王振環(huán)

(天津中煤進(jìn)出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用

王振環(huán)

(天津中煤進(jìn)出口有限公司 信息管理部，天津 300050)

企業(yè)往往通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)管控的要求，但面對(duì)眾多的解決方案，又給企業(yè)帶來(lái)了很多困惑。通過(guò)分析企業(yè)運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)，尤其是集團(tuán)化企業(yè)各層級(jí)機(jī)構(gòu)間的協(xié)調(diào)管理，企業(yè)內(nèi)部各應(yīng)用系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的共享處理，需要搭建統(tǒng)一的辦公平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)各級(jí)信息數(shù)據(jù)間的交換。與此同時(shí)，要側(cè)重流程把控，將企業(yè)管控、風(fēng)險(xiǎn)管理和遵從合規(guī)理念植入平臺(tái)中，用信息化手段規(guī)范企業(yè)運(yùn)營(yíng)。所以在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)時(shí)，應(yīng)著眼于未來(lái)，充分考慮企業(yè)發(fā)展需要。把平臺(tái)設(shè)計(jì)、使用和企業(yè)管理融合思考，能夠真正解決或逐步解決企業(yè)面臨的問(wèn)題，助推企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；WEB；需求；管理

0 引言

辦公自動(dòng)化(Office Automation，以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種辦公方式。在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，采用Internet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

工作流(Workflow)指業(yè)務(wù)過(guò)程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化。是對(duì)工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。利用信息化技術(shù)在多個(gè)參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。工作流屬于協(xié)同工作(CSCW)的一部分。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣和應(yīng)用，時(shí)下辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多依靠WEB技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，結(jié)合嚴(yán)謹(jǐn)便捷清晰的工作流，集成內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、知識(shí)管理、輔助辦公、決策支持輔助等功能，形成辦公條件局限少、工作處理快速、碎片化時(shí)間有效利用和范圍全球化的協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

1 OA系統(tǒng)的發(fā)展演變

1.1 辦公自動(dòng)化的發(fā)展

隨著社會(huì)對(duì)信息化辦公需求的提高，信息化辦公的發(fā)展可分為五個(gè)階段[1]。

第一個(gè)階段，大概在20世紀(jì)80年代到90年代初，在個(gè)人電腦上利用軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和運(yùn)算，完成文件編輯、輸出、存檔等辦公室常規(guī)工作。可以認(rèn)為是單機(jī)的辦公自動(dòng)化。

第二個(gè)階段，在90年代通過(guò)使用局域網(wǎng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)文件和信息的共享。這階段出現(xiàn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的雛形。

第三個(gè)階段，在21世紀(jì)初期工作流群件技術(shù)的問(wèn)世，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了根本性變化。系統(tǒng)承擔(dān)了信息通道的責(zé)任，為員工間提供了一個(gè)信息共享平臺(tái)。

第四個(gè)階段，即協(xié)同辦公門(mén)戶，系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生改變。各種新技術(shù)的發(fā)展拓寬了OA的應(yīng)用范圍，以工作流方式聯(lián)通企業(yè)各層級(jí)機(jī)構(gòu)間、員工間協(xié)同辦公。

第五個(gè)階段，也就是移動(dòng)化階段。通過(guò)使用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，最大限度利用員工碎片時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理，極大提高了信息數(shù)據(jù)共享的便利性。

1.2 我國(guó)OA系統(tǒng)發(fā)展歷程

自1985年國(guó)內(nèi)召開(kāi)第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來(lái)，隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，OA系統(tǒng)有了新變化并不斷發(fā)展，逐漸成為機(jī)構(gòu)提升管理水平的重要管理系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的發(fā)展演變?cè)谖覈?guó)大致分為三個(gè)階段[2]。

起步階段(1985～1993年)，通過(guò)各類型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一數(shù)據(jù)運(yùn)算和處理，一些專業(yè)辦公軟件的出現(xiàn)，給日常辦公提供了更好的便利性和共享性。

