聶 文

(長(zhǎng)江科學(xué)院 信息中心，武漢 430010)

長(zhǎng)江科學(xué)院檔案信息化建設(shè)途徑

聶 文

(長(zhǎng)江科學(xué)院 信息中心，武漢 430010)

以長(zhǎng)江科學(xué)院檔案信息化需求為目標(biāo)，以現(xiàn)有檔案信息化基礎(chǔ)為條件，對(duì)檔案信息化進(jìn)行策劃，實(shí)施了館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、重要科研檔案的全文數(shù)字化、電子文件歸檔和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱、借閱流程等信息化建設(shè)內(nèi)容，以期在“長(zhǎng)科云”建設(shè)帶動(dòng)下，檔案信息化建設(shè)得到更大發(fā)展，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)及管理軟件得到全面提升，逐步提高檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的檔案資源共享。

檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；電子文件；檔案管理系統(tǒng)；檔案利用；長(zhǎng)科云

1 研究背景

20世紀(jì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給人們生產(chǎn)、生活帶來(lái)了劃時(shí)代的變革，推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設(shè)是國(guó)家、社會(huì)、單位信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。

長(zhǎng)江科學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱“長(zhǎng)科院”)是一個(gè)以水利水電公益性科學(xué)研究為主的多學(xué)科的綜合性科研機(jī)構(gòu)。長(zhǎng)科院檔案是院屬各部門(mén)(單位)及職工在科研生產(chǎn)及管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)及院具有保存和使用價(jià)值的各種形式的歷史記錄，在科研生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。長(zhǎng)科院管理著全院科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、管理等各類檔案近3萬(wàn)卷。隨著大規(guī)模水利建設(shè)的不斷推進(jìn)，長(zhǎng)科院科研領(lǐng)域不斷發(fā)展，科研項(xiàng)目、科研成果大大增加，使得檔案的內(nèi)容更加豐富，對(duì)檔案的利用更加頻繁。長(zhǎng)科院自2009年建成了院綜合管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了科研管理信息化，檔案信息化建設(shè)也隨之開(kāi)展并不斷推進(jìn)。在《長(zhǎng)江科學(xué)院信息化規(guī)劃(2013—2017年)》中明確，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)[1]，檔案信息化建設(shè)將進(jìn)一步深入。

2 檔案信息化需求

檔案信息化就是將過(guò)去的以紙質(zhì)為載體的信息轉(zhuǎn)化為以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體的數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。檔案信息化是由檔案屬性決定的，是檔案工作的自身要求。檔案工作屬信息管理工作，檔案作為一種原始的信息，如果不信息化，適應(yīng)不了信息化的發(fā)展要求，就不能充分體現(xiàn)檔案資源作為信息資源的價(jià)值，也就難以發(fā)揮其在科研發(fā)展與活動(dòng)中的地位與作用。長(zhǎng)科院作為水利行業(yè)公益性研究機(jī)構(gòu)，應(yīng)該在科技創(chuàng)新中走在前列，無(wú)論從加強(qiáng)自身信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與科研能力，還是從提供更高質(zhì)量的科研支撐來(lái)說(shuō)，都必須認(rèn)真謀劃信息化建設(shè)[1]。與此同時(shí)，檔案工作必須相應(yīng)地加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能更好地發(fā)揮科研服務(wù)與支撐作用，而長(zhǎng)科院的信息化發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了重要發(fā)展機(jī)遇。

長(zhǎng)科院檔案信息化建設(shè)，是指在長(zhǎng)科院行政管理部門(mén)及上級(jí)檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。其內(nèi)容主要包括檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)等4個(gè)方面的需求[2]。

2.1 檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)平臺(tái)。長(zhǎng)科院局域網(wǎng)的綜合管理信息系統(tǒng)的建設(shè)為數(shù)字檔案管理、接收搭建了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理子系統(tǒng)。

2.2 檔案應(yīng)用系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

檔案信息化建設(shè)要開(kāi)發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、利用、安全”等功能要求的檔案管理系統(tǒng)，滿足檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化要求。目前長(zhǎng)科院使用的科怡檔案管理軟件屬比較基礎(chǔ)的管理軟件，只有基本的管理、查詢功能，尚待進(jìn)一步開(kāi)發(fā)、升級(jí)。

2.3 數(shù)字檔案資源建設(shè)

