王俊

摘 要：檔案在社會組織變遷研究中發(fā)揮著不可或缺的作用，是十分重要的文獻，而檔案管理可以真實地反映出社會的發(fā)展與變化。目前階段，傳統(tǒng)的檔案管理工作受到數(shù)字化檔案管理技術(shù)的嚴(yán)重沖擊，一定程度上影響了紙質(zhì)檔案管理的價值提升。在這種情況下，必須要高度重視檔案管理部門工作，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，進而降低檔案管理工作失范的問題，將檔案價值充分發(fā)揮出來?；诖?，文章將數(shù)字化檔案管理作為研究重點，并闡述了建立數(shù)字化檔案管理體系的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；管理體系；建立方法；策略

基于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理機制與管理模式都已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。其中，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)檔案管理向計算機管理方向發(fā)展，并且管理模式也更加科學(xué)合理。為此，現(xiàn)代多媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在檔案管理體系當(dāng)中，并且有機結(jié)合現(xiàn)代信息管理技術(shù)與計算機技術(shù)，形成了數(shù)字化的檔案管理體系。為此，下文將重點闡述構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系的具體方法與策略。

1 數(shù)字化檔案管理體系概述

在數(shù)字化檔案管理體系當(dāng)中，檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)是重要的組成部分。其中，前者主要包括數(shù)字化處理子系統(tǒng)與檔案信息管理、信息服務(wù)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)，而后者則主要包括了信息發(fā)布子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)[1]。從整體角度分析，可以說數(shù)字化檔案管理體系是以現(xiàn)代化信息技術(shù)為切入點，將檔案信息作為關(guān)鍵內(nèi)容，充分利用先進且高效的開發(fā)模式而構(gòu)建的具備多用戶標(biāo)準(zhǔn)的分布式檔案信息資源管理系統(tǒng)。

2 現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)問題解構(gòu)

因數(shù)字化檔案管理體系在我國的發(fā)展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，領(lǐng)導(dǎo)機制嚴(yán)重缺失。近年來，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數(shù)字化檔案管理機制的重要作用。然而數(shù)字化管理在我國發(fā)展時間并不長，正處于關(guān)鍵的發(fā)展時期，因而很多內(nèi)容都需要不斷摸索，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理體系的系統(tǒng)化領(lǐng)導(dǎo)始終不完善，難以構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴(yán)重缺失。建立數(shù)字化檔案管理體系最關(guān)鍵的就是要有充足的管理專業(yè)人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴(yán)重不足且結(jié)構(gòu)存在一定的不合理之處，尤其是創(chuàng)新復(fù)合型的人才短缺。另外，在對數(shù)字化管理人才能力培養(yǎng)與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數(shù)字化檔案管理機制作用發(fā)揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當(dāng)前，檔案館現(xiàn)代化管理的設(shè)備與設(shè)施更新速度緩慢，難以滿足社會與現(xiàn)代檔案發(fā)展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數(shù)字化檔案管理體系發(fā)展需求相適應(yīng)。

第三，網(wǎng)絡(luò)安全性能有待提高。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復(fù)雜，嚴(yán)重威脅了網(wǎng)絡(luò)安全。在實踐中，大部分網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都會受到攻擊，而損失也十分嚴(yán)重。由此可見，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數(shù)字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領(lǐng)導(dǎo)管理機制

領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)正確認知自身職責(zé)的重要作用，進一步強化對于數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的組織管理工作，以更好地構(gòu)建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數(shù)字化管理作為切入點，形成數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以保證系統(tǒng)整體環(huán)環(huán)相扣，進而增強組織領(lǐng)導(dǎo)機制功效的發(fā)揮。

3.2 數(shù)字化檔案管理體系保障機制的構(gòu)建

所謂的數(shù)字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理團隊的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，在增加成本投入的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)作用的充分發(fā)揮。所以，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項經(jīng)費的使用充足，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運轉(zhuǎn)[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數(shù)字化與現(xiàn)代化發(fā)展。在培訓(xùn)方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構(gòu)建具有針對性的培訓(xùn)體系。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)定期開展數(shù)字化檔案管理講座，全面培養(yǎng)檔案管理工作人員的數(shù)字化管理能力，通過數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)，不斷獲取更為豐富且先進的業(yè)務(wù)知識。

3.3 注重網(wǎng)絡(luò)安全管理的重要作用

在網(wǎng)絡(luò)安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預(yù)防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結(jié)合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站以及文件服務(wù)器當(dāng)中，以實現(xiàn)多層防御。在惡意攻擊的預(yù)防方面，效果最明顯的就是設(shè)置防火墻以及安全島。以功能與實現(xiàn)原理角度分析，防火墻技術(shù)具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經(jīng)濟負擔(dān)[4]。而對于安全島的設(shè)置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現(xiàn)經(jīng)濟性的發(fā)展目標(biāo)，建議檔案管理部門采用防火墻技術(shù)。如果經(jīng)費充足，最好采用安全島設(shè)置作為預(yù)防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應(yīng)采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎(chǔ)設(shè)施。另外，操作系統(tǒng)的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統(tǒng)的安全防治來達到預(yù)防的目的[5]。而在災(zāi)難恢復(fù)與數(shù)據(jù)備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數(shù)字檔案管理體系恢復(fù)系統(tǒng)與容災(zāi)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有機結(jié)合靜態(tài)備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應(yīng)急響應(yīng)的措施。

4 結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化檔案管理體系建立的過程中，需正確認知其中存在的問題，并采取具有針對性的解決方法與策略才能夠?qū)⒃擉w系的作用充分發(fā)揮出來。

參考文獻

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