四、企業(yè)檔案部門管理職責(zé)

第一，有序開展企業(yè)檔案工作。

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

從理論上講，檔案工作就是運用科學(xué)原則和方法管理檔案。從狹義上講，檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案業(yè)務(wù)工作主要內(nèi)容：

檔案收集工作，是依據(jù)法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)規(guī)章制度，把檔案集中起來的一項工作。

檔案整理工作，是按照一定的原則、方法和標準對企業(yè)檔案進行系統(tǒng)性、條理性加工和編目的過程。檔案整理工作包括文件材料整理和檔案整理。

檔案鑒定工作就是根據(jù)一定的原則和標準，判定企業(yè)檔案價值，確定其保管期限的工作。檔案鑒定工作分為兩個過程：一是歸檔前對企業(yè)文件材料的鑒定，確定文件材料的取舍和保管期限的長短；二是對檔案的鑒定，對已到期的企業(yè)檔案進行復(fù)審性的鑒定。

檔案保管工作，是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，維護企業(yè)檔案的完整與安全、最大程度地延長其壽命，為提供利用創(chuàng)造物質(zhì)條件。

檔案統(tǒng)計工作，是按照統(tǒng)計學(xué)的原理和方法，用數(shù)字和表冊的形式揭示企業(yè)檔案及其工作各種現(xiàn)象、特征及規(guī)律的一項工作。通過定量分析研究企業(yè)檔案工作規(guī)律，提高檔案工作質(zhì)量與效率。

檔案利用工作，是依托檔案，通過一定的方式和方法向利用者提供企業(yè)檔案。

第二，加強企業(yè)文件形成全過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督。

5.4.2 負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。

5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。

一是以企業(yè)各項工作程序和規(guī)章制度為依據(jù)，監(jiān)督、知道企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)了解各項工作的程序，參與制訂有關(guān)文件形成質(zhì)量的規(guī)章、制度，并以此為據(jù)，檢查企業(yè)文件的質(zhì)量是否合乎規(guī)范，監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)人員做好平時文件積累工作。

二是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營的專業(yè)性質(zhì)不同，形成文件的過程、種類、內(nèi)容各不相同，具體的監(jiān)督和指導(dǎo)內(nèi)容也相差很遠。如工業(yè)企業(yè)主要形成產(chǎn)品文件，建筑企業(yè)主要形成工程文件，產(chǎn)品文件的監(jiān)督管理明細區(qū)別于工程文件。同一生產(chǎn)經(jīng)營性質(zhì)的企業(yè)，因具體工作任務(wù)的不用，文件形成過程及相應(yīng)的監(jiān)督和指導(dǎo)工作也有所不同。再如同屬工業(yè)企業(yè)，工作任務(wù)有全新產(chǎn)品開發(fā)、變型產(chǎn)品的開發(fā)研制、老產(chǎn)品的更新?lián)Q代等若干不同類型。對全新產(chǎn)品開發(fā)的文件形成工作，應(yīng)實行全過程監(jiān)督管理；對其他類型的產(chǎn)品開發(fā)研制，則應(yīng)根據(jù)其特點，抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三是根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。文件的種類不同，形成的規(guī)律和特點也不同。比如，科技文件成套形成，企業(yè)檔案部門須以一個科技、生產(chǎn)項目為單元，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。會計文件有規(guī)律地按會計年度形成，在形成次序上還具有連續(xù)性的特點，先有會計憑證，再有會計賬簿，最后編制會計報表，企業(yè)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)工作也應(yīng)具有連續(xù)性。

四是抓住薄弱環(huán)節(jié)和容易造成文件散失的環(huán)節(jié)，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。企業(yè)的各項工作都是由諸多環(huán)節(jié)組成，文件形成和積累與企業(yè)活動的各環(huán)節(jié)密切相關(guān)。比如，決策的開始階段，往往是文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)，此時缺乏工作基礎(chǔ)，工作人員比較忙亂，容易疏忽資料的形成和積累。檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)這一階段的文件工作，不讓寶貴的原始調(diào)研材料流失。此外，人們對證據(jù)性的文件，如執(zhí)照、合同、證書、紅頭文件等能引起重視，但對情報研究性的文件容易疏忽，如市場調(diào)研、各種分析研究資料等，則容易散失在個人手中，因此檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)對企業(yè)發(fā)展有現(xiàn)實和長遠研究利用價值的文件的收集。