張欣

摘 要：電子檔案在不斷的發(fā)展，在社會發(fā)展中占有關鍵性的地位?，F(xiàn)代社會發(fā)展中，計算機技術在各個領域都被廣泛的應用，電子檔案是信息時代下發(fā)展的產(chǎn)物，隨著社會的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)是必然的結(jié)果，信息時代下電子檔案的管理與開發(fā)是檔案工作者需要研究的主要任務，讓電子檔案適應社會發(fā)展，讓信息化與電子檔案緊密結(jié)合，提高檔案的使用效率和壽命，提高檔案的利用效率，做好檔案的管理工作。

關鍵詞：信息時代 電子檔案 開發(fā)與管理

計算機技術已經(jīng)成為了社會發(fā)展的關鍵和基礎，在各行各業(yè)都被廣泛的應用。電子檔案主要指經(jīng)過計算機處理的、有著保存價值的、是在社會實踐中形成的、有著保存價值的一種記錄形式，這種記錄的載體是電子形式的。電子檔案在形成、存儲和管理的過程中有著極大的優(yōu)勢，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有著極大的優(yōu)越性，但是電子檔案在管理和開發(fā)上還有著很多的問題需要解決，只有將這些問題解決，才能促進電子檔案的發(fā)展，讓電子檔案在社會的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。

一、電子檔案的重要性

（一）減輕了員工的工作強度

電子檔案在社會的發(fā)展中有著極大的優(yōu)越性，相對于傳統(tǒng)的檔案形式來說，電子檔案提高了檔案的工作效率，在檔案中加入了現(xiàn)代化元素，利用計算機技術和網(wǎng)絡系統(tǒng)，在歸檔上產(chǎn)生了極大的作用，而且對信息的利用者來說，也提供了極大的便利，避免了立卷工作，減輕了工作的強度，只需要在網(wǎng)絡系統(tǒng)中搜索就可以找到需要單位檔案信息，減少了人工歸檔的成本，讓管理人員的工作量也大幅度的減少，讓員工的工作也不會變得乏味，在電腦上就可以工作。

在文書工作的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理需要進行人工進行歸檔、整理和分析，但是在電子檔案這種載體下，是不需要人工來歸檔的，只要將基本的信息輸入到計算機中，系統(tǒng)會自然識別，不在是按照卷在歸檔，而是按照件在歸檔，分門別類，隨時都可以對檔案進行歸檔處理，減少了歸檔的手續(xù)，便于前來查找信息的人們及時、高效、準確的獲取信息。

（二）有利于遺漏文件的補漏增缺

遺漏文件在檔案歸檔的時候會經(jīng)常發(fā)生，在按卷歸檔的情況下，信息的利用者僅僅是利用其中的一部分，但是卻會看到整卷的內(nèi)容，既不能得到信息的保密性，還對信息的使用者在使用上造成了影響，對整個檔案工作的運行都是不利的。使用電子檔案可以利用微機按件整理，那么信息使用者僅僅可以看到單分文件，不會看到全部的內(nèi)容，就可以讓文件達到了保密性。

（三）可以提高檔案的質(zhì)量

要想最大程度的利用檔案，就要提高檔案質(zhì)量，傳統(tǒng)的檔案質(zhì)量在檔案管理中是十分復雜的，作為立卷人需要按照自己的理解，根據(jù)紙張來進行立卷工作，但是由于是人工的立卷，在尺寸和理解上很難達到統(tǒng)一性，對整個工作來說是十分困難的。而電子檔案就可以避免這一問題，利用微機將檔案管理者從繁瑣的工作中解脫出來，尤其是在整理上，避免了大量的整理工作，讓工作人員將大量的時間和精力都放在了檔案信息的二次開發(fā)和利用上，提高文書檔案的工作效率，讓檔案管理者在工作的過程中，最大程度的發(fā)揮檔案的價值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

（一）電子檔案的整理

電子檔案的整理工作是利用計算機將電子檔案按照需要進行單份文件的分類和組合，電子檔案管理可以在任何情況下進行文件的轉(zhuǎn)化，因此案卷已經(jīng)從人們的視線中逐漸的淡出，利用光盤介質(zhì)對檔案進行整理，可以將接受到的檔案信息在脫機的情況下對檔案進行利用，讓整個檔案都可以順利的進行，還可以做好備份工作，避免檔案系統(tǒng)出現(xiàn)問題，可以利用備份檔案避免出現(xiàn)的信息斷裂，讓編目和排架工作無法順利進行。

（二）電子檔案的開發(fā)和利用

電子檔案的開發(fā)和利用是檔案存在的目的，電子檔案自身的特點決定了電子檔案在利用上，比傳統(tǒng)的檔案更加快捷、便利，減少了不必要的環(huán)節(jié)，具有實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設計。數(shù)據(jù)庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

（一）加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題：注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

（二）從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

1）檔案室設立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

2）設置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。

3）電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

4）為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

（三）要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態(tài)管理

一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

四、結(jié)論

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻

[1]劉曉焱.水庫電子檔案管理初探[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊）.2015（12）.