賴宇凌

【摘要】在信息時(shí)代，從手工圖板繪圖到CAD二維平面設(shè)計(jì)，再到今天的Revit三維設(shè)計(jì)，每一次都是設(shè)計(jì)質(zhì)量和速度的飛躍。如何利用現(xiàn)代化的高科技來(lái)提高檔案的利用率，來(lái)提高檔案管理者的技術(shù)水平，是推動(dòng)檔案管理“雙軌制”向“單軌制”的必然轉(zhuǎn)變。

【關(guān)鍵詞】單軌制；檔案管理；信息技術(shù)

進(jìn)入21世紀(jì)，檔案管理隨著科學(xué)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)發(fā)生著極大的變化，檔案學(xué)術(shù)界一直在關(guān)注和討論傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的將來(lái)和電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)。目前大部分檔案管理處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的狀態(tài)，這就是檔案的“雙軌制”。管理部門應(yīng)對(duì)電子文件與電子檔案的概念予以區(qū)分，明確電子文件歸檔責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)前端控制結(jié)果的包容性，以維護(hù)電子檔案真實(shí)性為核心職責(zé)，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)電子檔案的“維護(hù)性”管理，檔案管理應(yīng)從雙套制管理轉(zhuǎn)向電子檔案單套制歸檔與單軌制管理。

一、檔案管理“雙軌制”轉(zhuǎn)變的意義

檔案管理的“雙軌制”是指紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在。在整個(gè)設(shè)計(jì)過程中形成的文檔在歸檔時(shí)，同時(shí)把紙質(zhì)檔案和電子文件一并交給檔案室。檔案人員要對(duì)兩套檔案同時(shí)進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。首先紙質(zhì)檔案是最基礎(chǔ)和最原始的。管理者要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)和專業(yè)的管理。其次是離開傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，研究出一種符合現(xiàn)代信息化的電子管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更為關(guān)鍵的一點(diǎn)則是隨著信息時(shí)代的不斷更新變化，紙質(zhì)和電子兩種方式共同存在性存在相對(duì)的重復(fù)和繁瑣，最終將會(huì)演變?yōu)閱我坏膯诬壷乒芾怼?/p>

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異

紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為記錄載體的檔案。電子檔案是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，所謂數(shù)字文件在物理形態(tài)上都是電子文件，都是通過0.1形式存在，存儲(chǔ)于特定的介質(zhì)（例如光盤、磁帶、磁盤）的檔案。因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都有著自己不能替換的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也有很多差異。

第一，檔案的體積。紙質(zhì)檔案體積大，要占很大的存儲(chǔ)空間。電子檔案容量超大，體積小，能夠節(jié)約很大的空間，尤其是在寸土寸金的大城市不得不考慮的因素。

第二，檔案的原始性和憑證作用。紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是不能分離的，文字、圖表、印章及簽署等等都附在載體上，任何人都難于篡改，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性和憑證的作用。而電子文件內(nèi)容沒有特定的載體，是可以復(fù)制、修改、粘貼、剪切的，在傳輸?shù)倪^程中人為篡改不留痕跡，任何人都難于辨認(rèn)其真假。在法律上紙質(zhì)文件優(yōu)于電子文件，就算是原始的電子文件其憑證作用在法律上未必會(huì)認(rèn)定其真實(shí)性。

第三，檔案內(nèi)容的保密性和可操作性。由于“黑客”的入侵破壞和網(wǎng)絡(luò)本身存在的各種缺陷，常常會(huì)造成信息內(nèi)容的不安全，所以在公共網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的檔案信息是不重要和利用價(jià)值不高的。權(quán)威性強(qiáng)、保密性好的檔案用紙質(zhì)檔案文本的方式提供服務(wù)或者只是在網(wǎng)絡(luò)上提供目錄服務(wù)。紙質(zhì)檔案利用起來(lái)不方便，可操作性較差。電子檔案利用起來(lái)方便快捷，利用者直接可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析利用，馬上可以進(jìn)行復(fù)制，打印傳輸，快速滿足利用者的需求。

第四，檔案信息資源共享。電子檔案可以不限時(shí)間地點(diǎn)，只要有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦就可以利用開放的檔案。同時(shí)還可以多人同時(shí)訪問同一個(gè)電子檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享。這些都是紙質(zhì)檔案做不到的。

所以電子檔案和紙質(zhì)檔案都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，相互不能取代，只能發(fā)揮各自的優(yōu)點(diǎn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，有機(jī)結(jié)合，這樣就產(chǎn)生了檔案管理的“雙軌制”模式。

三、“雙軌制”變“單軌制”的可行性及問題

我單位從2010年就開始檔案信息化工作，對(duì)利用率較低的歷史檔案全文掃描電子化，將原有的實(shí)體檔案降級(jí)保管。2000年前的工程設(shè)計(jì)檔案全部掃描及并上傳檔案信息庫(kù)，設(shè)計(jì)人員實(shí)現(xiàn)了用檔不出門，檔案人員管檔不用筆。全院的合同文件通過掃描實(shí)現(xiàn)電子化，管理系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，供全院經(jīng)營(yíng)管理人員利用。

隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，辦公自動(dòng)化的快速普及和無(wú)紙化設(shè)計(jì)的全面推開，我院與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)CAD電子文檔操作。隨著電子文件的成倍增長(zhǎng)，相應(yīng)的紙質(zhì)文件大量產(chǎn)生，在實(shí)際操作中也存在了眾多問題：一份紙質(zhì)檔案同時(shí)對(duì)應(yīng)多個(gè)版本的電子文件，有些紙質(zhì)檔案又沒有對(duì)應(yīng)的電子文件，又或出現(xiàn)電子軟件不兼容或其他軟件原因造成圖紙與電子版不符的情況，往往在實(shí)際工作中因?yàn)橹T多客觀因素造成了圖紙與電子版不符，這就是“雙軌制”的矛盾與沖突。

在“雙軌制”的情況下：我單位每年新出圖歸檔為11萬(wàn)張左右，調(diào)曬圖紙為20萬(wàn)張左右，掃描圖紙7萬(wàn)張，作廢圖紙1萬(wàn)張左右，修改圖紙2000張左右。這些工作是龐大的。特別是作廢圖紙要仔細(xì)認(rèn)真，每一張圖紙都要經(jīng)過3人3次復(fù)核檢查確保準(zhǔn)確再進(jìn)行替換最后蓋章作廢。掃描工作也相當(dāng)繁重，由于條型碼打印不清楚或油墨厚薄不一，只能改用手工輸入。由于圖紙圖號(hào)的唯一性，有些項(xiàng)目拖延時(shí)間較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)人員往往忘記以前出過圖紙，導(dǎo)致圖號(hào)重復(fù)或者打印錯(cuò)誤，使得有問題的圖紙沒能正常入庫(kù)歸檔，為正常檔案管理帶來(lái)很大的困難。

為了解決“雙軌制”的預(yù)算與沖突以及以上工作的麻煩，也為了遵照“2016年4月1日起，全市房室建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程設(shè)計(jì)圖紙應(yīng)當(dāng)全部利用數(shù)字化和白圖交付”的要求。我們經(jīng)過一年多的研究考查，結(jié)合總院的檔案信息化建設(shè)要求，在CMS項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)上，建立了一套基于CAD運(yùn)用的文件級(jí)協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)。在完善圖檔電子數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，形成工程檔案協(xié)同管理平臺(tái)，最終全面實(shí)現(xiàn)圖紙數(shù)字化管理交付模式，以替代傳統(tǒng)管理和利用方式，即“單軌制”。

四、檔案管理“單軌制”執(zhí)行深度

單軌制系統(tǒng)流程介紹：設(shè)計(jì)人員在CAD協(xié)同平臺(tái)個(gè)人工作區(qū)域進(jìn)行設(shè)計(jì)或可直接上傳圖紙，設(shè)計(jì)完成，選擇dwg文件發(fā)起簽名確認(rèn)流程，勾選出圖用圖，會(huì)簽，注冊(cè)章加蓋后由專業(yè)負(fù)責(zé)人審核，通過后發(fā)給本專業(yè)所有參與者確認(rèn)。所有角色通過后由經(jīng)營(yíng)部審批，通過后，系統(tǒng)接受電子文件及簽章相關(guān)信息，自動(dòng)拆分為一個(gè)dwg文件一張圖，并批量加蓋電子簽名和印章，自動(dòng)轉(zhuǎn)化為PDF格式，該P(yáng)DF圖紙保存至個(gè)人工作目錄區(qū)，由設(shè)計(jì)預(yù)覽圖紙打印樣式無(wú)誤后，選擇圖紙發(fā)起直接歸檔或出版歸檔流程。經(jīng)檔案室驗(yàn)收電子圖紙后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批是否允許出版，通過后由后勤部文印室選擇文印公司進(jìn)行出版，成品制作完成，予以交付，簽收完畢，流程辦結(jié)。

CAD協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)從2016年5月9日試運(yùn)行到11月9日，總共出圖為55345張。CAD平臺(tái)的主要優(yōu)勢(shì)：

1.沒有實(shí)體的圖紙，不需要庫(kù)房了，不存在保管圖紙的各種要求了。同時(shí)也延長(zhǎng)了圖紙壽命，最大化地通過電子版保存圖紙，供后期工作人員追溯查閱。

2.標(biāo)準(zhǔn)化：每一張圖紙都有固定的格式，統(tǒng)一的版面、圖框和字體。圖紙的唯一性也實(shí)現(xiàn)了，所有的圖號(hào)都是系統(tǒng)生成，不存在重復(fù)和錯(cuò)誤。同時(shí)也對(duì)電子化進(jìn)行了優(yōu)化，確保不會(huì)出現(xiàn)圖號(hào)重復(fù)和版次的混亂?？梢员ＷC曬出來(lái)的圖紙是最新版次。電子化的操作大大減少了人力物力，杜絕了因曬錯(cuò)圖紙?jiān)斐傻馁Y源浪費(fèi)。

