丁德勝

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）是規(guī)范歸檔文件整理的一項基礎(chǔ)性檔案工作行業(yè)標準。該標準從機關(guān)檔案工作的實際出發(fā)，在借鑒傳統(tǒng)立卷方式合理做法的基礎(chǔ)上，對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則、方法作出規(guī)定，確立了以件為單位進行文件整理的全新模式。

修訂背景

《規(guī)則》由國家檔案局于2000年12月6日首次發(fā)布，2001年1月1日起正式實施。標準施行十多年來，在提高機關(guān)檔案工作效率、提升檔案整理質(zhì)量方面成效顯著，有力推動了立卷改革的順利開展。然而，隨著檔案工作的深入發(fā)展和信息化技術(shù)的日益普及，該標準在實踐中遇到一些新情況、新問題。比如，電子文件（指文書類電子文件和其他可以參照文書類電子文件進行整理的電子文件，下同）的整理能否適用、如何適用《規(guī)則》；《規(guī)則》未規(guī)定檔號編制要求，導(dǎo)致檔號編制不統(tǒng)一、不規(guī)范，影響到檔案規(guī)范化管理和檔案資源共享共用；《規(guī)則》沒有明確裝訂方式和要求，導(dǎo)致各地區(qū)各部門在裝訂方式選擇和裝訂方法上各行其是，增加了管理難度和管理成本等等。除此以外，還存在諸如頁碼編制、歸檔章設(shè)置、歸檔文件目錄項目調(diào)整等問題。這些情況和問題，不但影響到整理工作的正常開展，也給檔案部門行使監(jiān)督指導(dǎo)職責帶來了諸多不便。

修訂過程

2013年，國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司啟動了《規(guī)則》的修訂工作，通過向各省、自治區(qū)、直轄市，中央和國家機關(guān)征求修改意見，確定了標準修訂方向，形成標準修訂草稿并申請立項。

2014年5月，《規(guī)則》修訂工作列入檔案行業(yè)標準制修訂項目計劃。同月，成立了由檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司、辦公室、保管部、信息管理中心相關(guān)人員組成的標準起草工作組，著手標準的修訂工作。

2014年9月，標準起草工作組召開工作會議，根據(jù)已征求的修改意見開展標準的修訂工作，形成標準征求意見稿，并向各地區(qū)各部門征求意見。

2014年10月，匯總各省、自治區(qū)、直轄市，中央和國家機關(guān)、中央企業(yè)意見631項，采納213項，部分采納103項，形成標準送審稿。

2014年10月29日，全國檔案工作標準化技術(shù)委員會在北京組織評審，評審會專家一致通過對標準送審稿的審查。標準起草工作組針對審查意見對標準送審稿進一步完善，提交全國檔案工作標準化技術(shù)委員會審議。

2014年11月19日—20日，全國檔案工作標準化技術(shù)委員會第二十二次年會暨第六屆換屆會議審議通過標準送審稿。標準起草工作組按照會議專家意見修改完善后形成標準報批稿，報國家檔案局批準。

2015年10月，國家檔案局批準檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），并于2015年10月25日發(fā)布，2016年6月1日起正式實施。

修訂思路

《規(guī)則》作為一項檔案工作基礎(chǔ)標準，應(yīng)用廣泛，影響深遠。經(jīng)過十多年的積極實踐，《規(guī)則》確立的基本理念、基本方法被證明是合理有效的。標準的修訂正是在充分尊重這些基本理念和基本方法的基礎(chǔ)上，針對實踐中出現(xiàn)的問題積極、審慎的展開。

