朱玉平

摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展 ，電子信息化設備逐漸在我國發(fā)展起來 。近年來，數(shù)字化的檔案在各個領(lǐng)域、各個企業(yè)中已被廣泛應用，深深影響著我們的工作、生活。而檔案數(shù)字化管理也適應了時代需求，利用高科技電子信息技術(shù)結(jié)合計算機軟件技術(shù)共同實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。目前我國對檔案數(shù)字化管理還處于技術(shù)開發(fā)和應用階段，有一定的優(yōu)勢同時也存在一些不足。在此，我們闡述了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢、不足及應該采取的對策。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；紙質(zhì)檔案

在全球信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理體系迎來了新的挑戰(zhàn)。面對日漸增長的電子信息技術(shù)，人們的工作、生活都實現(xiàn)了自動化、標準化、網(wǎng)絡化，一些日常的工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機來完成，這導致了文件也從紙和筆轉(zhuǎn)變成了電子檔案。大量的紙質(zhì)文件變成了信息數(shù)據(jù)，促進了檔案數(shù)字化，而對檔案數(shù)字化的管理就顯得尤為重要。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 能增強立卷制度執(zhí)行力。

1983年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機

關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從以上規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或者制度形同虛設，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室的相應負責人，以代替部門進行立卷，但檔案管理人員由于知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務領(lǐng)域的受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，也就必然的不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

1.2 不受時間和空間的限制

檔案數(shù)字化管理改變了傳統(tǒng)管理模式，使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時間。在傳統(tǒng)管理模式中，想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中，利用辦公用具，經(jīng)過管理人員審批后才可以使用，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機網(wǎng)絡等網(wǎng)絡平臺中就可以翻閱。以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。這樣不僅節(jié)省了大量的時間，也降低了檔案管理員的工作難度。在企業(yè)各部門內(nèi)部，大量的電子檔案、文件被整理出來，通過有序的編碼將資料存在硬盤中。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中，同時易于保存，只需要把檔案、文件進行加密處理，就可以提高文件的準確性。使用者只需要獲得允許，就可以查找所需的資料。有效提高了檔案管理部門的工作效率，立卷部門也只需要將資料、文件輸入到計算機中，定期對文件、資料進行更新，再輸送到檔案室就可以了。檔案管理員通過管理系統(tǒng)將檔案卷編目、整理，同時打印目錄，方便查找。整個操作流程節(jié)省了大量的人力、物力、財力，提高了辦事效率，促進企業(yè)快速發(fā)展。

1.3 增強紙質(zhì)檔案原件的保護

紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的使用、損壞，可以有效地延長原件的保存時間；特別是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理將得到更好更長遠地保存。

2 檔案數(shù)字化過程中存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化硬件嚴重不足

檔案數(shù)字化需要以硬件設備為基礎，是以信息采集設備、信息存儲設備和信息利用設備為依托。其中，信息采集設備通常由檔案資料和照片采集設備、聲音和影像采集設備以及信息轉(zhuǎn)化設備組成；信息存儲設備通常由磁盤陣列、光盤庫組成；信息利用設備通常由計算機、萬維網(wǎng)、打印機、復印機等組成。在選購硬件設備時，應當依據(jù)數(shù)字化對象的具體情況確定，但是由于各檔案部門財力緊張、認識不到位等情況的存在，導致很多檔案館、檔案室出現(xiàn)硬件設備嚴重不足，即現(xiàn)有的硬件設備很難滿足檔案數(shù)字化的實際需要。

2.2 電子檔案存儲受載體制約性強

電子文件的存儲、利用、處理均離不開軟硬件設備，然而，盡管計算機存儲設備容量越來越大，但電子文件卻成幾何級數(shù)增長。同時，相關(guān)應用軟件更新速度非?？?，很多早期形成的電子文件在新軟件環(huán)境中存在無法讀取的問題，而很多不能實現(xiàn)兼容的軟件也會造成數(shù)據(jù)的無法讀取。

2.3 檔案數(shù)字化管理有一定的風險性

在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

3 檔案數(shù)字化進程中出現(xiàn)的問題的對策

信息技術(shù)將檔案工作帶入了存儲數(shù)字化的新時代，面對檔案數(shù)字化進程中出現(xiàn)的問題，應通過有針對性的措施，推動檔案數(shù)字化的進一步發(fā)展。

3.1 加大檔案數(shù)字化硬件投入力度

檔案數(shù)字化要以檔案硬件現(xiàn)代化為前提，并且越來越離不開高技術(shù)作為支撐。為此， 在信息采集環(huán)節(jié)， 應遵循“硬件求實”原則， 購置必備的文字、圖片、音像等采集設備以及轉(zhuǎn)換設備， 并按相關(guān)標準建設；在信息儲存環(huán)節(jié)，要配置適應業(yè)務需要的磁盤陣列、光盤庫；在信息利用環(huán)節(jié)， 購置必備的計算機、打印機、復印機， 提高因特網(wǎng)配置，并及時做好更新?lián)Q代， 確保檔案數(shù)字化不受阻礙。

3.2 有效解決載體儲存問題

堅持選好數(shù)字檔案的載體光盤進行歸檔，實施更趨完善的數(shù)據(jù)安全監(jiān)控，全程監(jiān)管光盤性能和參數(shù)，確保光盤檔案數(shù)據(jù)安全。

3.3 保證檔案數(shù)字化的安全性

檔案數(shù)字化的安全性問題已經(jīng)引起了業(yè)界普遍關(guān)注，加強檔案安全性建設至關(guān)重要。一方面，對于涉及重大政治、軍事、外交、經(jīng)濟和尖端科學技術(shù)的檔案，要高度保密，不將其列入數(shù)字化范圍，并做好嚴格的保密與保護。另一方面，要加強數(shù)字化管理，保證檔案原件安全，防止人為破壞、計算機病毒侵害或惡意刪除等。

總之，檔案數(shù)字化管理是信息社會對檔案管理工作的必然要求，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。因此，我們要在充分認識檔案數(shù)字化管理中存在的各種問題與不足基礎上，進一步做好檔案網(wǎng)絡化建設，并以此為切入點和著力點，以擴大檔案信息資源共享為目標，切實加快推進檔案數(shù)字化進程，為我國檔案事業(yè)早日步入“數(shù)字化”打下深厚的基礎。

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