王杰

【摘要】預(yù)立卷工作是企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為科學(xué)、有序、系統(tǒng)地進(jìn)行預(yù)立卷工作提供了管理平臺，有利于文件的完整齊全，提高了檔案歸檔的效率，大大減輕了檔案人員工作負(fù)荷，但在使用檔案系統(tǒng)中仍存在一些問題，對這些問題有所重視，盡快解決，才能更好地做好預(yù)立卷工作。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理；預(yù)立卷；問題；措施

首都航天機械公司是我國規(guī)模最大的運載火箭總裝集成企業(yè)。隨著企業(yè)信息化、數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，檔案部門結(jié)合航天制造企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)特點，針對企業(yè)科技文件和檔案管理，自主研發(fā)了數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)（以下簡稱檔案系統(tǒng)），涵蓋了一般意義上靜態(tài)檔案信息化管理的過程，實現(xiàn)了對檔案進(jìn)行全過程管理。經(jīng)過3年多的實施應(yīng)用，目前已全面實現(xiàn)檔案條目信息網(wǎng)絡(luò)共享，公司各職能部門網(wǎng)上預(yù)立卷工作覆蓋率達(dá)到90%，推進(jìn)了檔案管理工作的效能，提高了檢索率和利用率。但實施應(yīng)用中也存在些問題，本文對這些問題進(jìn)行分析并提出解決措施，以便今后更好地利用檔案系統(tǒng)做好預(yù)立卷工作。

一、預(yù)立卷工作及預(yù)立卷功能設(shè)計的基本概述

檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經(jīng)營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。

檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項功能設(shè)計，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺下運行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。

二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題

（一）對預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計很靈活實用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會使用的現(xiàn)象，對相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯誤也不會調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。

（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購申請審批、招投標(biāo)資料、隨機資料和安裝調(diào)試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。

（三）重點檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫。如固定資產(chǎn)投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。

（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國家檔案局、航天集團檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。

檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第127頁）檔范圍進(jìn)行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對基建檔案進(jìn)行管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。

（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計算機，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。但針對有價值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。

（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識和信息化知識培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。

（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。

（五）檔案部門加強檢查指導(dǎo)。檔案主管部門設(shè)有各門類檔案的主管檔案員，他們應(yīng)該經(jīng)常深入實際工作，加強對預(yù)立卷部門的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，特別是協(xié)助預(yù)立卷人員按階段對文件進(jìn)行收集、整理、分類，利用檔案系統(tǒng)建立案卷、著錄卷內(nèi)文件。以保持案卷和卷內(nèi)文件之間的固有聯(lián)系，及時對文件進(jìn)行歸檔審核和查漏補缺，使問題解決在現(xiàn)場，做到心中有數(shù)，控制好日后的歸檔。同時，要落實責(zé)任制，對職能部門的主管負(fù)責(zé)人、資料員分別提出預(yù)立卷工作的不同任務(wù)和要求，并將其工作的好壞納入考評獎勵中。

四、結(jié)語

檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)利用是探索數(shù)字檔案館邁出的第一步，他有效地促進(jìn)了檔案信息資源的利用和共享。我們要重視預(yù)立卷工作，正確應(yīng)用檔案系統(tǒng)，提高預(yù)立卷工作的規(guī)范化程度，確保檔案的齊全完整，保證歸檔文件的質(zhì)量，縮短檔案的歸檔時間，做到快速便捷地查閱，提高工作效率。我們還應(yīng)不斷探索優(yōu)化檔案系統(tǒng)，使檔案管理始終達(dá)到和保持先進(jìn)的水平。

【參考文獻(xiàn)】

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