周賢云

摘 要：創(chuàng)新公共資源交易中心檔案管理，是有效提升公共資源交易中心檔案管理水平，使其更好服務(wù)單位和部門的一項(xiàng)服務(wù)性工作。本文結(jié)合在云南省文山市從事公共資源交易中心檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，簡單談?wù)勗鯓觿?chuàng)新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題，目的是為以后公共資源交易中心檔案管理工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；文山市；公共資源交易中心；檔案管理；健全制度

文山市公共資源交易中心是云南省文山州所轄的一個縣級市公共資源交易中心，成立于2012年，是為監(jiān)管文山市公共資源交易活動并為之提供咨詢及服務(wù)的機(jī)構(gòu)，是文山市公共資源統(tǒng)一進(jìn)場交易的服務(wù)平臺。交易的活動主要有工程建設(shè)招投標(biāo)、土地和礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購、藥品和醫(yī)療用品采購、各類拍賣等。

在交易過程中，會產(chǎn)生很多公共資源檔案資料。這些檔案資料要保證完整和安全，必須不斷提高公共資源檔案管理水平。文山市公共資源交易中心一直以來都把檔案資料管理作為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好，并采取多項(xiàng)措施保障檔案資料的完整和安全。下面，筆者結(jié)合在云南省文山市公共資源交易中心從事多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，略談怎樣創(chuàng)新文山市公共資源交易中心檔案管理工作這一問題。

1 加強(qiáng)檔案管理知識學(xué)習(xí)

筆者從事文山市公共資源交易中心檔案管理已多年，對檔案管理知識有了一定的了解。但是，從事公共資源交易中心檔案管理工作，所涉及的法律法規(guī)及相關(guān)知識很多。因此，在實(shí)際工作中，還要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和相關(guān)知識，即學(xué)習(xí)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等。學(xué)好這些法律法規(guī)和相關(guān)知識，對檔案管理員，具有十分重要的意義。檔案管理員可將學(xué)到的知識，運(yùn)用到檔案管理工作中。

2 加強(qiáng)檔案管理收集整理

筆者在文山市公共資源交易中心檔案管理工作中，積極主動收集各種檔案資料。學(xué)會按照公共資源交易檔案管理的要求，采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時將檔案資料收集、整理，并按標(biāo)準(zhǔn)要求對收集的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。同時，對所有公共資源交易中心收集來的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)整理、編號，并在計算機(jī)上建立檔案名冊、目錄，依次將公共資源交易中心檔案資料歸類、裝訂、入檔、裝盒，最后形成完整的案卷，并清楚標(biāo)示順序號，以便查找查閱。如文山市公共資源交易中心交易類檔案的文件資料，筆者就收集好核準(zhǔn)、審批、審定以及公共資源交易過程中產(chǎn)生的檔案文件資料，做到一式兩份，項(xiàng)目備案核準(zhǔn)單位以及項(xiàng)目建設(shè)單位保存原件，檔案立檔單位（即文山市公共資源交易中心）保存其復(fù)印件?，F(xiàn)在，隨著信息化技術(shù)的提高，筆者對檔案也采用了影印，在保存紙質(zhì)檔案的同時，創(chuàng)新用信息化手段來保存。這樣，既方便保存、保管，又方便查閱、使用。

3 明確檔案管理工作人員

文山市公共資源交易中心檔案管理，只設(shè)筆者一人。筆者在中心的主要工作任務(wù)，就是檔案管理。同時，筆者在其他部門工作繁忙、人手不足的時候，也常被中心抽去幫助其他相關(guān)部門的工作。筆者掌管著整個公共資源交易中心的各種檔案。一直以來，中心對檔案管理非常重視，專門單獨(dú)設(shè)置了檔案室，配備了檔案室相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備。筆者在檔案管理中，學(xué)會了根據(jù)公共資源交易項(xiàng)目的具體情況來確定相關(guān)檔案資料的歸檔范圍，明確了作為一個檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)和水平，并不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，逐步建立起相關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，筆者也在不斷提高檔案管理意識以及檔案管理業(yè)務(wù)能力，并積極參加相關(guān)的檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，懂得遵嚴(yán)格守檔案管理工作的相關(guān)法律以及法規(guī)。

4 明確檔案保管期限密級

文山市公共資源交易中心檔案管理，是符合檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定的。如工程招標(biāo)檔案，分永久、長期和短期三種。永久檔案是一直保留的檔案，長期檔案保管期限不低于項(xiàng)目設(shè)計的使用年限，短期檔案保管年限在15年以下。又如資產(chǎn)資源交易類檔案的保管期限，要保存至合同期滿為止。再如一次性所有權(quán)出讓以及轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目，檔案的保管期限為永久。另外，資產(chǎn)資源評估機(jī)構(gòu)以及拍賣機(jī)構(gòu)的檔案保存期限，從自評估報告以及成交確認(rèn)書簽發(fā)之日起不少于10年保管期限。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)檔案保管期限自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起不少于5年等。文山市公共資源交易中心檔案管理密級，根據(jù)國家檔案法相關(guān)規(guī)定，分絕密、機(jī)密和密碼三種。絕密檔案僅限于最主要領(lǐng)導(dǎo)知道，機(jī)密檔案可以到一般領(lǐng)導(dǎo)知道，密碼檔案只是知道密碼的人知道。明確檔案管理保管期限密級，可為公共資源交易中心工作查閱、科學(xué)利用提供依據(jù)，保障公共資源交易中心工作更加公正、規(guī)范、高效、誠信。