這一階段初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息數(shù)據(jù)的基本管理，但主要還是數(shù)據(jù)結(jié)果的共享管理，只能看到信息數(shù)據(jù)的處理結(jié)果，基本沒(méi)有處理過(guò)程的記錄和分析，缺少對(duì)信息數(shù)據(jù)的全過(guò)程管理。并且各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)彼此相對(duì)獨(dú)立，即所謂的“信息孤島”，很難實(shí)現(xiàn)全面的信息共享。

實(shí)用階段(1993～2002年)，隨著新技術(shù)的出現(xiàn)和引進(jìn)以及對(duì)原有系統(tǒng)的不斷擴(kuò)充和完善，人們逐漸認(rèn)識(shí)到過(guò)程管理和信息共享的重要性。漸漸出現(xiàn)了能夠進(jìn)行流程管理的應(yīng)用，形成信息數(shù)據(jù)全程管理的新模式。把人從繁雜的勞動(dòng)中釋放出來(lái)，極大提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率，也讓人們有時(shí)間思考新的經(jīng)營(yíng)管理方式。

其中典型的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式是通過(guò)IBN的Lotus Notes協(xié)同工作平臺(tái)，使用其特有的文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)，其完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫(kù)復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制很好地解決了數(shù)據(jù)的管理和安全保密，特別適用于處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)。

發(fā)展階段(2002年至今)，OA系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，從原有的信息流轉(zhuǎn)審批延伸到機(jī)構(gòu)內(nèi)各項(xiàng)管理領(lǐng)域，逐漸出現(xiàn)了新的管理手段并形成了新的管理模式。隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，OA系統(tǒng)不斷迸發(fā)著新的活力。

1.3 歷代OA系統(tǒng)的主要特性

第一代OA系統(tǒng)主要是以文件審核收發(fā)和檔案管理為主，輔助其他簡(jiǎn)單的辦公管理。僅處在簡(jiǎn)單的文件處理功能階段。

第二代OA系統(tǒng)相比第一代增加了更多的功能，對(duì)信息數(shù)據(jù)的過(guò)程管控功能更強(qiáng)，初步創(chuàng)新了管理模式。但缺乏平臺(tái)化的信息共享功能，系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立。

第三代OA系統(tǒng)逐漸發(fā)展為信息集成平臺(tái)，完全使用B/S結(jié)構(gòu)。主要特征可歸納為：(1)管理化。與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，側(cè)重流程管控和任務(wù)管理。能明顯提高企業(yè)管理水平，助推企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。(2)門(mén)戶化。提供辦公門(mén)戶，各系統(tǒng)由一個(gè)入口統(tǒng)一登錄，但各系統(tǒng)應(yīng)用分工相對(duì)獨(dú)立，但彼此信息數(shù)據(jù)互通。(3)平臺(tái)化。不再是單純的應(yīng)用系統(tǒng)，而是提供功能更強(qiáng)大的協(xié)同平臺(tái)。通過(guò)提供更多的接口增加系統(tǒng)的外延性，實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)信息共享，數(shù)據(jù)協(xié)同處理。

2 OA系統(tǒng)的需求分析

2.1 企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)需求現(xiàn)狀

中國(guó)企業(yè)信息化管理已經(jīng)倡導(dǎo)并發(fā)展了超過(guò)二十年時(shí)間，但根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的信息化發(fā)展要求，國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的企業(yè)信息化管理。OA系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，怎樣提高企業(yè)信息系統(tǒng)與辦公的貼合度，提高應(yīng)用實(shí)效，提升企集團(tuán)管控能力，這是OA系統(tǒng)建設(shè)前后需要深度思考的問(wèn)題。

