高靖

一、項(xiàng)目研究背景及現(xiàn)狀

本院從2000年初期便已規(guī)劃了“本院實(shí)際的全面信息化管理系統(tǒng)”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購(gòu)和庫(kù)房管理、設(shè)備管理和標(biāo)準(zhǔn)及圖書(shū)資料管理一直未納入系統(tǒng)之中，隨著本院事業(yè)不斷發(fā)展，上述內(nèi)容的管理對(duì)象越來(lái)越龐雜，因此急需開(kāi)發(fā)一套對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行有效的、規(guī)范的、高效的管理辦法的自動(dòng)化管理系統(tǒng)（office Automat ion System，也稱(chēng)OA系統(tǒng)）。

OA系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備。實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，

它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段，大致經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用現(xiàn)化辦公設(shè)備。；第二個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用了電腦和打印機(jī)，通過(guò)電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進(jìn)行人事財(cái)務(wù)等信息的管理等；第三個(gè)階段的主要標(biāo)志就是辦公過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過(guò)程中通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了文件的共享、網(wǎng)絡(luò)打印共享、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等工作。

目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的版本很多，從軟件架構(gòu)上分，即有傳統(tǒng)的基于局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)的

C/S（客戶(hù)端/服務(wù)器）架構(gòu)軟件，也有利用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)的基于Internet平臺(tái) 的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)軟件，隨著網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的進(jìn)步，B/S架構(gòu)軟件不但具有了傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的安全特點(diǎn)，還因其部署簡(jiǎn)單，后期維護(hù)量小而有逐漸替代傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的趨勢(shì)，它們通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)起安全的、可靠的、開(kāi)放的、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)為管理部門(mén)提供了現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平；實(shí)現(xiàn)各部日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)檔案部門(mén)公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢(xún)、借閱，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙”辦公；對(duì)外則進(jìn)一步擴(kuò)展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達(dá)到利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)提高辦公效率，加快各種辦公業(yè)務(wù)流程處理速度的目的。

在軟件的功能上，市場(chǎng)上商品化的OA系統(tǒng)主要以公文管理為主，無(wú)法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設(shè)備計(jì)量管理、采購(gòu)流程化歸一管理、標(biāo)準(zhǔn)有效期的管理、培訓(xùn)的規(guī)范化管理等問(wèn)題，因此一套符合本院工作和管理實(shí)際情況的OA系統(tǒng)便成了本院統(tǒng)合管理中所面臨的各種問(wèn)題的最好解決辦法。

二、項(xiàng)目開(kāi)展的難點(diǎn)

本次OA系統(tǒng)是在已有十年開(kāi)發(fā)、完善檢驗(yàn)管理系統(tǒng)的信息化工作經(jīng)驗(yàn)，但從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的具體內(nèi)容來(lái)看，由于檢驗(yàn)管理系統(tǒng)主要是針對(duì)檢驗(yàn)工作的管理、檢驗(yàn)流程、環(huán)境設(shè)置等基礎(chǔ)設(shè)計(jì)工作在本院購(gòu)置該軟件之前就已經(jīng)形成，本院具體設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)的報(bào)告模塊的格式和內(nèi)容絕大部分都是按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程做支撐。

OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是對(duì)既有工作流程的數(shù)字化，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須以本院的實(shí)際工作模式為藍(lán)本，既要最大程度的忠實(shí)于本院的管理模式和管理流程，又要通過(guò)程序設(shè)備實(shí)現(xiàn)工作流程的規(guī)范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要從工作流程和控制理念的設(shè)計(jì)開(kāi)始，通過(guò)流程的優(yōu)化和權(quán)限的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)整體的程序管理工作，并通過(guò)具體表單的設(shè)置來(lái)達(dá)到與本院質(zhì)量管理系統(tǒng)和行政管理制度的統(tǒng)一。在具體實(shí)施過(guò)程中，所涉及的關(guān)鍵步驟主要包括權(quán)限設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)、表單設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、程序開(kāi)發(fā)、測(cè)試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關(guān)鍵和難點(diǎn)是權(quán)限設(shè)計(jì)和系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)。由于權(quán)限設(shè)計(jì)必需以系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，因此本項(xiàng)目開(kāi)展的難點(diǎn)是系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。

