劉曉艷

【摘要】近年來(lái)，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有序運(yùn)行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。

【關(guān)鍵詞】信息化；文書檔案；管理；創(chuàng)新

文書檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實(shí)際管理中存在一定問(wèn)題，進(jìn)而降低了檔案管理效率，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。

一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問(wèn)題

（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會(huì)提升檔案管理水平，還會(huì)提高檔案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問(wèn)題，并且對(duì)于發(fā)生的工作問(wèn)題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時(shí)間，弱化了檔案管理優(yōu)勢(shì)。

（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過(guò)程中，由于自身專業(yè)知識(shí)不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對(duì)信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長(zhǎng)了管理時(shí)間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。

（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對(duì)多樣性文本資料管理的過(guò)程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動(dòng)可能，并且改動(dòng)的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺(jué)，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯(cuò)誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會(huì)大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問(wèn)題。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時(shí)代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時(shí)間、提高規(guī)定時(shí)間內(nèi)的工作效果。

（一）強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)。通過(guò)加強(qiáng)文書檔案信息化管理認(rèn)識(shí)來(lái)開(kāi)展實(shí)際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無(wú)論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強(qiáng)化對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開(kāi)展。在強(qiáng)化認(rèn)識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進(jìn)文書檔案向信息化方向發(fā)展。

（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)。之所以要對(duì)文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭(zhēng)取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)以及媒體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)對(duì)文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫(kù)建立、檔案銷毀以及庫(kù)房管理等豐富性功能。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時(shí)間。存儲(chǔ)系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中發(fā)揮積極作用，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將文書檔案妥善存儲(chǔ)。同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。

（三）成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動(dòng)下，提高文書檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)教師開(kāi)展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，通過(guò)實(shí)踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開(kāi)闊工作人員的視野，進(jìn)而會(huì)促使員工在文書檔案管理的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。

三、結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過(guò)強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)以及成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等措施開(kāi)展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會(huì)提升檔案信息資源使用率，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對(duì)于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

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