1.遵循文件形成規(guī)律，尊重原有合理的整理方法

遵循文件形成規(guī)律是《規(guī)則》確立的一項重要整理原則。同傳統(tǒng)立卷方法相比，歸檔文件整理更加注重與文書處理工作的銜接，通過確定“件”為整理單位并簡化整理措施，使文件整理成為文件形成后的自然延續(xù)過程，符合文件形成的規(guī)律?！兑?guī)則》修訂時除了考慮到紙質(zhì)文件的形成規(guī)律外，也考慮了辦公自動化條件下電子文件的形成規(guī)律。同時，《規(guī)則》在借鑒傳統(tǒng)立卷方法基礎(chǔ)上，確定的件的組成、排列、編號、編目等基本整理方法，經(jīng)過時間證明是合理可行的。充分尊重這些基本整理方法，既是實踐得出的結(jié)論，又是新舊標準前后銜接的需要。

2.堅持“簡化整理、深化檢索”理念

“簡化整理、深化檢索”是《規(guī)則》的精髓，也是立卷改革成功推行的重要保證?！兑?guī)則》確定的免除組卷、取消案卷目錄、不擬寫案卷題名等簡化整理措施，既大大減輕了文書、業(yè)務(wù)和檔案部門的工作量，又最大限度減少了個人對文件整理的人工干預(yù)，有效提升了整理質(zhì)量?！兑?guī)則》的修訂繼續(xù)秉持“簡化整理、深化檢索”的理念，在整理上以不增加不必要的手工勞動為原則，在檢索上以適應(yīng)信息條件下的歸檔文件信息管理和利用的新需求為目標，在豐富和完善歸檔文件管理信息、拓寬檢索途徑、更加高效便捷提供檔案利用方面進行了探索。

3.符合現(xiàn)行文件、檔案管理體制機制

1983年印發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》明確了檔案部門與文書、業(yè)務(wù)部門的職責分工，確定文件材料的整理職責由文書、業(yè)務(wù)部門承擔，由此整理工作成為文書、業(yè)務(wù)部門的一項常規(guī)性、即時性工作。《規(guī)則》的制度設(shè)計、內(nèi)容要求均以此為依據(jù)展開，并通過簡化整理等有效手段使檔案部門一直強調(diào)的文書、業(yè)務(wù)部門整理歸檔制度得到鞏固?！兑?guī)則》修訂時同樣充分考慮了目前文件、檔案管理職責分工和人員數(shù)量等實際情況，標準條文的設(shè)置和要求與文件、檔案管理體制機制相協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)因整理要求不科學(xué)或過于復(fù)雜導(dǎo)致文書、業(yè)務(wù)部門平時無法整理、進館前臨時突擊等狀況，干擾現(xiàn)行文件、檔案管理體制機制，影響到檔案資源建設(shè)的正常開展。

主要內(nèi)容

在形式上，《規(guī)則》修訂時按照《標準化工作導(dǎo)則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》（GB/T 1.1-2009）對標準的總體編排和結(jié)構(gòu)進行了調(diào)整，增加了封面、前言和規(guī)范性引用文件；在內(nèi)容上，《規(guī)則》的修訂主要圍繞將電子文件整理納入適用范圍、優(yōu)化整理流程、增加檔號內(nèi)容、明確裝訂要求等核心內(nèi)容展開，同時對歸檔章設(shè)置、頁碼編制等工作中常見的問題提出解決方案，力爭使修訂后的《規(guī)則》更加符合歸檔文件整理實際和檔案管理現(xiàn)代化的要求。

1.擴大適用范圍

將電子文件整理納入適用范圍是《規(guī)則》修訂的原動力之一。實際上，由于《規(guī)則》基本上以“自然件”為單位進行整理，符合電子文件的一般運行規(guī)律，因而《規(guī)則》中的整理原則和部分整理方法同樣適合于電子文件的整理，這就使得將《規(guī)則》的適用范圍擴展為紙質(zhì)文件和電子文件成為可能。新《規(guī)則》將紙質(zhì)文件和電子文件的整理統(tǒng)一起來，同時把紙質(zhì)文件和電子文件特有的整理要求單獨列出，做到總分結(jié)合、條理清晰。

