莫佩玲

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案的整理與保護(hù)發(fā)生極大變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存變?yōu)楝F(xiàn)如今的電子方式保存，并產(chǎn)生眾多保存形式。為了更好的適應(yīng)發(fā)展變化，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，只有摒棄傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，才能使電子檔案的整理保存工作取得長(zhǎng)足進(jìn)步。本文通過(guò)對(duì)電子檔案的相關(guān)分析，對(duì)整理與保護(hù)工作提出建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；整理；保護(hù)

近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，人們正朝著數(shù)字化時(shí)代大步前進(jìn)，愈來(lái)愈多的高新技術(shù)出現(xiàn)，使得人們的生活變得方便。對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，電子技術(shù)的產(chǎn)生極大改善了檔案的整理與保護(hù)方式，提高了部門(mén)人員的工作效率。然而其中也存在諸多負(fù)面問(wèn)題，因此相關(guān)部門(mén)必須采取相關(guān)技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。

1 電子檔案相關(guān)概述

電子檔案即是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、電子磁盤(pán)及光盤(pán)等電子設(shè)備記錄而成的檔案內(nèi)容，其載體與紙質(zhì)檔案載體相對(duì)應(yīng)，以案卷為單位。虛擬檔案即是將文字檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樽止?jié)保存與計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中，便于用戶通過(guò)大屏幕進(jìn)行查閱。隨著信息化的而不斷發(fā)展，若仍然采用紙質(zhì)檔案的管理方式，必然會(huì)與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)，不利于檔案的保存，因此在實(shí)際的檔案整理與保存工作中，必須通過(guò)相關(guān)技術(shù)手段加強(qiáng)管理，運(yùn)用科學(xué)合理的方式提高電子檔案的管理水平。

2 電子檔案的整理

電子檔案的形式多種多樣，電子檔案的歸檔類型主要包括磁盤(pán)、磁帶等。因此為更好的進(jìn)行電子檔案管理工作，必須對(duì)電子檔案的類型有深刻認(rèn)識(shí)。主要包括以下幾種類型：

2.1 文書(shū)電子檔案的整理

第一，內(nèi)部文件。多數(shù)情況下，檔案管理者進(jìn)行內(nèi)部文件整理與保存時(shí)，首次必須按照檔案的保管期限進(jìn)行組盤(pán)，并且需要對(duì)保存期限不同的檔案進(jìn)行定期復(fù)制，避免因?yàn)殡娮釉O(shè)備的損壞而導(dǎo)致檔案信息無(wú)法讀取，以延長(zhǎng)檔案的保存壽命。其次對(duì)檔案進(jìn)行分類，將同一部門(mén)的檔案進(jìn)行同一保存，在節(jié)省保存空間的同時(shí)，也便于部門(mén)管理者進(jìn)行查閱。除此之外對(duì)于易保存的檔案需統(tǒng)一進(jìn)行命名，建立文件目錄，便于日后的查找。

第二，外部文件。對(duì)于外來(lái)文件的處理，首先文書(shū)室需將其進(jìn)行電子掃描，之后將得到的電子影像傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)行后續(xù)的批辦、公文傳遞等工作。普通的電子文件由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行操作管理，而較為特殊的電子檔案則需通過(guò)承辦部門(mén)統(tǒng)一管理，根據(jù)相關(guān)文件的重要程度來(lái)確定保管的時(shí)間與級(jí)別，并傳輸給檔案管理部門(mén)，經(jīng)過(guò)管理人員的仔細(xì)審查后標(biāo)出相應(yīng)管理信息，最終放置的檔案庫(kù)中進(jìn)行保存。

2.2 科技電子文件歸檔

科技電子的種類較為繁多，對(duì)于傳統(tǒng)方式而言，其整理保存工作具有相當(dāng)大的難度性，同時(shí)工作效率低下。而隨著技術(shù)手段的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理人員可通過(guò)對(duì)不同檔案進(jìn)行快速分類，按照項(xiàng)目類型進(jìn)行統(tǒng)一保存。