要建設(shè)檔案信息化，開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)，必須全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立館藏檔案案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字資源庫(kù)群。

2.4 保障體系建設(shè)

保障體系建設(shè)包括檔案安全體系建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。安全保障體系即按照檔案信息安全等級(jí)保護(hù)的要求、采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施；對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施。

3 檔案信息化基礎(chǔ)

3.1 引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)

長(zhǎng)科院于2009年引進(jìn)了科怡檔案管理系統(tǒng)，結(jié)束了幾十年傳統(tǒng)的檔案題錄手工登記、手工檢索狀態(tài)，初步實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理，提高了工作效率[3]，為以后檔案信息化管理打下了基礎(chǔ)，搭建了一個(gè)基本的平臺(tái)[4]。

3.2 檔案信息平臺(tái)的初步建成

長(zhǎng)科院信息化建設(shè)在“十二五”期間取得了很大成就，建成了院辦公綜合管理信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了管理信息化。綜合管理信息系統(tǒng)II期在科技信息子系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)了科技報(bào)告網(wǎng)上歸檔流程，為科技報(bào)告網(wǎng)上歸檔建立了信息平臺(tái)。在此平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)了在綜合管理信息系統(tǒng)的科技報(bào)告審查流程中所形成和提供的電子文件材料的網(wǎng)上歸檔，并將綜合管理信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔文件材料數(shù)據(jù)導(dǎo)入并存儲(chǔ)在已有的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)[5]。隨后在科技信息子系統(tǒng)下開(kāi)發(fā)了館藏查詢、館藏借閱流程。

4 檔案信息化策劃及項(xiàng)目實(shí)施

4.1 檔案信息化策劃

作為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的重要抓手，2016年國(guó)家檔案局著力推動(dòng)全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)，以現(xiàn)代檔案管理理念和方式，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，著力開(kāi)展以信息化技術(shù)打造建設(shè)電子檔案收集、存儲(chǔ)、利用平臺(tái)。長(zhǎng)科院檔案信息化建設(shè)應(yīng)充分利用院網(wǎng)絡(luò)資源，即建設(shè)基于綜合管理信息系統(tǒng)下的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本單位一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；開(kāi)發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)；逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，加快存量檔案數(shù)字化,確保增量檔案電子化[2]；逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會(huì)共享服務(wù)[6]。

4.2 檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施

4.2.1 建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，檔案目錄數(shù)據(jù)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先建立館藏檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。長(zhǎng)科院自2009年引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)以來(lái)，除了對(duì)新入館檔案一律建庫(kù)并及時(shí)提供網(wǎng)上檢索服務(wù)外，還利用現(xiàn)有人力對(duì)以前檔案進(jìn)行了回溯建庫(kù)，并全部實(shí)時(shí)上網(wǎng)，提供檢索、借閱、利用。長(zhǎng)科院現(xiàn)有科研、質(zhì)檢、基建、設(shè)備、合同、文書(shū)、榮譽(yù)、專利及著作權(quán)證書(shū)、黨委、會(huì)計(jì)、企業(yè)、聲像、工程等14類檔案，其中榮譽(yù)、專利及著作權(quán)證書(shū)、企業(yè)(含文檔、科檔)、合同這4類利用率高的檔案已經(jīng)全部回溯建庫(kù)完成。但受人員緊張等因素限制，建庫(kù)工作進(jìn)展緩慢，2013年以項(xiàng)目對(duì)外委托方式完成此項(xiàng)工作。

為規(guī)范檔案目錄建庫(kù)工作，保證建庫(kù)檔案案卷及數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量，便于檔案的保管與利用，對(duì)檔案目錄建庫(kù)提出如下要求。

(1) 確定檔號(hào)。建庫(kù)檔案每卷、每件的檔號(hào)必須唯一，不得重號(hào)。各類檔案檔號(hào)均以《長(zhǎng)江科學(xué)院檔案分類大綱》為基礎(chǔ)制定。檔案檔號(hào)分類見(jiàn)表1。

(2) 確定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的著錄項(xiàng)目，即字段、字段名；確定每個(gè)著錄項(xiàng)目的格式，即字段類型和約束條件。案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)見(jiàn)表2。

(3) 目錄錄入，即對(duì)各字段的錄入，建立各類目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