與一般企業(yè)相比，集團(tuán)企業(yè)有四個(gè)特點(diǎn)[3]：(1)集團(tuán)機(jī)構(gòu)內(nèi)機(jī)構(gòu)層級(jí)復(fù)雜，總部普遍通過(guò)多種管理方式設(shè)有多個(gè)分機(jī)構(gòu)，下屬分支又有下屬機(jī)構(gòu)并有可能逐級(jí)下設(shè)機(jī)構(gòu)。總部與各下設(shè)分機(jī)構(gòu)甚至可能跨洲際、跨時(shí)區(qū)分布。(2)集團(tuán)企業(yè)規(guī)模相對(duì)較大，企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍涉及面較廣，下設(shè)分機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)種類較全面。如生產(chǎn)、貿(mào)易、服務(wù)、管理等主營(yíng)業(yè)務(wù)，各下設(shè)分機(jī)構(gòu)自有辦公系統(tǒng)且特色明顯。(3)工作人員眾多，集團(tuán)員工知識(shí)結(jié)構(gòu)不同，計(jì)算機(jī)知識(shí)參差不齊。(4)集團(tuán)企業(yè)建設(shè)有多個(gè)業(yè)務(wù)辦公信息系統(tǒng)并存有大量信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)發(fā)展決策有重要價(jià)值。

2.2 集團(tuán)企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)總體分析

企業(yè)的核心管控環(huán)節(jié)包括各項(xiàng)事務(wù)都存在一個(gè)事前規(guī)劃預(yù)測(cè)、事中執(zhí)行監(jiān)控、事后分析優(yōu)化的循環(huán)體系，都要有一個(gè)目標(biāo)制定、分解執(zhí)行落地、執(zhí)行中資源協(xié)助、執(zhí)行后分析優(yōu)化的過(guò)程，不管是流程管理、知識(shí)管理還是目標(biāo)績(jī)效、計(jì)劃任務(wù)管理。當(dāng)我們把目光聚焦到執(zhí)行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協(xié)同運(yùn)營(yíng)導(dǎo)航平臺(tái)的原型：這個(gè)平臺(tái)需要能夠明確地傳達(dá)他的工作體系是怎樣的、目標(biāo)是什么、執(zhí)行落地的步驟該怎么操作、執(zhí)行過(guò)程中所需要的資源應(yīng)該從哪里獲取以及執(zhí)行的過(guò)程可以怎樣來(lái)優(yōu)化等等。而這個(gè)執(zhí)行的過(guò)程支撐著企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的落地和效果。

以產(chǎn)運(yùn)存銷等為主營(yíng)業(yè)務(wù)和以企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理為主要目的及雙方之間的互補(bǔ)管理共同組成了企業(yè)信息化的完整構(gòu)架。信息系統(tǒng)建設(shè)與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)關(guān)系越來(lái)越緊密，但各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立，缺少統(tǒng)一平臺(tái)展示數(shù)據(jù)分析結(jié)果。在這種情況下企業(yè)期待這樣一種平臺(tái)，他能夠打破信息系統(tǒng)間壁壘，將管理與業(yè)務(wù)結(jié)合(類似DNA結(jié)構(gòu)中的鍵功能)，提供統(tǒng)一的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)視圖給決策者。

OA系統(tǒng)具備受眾面廣、工作流工具強(qiáng)大、以信息和知識(shí)等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為主的特點(diǎn)，在企業(yè)信息化DNA模型中承擔(dān)鍵的作用，具有先天優(yōu)勢(shì)。因此，以O(shè)A系統(tǒng)為核心進(jìn)行適當(dāng)功能擴(kuò)展，可以為企業(yè)打造完整的信息DNA雙螺旋結(jié)構(gòu)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息化工作平臺(tái)。這種業(yè)務(wù)和管理并重的信息化建設(shè)模式才符合現(xiàn)代企業(yè)信息化DNA視圖結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

圖1 企業(yè)信息化DNA模型

2.3 OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

集團(tuán)企業(yè)對(duì)OA系統(tǒng)的需求應(yīng)是能夠很好地解決集團(tuán)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息管理，可以在集團(tuán)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中和在各層級(jí)組織、員工之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的工作流管理，進(jìn)一步為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管控和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力提供較全面的信息數(shù)據(jù)支撐。此外，系統(tǒng)需要具有易配置性和高擴(kuò)展性，能夠隨企業(yè)的成長(zhǎng)提供便利的維護(hù)和更好的應(yīng)用擴(kuò)展。

