張曉波

摘 要：隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理措施

一、電子檔案的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案具有如下特點(diǎn)：

1.依賴性和不可識(shí)別性

電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。

2.信息存儲(chǔ)的高密度性

無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶還是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有“海量存儲(chǔ)”之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

3.載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，呈現(xiàn)多樣性。

4.信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。

5.信息與載體之間的可分離性

電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處，然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動(dòng)性；（4）信息的易出錯(cuò)性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

二、檔案電子化管理的重要性和注意事項(xiàng)

（一）在電子檔案管理方面，需要在紙質(zhì)檔案管理要求的基礎(chǔ)上，把電子檔案的形成的參與和長(zhǎng)期保存列入重點(diǎn)工作。電子檔案在管理要求的各個(gè)方面細(xì)節(jié)與技術(shù)要求上更高。電子檔案管理屬于系統(tǒng)技術(shù)工作。這就需要負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員不但要學(xué)會(huì)一般檔案管理的基本要求和常識(shí)、同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)安全等方面知識(shí)，甚至要具備必需的外語(yǔ)能力。這些全方位知識(shí)能力的具備就可以保證檔案管理人員在電子檔案管理的業(yè)務(wù)上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建設(shè)保證信息管理規(guī)范。由于技術(shù)問(wèn)題，如硬件設(shè)備出現(xiàn)故障、木馬病毒感染等原因造成檔案數(shù)據(jù)文件丟失以及損壞的情況時(shí)有發(fā)生。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平不足，如數(shù)據(jù)備份不夠及時(shí)等問(wèn)題，而如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體來(lái)進(jìn)行遠(yuǎn)程查檔，則需要面臨網(wǎng)絡(luò)安全的巨大挑戰(zhàn)。作為電子檔案管理工作，需要保密覺(jué)悟和保密要求極高，而在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度十分必要并且是刻不容緩的。明確完整而又健全可行的操作程序，對(duì)檔案管理的安全保密相關(guān)問(wèn)題進(jìn)一步規(guī)范。同時(shí)，規(guī)范全面的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，也能夠保障檔案管理工作人員在操作時(shí)有章可循，從而減少和避免在管理上出現(xiàn)的漏洞。

（三）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。由于目前很多單位對(duì)檔案工作不重視，所以檔案管理人員配置較弱。計(jì)算機(jī)電子檔案管理需要及時(shí)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)進(jìn)行電子檔案日常信息維護(hù)，這就使得檔案管理人員工作內(nèi)容遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的檔案管理工作要更為復(fù)雜，而在目前，遠(yuǎn)程查檔功能正在逐步開(kāi)展，計(jì)算機(jī)管理所提升的工作效率尚未完全體現(xiàn)。這就使得檔案管理相關(guān)人員配備不足的矛盾更加凸顯出來(lái)。很多部門(mén)為節(jié)約開(kāi)支，就在集中整理檔案期間從其他單位借調(diào)專業(yè)人員使用檔案管理系統(tǒng)，首先由于不熟悉單位實(shí)際情況易導(dǎo)致效率低下或工作失誤，更重要的是安全保密問(wèn)題易形成隱患，這就使得檔案管理的專業(yè)程度不足，需要逐步提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，以集中培訓(xùn)、日常學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才等方式提升管理人員綜合素質(zhì)和技術(shù)水平。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

1、加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過(guò)程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：注意劃清歸檔過(guò)程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問(wèn)題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門(mén)增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門(mén)場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。電子信息由檔案部門(mén)集中積累，并在項(xiàng)目階段結(jié)束時(shí)，在項(xiàng)目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3、要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理。 一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對(duì)電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對(duì)性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)解決問(wèn)題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

結(jié)束語(yǔ)：電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

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