整個(gè)目錄建庫(kù)過(guò)程經(jīng)過(guò)檔案出庫(kù)、檔案運(yùn)輸、清理、排序、編檔號(hào)、字段錄入、校核、導(dǎo)庫(kù)并上網(wǎng)服務(wù)、檔案裝盒并寫(xiě)新檔號(hào)、入庫(kù)上架排列等工作流程，于2014年6月份全面完成項(xiàng)目實(shí)施方案制定的各項(xiàng)內(nèi)容。至此，完成了全部館藏檔案案卷目錄、文件目錄的建庫(kù)，將檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)與辦公綜合管理信息系統(tǒng)掛接，目前在科技信息子系統(tǒng)下的館藏查詢中，可以通過(guò)多種檢索途徑檢索檔案。

表1 長(zhǎng)科院回溯建庫(kù)檔案檔號(hào)分類

圖1 網(wǎng)上科研報(bào)告歸檔流程Fig.1 Archiving processes of research reports

表2 案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)(16個(gè)數(shù)據(jù)字段)

4.2.2 重要科研檔案的數(shù)字化加工

館藏檔案全文數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的工程，為確保其建設(shè)的整體質(zhì)量與效率，采取了項(xiàng)目帶動(dòng)、穩(wěn)步實(shí)施的做法，逐步實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化。

(1) 長(zhǎng)科院2010年參加水利部金水工程水利文獻(xiàn)信息系統(tǒng)資源共建共享項(xiàng)目，對(duì)館藏重要科研檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，經(jīng)過(guò)內(nèi)容遴選，并報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)和水利部發(fā)展研究中心領(lǐng)導(dǎo)和專家同意，對(duì)科技報(bào)告文摘數(shù)據(jù)，確定了“以自產(chǎn)成果為主，輔之以新的外來(lái)成果”的建庫(kù)原則；而對(duì)科技報(bào)告全文數(shù)據(jù)，則確定了“全部采用自產(chǎn)成果，以新的為主，輔之以大中型工程歷史成果”的建庫(kù)原則。收錄內(nèi)容主要包括在長(zhǎng)江流域治理活動(dòng)中形成的大中型或者重要工程的科研報(bào)告、設(shè)計(jì)報(bào)告、咨詢報(bào)告等,全面反映了從20世紀(jì)50年代以來(lái)的長(zhǎng)江流域治理和建設(shè)的發(fā)展歷程和科研情況。共完成3 181篇重要科研成果報(bào)告的全文掃描，建成全文數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)完成了18 000條科技報(bào)告題錄數(shù)據(jù)庫(kù)。現(xiàn)在中國(guó)知網(wǎng)水利文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中與其他參建單位文獻(xiàn)信息一起供讀者利用。

(2) 2011年參加了長(zhǎng)江水利委員會(huì)檔案館組織的“三峽工程科研檔案收集、整理、數(shù)字化及移交進(jìn)館工作”項(xiàng)目，對(duì)館藏的自建院至2007年的所有三峽科研檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，共完成2 998卷檔案的全文掃描，同時(shí)完成了檔案元數(shù)據(jù)錄入，建成數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.2.3 實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上接收和管理

長(zhǎng)科院為了開(kāi)展科技檔案管理信息化，院綜合管理信息系統(tǒng)II期在科技信息子系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)了科技報(bào)告網(wǎng)上歸檔流程，在科研管理子系統(tǒng)中，將科研項(xiàng)目的審查流程直接與該項(xiàng)目的成果報(bào)告歸檔流程對(duì)接，在科技信息子系統(tǒng)中設(shè)置了歸檔流程，與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了科技報(bào)告審查流程中所形成和提供的電子文件材料的網(wǎng)上歸檔，歸檔流程見(jiàn)圖1。同時(shí)也體現(xiàn)了科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，保證了檔案與科研項(xiàng)目同步管理，做到了科技管理部門(mén)和有關(guān)單位把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題(項(xiàng)目)管理和成果管理緊密結(jié)合，保證了歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性[7]。做到了增量檔案電子化。

4.2.4 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱、借閱流程

在綜合管理信息系統(tǒng)科技信息子系統(tǒng)中，將檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)與辦公綜合管理信息系統(tǒng)掛接，在館藏查詢中，可以通過(guò)各種常用的檢索字段,多種途徑檢索檔案。網(wǎng)上檔案館藏查詢界面見(jiàn)圖2。