因此，對(duì)于OA系統(tǒng)的建設(shè)需要考慮有對(duì)應(yīng)支持公司辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化的功能模塊，具有易用性、實(shí)用性、嚴(yán)密性、開(kāi)放性，可設(shè)計(jì)以下功能：(1)具有運(yùn)用先進(jìn)管理理論和辦法，實(shí)行企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控和辦公業(yè)務(wù)流程優(yōu)化功能，使企業(yè)辦公環(huán)境有明顯改善的功能。如流程定義、合同臺(tái)賬、考勤管理等。(2)具有橫向管理公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)，縱向管理下設(shè)分機(jī)構(gòu)，建立界面友好、功能全面、辦公便利，解決各機(jī)構(gòu)間、各層級(jí)間員工協(xié)同工作和下情上報(bào)、上情下達(dá)的信息傳遞的功能。如公文流轉(zhuǎn)、信息門(mén)戶、內(nèi)部論壇等。(3)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔共享數(shù)據(jù)庫(kù)的分布式管理，消除文檔數(shù)據(jù)庫(kù)間的“信息孤島”的功能。如檔案管理、站內(nèi)搜索、部門(mén)會(huì)簽等。(4)具有在多種辦公條件下，能夠提供全面便利的企業(yè)內(nèi)部溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全面快速傳遞和共享的功能。如郵件系統(tǒng)、即時(shí)通訊、傳真管理等。(5)具有將企業(yè)內(nèi)部其他各系統(tǒng)信息集成，統(tǒng)計(jì)分析，提供決策輔助支持的功能。如單點(diǎn)登錄、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、合同歷史等。(6)具有使用簡(jiǎn)單明了，界面簡(jiǎn)潔大方，系統(tǒng)維護(hù)簡(jiǎn)單，便于系統(tǒng)模塊二次開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)功能多樣便捷擴(kuò)展，降低OA系統(tǒng)維護(hù)工作量和維護(hù)成本，超大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性的功能。如數(shù)據(jù)庫(kù)管理、接口中心、用戶管理等。(7)具有較高的系統(tǒng)信息安全防護(hù)能力，具備安全審計(jì)功能。能記錄系統(tǒng)修改、數(shù)據(jù)修改、用戶登錄等信息，以確保系統(tǒng)的安全性和保密性及便于事后追查。如數(shù)據(jù)安全、容災(zāi)備份、密碼策略等。

3 OA系統(tǒng)總體架構(gòu)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)思路

現(xiàn)代企業(yè)[2]越來(lái)越多地利用各種信息化手段完成內(nèi)部管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管控目的。OA系統(tǒng)架構(gòu)思路應(yīng)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理，推進(jìn)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)為目的，能為企業(yè)發(fā)展提供綜合信息和流程管控的管理理念。管理理念可分為企業(yè)管控、風(fēng)險(xiǎn)管理和遵從合規(guī)三部分，簡(jiǎn)單合稱為GRC管理理念?？梢詫RC理解為在企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)之上，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，夯實(shí)工作流控制管理，通過(guò)多種績(jī)效方法和內(nèi)控風(fēng)控措施，對(duì)企業(yè)全部的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行管控，保障核心發(fā)展目標(biāo)達(dá)成的管理體系，如圖2所示。

圖2 GRC管理示意圖

GRC管理理念可以被看做是改善企業(yè)做大做強(qiáng)過(guò)程中所面對(duì)的突出管理問(wèn)題的管理方法體系和工具集合，覆蓋監(jiān)管、企業(yè)治理、管理支撐的各層面，從企業(yè)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、遵從合規(guī)的角度建設(shè)全面的系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如圖3所示。

3.2 系統(tǒng)總體架構(gòu)

結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求引導(dǎo)管理信息化應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)工作效率提高和企業(yè)運(yùn)作模式規(guī)范化。針對(duì)這樣的實(shí)際需求，應(yīng)該考慮從集成的角度規(guī)范OA系統(tǒng)的層次架構(gòu)，以信息安全、規(guī)范管理和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)的展示層面、應(yīng)用功能層面、技術(shù)支持層面和基礎(chǔ)設(shè)備層面，如圖4所示。