3.簽名的真實(shí)性：系統(tǒng)化操作，所有人員的操作流程一體化，對(duì)于賬號(hào)和密碼實(shí)行一對(duì)一責(zé)任制，出現(xiàn)問題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動(dòng)，嚴(yán)格控制檔案的真實(shí)性和完整性。

4.方便快捷，高效率：設(shè)計(jì)人員調(diào)用圖紙進(jìn)行操作，只需電子化一條龍程序。不再受地域、時(shí)間等約束。檔案管理人員在清點(diǎn)圖紙時(shí)，只需電子化操作，去除了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作量被簡(jiǎn)化到幾小時(shí)內(nèi)完成，節(jié)約了人力資本與時(shí)間。

5.員工替換交接安全快速。由于行業(yè)的特殊性，導(dǎo)致從事該工作的人員流動(dòng)性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動(dòng)所帶來(lái)的一系列問題。確保檔案的真實(shí)、完整，后續(xù)交接人員工作的完整性以及全面性。

五、檔案管理“單軌制”普及化

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略性資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具活力的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，大量數(shù)字化信息資源的產(chǎn)生促使檔案信息化建設(shè)提上日程，不僅給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，而且伴隨著信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來(lái)了新的研究課題，即檔案信息化建設(shè)。

為確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，檔案數(shù)字化工作必須遵循“使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享”，檔案管理“單軌制”需遵守以下要求：

1.標(biāo)準(zhǔn)化：“所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的文件格式、技術(shù)模式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)”，只有標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上開展檔案信息數(shù)字化，才能確保數(shù)字檔案信息的通用性。

2.安全性：在開始數(shù)字化處理工作前必須合理設(shè)計(jì)工作流程，工作中嚴(yán)格按照操作規(guī)程執(zhí)行，把數(shù)字化工作對(duì)檔案原件的安全威脅降至最低，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。

3.技術(shù)性：鑒于設(shè)計(jì)人員的年齡階段不一樣，對(duì)信息技術(shù)電子化的掌握程度不一，故所有數(shù)字化檔案信息上崗人員都必須進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，確保在操作過程中不會(huì)出現(xiàn)技術(shù)性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實(shí)性、完整性、有效性。

4.優(yōu)化性：隨著電子化單軌道的普遍應(yīng)用，需根據(jù)檔案建設(shè)管理類目進(jìn)行軟件優(yōu)化，確保在不同的工程需求下，滿足項(xiàng)目需求。

我司是國(guó)家級(jí)的甲級(jí)設(shè)計(jì)院，市場(chǎng)面對(duì)全世界，我們的CAD協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)不能與其他單位電腦系統(tǒng)形成對(duì)接。尤其是軌道設(shè)計(jì)部門，往往會(huì)涉及到幾個(gè)設(shè)計(jì)院一起進(jìn)行共同設(shè)計(jì)，每一張圖紙都要相互會(huì)簽，為了配合總體會(huì)簽，現(xiàn)階段我們?nèi)耘f執(zhí)行“雙軌制”，直接打印紙質(zhì)圖紙，把紙質(zhì)圖紙拿去評(píng)審會(huì)簽后，再把簽字齊全的完整版圖紙?zhí)峤坏綑n案室，檔案管理人員把圖紙掃描上傳形成電子檔案，紙質(zhì)的圖紙?jiān)偃霂?kù)保管。所以現(xiàn)在不可能真正做到無(wú)紙化的“單軌制”。但隨著檔案操作制度的不斷完善以及市場(chǎng)趨勢(shì)的必然性，我司的檔案管理必然會(huì)歸于單軌制。

六、結(jié)語(yǔ)

目前的電子文件無(wú)論從法律保障還是從安全性角度而言，還不能完全取代紙質(zhì)文件，人們依然存在著對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴和對(duì)電子文件的不確信感，紙質(zhì)文件和電子文件不可避免地在一段時(shí)間內(nèi)相依共存。隨著信息系統(tǒng)在各類機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)管理中比例的不斷提高，文件的檔案化管理也將會(huì)從雙軌制越來(lái)越趨向于單軌制，這是一個(gè)必然的趨勢(shì)。但這也是一個(gè)需要長(zhǎng)期改進(jìn)的過程，逐漸消除人們腦海中固有的檔案思維。

【參考文獻(xiàn)】

[1]武剛.信息化管理與運(yùn)作[M].北京：中央電大出版社，2007.

[2]單鳳蘭.電子文件的雙軌制管理.河北職業(yè).技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2003.

[3]劉淑.企業(yè)電子文件單軌制歸檔體系建設(shè).廣東檔案，2010（06）.