戰(zhàn)杰

（威海市城建檔案館 山東威海 264200）

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景的不斷變化，檔案管理的重要性將更加顯現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求，城建檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)快速變化形勢(shì)需要，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源作用，為城市各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展提供有效服務(wù)。本文根據(jù)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)，結(jié)合工作實(shí)踐首先對(duì)城建檔案特性進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上對(duì)提高城建檔案利用率途徑進(jìn)行了分析探討，供同行參考，不足之處敬請(qǐng)指正。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；利用率途徑

引言

對(duì)城建檔案工作來(lái)說(shuō)，城建檔案建設(shè)管理面臨的將是信息量加大和更新速度加快帶來(lái)的工作量的加大，這對(duì)管理手段和管理效益提出了新要求。城市建設(shè)檔案部門逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息處理技術(shù)為主導(dǎo)的檔案管理模式的同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)有效開發(fā)檔案信息資源，建立新的管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)，最大限度的服務(wù)社會(huì)。

1.城建檔案特性分析

1.1復(fù)雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復(fù)雜性。城建檔案涉及了城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、城市環(huán)境保護(hù)、抗震防災(zāi)、城市規(guī)劃管理政策法規(guī)等數(shù)十個(gè)方面或?qū)I(yè)，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構(gòu)筑物、管線、設(shè)施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的記錄，其復(fù)雜性可想而知。

1.2動(dòng)態(tài)性

城市無(wú)論是興旺還是衰落，都在時(shí)刻經(jīng)歷著不斷變化的過程，而作為真實(shí)記錄城市發(fā)展變化過程的城市建設(shè)檔案，其保管的城建信息具有動(dòng)態(tài)性的特征。動(dòng)態(tài)性就是要求檔案管理能夠及時(shí)提供真實(shí)反映城市建設(shè)管理現(xiàn)狀的最新信息，發(fā)揮檔案信息的時(shí)效性作用。

1.3準(zhǔn)確性

大到與城市相關(guān)的系統(tǒng)性基礎(chǔ)設(shè)施的改擴(kuò)建、尤其是地下系統(tǒng)的建設(shè)，中到某一個(gè)建設(shè)工程的改擴(kuò)建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設(shè)和法律依據(jù)，如果不能保證其準(zhǔn)確性和可靠性，將會(huì)給國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人造成重大經(jīng)濟(jì)損失，甚至引起災(zāi)害性事故。

2.提高城建檔案利用率途徑探討

2.1提高城建檔案創(chuàng)新工作模式

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，也是一個(gè)政黨永葆生機(jī)的源泉。當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，改革開放深入進(jìn)行，城市化步伐加快，城市建設(shè)日新月異，這些對(duì)新時(shí)期城建檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案觀念和老的做法已經(jīng)難以適應(yīng)新的形勢(shì)。所以，如何創(chuàng)新性的開展城建檔案工作，逐步實(shí)現(xiàn)工作的現(xiàn)代化是我們城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現(xiàn)代化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送等轉(zhuǎn)變，以信息化形式為社會(huì)提供服務(wù)。因此，只有創(chuàng)新工作管理模式才能逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

（1）檔案載體不斷發(fā)展導(dǎo)致管理載體方式的創(chuàng)新。檔案載體是檔案信息存儲(chǔ)的介質(zhì)，它與社會(huì)發(fā)展階段相適應(yīng)，具有鮮明的時(shí)代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、紙張逐漸發(fā)展到現(xiàn)在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術(shù)載體。尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所需的信息載體越來(lái)越成為現(xiàn)代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會(huì)越來(lái)越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術(shù)和利用手段，這些都是傳統(tǒng)檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化.也需要采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行搶救。檔案載體的現(xiàn)代化必然導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化。

（2）現(xiàn)代化城市建設(shè)發(fā)展是實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理的主體。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和城市管理科學(xué)化的窗口。與一般檔案中目比，城建檔案有其獨(dú)特性、真實(shí)性、廣泛性、系統(tǒng)性和依據(jù)性。隨著我國(guó)城建開發(fā)事業(yè)的蒸蒸日上，城建檔案數(shù)量劇增，工作量不斷增加，利用率越來(lái)越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現(xiàn)代化技術(shù)手段過渡，由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展。