圖3 GRC方案整合

圖4 OA系統(tǒng)總體架構(gòu)

通過(guò)完整的支撐構(gòu)架，整合各類分布式應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源，形成企業(yè)OA系統(tǒng)總體構(gòu)架及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)，起到相互數(shù)據(jù)溝通、相互服務(wù)調(diào)用、相互業(yè)務(wù)協(xié)同。

系統(tǒng)總體架構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循“框架+組件”模式，便于維護(hù)和二次開(kāi)發(fā)，保證系統(tǒng)統(tǒng)一性，組件接口設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化，便于系統(tǒng)應(yīng)用擴(kuò)展和可移植性；應(yīng)具備“集中+分布”部署能力，支持大用戶量使用，適應(yīng)底層服務(wù)器的云環(huán)境，便于集團(tuán)推廣部署。設(shè)計(jì)應(yīng)具備以下要點(diǎn)：(1)建立適應(yīng)集團(tuán)企業(yè)的體系框架。便于各級(jí)機(jī)構(gòu)間的業(yè)務(wù)辦公管理及機(jī)構(gòu)和人員的拆分、重組、遷移和服務(wù)器及服務(wù)器間的性能優(yōu)化。(2)實(shí)現(xiàn)快速部署、擴(kuò)展，適應(yīng)企業(yè)推廣要求。滿足各機(jī)構(gòu)不同業(yè)務(wù)管理的需求，應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)規(guī)模龐大、組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)調(diào)整的企業(yè)特點(diǎn)。(3)工作流圖形化定制管理。提供優(yōu)秀的工作流管理平臺(tái)，便于跨各級(jí)間、跨各機(jī)構(gòu)間、跨各員工角色間的流程靈活定制。(4)基于WEB技術(shù)的訪問(wèn)模式，滿足適用于目前主流瀏覽器，便于不同習(xí)慣人群異地使用。

4 系統(tǒng)安全

OA系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和應(yīng)用過(guò)程中，需確保應(yīng)用功能穩(wěn)定性和信息數(shù)據(jù)可靠性，數(shù)據(jù)網(wǎng)間傳遞穩(wěn)定安全保密性，能提供不同級(jí)別信息數(shù)據(jù)的分級(jí)管理?？梢钥紤]采用以下的安全技術(shù)，或使用以下更好的安全技術(shù)手段[5]：(1)平臺(tái)安全。平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮系統(tǒng)安全性要求，使用用戶安全認(rèn)證、數(shù)字簽名等安全接口，可在流程各個(gè)環(huán)節(jié)，至少是關(guān)鍵審核環(huán)節(jié)提供對(duì)第三方安全認(rèn)證系統(tǒng)的保護(hù)。(2)應(yīng)用安全。提供權(quán)限控制、身份認(rèn)證、信息記錄等措施，并且可以與電子密鑰、數(shù)字認(rèn)證、IP地址限制、安全套接(SSL)技術(shù)等各種安全措施進(jìn)行方案組合。(3)數(shù)據(jù)安全。主采用現(xiàn)代密碼算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行主動(dòng)保護(hù)，如數(shù)據(jù)保密、數(shù)據(jù)完整性、雙向強(qiáng)身份認(rèn)證等。采用現(xiàn)代信息存儲(chǔ)手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行主動(dòng)防護(hù)，如通過(guò)磁盤(pán)陣列、數(shù)據(jù)備份、異地容災(zāi)等手段保證數(shù)據(jù)的安全。(4)容災(zāi)備份。應(yīng)對(duì)人為誤操作、軟件錯(cuò)誤、病毒入侵等“軟”性災(zāi)害以及硬件故障、自然災(zāi)害等“硬”性災(zāi)害。(5)管理安全。提供完整明確的日志記錄，能夠記錄系統(tǒng)關(guān)鍵操作和用戶登錄信息，方便事后追查。(6)密碼策略。首次登陸強(qiáng)制修改密碼、密碼強(qiáng)度設(shè)置、驗(yàn)證碼、密碼過(guò)期、密碼錯(cuò)誤次數(shù)等管理，以防止對(duì)賬戶安全性的威脅。(7)用戶權(quán)限管理。采用圖形化、集中化管理的，實(shí)現(xiàn)功能級(jí)、數(shù)據(jù)級(jí)的權(quán)限控制。

