王露+夏禹晨+劉思強+邵靜+劉婭+石琦

摘要：隨著大型企業(yè)加快財務信息化建設的要求，電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)許多公司已試點了業(yè)務憑據(jù)電子化項目。本文通過分析企業(yè)項目上線應用的現(xiàn)狀，著重從電子單據(jù)的管理、業(yè)務流程的優(yōu)化、智能化功能的開發(fā)等方面探析了業(yè)務憑據(jù)電子化深化應用的方向，為業(yè)務憑據(jù)電子化的進一步推廣和財務信息化建設提供有價值的借鑒。

關鍵詞：業(yè)務憑據(jù)；電子化；深化應用

中圖分類號：F426.61；F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）013-0-01

一、應用背景

信息化、大數(shù)據(jù)化的時代背景下，大型企業(yè)發(fā)展，對大量原始單據(jù)的管理提出新的挑戰(zhàn)，對業(yè)務信息資源的有機整合提出新的要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)和保存方式已無法滿足管理需求，實現(xiàn)原始憑證的電子化是當前企業(yè)信息化管理的必然趨勢。隨著電網(wǎng)企業(yè)近年來財務集約化工作的深入開展和持續(xù)的財務精益化管理方式的轉(zhuǎn)變，借助財務信息化建設服務公司發(fā)展的要求越來越迫切，電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部分單位已探索實踐了業(yè)務憑據(jù)的電子化。

二、應用現(xiàn)狀分析

通過了解電網(wǎng)企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)單位業(yè)務憑據(jù)電子化實施情況現(xiàn)狀，總結(jié)以下突出優(yōu)勢和問題：

（一）突出優(yōu)勢

1.會計檔案電子化存儲的優(yōu)勢顯現(xiàn)

內(nèi)外部檢查人員和財務人員通過業(yè)務單據(jù)影像管理系統(tǒng)調(diào)看發(fā)票、合同等信息更為便捷，改變實物存檔庫翻閱方式，憑證查閱時間大大縮短。

2.業(yè)務規(guī)范性指導意義突出

電網(wǎng)企業(yè)應用的影像系統(tǒng)在單據(jù)掃描時設置了業(yè)務單據(jù)清單式的樹狀結(jié)構，具體展示了某業(yè)務附有哪種原始單據(jù)，從而對單據(jù)進行強控，將財務管控要求前置于業(yè)務部門，提高了會計信息質(zhì)量，確保了原始憑證管理辦法和報銷管理辦法等管理制度執(zhí)行到位。

3.單據(jù)的可視化為業(yè)務無紙化應用創(chuàng)造條件

電網(wǎng)企業(yè)上線的原始憑證影像模塊是基于原有業(yè)務系統(tǒng)流程的插件化應用，具有可視化查詢的功能，為業(yè)務單據(jù)無紙化流轉(zhuǎn)創(chuàng)造了應用條件。

（二）突出問題

1.業(yè)務憑據(jù)電子化率低

受傳統(tǒng)做賬規(guī)則和觀念的束縛、以及信息安全性、可靠性的挑戰(zhàn)，電網(wǎng)企業(yè)實際應用中未全部實行紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)的分離流轉(zhuǎn)，電子化業(yè)務覆蓋不全；只錄入關鍵業(yè)務憑據(jù)，單據(jù)信息錄入不完整等問題，直接導致會計信息、會計檔案的完整性和有效性的缺失。

2.自動化、智能化應用程度低

目前電網(wǎng)企業(yè)的業(yè)務憑據(jù)電子化應用偏向于業(yè)務憑據(jù)的影像存儲和讀取功能的簡單應用，即利用影像插件掃描業(yè)務單據(jù)，實現(xiàn)會計憑證與影像單據(jù)的綁定存儲。針對業(yè)務流程辦理速度、信息采集的準確度的提升等方面的自動化、智能化應用還未進行深度挖掘。

三、深化應用方向

針對電網(wǎng)企業(yè)在業(yè)務憑據(jù)電子化項目的優(yōu)勢和問題，提出深化應用的五個方面：

（一）依托信息安全技術，確保電子化憑據(jù)安全、有效

會計檔案法明確規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，但必須滿足會計系統(tǒng)能準確、完整、有效接受和讀取電子會計資料，且設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。在憑據(jù)電子化的過程中，公司內(nèi)部必須加強內(nèi)部控制，重新優(yōu)化業(yè)務審批流程，利用電子印章或電子簽名技術等信息安全技術設置審簽流程，加強系統(tǒng)的操作權限設置，防止信息被篡改或假冒。