2.優(yōu)化整理流程，細化操作指引

新《規(guī)則》在原流程的基礎(chǔ)上，增加“組件”（或稱為件的組織，包括件的構(gòu)成、件內(nèi)文件排序等內(nèi)容，原流程中的裝訂步驟不足以涵蓋）步驟，并與分類、排列、編號、編目一起，組成了同時適用于紙質(zhì)文件和電子文件的主干整理流程。增加的修整、排架步驟與原流程中的裝訂、裝盒步驟作為紙質(zhì)文件特有的整理流程；增加的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲步驟作為電子文件特有的整理流程。此外，為增強標準的易用性，新《規(guī)則》增加或細化了修整、裝訂、排架等步驟的操作指南，詳細規(guī)定了歸檔章、歸檔文件目錄中各項目的填寫要求與方法，并輔以圖示方式說明，使《規(guī)則》的內(nèi)容更加易于理解和使用。

3.增加檔號內(nèi)容

新《規(guī)則》增加了檔號內(nèi)容，這是落實深化檢索理念的一項重要措施。為歸檔文件確定唯一、合理的檔號既便于檔案的接收、利用、統(tǒng)計和檢索，又能夠在紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像之間建立聯(lián)系，為今后進行全方位、多途徑、高效率的檔案資源管理和開發(fā)奠定基礎(chǔ)。增加的檔號內(nèi)容包括檔號編制原則、檔號結(jié)構(gòu)和編制方法。具體來說，就是遵循《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-94）中確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則，使用全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）代碼、件號等要素，以統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)構(gòu)建檔號。

4.明確裝訂要求

裝訂對于紙質(zhì)文件來說意義重大：一是以件為單位固定整理對象，區(qū)隔不同的歸檔文件；二是保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀行為造成檔案損失；三是方便管理，減輕管理負擔，降低在檔案接收、利用等流程中的工作量。因此，新《規(guī)則》增加了裝訂內(nèi)容，規(guī)定了裝訂要求，并結(jié)合保管期限、是否進館等因素為歸檔文件確定了相應(yīng)的裝訂方式、裝訂材料。

5.統(tǒng)一館編、室編件號

原《規(guī)則》同時設(shè)置了室編件號和館編件號，但其不合理性隨著實踐的深入日益凸顯。一是件號作為檔號的組成部分，保證其唯一性、穩(wěn)定性是至關(guān)重要的，分設(shè)室編件號和館編件號顯然與此要求相悖；二是館編件號要求在進館時編制，無法在日常工作中完成，這與文書、業(yè)務(wù)部門整理歸檔制度不符；三是在文件整理比較規(guī)范的情況下，編制館編件號往往成為重復(fù)性勞動，意義不大；四是同一件檔案存在兩個不同件號，容易引起認知和管理混亂，給檔案管理增加不必要的麻煩。新《規(guī)則》將室編件號和館編件號合二為一，統(tǒng)一為件號。

6.增加頁碼編制要求

為簡化紙質(zhì)文件整理，原《規(guī)則》沒有頁碼編制的要求?？陀^上，不編制頁碼、只填寫頁數(shù)的做法節(jié)省了一定的工作量，但由于歸檔文件大多存在文件處理單、發(fā)文稿紙等其他件內(nèi)文件，不統(tǒng)一編制頁碼可能會影響到檔案的齊全、完整，也難以隨時對檔案進行有效的統(tǒng)計監(jiān)督。而且，由于填寫頁數(shù)或查驗時往往存在計算過程，很容易出錯，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。由此，新《規(guī)則》從檔案安全、管理方便的角度出發(fā)，保留填寫頁數(shù)的做法，增加了頁碼編制要求。

除此以外，考慮到室編件號和館編件號合二為一、增加了檔號等因素，新《規(guī)則》還對歸檔章設(shè)置、檔案盒填寫項目、歸檔文件目錄項目等進行了相應(yīng)調(diào)整。

（作者單位：國家檔案局）