圖2 網(wǎng)上檔案館藏查詢界面Fig.2 Query interface of online archive collection

之后在科技信息子系統(tǒng)下開(kāi)發(fā)了檔案借閱網(wǎng)上審批流程，院內(nèi)科研及工作人員在各自辦公室里就可以查詢檔案，完成借閱申請(qǐng)手續(xù)，大大方便了檔案的利用，使檔案的借閱量大幅提高，借還量由2015年的2 000份(冊(cè))提升至2016年的6 700份(冊(cè))，檔案的利用價(jià)值得到更充分體現(xiàn)。網(wǎng)上檔案借閱流程見(jiàn)圖3。

圖3 網(wǎng)上檔案借閱流程Fig.3 Lending process of online files

5 結(jié) 語(yǔ)

長(zhǎng)科院自2011年實(shí)現(xiàn)科研檔案網(wǎng)上歸檔以來(lái)，共接收了科研成果電子檔案2 600卷(電子文件40 638件)，加之前面介紹的水利文獻(xiàn)信息系統(tǒng)項(xiàng)目和三峽檔案數(shù)字化加工整編項(xiàng)目，目前共有8 799篇科研成果報(bào)告已實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，以后陸續(xù)將利用頻率高的、重要的其他各類檔案全文數(shù)字化。擬在解決好保密、借閱權(quán)限、檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)等問(wèn)題，以及完善電子檔案審批流程后，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)并掛接上網(wǎng)供利用；近年還計(jì)劃實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的電子歸檔和管理；同時(shí)，還要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化安全體系建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)科院內(nèi)的檔案網(wǎng)上電子歸檔、管理、網(wǎng)上查詢、審批、電子全文利用。

希望在“十三五”期間，在《長(zhǎng)江科學(xué)院互聯(lián)網(wǎng)+水利科技行動(dòng)計(jì)劃》的實(shí)施過(guò)程中，將檔案信息化建設(shè)納入工作內(nèi)容，依托長(zhǎng)科院云計(jì)算信息化管理云平臺(tái)建設(shè)，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)及管理軟件得到全面提升，逐步提高檔案信息化管理水平,實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的檔案資源共享。

[1] 周力峰，劉 文，張治中.“長(zhǎng)科云”的建設(shè)構(gòu)想與初期探索[J]. 長(zhǎng)江科學(xué)院院報(bào)，2016，33(12)：133-137.

[2] 湖北省檔案科技推廣中心.檔案人員崗位校訓(xùn)教程[M]. 武漢：湖北科學(xué)技術(shù)出版社，2013.

[3] 黃 敬. 淺談傳統(tǒng)檔案與電子檔案的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)[J].檔案天地，2016，(9)：37-38.

[4] 邢 煒. 基于Web的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J]. 檔案天地，2016，(4)：44-46.

[5] 李 青.電子文件歸檔流程設(shè)計(jì)方法和策略[J].中國(guó)檔案，2017，(4)：67-69.

[6] 余敏惠.淺談高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)[J].通訊世界，2017，(5):238-239.

[7] 水利部辦公廳. 水利工程檔案管理手冊(cè)[K]. 北京：中國(guó)水利水電出版社，2001：75-77.

(編輯：黃 玲)

Approaches of Archives Informatization inYangtze River Scientific Research Institute

NIE Wen

(Technology Information Center，Yangtze River Scientific Research Institute，Wuhan 430010，China)

To meet the demand of archive informatization in Yangtze River Scientific Research Institute, measures were taken to build the database of library archives catalogue, digitalization of important research reports in full-text, archiving of electronic documents, as well as inquiry and borrowing and reading online. Driven by the “Yangtze River Scientific Research Cloud”, the network and software of archive management is expected to improve, and archive informatization and sharing in a wide scope are expected to be achieved.

archives informatization; network construction; electronic files; system of file management; utilization of archives; Yangtze River Scientific Research Cloud

2017-03-28；

2017-04-26

聶 文(1967-)，女，安徽五河人，副編審，主要從事檔案文獻(xiàn)管理工作，(電話)027-82829876(電子信箱)504821753@qq.com。

10.11988/ckyyb.20170339

2017,34(7):136-139

G270

A

1001-5485(2017)07-0136-04