5 健全檔案管理工作制度

“沒有規(guī)矩不成方圓”，公共資源交易中心交易的項(xiàng)目檔案管理必須要有工作制度來約束和指導(dǎo)，才能保障中心交易項(xiàng)目檔案管理工作的順利開展。項(xiàng)目檔案工作制度應(yīng)明確歸檔范圍、時間與質(zhì)量要求，確定檔案保管期限，規(guī)范檔案資料整理編號辦法，制定鑒定規(guī)則、統(tǒng)計方法和借閱制度，并明確各部門職責(zé)。嚴(yán)明項(xiàng)目歸檔責(zé)任，嚴(yán)肅處理違規(guī)違紀(jì)。公共資源交易項(xiàng)目立檔責(zé)任人要負(fù)有收集、整理、立卷、裝訂、歸檔、入檔的責(zé)任。建立、健全和完善相關(guān)的檔案管理工作制度。

6 加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

這主要體現(xiàn)在檔案室建設(shè)方面。公共資源交易項(xiàng)目檔案保管和保密要求較高，檔案室必須滿足防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲這“八防”要求，并通過“人防、物防、技防”強(qiáng)化安全防護(hù)能力，室內(nèi)應(yīng)配備監(jiān)控攝像頭，安裝防火、防盜自動報警系統(tǒng)，并配備空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備。同時，配備完備的管理設(shè)施，除了計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件、裝訂機(jī)等常規(guī)設(shè)備外，隨著公共資源交易平臺全程電子化的來臨，需要配備電子化硬件設(shè)備，如檔案數(shù)字化管理軟件、防磁柜、溫濕度記錄儀、光盤刻錄機(jī)、檔案級光盤等設(shè)備。檔案管理員，必須懂保密制度，不斷提高保密意識。嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目檔案調(diào)閱審批制度，原則上項(xiàng)目檔案不得外借，調(diào)閱人員必須填寫登記表，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后才允許調(diào)閱。特定工作人員進(jìn)入檔案室，要將手機(jī)、相機(jī)、U盤等隨身用品交由指定人員保管，避免私拍和記錄檔案資料，以確保檔案資料的安全。進(jìn)入、傳輸、使用檔案資料，要設(shè)置身份認(rèn)證、防火墻、安全代理等技術(shù)，以確保檔案的安全性。內(nèi)部管理技術(shù)上，要做好備份，以防遺失。

7 發(fā)揮好檔案服務(wù)性功能

公共資源交易檔案能夠真實(shí)、完整、有效地反映出進(jìn)場項(xiàng)目交易的全過程，是公共資源交易行為規(guī)范合法的有力證據(jù)。如今年以來，文山市公共資源交易中心本著“資料完整、管理規(guī)范、存貯安全、查詢方便”的檔案管理理念，對2016年公共資源交易檔案進(jìn)行了及時、規(guī)范收集整理，按照項(xiàng)目類別與進(jìn)場交易時間的先后，分門別類整理、統(tǒng)一編號歸檔。全年共收集整理公共資源交易紙質(zhì)檔案1925宗，其中房建項(xiàng)目639宗、市政項(xiàng)目328宗、交通項(xiàng)目269宗、水利項(xiàng)目215宗、土地整理項(xiàng)目61宗、政府采購413宗，整理存放中標(biāo)通知書2160多份。同時，建立電子檔案查詢目錄，保證了公共資源交易檔案資料準(zhǔn)確完整、查詢方便，為有關(guān)部門對文山市公共資源交易項(xiàng)目的調(diào)查取證，提供了真實(shí)有效的法律依據(jù)。

8 抓重點(diǎn)重細(xì)節(jié)提高意識

檔案管理，不能眉毛胡子一把抓，要學(xué)會抓重點(diǎn)重細(xì)節(jié)提高意識。如開標(biāo)工程資料必須為原件，招標(biāo)代理合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書不能以復(fù)印或掃描件代替，項(xiàng)目驗(yàn)收檔案必須有單位蓋章、負(fù)責(zé)人簽字、日期填寫。檔案資料收集要從招標(biāo)或采購代理機(jī)構(gòu)確定代理資格后就開始，應(yīng)收集代理招標(biāo)項(xiàng)目的全部有價值資料，除了紙質(zhì)文件、圖紙、圖表以外，電子文件也必須收集。招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)或采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)將資料整理出來，并按要求填寫文件題名、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、項(xiàng)目編號等，交由檔案管理員統(tǒng)一進(jìn)行保管。在檔案管理過程中，選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的人員作為檔案管理員，不宜頻繁調(diào)換，以免影響檔案管理工作的正常開展。對檔案管理工作人員，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案意識。另外，也要鼓勵檔案管理工作人員自我學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，并學(xué)會利用微信群或QQ群交流業(yè)務(wù)等。

總之，隨著信息化的迅速發(fā)展，文山市公共資源交易中心的檔案管理，也逐步采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對其進(jìn)行管理。同時，加強(qiáng)了檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)了檔案管理員綜合素質(zhì)能力水平的提高，加強(qiáng)了對檔案管理的日常維護(hù)與管理工作，充分地將文山市公共資源交易中心檔案管理工作落到了實(shí)處，使其更好地服務(wù)于廣大人民，提升了文山市公共資源交易中心檔案管理的水平。

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