吳丹

【摘要】管理企業(yè)檔案使得企業(yè)的經(jīng)營管理更加完善，使得企業(yè)在未來的發(fā)展中更加清晰自己的軌跡和發(fā)展方向。因此，本文針對火力發(fā)電企業(yè)的檔案進(jìn)行探討和研究，從中找到企業(yè)發(fā)展管理的科學(xué)合理的辦法，從中獲得啟示和收益。

【關(guān)鍵詞】火力發(fā)電；企業(yè)檔案管理；研究和分析

隨著信息化發(fā)展進(jìn)程的加快，人們在火力發(fā)電企業(yè)發(fā)展過程中，更多地運用電子檔案的信息化、數(shù)字化。使得國家在推動檔案事業(yè)的信息化方面不斷取得長足的發(fā)展和進(jìn)步。當(dāng)然，新時期火力發(fā)電企業(yè)管理檔案中存在著一些問題，本文針對這些問題，提出科學(xué)的管理辦法。

一、火力發(fā)電企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度的不完善。大多企業(yè)有檔案管理制度，但是很多企業(yè)存在制度不完善的問題。在進(jìn)行檔案的管理方面，收集、保存、整理和保留都有一些問題。比如在進(jìn)行檔案的收集和整理時，沒有進(jìn)行檔案信息的采集，以至于在后期的工作中，檔案的資料是殘缺不全的。還有的就是在借閱的過程中，沒有進(jìn)行登記或者記錄，這就造成了管理上的漏洞，使得借閱者不會歸還或者延期歸還。還有檔案管理人員對于檔案管理的重視程度不夠，特別是對檔案進(jìn)行任意擺放、涂改，不僅違反了檔案管理的規(guī)定，而且使得檔案管理沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和效應(yīng)。在檔案安全方面，火力發(fā)電企業(yè)都有具體的制度、管理規(guī)定，但在檔案的具體管理方面還是存在一些問題。例如對于溫度的控制這類細(xì)小問題的處理，再加上火力發(fā)電的空間有限，檔案管理中與其他的部門進(jìn)行混肴和責(zé)任劃分不明確，這些都是設(shè)備、人員的不足帶來的管理上的缺失。甚至?xí)霈F(xiàn)各個部門之間推諉責(zé)任，也是造成管理比較混亂的一個主要原因。安全部門作為火力發(fā)電企業(yè)的安監(jiān)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行火力發(fā)電的全面監(jiān)督、全面負(fù)責(zé)。檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好自己的本職工作，如果自己都不能對部門的問題進(jìn)行足夠的重視，將會帶來一系列的管理漏洞。對于每個環(huán)節(jié)都要足夠的重視，每一個細(xì)節(jié)都要把控到位。另外，檔案的利用效率低下也是管理中存在的一個重要問題。要加強對于檔案的編研，并主動開發(fā)和利用。對于火力發(fā)電檔案的研究，尤其是檔案的編研進(jìn)展緩慢、工作量大造成的管理工作的進(jìn)度緩慢、效果不明顯，要給予充分的重視，對于發(fā)電企業(yè)檔案要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行一定的宣傳，加大檔案資料的開發(fā)和利用，提高檔案的利用率。

（二）檔案人員的素質(zhì)問題。首先，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對于檔案的認(rèn)識不足，造成管理工作沒有達(dá)到理想的效果?；鹆Πl(fā)電企業(yè)的重點工作是消防和生產(chǎn)的安全，但往往忽視了對檔案的管理工作，將檔案的管理局限于保管檔案和看管檔案室。這是對于檔案管理工作沒有正確的認(rèn)知，沒有認(rèn)識到檔案管理給企業(yè)帶來的長遠(yuǎn)利益。其次，檔案管理人員的素質(zhì)不高，企業(yè)缺少檔案管理人員，或者從事的人員不具備專業(yè)素質(zhì)和能力，在進(jìn)行檔案的管理過程中沒有規(guī)范及管理技能的缺失，都是檔案管理工作效率低下、積極性不高的主要原因。檔案管理人員經(jīng)常發(fā)生跳槽和換崗的情況，因為管理人員在檔案管理的崗位上通常薪酬不高、工作沉悶。這樣緊接著產(chǎn)生的問題就是檔案管理的交接工作過于頻繁，人員對于業(yè)務(wù)不熟悉就上崗的情況。不利于檔案管理工作的延續(xù)性，使得管理水平難以提高。以上這些管理工作的缺失、不到位，很大程度上是檔案業(yè)務(wù)開展的不規(guī)范造成的。在火力發(fā)電企業(yè)，管理人員往往更加重視生產(chǎn)經(jīng)營和機(jī)組狀況等問題，但是對檔案管理的工作重視程度不夠，出現(xiàn)了檔案管理的資金投入不夠、人員緊缺的問題。這些都使檔案管理的發(fā)展處于相對被動的局面。阻礙了檔案管理功能的發(fā)揮。