三、工作流程的抽象化

1、系統(tǒng)總體框架設(shè)計(jì)

考慮到實(shí)際使用的方便性，OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)采用在現(xiàn)有檢驗(yàn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)充的方式來(lái)實(shí)施，即將原有的檢驗(yàn)管理系統(tǒng)功能設(shè)置為“檢驗(yàn)報(bào)告管理模塊”，新開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)設(shè)置為辦公自動(dòng)化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設(shè)備檢驗(yàn)管理系統(tǒng)。

在OA模塊的子模塊設(shè)計(jì)上，根據(jù)具體開(kāi)發(fā)內(nèi)容設(shè)置了采購(gòu)管理、培訓(xùn)管理、公文管理、設(shè)備管理和圖書(shū)資料管理等五個(gè)功能模塊。

2、采購(gòu)管理流程的抽象化

本院的采購(gòu)管理執(zhí)行本院質(zhì)量管理體系中的《采購(gòu)服務(wù)和供應(yīng)品管理程序》。在實(shí)際工作中，質(zhì)量技術(shù)部和院辦公室為本院采購(gòu)工作的兩大主要執(zhí)行部門(mén)。辦公用品及其它通用物品由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)。圖書(shū)由于涉及到標(biāo)準(zhǔn)的有效期管理等問(wèn)題，由負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)管理的質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。設(shè)備類(lèi)由于技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性都較強(qiáng)，因些一般由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，由負(fù)責(zé)設(shè)備管理的質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)通過(guò)招標(biāo)等方式進(jìn)行采購(gòu)。

3、設(shè)備管理流程的抽象化

本院的設(shè)備管理執(zhí)行院質(zhì)量管理體系中《儀器設(shè)備管理程序》。儀器設(shè)備管理的重點(diǎn)包括設(shè)備出入庫(kù)、設(shè)備配發(fā)、設(shè)備借用、計(jì)量檢定、日常維護(hù)等方面，其中儀器設(shè)備的計(jì)量檢定、維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理中的主要工作，在該模塊的設(shè)計(jì)中，采用了維護(hù)和檢定的預(yù)警、報(bào)警機(jī)制對(duì)這兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設(shè)備借用、設(shè)備損壞、丟失等問(wèn)題也是設(shè)備日常管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，在模型中也通過(guò)程序化的處理機(jī)制得到了很好的解決。

4、培訓(xùn)管理流程的抽象化

目前培訓(xùn)工作中面臨的主要困難是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和院主管領(lǐng)導(dǎo)不能很好地掌握受訓(xùn)人員的培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等情況，培訓(xùn)資料的收集困難、培訓(xùn)主管部門(mén)對(duì)再培訓(xùn)開(kāi)展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓(xùn)資料的收集也比較困難，培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)困難等。為了規(guī)范這些方面的工作，在培訓(xùn)管理流程的設(shè)計(jì)中考慮了如下原則：

1》所有培訓(xùn)均需由參加培訓(xùn)人員填寫(xiě)培訓(xùn)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人，院辦公室和主管領(lǐng)導(dǎo)審核后才能實(shí)施

2》由主管院領(lǐng)導(dǎo)在審核培訓(xùn)申請(qǐng)時(shí)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容決定是否需要進(jìn)行再培訓(xùn)及再培訓(xùn)的范圍

四、小結(jié)

1》本院以實(shí)際管理模式為藍(lán)本，通過(guò)將實(shí)際工作流程進(jìn)行抽象化和程序化，最終形成了包括采購(gòu)管理、設(shè)備管理、圖書(shū)管理、公文管理和培訓(xùn)管理等五個(gè)子模塊，以工作流程驅(qū)動(dòng)的OA管理系統(tǒng)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)貼近工作，可實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作環(huán)節(jié)的全面管理。

2》系統(tǒng)通過(guò)設(shè)計(jì)靈活的權(quán)限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權(quán)限。

3》系統(tǒng)通過(guò)不同模塊中的預(yù)警和報(bào)警功能，可以使工作更具計(jì)劃性和目的性

4》系統(tǒng)運(yùn)行速度快，網(wǎng)絡(luò)傳輸量小，具有安全、可靠、高效的特點(diǎn)

5》系統(tǒng)的投用可使本院在相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)正真實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。