在系統(tǒng)的立項(xiàng)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施、使用和維護(hù)全周期過(guò)程中，用戶可以根據(jù)各自企業(yè)的實(shí)際情況分階段、有針對(duì)性的制定工作目標(biāo)。以標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施方法、高效的項(xiàng)目管理實(shí)施團(tuán)隊(duì)和完善的實(shí)施手段為引導(dǎo)，建立一套理念先進(jìn)、使用簡(jiǎn)單、安全穩(wěn)定、便于維護(hù)和性價(jià)比高的OA系統(tǒng)。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)注定不是一蹴而就的過(guò)程。所以，企業(yè)在建設(shè)OA系統(tǒng)之前，要認(rèn)真做好OA平臺(tái)設(shè)計(jì)，著眼于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展。兼容性更好的OA系統(tǒng)應(yīng)作為首選，特別是集團(tuán)化企業(yè)。

在OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上，需要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)從企業(yè)管理理念、平臺(tái)架構(gòu)等多方面綜合考慮，目的就是為了提高企業(yè)管控能力，創(chuàng)新管理體制。而不是為設(shè)計(jì)而設(shè)計(jì)，一味遷就眼下的管理體制。

OA系統(tǒng)的高擴(kuò)展性不但能輕易地設(shè)置工作流，更需要個(gè)性化功能，用戶可以不用寫(xiě)代碼就可以輕松的配置出企業(yè)需要的功能，這樣就能很好的滿足不同企業(yè)的實(shí)際需要。

隨著企業(yè)的發(fā)展，出現(xiàn)新的辦公模式和業(yè)務(wù)活動(dòng)需要增加系統(tǒng)功能或升級(jí)原有功能時(shí)，在不影響現(xiàn)有系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下能事半功倍地開(kāi)展相應(yīng)工作。

[1] 郭建偉,白鳳娥.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J].計(jì)算機(jī)與信息技術(shù),2009(3):103-104.

[2] 黃永泉.協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].成都:電子科技大學(xué),2010.

[3] 楊紅艷.集團(tuán)型企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施[J].電子技術(shù)與軟件工程,2014(19):66-67.

[4] 涂蘭敬.慧點(diǎn)科技領(lǐng)跑GRC[J].軟件和集成電路,2009(9):57-58.

[5] 范玉福.政府辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)安全性規(guī)劃與設(shè)計(jì)[J].電子技術(shù)與軟件工程,2015(15):74-74.

(責(zé)任編輯：孫文彬)

Design and Application of the Cooperative Office Automation System

WANG Zhen-huan

(Department of Informatization Management, China National Coal IMP. & EXP. (Tianjin) Co., Ltd., Tianjin 300050, China)

A lot of informatization means have been used to help the enterprises to achieve the requirements of corporate governance, but, facing numerous solutions, an enterprise has been brought much confusion. By analyzing the characteristics of the enterprises, especially the coordination and management of all levels of organization group in enterprises, the enterprise needs to build a unified office platform to realize application systems for sharing information data and the exchange of information and data at all levels. In the same time, in order to standardize enterprise operation with the information technology, the enterprise should focus on the process of control, implant corporate governance, risk management and compliance into a platform. Therefore, it should also focus on the future and give full consideration to the needs of enterprise development when we construct the information data platform. With comprehensive consideration of design, using and integration of business management, a cooperative office automation system can gradually solve or ultimately solve the problems of enterprises and boost enterprise transformation and upgrading.

cooperative office automation system; WEB; requirement; management

2017-03-13

王振環(huán)(1982-)，男，吉林四平人，助理工程師，主要從事企業(yè)信息化研究。

TP317.1

A

1009-7961(2017)03-0012-05