（二）提高業(yè)務憑據(jù)電子化率，改進報銷流程

設置業(yè)務憑據(jù)電子化規(guī)范管理要求，提高業(yè)務人員責任意識，保證業(yè)務憑據(jù)的電子化率，確保電子化憑據(jù)信息的完整性。在信息完整、安全、可信的前提下，優(yōu)化報銷流程，打通經(jīng)辦人、部門審批到領導審批的電子單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。通過事前審批、遠程報銷，事后歸檔的報銷模式，實現(xiàn)紙質(zhì)單據(jù)與電子單據(jù)的分離流轉(zhuǎn)，切實提高服務效果和工作效率。

（三）提升信息采集的自動化、智能化水平，提高工作效率

1.系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)自動電子化功能的開發(fā)

目前電網(wǎng)企業(yè)各專業(yè)有ERP賬務系統(tǒng)、ERP物資系統(tǒng)、ERP人資系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)，以及合同管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)和車輛管理系統(tǒng)等輔助管理系統(tǒng)。待系統(tǒng)表單生成后人工打印并掃描，勢必會影響工作效率。深化應用應考慮將系統(tǒng)內(nèi)表單予以電子化，自動集成至業(yè)務流程中，避免紙質(zhì)資源浪費，提高傳遞效率。

2.關鍵字段的自動識別、關鍵信息的自動提取

利用OCR等圖像識別技術獲取發(fā)票、合同等結(jié)構化信息，便于信息的流轉(zhuǎn)、提取再利用和智能化管理。自動識別增值稅發(fā)票關鍵字段和合同關鍵信息，實現(xiàn)物資部前端發(fā)票與訂單信息、合同信息、驗收單、入庫單等單據(jù)的智能化校對，實現(xiàn)財務發(fā)票校驗環(huán)節(jié)關鍵字段的自動關聯(lián)提取，提高物資部門和財務部門的工作效率。

（四）強化業(yè)務電子憑據(jù)的管控，實現(xiàn)會計檔案的電子化管理

隨著業(yè)務憑據(jù)電子化項目的上線，影像系統(tǒng)中產(chǎn)生了大量結(jié)構化數(shù)據(jù)和各類電子單據(jù)影像，企業(yè)管理人員可以利用這些資源，對信息進行識別和檢索，分析和整理，增強信息的可利用價值，為決策提供服務。為了提高資源利用效率、提高系統(tǒng)效率、降低成本，將會計檔案管理功能當做電子憑證系統(tǒng)的一個獨立模塊來建設[[]]，以實現(xiàn)電子化憑據(jù)的從流轉(zhuǎn)到歸檔的全過程管理。

（五）充分利用可視化功能，改進系統(tǒng)內(nèi)監(jiān)督檢查方式

電網(wǎng)企業(yè)財力集約化的目標要求更加著力于依法治企，加強內(nèi)部控制和風險管理體系建設。業(yè)務憑據(jù)電子化的建設應用可以打破時間和地域限制，將內(nèi)控措施和管理規(guī)范與市縣一體化管理進行有機融合，發(fā)揮可視化功能優(yōu)勢，通過實時調(diào)閱基層單位影像資料實現(xiàn)線上監(jiān)督檢查，打破傳統(tǒng)周期性檢查的約束和地域約束，縮短檢查周期，及時發(fā)現(xiàn)風險和紕漏。

四、結(jié)語

為了最大限度地發(fā)揮業(yè)務憑據(jù)電子化帶來的效益，應不僅將業(yè)務憑據(jù)掃描成圖片進行存儲，還要利用圖片信息以及自動識別的關鍵信息來改造業(yè)務憑據(jù)的上下游業(yè)務管理流程和系統(tǒng)功能。電網(wǎng)企業(yè)在ERP系統(tǒng)升級部署時，應充分考慮業(yè)務憑據(jù)電子化系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的深度融合，搭建系統(tǒng)設計人員與用戶的溝通反饋通道，不斷提高的業(yè)務系統(tǒng)與電子化系統(tǒng)的雙向有效運行，從而推進電網(wǎng)企業(yè)的財務信息化、集約化的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻：

[1]張德育，王銀麗.基于電子憑證系統(tǒng)談會計檔案管理[J].財會研究，2016.