維護(hù)工作,申請信息安全管理認(rèn)證,建立健全信息安全管理規(guī)章制度。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中嚴(yán)格設(shè)置審批權(quán)限,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部有效牽制,并深入宣傳,有效提高全員安全防范意識。

        (四)注重提高人員綜合素質(zhì),網(wǎng)上報(bào)銷循序漸進(jìn)。將信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合,并應(yīng)用于行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作涉及整個管理模式的變革,除了需要借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和管理理念,還需要通過培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。例如:推出詳細(xì)的用戶操作手冊,指導(dǎo)相關(guān)人員盡快適應(yīng)和熟悉網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的流程和操作方法;在實(shí)施階段通過傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷同時進(jìn)行,完成流程測試和業(yè)務(wù)評價,逐步發(fā)現(xiàn)問題并及時改進(jìn)。

        (五)拓展財(cái)務(wù)管理信息化平臺職能,實(shí)現(xiàn)向財(cái)務(wù)共享模式的最終轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)軟件、預(yù)算管理、銀企直連等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接,但目前,行政事業(yè)單位的系統(tǒng)開發(fā)還處于分散階段,各個系統(tǒng)獨(dú)立進(jìn)行,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)僅僅是原有的傳統(tǒng)報(bào)銷流程再造,前端沒有和預(yù)算管理相連接,后端沒有和資金支付及賬務(wù)處理系統(tǒng)相連接,隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,在財(cái)政部門的支持下,應(yīng)繼續(xù)拓展平臺職能,實(shí)現(xiàn)與預(yù)算管理系統(tǒng)相結(jié)合,實(shí)時了解預(yù)算使用情況;與資金支付系統(tǒng)相結(jié)合,直接將報(bào)銷金額轉(zhuǎn)入報(bào)銷人員銀行卡中;與賬務(wù)處理系統(tǒng)相結(jié)合,直接生成會計(jì)憑證,簡化財(cái)務(wù)工作,提高工作效率。

        參考文獻(xiàn):

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