第一，設(shè)備檔案。由于受到空間距離的限制，外商在向國(guó)內(nèi)企業(yè)進(jìn)行設(shè)備說(shuō)明時(shí)，通常將資料及圖紙運(yùn)用電子的方式發(fā)送給國(guó)內(nèi)的企業(yè)，并且國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院的產(chǎn)品也逐漸面向CAD發(fā)展，因此，在購(gòu)置設(shè)備時(shí)必須的合同條款中提出明確的電子文件的要求。

第二，基建檔案。由于基建檔案全部由計(jì)算機(jī)打印，因此檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理操作時(shí)，將紙質(zhì)內(nèi)容掃描后，必須將檔案的圖號(hào)與卷號(hào)進(jìn)行連接，以便于日后一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接中斷，仍可以滿足與用戶的查找，避免出現(xiàn)等待的情況。

第三，會(huì)計(jì)電子文件整理。會(huì)計(jì)主要管理的工作為工資條與賬簿。首先，對(duì)于工資條，其數(shù)據(jù)主要以電子光盤(pán)形式保存，附有紙質(zhì)的工資匯總表，包括單名稱、人數(shù)以及工資明細(xì)等，同時(shí)必須附加移交清單，作為財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)交接的憑證，便于保存與查詢。其次，對(duì)與賬簿，傳統(tǒng)的記錄方式采用人為記錄，勢(shì)必產(chǎn)生一定的錯(cuò)誤性，并且會(huì)縮短賬簿的保存時(shí)間。而通過(guò)手段的革新，現(xiàn)代會(huì)計(jì)賬簿已被錄入至電腦中，工作人員所能見(jiàn)到的知識(shí)其計(jì)算機(jī)打印件，即便進(jìn)行了篡改，仍然可通過(guò)原紀(jì)錄進(jìn)行查詢。在進(jìn)行賬簿管存是需使用賬簿交接表，將信息完善便于日后查閱。

3 電子檔案的保護(hù)

由于電子檔案多采用脫機(jī)形式進(jìn)行保存，因此在實(shí)際的電子檔案整理與保存工作中必須加大對(duì)軟磁盤(pán)或光盤(pán)的保護(hù)力度，確保信息可被有效讀取。然而由于電子磁盤(pán)在保存時(shí)易受到諸多因素的不利影響，因此必須做好相關(guān)保護(hù)工作以延長(zhǎng)電子檔案的保存壽命。

3.1 對(duì)軟磁盤(pán)的保護(hù)

第一，規(guī)范管理?xiàng)l件。由于軟磁盤(pán)較易受到空氣中不良物質(zhì)的影響而出現(xiàn)損壞，因此檔案管理部門(mén)在進(jìn)行電子檔案的保存時(shí)，必須建立與完善相關(guān)的條件，將軟磁盤(pán)放置于溫度與濕度適合的環(huán)境中，以免受到外界因素的影響。

第二，加強(qiáng)對(duì)加密盤(pán)管理。為避免未授權(quán)限人員的查閱，通常在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)會(huì)對(duì)軟磁盤(pán)進(jìn)行加密管理或隱藏文件名。然而隨著時(shí)間的流逝，檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)遺忘現(xiàn)象，忘記密碼與文件名，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)解讀，影響相關(guān)人員的使用。為此，在進(jìn)行檔案保存時(shí)，需設(shè)置文件名可見(jiàn)，在將文件進(jìn)行歸檔保存。

