郝麗艷

摘 要 加強會計檔案管理信息化是單位會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。本文結(jié)合自己的工作實踐論述了改善做好信息化下的會計檔案管理的措施。

關鍵詞 財務檔案 電算化 檔案管理 信息化

所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是單位會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務檔案是單位財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。如何改善并做好信息化下的會計檔案管理呢？

1完善信息化下會計檔案管理各項制度

1.1建立信息化會計檔案的歸檔制度

首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經(jīng)濟合同、開發(fā)設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

1.2建立信息化會計檔案的保管制度

根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

1.3建立嚴格的借用手續(xù)制度

要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度，電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務（檔案）室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。做好會計憑證等檔案的整理。

2加強財務檔案管理的基礎設施建設

由于某些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限：沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施：沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。所以加強基礎設施的建設就顯得尤為重要了，建議有條件的單位選擇能夠自帶檔案備份程序的賬務管理系統(tǒng)，如果沒有條件的情況下建議選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤或存儲盤。

3做好信息化會計檔案的管理與保存

會計信息化后，包括紙質(zhì)和其他形式的檔案的管理應有專門的保管方式，建立專門的檔案存放科室。要實行分級管理，管理人員各司其職，對不同崗位賦予不同的權(quán)限，嚴格崗位責任制，加強相互監(jiān)督和約束。

單位還需要建立內(nèi)置系統(tǒng)級的安全策略。給計算機設置入網(wǎng)訪問控制，訪問是需要驗證用戶賬號和口令，另外設置防護關口，譬如防火墻。對信息查看者做查看記錄，定期檢查存儲介質(zhì)的情況和防護軟件的效果。對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。對一些內(nèi)部重要財務信息要與互聯(lián)網(wǎng)斷開，只接入財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，這樣可以有效防止信息泄露。

4提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業(yè)務素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。單位應立足于國際水準，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動單位電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

我國會計電算化事業(yè)的蓬勃發(fā)展，會計業(yè)務的執(zhí)行主體也相應地發(fā)生了改變，現(xiàn)代化會計檔案管理工作也隨之發(fā)生變化。計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)生推動著單位會計工作逐步走向信息化，單位財務人員也從傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證中解放出來，轉(zhuǎn)而實現(xiàn)了會計檔案管理的電子化、數(shù)字化。同時也要注意防范風險，重視信息化的安全，才能使計算機技術(shù)在單位信息化檔案管理中發(fā)揮越來越多的作用，才能確保單位安全、穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻

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