2.2提高城建檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新理念

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是我們城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個(gè)中心。所以，城建檔案工作必須關(guān)注社會(huì)變化、跟蹤經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)，緊隨城市化的潮流，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的潛在需求，注重服務(wù)觀念、方式、手段的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)型服務(wù)向新型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)城建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（1）服務(wù)觀念上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。在服務(wù)觀念上，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，要破除“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新觀念。破除舊觀念、樹立新觀念，必須根據(jù)社會(huì)的需求對(duì)檔案的文件材料進(jìn)行認(rèn)真地分析，開展主動(dòng)性服務(wù)上作，把城建檔案由“死”變“活”。服務(wù)方式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)方式的創(chuàng)新是服務(wù)工作創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。社會(huì)愈發(fā)展.社會(huì)需求愈呈現(xiàn)多元化、個(gè)性化，信息的接收也多樣化，要求服務(wù)方式社會(huì)化、多元化、高效化。城建檔案服務(wù)也不例外。①利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立本單位的信息網(wǎng)站，將有關(guān)城建檔案的文件材料、現(xiàn)行文件等向社會(huì)開放。②積極主動(dòng)地參與本單位有關(guān)城建方面的各項(xiàng)活動(dòng)，提供主動(dòng)服務(wù)。③開展多種形式的編研工作，及時(shí)將城建方面的信息進(jìn)行整理、加工，提供給公眾和領(lǐng)導(dǎo)，使公眾了解城市規(guī)劃與建設(shè)，使領(lǐng)導(dǎo)決策有科學(xué)的依據(jù)。

（2）服務(wù)手段上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。服務(wù)手段的創(chuàng)新是城建檔案工作創(chuàng)新的載體。傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)落后.已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐?，F(xiàn)在全國(guó)正掀起信息化的浪潮，各地正積極建設(shè)“數(shù)字城市”，城建檔案是城市建設(shè)不可分割的一部分.應(yīng)該抓住機(jī)遇先行實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

2.3關(guān)注城建檔案在創(chuàng)新工作中隨時(shí)出現(xiàn)的問題

（1）信息化發(fā)展參差不齊。目前，我國(guó)各地城建檔案信息化水平發(fā)展參差不齊，經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大城市檔案管理部門信息化水平相對(duì)較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規(guī)范，而中小城市由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和業(yè)務(wù)發(fā)展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規(guī)范，有些就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，制定全國(guó)統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的需要，也是我國(guó)城建檔案管理事業(yè)的需要。檔案管理模式的規(guī)范化，便于以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用，沒有規(guī)范化的模式就沒有檔案管理的現(xiàn)代化。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，才能更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

（2）不斷加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化離不開高素質(zhì)、多元化的復(fù)合型檔案管理人才。城建檔案的內(nèi)涵十分廣泛，涉及城市規(guī)劃、城市勘測(cè)、城市建設(shè)、土地管理、建筑管理等多個(gè)專業(yè)部門的檔案.具有涉及面廣、環(huán)節(jié)眾多、內(nèi)容復(fù)雜、綜合性和整理性強(qiáng)等特點(diǎn)。因此.城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要熟練掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、硬件管理、程序管理和信息系統(tǒng)管理技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)手段，以適應(yīng)信息化建設(shè)時(shí)代的發(fā)展要求，最大程度地發(fā)揮好城建檔案作用。

（3）新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來(lái)方便、快捷的同時(shí)，也帶來(lái)一定的麻煩和不安全因素。它與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比。有著本質(zhì)的不同：如電子文件的數(shù)子化信息形態(tài)、信息與載體的可分離性、讀寫情息的系統(tǒng)依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點(diǎn)，存在嚴(yán)重不安全性。因此，檔案管理系統(tǒng)必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統(tǒng)的安全性，保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞、確保檔案信息的安全。

3.結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)城市建設(shè)的發(fā)展，城市建設(shè)速度和規(guī)模將越來(lái)越大，現(xiàn)代信息技術(shù)的興起對(duì)城建檔案業(yè)界提供了挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存的契機(jī)，相信在所有的城建檔案行業(yè)的同仁攜手共進(jìn)的前提下，城建檔案包含豐富的信息資源將在該領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。

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