第三，加強(qiáng)對(duì)軟件質(zhì)量把關(guān)。若需確保電子檔案能夠長(zhǎng)期進(jìn)行保存且不損壞，在進(jìn)行軟磁盤(pán)購(gòu)買時(shí)必須加大對(duì)軟磁盤(pán)的質(zhì)量檢驗(yàn)，對(duì)于優(yōu)質(zhì)的軟磁盤(pán)而言，其保存壽命將超過(guò)十年，且保證數(shù)據(jù)的完整性，而劣質(zhì)軟磁盤(pán)對(duì)于數(shù)據(jù)的保存最多只可支撐一年之久，且無(wú)法確保數(shù)據(jù)的完好性，從而嚴(yán)重影響管理人員的正常使用。

第四，加強(qiáng)對(duì)病毒的防范。計(jì)算機(jī)病毒四處橫行，只要是對(duì)計(jì)算機(jī)加以使用，必然會(huì)增加中病毒的風(fēng)險(xiǎn)，因此，若需保護(hù)軟磁盤(pán)不收計(jì)算機(jī)病毒的影響，保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，相關(guān)管理人員必須定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行清理，運(yùn)用展業(yè)的殺毒軟件確保病毒的徹底清除，確保軟磁盤(pán)時(shí)刻處于安全環(huán)境。

3.2 對(duì)光盤(pán)的保護(hù)

不論是何種電子設(shè)備具有其相應(yīng)的使用壽命，若頻繁使用，必然加快其損壞進(jìn)程，且將光盤(pán)置于空氣中時(shí)極易受到各種因素影響，因此必須適當(dāng)減少使用次數(shù)，進(jìn)行合理的保存。

第一，規(guī)范使用時(shí)間。由于激光光能的穩(wěn)定性與光盤(pán)的使用時(shí)間呈正相關(guān)，因此光盤(pán)的使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)會(huì)對(duì)光盤(pán)造成嚴(yán)重?fù)p害。為此使用者必須規(guī)范光盤(pán)的使用時(shí)間，減少光盤(pán)的受損害度，延長(zhǎng)光盤(pán)的保存壽命。

第二，保證好空氣的溫度與濕度。若空氣的濕度過(guò)大，勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量水氣，落至于光盤(pán)之上，則會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的印記；同時(shí)若出現(xiàn)較高或較低的溫度，極易使光盤(pán)出現(xiàn)氧化甚至變形。上述兩點(diǎn)因素會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞而無(wú)法正使用。

第三，做好避光工作。由于磁盤(pán)的材質(zhì)多為塑料，因此在長(zhǎng)時(shí)間的光照下極易出現(xiàn)老化情況，因此為保證磁盤(pán)的完好性應(yīng)避免使其陽(yáng)光照射。

3.3 對(duì)工作人員的管理

一切的電子設(shè)備最終需要人進(jìn)行操作，即便對(duì)相關(guān)電子設(shè)備進(jìn)行保護(hù)，然而一旦出現(xiàn)人為操作失誤，也必然會(huì)造成檔案的損失。因此必須加強(qiáng)對(duì)人員的管理。首先，加強(qiáng)對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。諸多檔案部門(mén)的管理層中仍然存在年齡較大之人，受生活時(shí)代的局限，較難接受新技術(shù)，仍然采用傳統(tǒng)的舊方式，對(duì)工作造成一定的不良影響。為此必須加強(qiáng)對(duì)此類人的技能培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代技術(shù)手段，運(yùn)用新技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作，既保證檔案的安全又提高工作效率。其次，完善相應(yīng)管理制度。對(duì)于目前的檔案管理工作而言，及時(shí)相關(guān)部門(mén)三令五申，若能夠存在諸多違規(guī)操作，原因正是由于制度的缺失。因此，國(guó)家相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)制度的建設(shè)力度，完善相關(guān)機(jī)制，對(duì)違規(guī)操作進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案的整理與保存提供了極大便利性，不僅提高了保護(hù)的安全程度，更提高了檔案管理人員的工作效率。然而我們也必須清楚的明確電子檔案管理中的相關(guān)問(wèn)題，通過(guò)相應(yīng)的解決辦法對(duì)電子檔案的保存工作進(jìn)行管理。

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