（三）檔案保管條件問題?；鹆Πl(fā)電檔案管理標(biāo)準(zhǔn)每年都在增加，對于檔案管理的設(shè)施也有一定的提升。但是在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面還是有一定的差距，有的設(shè)施還沒修建完善，直接影響著檔案管理的工作。專門存儲檔案的場所比較急缺、必要的防災(zāi)設(shè)備比較緊缺，場所的空間范圍不夠、設(shè)備年久失修，不能滿足人們對于現(xiàn)代檔案的管理需求?，F(xiàn)代化的管理中還存在許多的不足，將檔案管理直接簡單地劃分為辦公室管理，沒有獨立的機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行管理，造成管理工作的不健全、不完善。只有在硬件上達(dá)到管理的需求，才能進(jìn)一步更好地開展管理工作。對于防火、防蟲、防濕、防潮的處理應(yīng)該做到位。嚴(yán)格遵守管理的條例和規(guī)范，保證檔案管理的安全性，不會出現(xiàn)人為因素或者自然條件造成的損壞，因為這些內(nèi)容都是可以防止發(fā)生的。在提升硬件水平的時候要相應(yīng)提高軟件的水平，利用計算機(jī)模擬傳統(tǒng)的管理模式，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新工作，能夠不斷突破自身的發(fā)展。使檔案管理實現(xiàn)信息化。

二、完善火力發(fā)電企業(yè)檔案管理的途徑

（一）強化管理意識，增強責(zé)任觀念。切實提高各級領(lǐng)導(dǎo)的管理意識，對于做好檔案的管理工作是必要的。然后提升參與火力發(fā)電過程工作人員的認(rèn)識水平，在檔案管理中包括的范圍相對較廣，如財務(wù)、采購、運營、設(shè)計等，每個部門對于檔案管理工作的認(rèn)識和看法都是不一樣的，那么在進(jìn)行管理的時候方式就會不一樣。需要相關(guān)的工作者認(rèn)真地進(jìn)行收集和管理。提高管理人員的管理觀念、管理意識和業(yè)務(wù)能力。在火力發(fā)電企業(yè)檔案管理的過程中，熟悉相應(yīng)的法律規(guī)范，并能嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。完善企業(yè)的檔案安全制度，細(xì)化各個部門的工作和職責(zé)。杜絕違法違規(guī)行為，（下轉(zhuǎn)第134頁）（上接第130頁）對于人員進(jìn)行嚴(yán)格的獎懲制度，對于產(chǎn)生不良狀況的個人要進(jìn)行嚴(yán)厲的處分。根據(jù)國家及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，對于自身存在的實際問題結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的考量和處理。針對問題能夠及時做出處理，不要因時間的延誤產(chǎn)生更加嚴(yán)重的后果。對于相關(guān)的細(xì)則要進(jìn)一步的完善，對于文件的編制、檔案的使用、崗位的細(xì)則、保管時間等問題要嚴(yán)格做出規(guī)定。使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)和步驟都有詳細(xì)的參考，保障了檔案的管理工作。

（二）加強培訓(xùn)工作，提高人員的素質(zhì)。檔案管理工作人員的工作態(tài)度、素質(zhì)和能力很大程度上決定了檔案管理水平的高低。要想使檔案管理能夠得到快速提升，就要提升工作人員的使命感和責(zé)任感，兢兢業(yè)業(yè)完成自己的本職工作。在完成工作的基礎(chǔ)上，能夠提升自己的工作質(zhì)量和工作效率。檔案的從業(yè)者在工作的時候不僅要展現(xiàn)自己的專業(yè)能力和水平，更重要的是要有較高的服務(wù)水平和服務(wù)意識，在工作時能明確自身的權(quán)利和義務(wù)，在工作的過程中，能夠利用和提高相關(guān)開發(fā)檔案的資源，最大限度地開發(fā)檔案的價值，在日常的工作中，要維護(hù)檔案的真實性、保密性。檔案能積極幫助企業(yè)更好地開展工作，供相應(yīng)的工作人員進(jìn)行檔案的查閱。要求檔案管理人員能夠進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)，要能保證經(jīng)常進(jìn)行自我充電和培訓(xùn)教育。同事之間、上下級之間要更多地進(jìn)行交流，互相學(xué)習(xí)、互相提高。檔案工作要將相互評估、邀請專家進(jìn)行培訓(xùn)、外出調(diào)研、專業(yè)講座的方式相結(jié)合，更好地提高專業(yè)的素質(zhì)和水平。

（三）改善管理條件，提高管理水平。很多傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今快節(jié)奏的發(fā)展，要加大對硬件設(shè)施的投入力度，例如對于檔案專用柜、空調(diào)、專用庫房、行業(yè)專業(yè)軟件等設(shè)備的投入是必不可少的。想構(gòu)建健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，要集中人員、資源進(jìn)行檔案的管理工作。促進(jìn)其他相關(guān)部門資料的收集和完善，各個部門指派檔案管理負(fù)責(zé)人，完成材料的收集、移交，使得每個部門都能做好檔案的管理工作，檔案室進(jìn)行最終的集中的管理。

三、總結(jié)

電子檔案管理信息化的加強，使得我國加快了火力發(fā)電企業(yè)的快速發(fā)展，提高了檔案開發(fā)和利用的效率。

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